Sơ đồ quy trình xuất khẩu sắt thép tại SMC

CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU HÀNG HÓA

2.3 Thực trạng quy trình xuất khẩu sắt thép tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ –

2.3.1 Sơ đồ quy trình xuất khẩu sắt thép tại SMC

Tìm kiếm khách hàng Mở hợp đồng XK Phòng XNK Kho Invoice Packing list Mở tờ khai Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu

Kiểm tra

Thuê phƣơng tiện vận tải Cảng

Nộp hồ sơ chờ thông quan

Kiểm hóa hàng hóa Đóng seal

Thông quan Giao hàng lên tàu

Thanh lý hợp đồng Biên bản xác nhận Chủ tàu ký xác nhận Có Không

2.3.2 Phân tích thực trạng trong quy trình xuất khẩu sắt thép tại SMC 2.3.2.1 Tìm kiếm khách hàng

Tìm kiếm khách hàng là công việc cần phải có khi muốn thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu. SMC là doanh nghiệp có bề dày lịch sử trên 20 năm trong lĩnh vực sắt thép, vật liệu xây dựng nên đã có sẵn nhóm khách hàng hay đối tác thân thiết. Nhƣng muốn phát triển kinh doanh không chỉ cần những đối tác lâu năm mà còn phải tìm kiếm, đầu tƣ vào thị trƣờng mới. Dù là thế nhƣng do một số tác nhân nhƣ: sự biến động về giá phôi thép, cạnh tranh về giá với sắt thép Trung Quốc, các quy định kiểm tra chất lƣợng thép ngày một nghiêm ngặt đã dẫn đến không ít khó khăn khi muốn tấn công vào một thị trƣờng mới khác.

Tính từ đầu năm đến nay, Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu nhận đƣợc yêu cầu mua hàng từ những đối tác Campuchia và các nƣớc lân cận ngày một ít đi. Theo số liệu của Hải quan Việt Nam trong 4 tháng đầu năm 2016, Việt Nam đã xuất khẩu 210.111 tấn sản phẩm thép sang Campuchia, giảm 12,8% so với cùng kỳ năm trƣớc. Đúng nhƣ dự báo, các doanh nghiệp xuất khẩu thép Việt Nam tính chung cả SMC đang đần đánh mất thị trƣờng vào tay Trung Quốc.

Khi đã nhận đƣợc yêu cầu mua hàng từ đối tác, hai bên sẽ thƣơng lƣợng về giá cả sản phẩm, việc thƣơng lƣợng này sẽ đƣợc thực hiện chủ yếu thông qua điện thoại và mail. Do thực tế tình hình giá thép không mấy tốt vào năm 2015, với giá dầu thế giới giảm cùng với nguồn cung thép rẻ từ Trung Quốc nên việc chào giá khách hàng diễn ra khó khăn. Nhân viên bán hàng đã phải liên tục cập nhật giá thép Trung Quốc, Đông Nam Á và thế giới để điều chỉnh mức giá thép xuất khẩu của công ty. Do đó đã có một vài lần mất khách hàng chỉ vì không đạt đƣợc thỏa thuận về giá vì về nguyên tắc nếu công ty chào giá quá thấp để lôi kéo giữ chân khách hàng sẽ dẫn đến thiệt hại đặc biệt tình hình 2015 giá thép đăng giảm mạnh mà giá trị hàng tồn kho của công ty lúc này của công ty lại cao. Nếu để xả hàng tồn kho với mức giá quá thấp lúc này sẽ gây ra những tổn thất nặng nề cho công ty.

Bên cạnh các khách hàng ngoài nƣớc, SMC còn quan tân đến các khu chế xuất đặc khu kinh tế trong nƣớc. Việc chào giá với các đối tác trong nƣớc diễn ra dễ dàng hơn nhờ việc giảm bớt nhiều chi phí vận chuyển và thời gian thực hiện cũng đƣợc rút ngắn kéo theo giá thép đƣợc chào có lợi thế hơn.

