8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.3. Nguyên tắc hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ NHTM
Ủy ban Basel đã đề ra 13 nguyên tắc cơ bản cần thiết để thiết kế và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hàng. Tùy thuộc vào quy mô của ngân hàng, bản chất, mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh, vị trí địa lý, khuôn khổ pháp lý và quy định nội bộ của bản thân ngân hàng, các ngân hàng sẽ áp dụng một phần hay toàn bộ những nguyên tắc này.
Giám sát quản lý và văn hóa kiểm soát (3 nguyên tắc)
Nguyên tắc 1: Hội đồng quản trị có trách nhiệm phê duyệt và định kỳ
kiểm tra toàn bộ chiến lƣợc kinh doanh và những chính sách chủ đạo của ngân hàng; hiểu rõ những rủi ro chính của ngân hàng, thiết lập mức độ có thể chấp nhận dƣợc đối với những rủi ro này và đảm bảo rằng ban (tổng) giám đốc thực hiện các bƣớc cần thiết để xác định, đo lƣờng, theo dõi và kiểm soát rủi ro; phê duyệt cơ cấu tổ chức; và bảo đảm rằng ban (tổng) giám đốc luôn theo dõi tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc bảo đảm thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ và hiệu quả.
Nguyên tắc 2: Ban (tổng) giám đốc có trách nhiệm thực hiện các chiến
lƣợc và chính sách đƣợc Hội đồng quản trị phê duyệt; phát triển các quá trình nhằm xác định, đo lƣờng, theo dõi và kiểm soát những rủi ro của ngân hàng; duy trì một cơ cấu tổ chức nhằm xác định rõ ràng trách nhiệm, thẩm quyền và mối quan hệ giữa các bộ phận; bảo đảm rằng các trách nhiệm đƣợc giao thực
hiện có hiệu quả; thiết lập các chính sách kiểm soát nội bộ phù hợp; và theo dõi mức độ đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Nguyên tắc 3: Hội đồng quản trị và ban (tổng) giám đốc chịu trách
nhiệm và nâng cao các tiêu chuẩn về tính thống nhất và đạo đức nghề nghiệp, thiết lập nền tảng văn hóa trong đó nhấn mạnh và làm cho tất cả nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong ngân hàng. Mọi nhân viên trong ngân hàng cần nhận thức rõ vai trò của mình trong quá trình kiểm soát nội bộ và tham gia đầy đủ vào quá trình này.
Xác định và đánh giá rủi ro (1 nguyên tắc)
Nguyên tắc 4: Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cần phải nhận biết
và đánh giá liên tục các rủi ro trọng yếu có thể ảnh hƣởng bất lợi đến việc thực hiện các mục tiêu của ngân hàng. Sự đánh giá này cần bao quát mọi rủi ro của ngân hàng cũng nhƣ hệ thống ngân hàng (rủi ro tín dụng, rủi ro thanh khoản, rủi ro thị trƣờng, rủi ro lãi suất, rủi ro quốc gia, rủi ro hoạt động, rủi ro pháp lý, rủi ro uy tín). Hệ thống kiểm soát nội bộ cần đƣợc xem xét điều chỉnh để thích ứng với những rủi ro mới phát sinh hoặc trƣớc đây chƣa đƣợc kiểm soát.
Các hoạt động kiểm soát và sự phân công, phân nhiệm (2 nguyên tắc)
Nguyên tắc 5: Các hoạt động kiểm soát phải là một công việc quan trọng
trong hoạt động hàng ngày của ngân hàng. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả yêu cầu thiết lập một cơ cấu kiểm soát phù hợp, với các hoạt động kiểm soát đƣợc quy định ở mọi cấp; bao gồm các nội dung; xem xét của ban (tổng) giám đốc; kiểm soát hoạt động phù hợp đối với các phòng ban; kiểm tra tuân thủ mức độ giới hạn rủi ro và tiếp tục theo dõi với các trƣờng hợp không tuân thủ; hệ thống phê duyệt và ủy quyền; và hệ thống thẩm tra và đối chiếu.
Nguyên tắc 6: Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả yêu cầu phải có
sự phân công nhiệm vụ phù hợp và bảo đảm nhân sự, không đƣợc giao những trách nhiệm mâu thuẫn nhau. Các bộ phận có tiềm năng xung đột lợi ích cần đƣợc xác định, tối thiểu hóa và đƣợc theo dõi một cách độc lập và cẩn thận.
Thông tin và truyền thông (3 nguyên tắc)
Nguyên tắc 7: Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả yêu cầu phải có
dữ liệu đầy đủ và toàn diện về tài chính, hoạt động và tuân thủ, cũng nhƣ thông tin thị trƣờng về các sự kiện và điều kiện có thể ảnh hƣởng đến quá trình ra quyết định. Thông tin phải đáng tin cậy, kịp thời, có thể tiếp cận và đƣợc cung cấp theo định dạng thống nhất.
Nguyên tắc 8: Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả yêu cầu đòi hỏi
phải có hệ thống thông tin đáng tín cậy bao quát mọi hoạt động chủ yếu của ngân hàng. Những hệ thống này bao gồm cả hệ thống lƣu trữ và sử dụng dữ liệu dƣới dạng điện tử, phải an toàn, đƣợc theo dõi độc lập và đƣợc hỗ trợ bởi các hệ thống dự phòng thích hợp.
Nguyên tắc 9: Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cần có những
kênh liên lạc hiệu quả để đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu rõ và tuân thủ các chính sách và thủ tục liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm của họ và đảm bảo rằng những tông tin cần thiết khác cũng đã đƣợc phổ biến đến những ngƣời cần nó.
