L ỜI CẢM ƠN
3.2 Các giải pháp
3.2.3 Giải pháp cải tiến một số quy trình thủ tục ISO
Quá trình áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đòi hỏi các cá nhân, tổ chức phải xây dựng các quy trình theo yêu cầu của tiêu chuẩn; chính các quy trình, thủ tục là công cụ để các CQHCNN thực hiện được mục tiêu chất lượng cũng như chính sách chất lượng đã đề ra của mình.
Tuy nhiên, quá trình xây dựng các quy trình trên lý thuyết và vận dụng vào thực tế có nhiều khác biệt, nên việc cải tiến thường xuyên các quy trình, thủ tục là hết sức cần thiết; bên cạnh đó, các quy trình, thủ tục được xây dựng trong cơ quan HCNN dựa trên những văn bản pháp luật cụ thể; khi những văn bản này thay đổi đòi hỏi các quy trình cũng phải thay đổi cho phù hợp với luật định. Chính vì lẽ đó, việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 không thể thiếu việc cải tiến thường xuyên các quy trình, thủ tục.
Để cải tiến các quy trình, thủ tục một cách có hiệu quả đòi hỏi CBCC phải thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật mới; đồng thời, các cán bộ tham gia trong quy trình quản lý chất lượng tìm ra các hạn chế của quy trình, thủ tục trong quá trình vận hành, có kiến nghị, đề xuất khắc phục kịp thời.
Mục tiêu của việc cung cấp các DVHCC là đem lại sự thỏa mãn, hài lòng cho người dân; do đó, việc tiếp thu các ý kiến phản hồi của các tổ chức, cá nhân là một trong những thông tin quan trọng để cải tiến các quy trình, thủ tục
mang lại sự phục vụ tốt nhất cho người dân.
Đánh giá nội bộ là hoạt động quan trọng giúp lãnh đạo nắm được tình hình thực hiện công việc của từng bộ phận, những điểm thiếu sót để nhắc nhở, khắc phục và là cơ hội để cải tiến HTQLCL.
Hoạt động cải tiến các quy trình, thủ tục đòi hỏi sự tham gia của tất cả các thành viên trong CQHCNN, không chỉ riêng những cá nhân trực tiếp thực hiện công tác áp dụng HTQLCL; việc cải tiến thường xuyên các quy trình, thủ tục sẽ giúp cho CQHCNN nâng cao được chất lượng phục vụ công dân.
Qua một thời gian áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 ở Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước, một số quy trình đã không còn phù hợp cần phải bãi bỏ thay, thế hoặc sửa đổi bổ sung cho phù hợp với các văn bản hiện hành cũng như phù hợp với tình hình thực tế, một số quy trình cần phải sửa đổi bổ sung như:
3.2.3.1 Bổ sung Quy trình thanh tra lĩnh vực ngành Nội vụ (QT- 48/SNV)
Nội dung kiến nghị trực tiếp tại mục: Các bước tiến hành thanh tra,
kiểm tra Tóm tắt các bước tiến hành thanh tra, kiểm tra:
Bước 1: Thanh tra Sở triển khai theo từng nội dung của kế hoạch đã được Giám đốc sở phê duyệt.
Chuẩn bị thanh tra: nội dung gồm:
1. Đoàn Thanh tra tổ chức nghiên cứu quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung thanh tra...
2. Xây dựng và trình duyệt kế hoạch tiến hành cuộc thanh tra: ... Bước 2: Thanh tra Sở trực tiếp tiến hành thanh tra, kiểm tra: 1. Công bố quyết định thanh tra:...
2. Nghe đối tượng thanh tra báo cáo:...
3. Thực hiện các biện pháp nghiệp vụ thanh tra, kiểm tra:... Bước 3: Kết thúc cuộc thanh tra Gồm 2 giai đoạn:
Giai đoạn 1. Xây dựng báo cáo kết quả thanh tra:
Chậm nhất sau 15 ngày kể từ ngày kết thúc thanh tra, Trưởng Đoàn thanh tra phải có văn bản báo cáo kết quả thanh tra gửi người ra quyết định thanh tra.
Giai đoạn 2: Xây dựng và công bố kết luận thanh tra
- Thanh tra Sở tiến hành tổ chức thanh tra, kiểm tra sau kết luận (nếu thấy cần thiết).
- Lưu hồ sơ. Đoàn Thanh tra có trách nhiệm hoàn tất hồ sơ và lưu theo quy định
Qua thực tế triển khai cần bổ sung một số nội dung vào quy trình:
Tại Bước 3, sau khi kết thúc cuộc thanh tra phải xây dựng báo cáo thanh tra trong vòng 15 ngày, nhưng ở đây không có mốc căn cứ tính ngày kết thúc thanh tra, kiến nghị: Bổ sung văn bản của trưởng đoàn thanh tra về việc kết thúc thanh tra, trong đó ghi rõ ngày tháng kết thúc (để tính thời hạn báo cáo thanh tra).
Tại Giai đoạn 2: Sau khi công bố quyết định thanh tra, Trưởng Đoàn
thanh tra phải có quyết định phân công cán bộ theo dõi thực hiện kết luận thanh tra.
Tại bước thanh tra, kiểm tra sau kết luận: Cần thiết bổ sung thêm quy trình để tiến hành thanh tra, kiểm tra việc thực hiện kết luận như: Điều kiện để thanh tra, kiểm tra sau kết luận (như trong quá trình theo dõi, đôn đốc phát hiện đối tượng thanh tra không thực hiện nghiêm chỉnh kết luận thanh tra);
thời gian (sau khi công bố kết luận thanh tra 45 ngày, hoặc theo thời gian ấn
định trong kết luận); các văn bản cần thiết liên quan (Quyết định thanh tra,
kiểm tra sau kết luận của người có thẩm quyền); phải xây dựng báo cáo, kiến
nghị sau khi kết thúc.
3.2.3.2 Bổ sung Quy trình điều động, thuyên chuyển CBCCVC (QT-
50/SNV)
Nội dung kiến nghị chủ yếu về thời gian giải quyết vì vậy xin trích dẫn 01 phần của quy trình như sau:
Toàn bộ quy trình các bước thực hiện (từ bước 1 đến 6 đều có thời gian giải quyết 01 ngày) điều này rất khó khăn trong thực tiễn thực hiện do Giám Sở và lãnh đạo phòng chuyên môn thường kiêm nhiệm nhiều vị trí, công tác
chỉ đạo, họp bàn nhiều nên quỹ thời gian rất hạn chế vì vậy nếu để thời gian 01 thường dễ không thực hiện đúng theo tiêu chuẩn, vì vậy nên để từ 01 đến 03 ngày (để thực hiện tốt hơn và không vi phạm tiêu chuẩn về thời gian đã đề ra trong quy trình).
Trong thời gian tới tôi sẽ tiếp tục nghiên cứu để kiến nghị Lãnh đạo Sở hoàn thiện thêm các quy trình giải quyết TTHC của Sở theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.