Hợp đồng thƣơng mại là chứng từ quan trọng nhất trong kinh doanh thƣơng mại. Trong Luật Thƣơng mại Việt Nam có định nghĩa “Hợp đồng thƣơng mại là hình thức pháp lý của hành vi thƣơng mại, là sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên (ít nhất một trong các bên phải là thƣơng nhân hoặc các chủ thể có tƣ cách thƣơng nhân) nhằm xác lập, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong việc thực hiện hợp đồng ngoại thƣơng”. Vì thế mà khâu mở hợp đồng xuất khẩu phải thật cẩn thận, rõ ràng, minh bạch giữa các bên tham gia ký kết, việc sai sót trong hợp đồng có thể ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.

Nội dung hợp đồng: Để bắt đầu hoạt động của một quy trình xuất khẩu, Phòng

Kinh doanh - Dự án cần nhận đƣợc yêu cầu cụ thể từ phía khách hàng về loại hàng, kích thƣớc, số lƣợng…Ví dụ: Thép hợp kim Bo 0.0008%, dạng thanh, cán nóng, có mặt cắt ngang hình tròn, có gân, dùng làm cốt bê tông. Đƣờng kính 32mm, dài 12mm. Tiêu chuẩn BS4449-GR460B. Mới 100%. Số lƣợng 831,96 TNE.

Trong nội dung hợp đồng thƣơng mại cần lƣu ý một số điều khoản nhƣ:

 Điều kiện thƣơng mại quốc tế: Trong hợp đồng xuất khẩu sang thị trƣờng nƣớc ngoài SMC thƣờng lựa chọn điều kiện FOB với lý do để giảm thiểu tối đa trách nhiệm cho bên phía xuất khẩu (trách nhiệm thuê phƣơng tiện vận tải, mua bảo hiểm,…) và đây cũng là thói quen của hầu hết các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam. Nhƣng chính điều này đã tạo ra sức ì trong việc vận dụng các điều kiện thƣơng mại quốc tế. Đứng theo góc độ của kinh tế vi mô và vĩ mô nếu thực hiện xuất khẩu theo điều kiện nhóm C sẽ mang lại nhiều mặt lợi hơn.

 Luật áp dụng: Luật pháp quốc gia sẽ đƣợc áp dụng trong trƣờng hợp đƣợc các bên lựa chọn. Việc chọn luật phải đƣợc ghi nhận cụ thể trong điều khoản hợp đồng, gọi là “Điều khoản chọn luật” hoặc “Luật điều chỉnh”. Bên cạnh đó cũng có thể áp dụng điều ƣớc quốc tế, tập quán thƣơng mại quốc tế.

 Hình thức thanh toán: Trong thƣơng mại quốc tế, có thể lựa chọn nhiều phƣơng thức thanh toán khác nhau, xuất phát từ nhu cầu của ngƣời bán (thu tiền nhanh, đầy đủ) và từ nhu cầu của ngƣời mua (nhập hàng đúng số lƣợng, chất lƣợng và đúng thời hạn trong hợp đồng). Đƣợc sử dụng phổ biến nhất trong việc thanh toán mà các doanh nghiệp thƣờng chọn là T/T, L/C. SMC

ngân hàng đứng ra làm trung gian trong việc đảm bảo thanh toán cho bên bán và đảm bảo sự hợp quy của bộ chứng từ giúp cho bên mua. Khi bên mua mở L/C, hai bên sẽ thƣơng lƣợng trƣớc về việc lựa chọn ngân hàng mở L/C. Điều kiện để lựa chọn ngân hàng mở L/C cần phải dựa trên sự uy tín của ngân hàng đó trên thị trƣờng, một trong hai bên đã từng sử dụng dịch vụ tại ngân hàng đó để đảm bảo an toàn trong thanh toán. SMC thƣờng lựa chọn Ngân hàng Việt Nam Thịnh Vƣợng (VPBank), Ngân hàng Standard Chartered để mở L/C khi SMC là bên mua.