Giám sát hoạt động và sửa chữa những sai sót (3 nguyên tắc)
Nguyên tắc 10: Tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ của
ngân hàng cần đƣợc theo dõi trê cơ sở liên tục. Việc theo dõi những rủi ro trọng yếu phải là một phần trong hoạt động hàng ngày của ngân hàng cũng nhƣ đánh giá định kỳ của bộ phận kinh doanh và kiểm toán nội bộ.
Nguyên tắc 11: Hệ thống kiểm soát nội bộ cần đƣợc kiểm toán toàn diện
có năng lực. Bộ phận kiểm toán nội bộ, nhƣ một phần trong hoạt động theo dõi hệ thống kiểm soát nội bộ phải đƣợc báo cáo trực tiếp cho Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát và ban (tổng) giám đốc.
Nguyên tắc 12: Những khiếm khuyết về kiểm soát nội bộ, đƣợc phát hiện
bởi bộ phận kinh doanh, kiểm toán nội bộ hay các đơn vị kiểm soát khác, phải đƣợc báo cáo kịp thời cho cấp lãnh đạo thích hợp và phải đƣợc khắc phục sớm. Những khiếm khuyết quan trọng về kiểm soát nội bộ phải đƣợc báo cáo cho ban (tổng) giám đốc và hội đồng quản trị.
Đánh giá của cơ quan thanh tra ngân hàng về hệ thống kiểm soát nội bộ (1 nguyên tắc)
Nguyên tắc 13: Các cơ quan giám sát cần yêu cầu mọi ngân hàng, dù quy
mô lớn hay nhỏ, phải có hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả phù hợp với bản chất, mức độ phức tạp và tính chất cố hữu của rủi ro trong các hoạt động nội bảng và ngoại bảng và đáp ứng đƣợc những thay đổi về môi trƣờng và điều kiện kinh doanh của ngân hàng. Trong những trƣờng hợp khi cơ quan giám sát xác định hệ thống kiểm soát nội bộ.
Tại Việt Nam, theo quy định tại Thông tƣ số 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011, hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hàng cần tuân theo 9 nguyên tắc:
Nguyên tắc 1: Các rủi ro có nguy cơ ảnh hƣởng xấu đến hiệu quả và mục
tiêu hoạt động của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài phải đƣợc nhận dạng, đo lƣờng, đánh giá thƣờng xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. Khi có sự thay đổi về mục tiêu kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ và hoạt động kinh doanh mới, tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài phải rà soát, nhận dạng rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy trình, quy định kiểm soát nội bộ phù hợp.
Nguyên tắc 2: Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ là một phần
không tách rời các hoạt động hằng ngày của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài. Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ tại tất cả các đơn vị, bộ phận của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài dƣới nhiều hình thức nhƣ:
- Phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch; bảo đảm tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài;
- Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện giao dịch;
- Quy trình thẩm định, chấp thuận và duyệt cho phép thực hiện giao dịch; bảo đảm một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 02 cán bộ tham gia, một ngƣời thực hiện giao dịch và một ngƣời kiểm soát giao dịch, không có cá nhân nào có thể một mình thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức đƣợc tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài cho phép phù hợp với quy định của pháp luật.
Nguyên tắc 3: Phân cấp ủy quyền phải đƣợc thiết lập, thực hiện hợp lý,
cụ thể, rõ ràng, tránh xung đột lợi ích; bảo đảm một cán bộ không đảm nhiệm cùng một lúc những cƣơng vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau; đảm bảo mọi cán bộ trong tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài không có điều kiện để thao túng hoạt động, không minh bạch thông tin phục vụ cho mục đích cá nhân hoặc che giấu hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài.
Nguyên tắc 4: Bảo đảm chấp hành chế độ hạch toán, kế toán theo quy
hình tuân thủ trong tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài và tình hình kinh tế, thị trƣờng bên ngoài hợp lý, tin cậy, kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành hiệu quả.
Nguyên tắc 5: Hệ thống thông tin, công nghệ thông tin của tổ chức tín
dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài phải đƣợc giám sát, bảo vệ hợp lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ, bao gồm cả thiên tai, cháy, nổ, hệ thống bị xâm nhập, đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn, bảo mật hệ thống công nghệ thông tin của ngành ngân hàng, đảm bảo hoạt động kinh doanh thƣờng xuyên, liên tục của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài.
Nguyên tắc 6: Bảo đảm cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng, chi
nhánh ngân hàng nƣớc ngoài đều phải hiểu đƣợc tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát nội bộ; vai trò của từng cá nhân trong quá trình kiểm soát nội bộ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao và phải thực hiện đầy đủ, hiệu quả các quy định, quy trình kiểm soát nội bộ liên quan.
Nguyên tắc 7: Ngƣời điều hành bộ phận, đơn vị nghiệp vụ và cá nhân có
liên quan phải thƣờng xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ; các tồn tại, bất cập của hệ thống kiểm soát nội bộ phải đƣợc báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; các tồn tại, bất cập lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải đƣợc báo cáo ngay cho Tổng giám đốc (Giám đốc), Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát.
Nguyên tắc 8: Cá nhân, bộ phận ở các cấp của tổ chức tín dụng, chi
nhánh ngân hàng nƣớc ngoài phải thƣờng xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ đƣợc giao trƣớc tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài và trƣớc pháp luật.
Nguyên tắc 9: Lãnh đạo đơn vị, bộ phận của tổ chức tín dụng, chi nhánh
ngân hàng nƣớc ngoài phải báo cáo về kết quả tự đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình; đề xuất biện pháp xử lý đối với những tồn tại, bất cập (nếu có) gửi lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp theo định kỳ hoặc đột xuất, theo yêu cầu của lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp.