2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh của khách sạn Phương Anh
2.1.1. Sự chuyên môn hóa của các bộ phận
2.1.2.1. Bộ phận kinh doanh ăn uống
Bộ phận nhà hàng trong khách sạn được chia thành 3 tổ: Bàn, Bar, bếp. Đây là một bộ phận mang lại doanh thu rất lớn cho khách sạn. Chính vì vậy nó rất được quan tâm và đầu tư.
- Bộ phận bàn: Với một không gian khá rộng có thể chứa đến gần 120 suất ăn cùng một lúc, trang thiết bị bàn ghế đồng bộ, hài hòa, đèn chiếu sáng, điều hòa, quạt thông gió, đảm bảo được cho nhà hàng luôn có một không khí mát mẻ
về mùa hè, ấm áp về mùa đông. Bộ phận này có nhiệm vụ chuẩn bị các bữa tiệc theo thực đơn của khách đặt, đón tiếp và phục vụ khách trong và ngoài khách sạn, là cầu nối giữa khách và bộ phận bếp. Đây cũng là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, vì thế nó đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong bộ phận nhà hàng
- Bộ phận bar: Nằm trong không gian phía đông của nhà hàng, được trang bị một quầy bar có mặt quay về phòng ăn. Tại đây khách hàng có thể thưởng thức rất nhiều loại đồ uống cao cấp, cùng với các loại rượu nhập khẩu từ nước ngoài như Whisky, Xo, Henesy, Label, Brandy cognac, cocktail,… Bộ phận này chịu sự quản lý của nhà hàng, với một không gian rộng rãi, được thiết kế theo phong cách Châu Âu. Khách hàng có thể ngồi uống ngay tại quầy hoặc sẽ được phục vụ tại bàn, đối với những khách đang lưu trú trong khách sạn, nếu có yêu cầu có thể được phục vụ ngay tại phòng. Ngoài ra khách hàng có thể vừa thưởng thức đồ uống vừa được xem các chuyên viên pha chế biểu diễn ngay tại quầy. Đây là một đặc điểm ưu việt của khách sạn. Bên cạnh đó bộ phận bàn, bar còn có trách nhiệm quảng bá sản phẩm cho khách sạn, chuyển hóa đơn của khách đang lưu trú trong khách sạn tới bộ phận lễ tân để bộ phận lễ tân yêu cầu khách thanh toán.
- Bộ phận bếp: Với diện tích khá rộng rãi. Được trang bị các dụng cụ cần thiết hiện đại có thể phục vụ được gần 120 khách ăn cùng lúc. Các nhân viên cùng là đầu bếp trong bộ phận đều là những người có tay nghề, trình độ cùng với rất nhiều kinh nghiệm trong nghề đảm bảo khi khách hàng tới đây để thưởng thức bữa ăn sẽ yêu thích các món ăn của nhà hàng. Bếp trưởng và bếp phó của nhà hàng đều là những người có tay nghề bậc 7/7. Bộ phận này có nhiệm vụ cung cấp các nguyên liệu, chế biến các thành phẩm, sản phẩm ăn uống, mang đến cho khách hàng những món ăn bổ dưỡng và đảm bảo vệ sinh.
2.1.1.2. Bộ phận kinh doanh lưu trú
- Bộ phận buồng: với 38 phòng ngủ, bộ phận buồng có trách nhiệm đảm bảo phục vụ khách một cách tốt nhất trong suốt quá trình khách lưu trú tại khách sạn. Được trang bị các thiết bị vệ sinh hiện đại và tiên tiến nhất. Bộ phận buồng có trách nhiệm giữ gìn vệ sinh buồng ngủ, báo cáo tình trạng buồng và tính trạng khách cho bộ phận lễ tân để kịp thời nắm bắt mọi biến động về tình trạng
buồng, giúp bộ phận lễ tân có các biện pháp bán buồng hiệu quả và xử lý mọi tình hình xảy ra, góp phần tối đa công suất sử dụng buồng và góp phần tạo nên sự hài lòng cho khách khi lưu trú tại khách sạn. Ngoài ra, bộ phận buồng còn có nhiệm vụ xem xét, kiểm tra các trang thiết bị trong phòng, nếu có hỏng hóc thì báo cho bộ phận bảo dưỡng kịp thời sửa chữa, luôn luôn đảm bảo cho khách được sống trong một không gian mát mẻ, sạch sẽ, thoáng mát và phòng nghỉ luôn được sử dụng một cách tốt nhất.
- Bộ phận lễ tân: Bộ phận này được coi là trung tâm thần kinh của khách sạn. Là cầu nối giữa khách hàng với các bộ phận trong khách sạn. Đây là bộ phận đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, thông qua các nghiệp vụ của mình như đặt buồng, đăng ký khách sạn, phục vụ khách trong thời gian lưu trú, thanh toán, tiễn khách… Bộ phận lễ tân đại diện cho các bộ phận khác trong khách sạn cung cấp thông tin và các dịch vụ cho khách. Ngoài ra bộ phận lễ tân còn có vai trò quan trọng trong việc tuyên truyền, quảng cáo về khách sạn tới khách hàng. Bên cạnh đó, bộ phận này còn đóng vai trò cố vấn cho ban giám đốc khách sạn trong việc đề ra chiến lược, chính sách kinh doanh trong khách sạn vì họ là người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên có thể dễ dàng nắm bắt được sở thích, nhu cầu, thị hiếu…của khách, giúp nhà quản trị đưa ra được những chiến lược kinh doanh phù hợp. Bộ phận lễ tân được đặt ở vị trí tiền sảnh của khách sạn và trang bị những trang thiết bị hiện đại và tiên tiến giúp cho việc bán buồng đạt hiệu quả cao nhất làm tăng doanh thu cho khách sạn
2.1.1.3. Bộ phận dịch vụ bổ sung
Khách sạn có những dịch vụ bổ sung như Karaoke, giặt là, massage,… Bộ phận này làm việc 24/24 khi khách có yêu cầu, giúp đem lại cảm giác thoải mái nhất cho khách hàng, góp phần tăng mức độ hài lòng của khách hàng với khách sạn, tạo ấn tượng tốt đẹp với khách.
Nói tóm lại các bộ phận dù đều được chuyên môn hóa cao nhưng vẫn có mối quan hệ mật thiết với nhau, dựa vào chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kinh doanh của khách sạn ta thấy mô hình quản lý của khách sạn theo hướng trực tiếp. Trong đó giám đốc có quyền cao nhất, cùng với trưởng bộ phận thực hiện chức năng điều hành khách sạn.