Tổ chức thực hiện ký hợp đồng: Tùy theo trƣờng hợp là khách hàng mới hay

cũ mà cách mở hợp đồng khác nhau.

 Trƣờng hợp là khách hàng mới: nhân viên kinh doanh sẽ thảo luận với khách hàng về các vấn đề nhƣ các điều khoản chính, điều khoản bổ sung, thời hạn hợp đồng…để đi đến ký kết hợp đồng bằng văn bản chính thức. Trong lần đầu hợp tác thì hai bên sẽ gặp mặt đàm phán trực tiếp.

 Trƣờng hợp là khách hàng quen: công ty thƣờng có lƣu trữ lại các hợp đồng đã ký trƣớc đó, khi có cơ hội hợp tác lại với khách hàng nhân viên kinh doanh sẽ không phải soạn thảo lại hợp đồng. Lúc này chỉ thay đổi ngày tháng, các thông tin mới về hàng hóa hay thêm bớt điều khoản sao cho hợp lý phù hợp với yêu cầu của khách hàng đƣa ra. Đối với khách hàng cũ công ty thƣờng bàn bạc thông qua mail, điện thoại, telex,…Việc này sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho cả 2 bên và giúp giữ cho mối liên kết lâu bền hơn.

2.3.2.3 Kiểm tra L/C

Nhân viên xuất nhập khẩu của công ty sẽ thực hiện công đoạn này vì việc này yêu cầu kinh nghiệm và thấu hiểu rõ nội dung hợp đồng ngoại thƣơng. Nhân viên XNK sẽ đối chiếu các thông tin trên L/C với hợp đồng ngoại thƣơng, ngoài ra có một số mục cần thiết cần xem xét kỹ nhƣ:

 Số tiền trên L/C

 Ngày và địa điểm hết hạn hiêu lực của L/C  Loại thƣ tín dụng

 Thời hạn giao hàng

 Cách giao hàng cách vận tải  Phần mô tả hàng hóa

 Các chứng từ thanh toán

Việc kiểm tra L/C sẽ không mất quá nhiều thời gian nếu không có sai sót. Trong trƣờng hợp các thông tin trên L/C đều phù hợp với hợp đồng ngoại thƣơng, nhân viên XNK sẽ xác nhận lại với nhập khẩu và tiến hàng chuẩn bị hàng hóa. Còn trong trƣờng hợp L/C có sai sót hay có yêu cầu không phù hợp đối với bên xuất khẩu, nhân viên XNK sẽ liên hệ với bên nhập khẩu để học yêu cầu ngân hàng phát hành tu chỉnh L/C, và việc này có thể mất nhiều thời gian. Việc kiểm tra kỹ L/C sẽ hạn chế bớt những rủi ro cho bên xuất khẩu, giúp hoạt động xuất khẩu diễn ra suôn sẻ hơn.

2.3.2.4 Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu

Mặt hàng sản xuất chủ yếu của công ty thƣờng là thép xây dựng, thép tấm cán nóng, thép lá cán nguội; thép xây dựng là mặt hàng chiếm tỷ trọng tiêu thụ cao nhất tại SMC với 567.220 tấn năm 2015 (BCTC năm 2015) tăng 11,8% so với năm 2014.

Phòng kinh doanh sẽ gửi yêu cầu xuất hàng đến kho hàng, tại đó thủ kho kiểm kê số lƣợng hàng sẵn có để chuẩn bị hàng xuất kho. Quy trình sản xuất thép thƣờng trải qua bốn giai đoạn chính: xử lý quặng, tạo dòng thép nóng chảy, đúc tiếp liệu và cán. Công việc này bắt buộc phải diễn ra liên tục, lò phải luôn nóng và nguyên liệu phải đƣợc tiếp liên tục. Do thời gian từ khi xác nhận hàng đến khi hàng về tại cảng mất khoảng 2 tháng rƣỡi, để đảm bảo hàng dự trữ đủ và liên tục cho hệ thống các nhà máy sản xuất gia công chế biến, ban điều hành SMC đã đƣa ra định mức tồn kho các loại thép cho toàn hệ thống vào khoảng 2 tháng tiêu thụ, tƣơng ứng từ 160.000 – 200.000 tấn thép, dẫn đến tồn kho cao cả về số lƣợng lẫn giá.

Bảng 2.3 Giá trị hàng tồn kho công ty SMC từ Q3/2014 đến Q2/2015 Đơn vị: Triệu đồng

Q3/2014 Q4/2014 Q1/2015 Q2/2015

897.540 1.166.850 1.494.372 1.035.771

Nguồn: Tổng hợp Báo cáo tài chính của công ty SMC

Quyết định này đã ảnh hƣởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2015, đồng thời do việc hàng tồn kho nguyên vật liệu ứ đọng quá nhiều, chiếm dụng phần lớn kho gây cản trở cho việc tập kết thành phẩm, giảm lƣợng thành phẩm tồn kho, gián đoạn quá trình kiểm kê chuẩn bị hàng xuất.

Khi mặt hàng đƣợc yêu cầu đủ số lƣợng thủ kho sẽ kiểm tra lại hàng hóa và lập phiếu xuất kho. Hầu hết các mặt hàng thép thƣờng đƣợc bó thành từng bó hoặc từng cuộn để tính đếm, kiểm kê và có một số để trần. Tại bƣớc chuẩn bị hàng hóa mọi việc cần phải phối hợp một cách nhịp nhàng giữa nhà máy, kho và phòng kinh doanh tránh việc nhiễu thông tin ảnh hƣởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng gây thiệt hại cho công ty nếu có chậm trễ, sai sót.

2.3.2.5 Kiểm tra hàng hóa

Trƣớc khi xuất kho sẽ có nhân viên đến kiểm kê số lƣợng, mẫu mã, loại hàng, kích thƣớc,…so sánh đối chiếu với yêu cầu của khách hàng. Công việc này không thừa vì đây là cách nhằm đảm bảo chất lƣợng hàng hóa đúng quy chuẩn tránh rủi ro bị khiếu nại sau khi giao hàng.

2.3.2.6 Thuê phƣơng tiện vận tải

Với đặc thù hàng thép nên vận chuyển cũng rất khác với các mặt hàng phổ thông khác, thƣờng sẽ không vận chuyển bằng cách đóng hàng vào container mà chỉ để hàng đã đƣợc chằng buộc sau xe đầu kéo (xe thớt).

Hầu hết các công ty vừa và nhỏ đều gặp phải sự hạn chế về tài chính nên không thể đầu tƣ cho mình một đội xe riêng, SMC là một công ty lớn nên việc xây dựng một đội xe vận chuyển là điều có thể. Nhƣng SMC lựa chọn thuê công ty vận tải bên ngoài để tiết kiệm chi phí kho bãi, tài xế, chi phí bảo trì…Khi lựa chọn nhà vận tải, SMC đã tìm hiểu lựa chọn doanh nghiệp vận tải có uy tín và dựa trên một số tiêu chí nhƣ: giá cả, chế độ chăm sóc khách hàng, chế độ bảo hiểm, đúng hợp đồng. Thƣờng thì để đảm bảo luôn có xe chuyên chở, các công ty nói chung đều làm việc cùng lúc với nhiều hãng vận tải.

Kho vận đảm nhận việc thuê phƣơng tiện vận tải để vận chuyển hàng từ kho tới cảng xuất khẩu. Phƣơng tiện vận chuyển mặt hàng sắt thép thƣờng là xe đầu kéo.

Kho sẽ liên hệ với hãng vận tải để thông báo lô hàng cần vận chuyển, qua đó mà hãng vận tải có thể liệu khả năng chuyên chở của mình. Khi cả 2 bên đã nhất trí về giá cả Kho và hãng vận tải sẽ ký kết hợp đồng vận tải tƣơng tự một hợp đồng thƣơng mại nhƣng thƣờng bên bộ phận Kho vận SMC sẽ thống nhất một vài hãng vận tải để ký hợp đồng dài hạn với mục đích có đƣợc mức giá hợp lý nhất và tiết kiệm thời gian khi không phải ký lại hợp đồng trong mỗi lần giao hàng. Ngoài ra nhân viên Kho còn phải sắp xếp chất hàng lên phƣơng tiện vận tải sao cho đảm bảo

chắc chắn trong việc di chuyển và sắp xếp thứ tự để dễ dàng kiểm hóa. Tất cả thông tin về qui cách hàng hóa, cách xếp dỡ, chằng buộc, chèn lót, cách phòng hộ dọc đƣờng khi có sự cố đều phải đƣợc liệt kê trong hợp đồng vận chuyển.

2.3.2.7 Làm thủ tục hải quan

Công việc hoàn thành bộ chứng từ là nhiệm vụ của Phòng Xuất nhập khẩu, sau khi mở hợp đồng Phòng Kinh doanh Dự án cũng sẽ xuất Hợp đồng và thông báo cho Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu về lƣợng hàng, thời gian giao hàng, phƣơng tiện vận tải,…để phòng xuất nhập khẩu thức hiện các nghiệp vụ tiếp theo.

Trong bộ chứng từ xuất khẩu thƣờng gồm các chứng từ sau: tờ khai hải quan, Invoice, Packing List, Delivery note trong bộ chứng từ mà cần phòng Xuất nhập khẩu thực hiện. Phòng Xuất nhập khẩu sẽ lập cả Invoice, Packing List, Delivery note dựa vào hợp đồng một số thông tin đƣợc cung cấp từ bên mua.

Nếu là hàng mà SMC sản xuất xuất khẩu đến các nƣớc mà Việt Nam đƣợc hƣởng ƣu đãi về thuế nếu có Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) thì cần làm thủ tục xin cấp C/O tại phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực của Bộ Công thƣơng. Nếu làm bằng hồ sơ giấy phải trải qua 6 bƣớc, nhanh nhất phải mất 1 ngày nếu hồ sơ không có bất kỳ sai sót và có khi sẽ rất lâu nếu cần phải chỉnh lý hồ sơ. Việc chậm trễ trong thủ tục hành chính sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp xuất khẩu. Vào đầu năm 2015, hệ thống chứng nhận xuất xứ điện tử eCOSys của Bộ Công thƣơng đã đƣa vào hoạt động, giúp doanh nghiệp xuất khẩu giảm bớt thời gian xin cấp số cho C/O nhƣng vẫn phải in đơn xin C/O đã đƣợc cấp số và nộp cùng bộ hồ sơ theo yêu cầu Cơ quan quản lý cấp C/O để đƣợc cấp phép và thời gian hoàn tất cũng phải mất 1 ngày.

Một lô hàng dù xuất hay nhập dƣới bất kỳ hình thức nào cũng đều phải khai báo hải quan mà cách khai báo hải quan mới nhất hiện nay chính là khai báo hải quan điện tử. Tại công ty hiện nay đang áp dụng việc khai báo hải quan điện tử thông qua ECUS5 VNACCS của Công ty phần mềm Thái Sơn mới nhất hiện nay đƣợc thực hiện bởi nhân viên chuyên nghiệp chuyên thực hiện khai báo hải quan. Dựa vào các số liệu từ hợp đồng và do bên đối tác cung cấp nhân viên sẽ lần lƣợt điền vào tờ khai theo hƣớng dẫn và tính toán trị giá khai báo, trị giá tính thuế, tổng tiền thuế sao cho khớp với con số đã đƣợc ECUS5 VNACCS tổng hợp sau khi ngƣời khai báo đã khai báo đầy đủ trong tờ khai với sự chênh lệch không quá 0,005 USD. Một số lƣu

ý khi khai báo: nên sử dụng phím TAB để tránh sót khi khai báo, sau khi khai báo