8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.4. Nội dung KSNB đối với lĩnh vực cho vay
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố chính cấu thành: Tạo ra môi trƣờng văn hóa kiểm soát mạnh mẽ, nhận biết và đánh giá rủi ro đầy đủ, tổ chức hoạt động kiểm soát chặt chẽ và phân công, phân nhiệm rạch ròi, xây dựng hệ thống thông tin và truyền thông hiệu quả và cuối cùng là giám sát hoạt động thƣờng xuyên và sữa chữa sai sót kịp thời.
a. Môi trường kiểm soát
Môi trƣờng kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính chất môi trƣờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách và thủ tục kiểm soát trong lĩnh vực cho vay của NHTM. Nó là nền tảng cho hoạt động kiểm soát nội bộ đối với lĩnh vực cho vay.
Các nhân tố tạo nên môi trƣờng kiểm soát bao gồm:
- Đặc thù về quản lý (tính chính trực, giá trị đạo đức và quan điểm của lãnh đạo): đề cập đến các quan điểm khác nhau của ngƣời quản lý đơn vị đối với hoạt động cho vay cũng nhƣ rủi ro trong cho vay. Một số nhà quản lý chấp nhận mạo hiểm để đổi lấy lợi nhuận cao, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra. Một số nhà quản lý khác lại hết sức thận trọng. Các quan điểm nhƣ vậy của nhà quản lý ảnh hƣởng rất lớn đến chính sách và thủ tục kiểm soát của đơn vị.
Cơ cấu về quyền lực trong một đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản lý, nếu việc quyết định quản lý chỉ tập trung vào một ngƣời thì phải chú trọng đến nhân cách và năng lực của ngƣời đó. Nếu quyền quản lý
đƣợc phân tán nhiều ngƣời trong bộ máy quản lý thì vấn đề quan trọng là kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền lực đã đƣợc phân quyền nhằm đề phòng các trƣờng hợp không sử dụng hết quyền đƣợc giao, hoặc lạm dụng quyền hạn này.
- Cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức đƣợc thiết kế sao cho có thể ngăn ngừa đƣợc sự vi phạm chính sách, thủ tục, quy chế kiểm soát và loại bỏ đƣợc những hoạt động không phù hợp.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Chính sách nhân sự: bao gồm toàn bộ các phƣơng pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá đề bạt, khen thƣởng các nhân viên. Một chính sách nhận sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng và sử dụng nhân viên có năng lực , có đủ kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ.
- Công tác kế hoạch: bao gồm một hệ thống kế hoạch, chỉ tiêu đề ra và các phƣơng án để đạt đƣợc chỉ tiêu đối với hoạt động cho vay. Chiến lƣợc kinh doanh và các kế hoạch giúp cho đơn vị hoạt động đúng hƣớng và có hiệu quả. Công tác kế hoạch đƣợc tiến hành nghiêm túc và khoa học cũng sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu.
- Bộ phận kiểm toán nội bộ: là một nhân tố cơ bản trong môi trƣờng kiểm soát nội bộ, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự giám sát và đánh giá thƣờng xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ. bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho đơn vị có những thông tin kịp thời và xác thực về hoạt động nói chung và chất lƣợng công tác kiểm soát nói riêng để điều chỉnh, bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và có hiệu lực.
- Các nhân tố bên ngoài: môi trƣờng kiểm soát chung ở một đơn vị nào cũng còn bao gồm nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhƣng có ảnh hƣởng tƣơng đối lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát cụ thể. Thuộc các nhân tố này là ảnh hƣởng của các cơ quan chức trách nhà nƣớc, các nhà đầu tƣ và pháp lý.
b. Đánh giá rủi ro
Rủi ro trong lĩnh vực cho vay rất phức tạp. Phát hiện và xác định phạm vi của rủi ro từ đó mới đƣa ra đƣợc các mục tiêu và biện pháp phù hợp xây dựng các hoạt động kiểm soát nội bộ đối với lĩnh vực cho vay hiệu quả.
Hai dạng rủi ro chính trong hoạt động cho vay là rủi ro tín dụng và rủi ro tác nghiệp nên việc đánh giá rủi ro trong hoạt động cho vay chủ yếu là công tác đánh giá 2 loại rủi ro này từ đó có các hoạt động cụ thể để tập trung kiểm soát, hạn chế rủi ro.
Đánh giá rủi ro trong hoạt động KSNB đối với lĩnh vực cho vay bao gồm các bƣớc:
- Xác định đƣợc mục tiêu của đơn vị: là một bƣớc quan trọng trong việc đánh giá rủi ro để từ đó đơn vị đề ra các phƣơng pháp kế hoạch quy trình nhằm giảm thiểu tối đa các rủi ro.
- Nhận dạng rủi ro: rủi ro có rất nhiều dạng , để nhận dạng rủi ro có thể sử dụng các phƣơng pháp nhƣ là dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ hay là việc rà soát thƣờng xuyên các hoạt động.
- Phân tích và đánh giá rủi ro: Sau khi nhận dạng đƣợc rủi ro, cần phải phân tích và đánh giá mức độ rủi ro, xem xét mức độ xảy ra và mức độ ảnh hƣởng tới mục tiêu, hoạt động của đơn vị. Từ đó đƣa ra các biện pháp ngăn ngừa kịp thời.
- Kiểm soát rủi ro: Sau khi đã xác định mục tiêu của đơn vị. nhận dạng rủi ro. Phân tích đánh giá rủi ro, thì cần có các biện pháp giảm thiểu rủi ro để tránh thiệt hại cho đơn vị.
c. Hoạt động kiểm soát nội bộ
Hoạt động kiểm soát đƣợc thực hiện qua 3 bƣớc chủ yếu sau:
- Thiết lập các chính sách quy trình trong hoạt động cho vay nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật, đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý, giảm thiểu rủi ro, chống gian lận đem lại an toàn hiệu quả cho hoạt động cho vay. Các chính sách, quy trình kiểm soát phải gắn kết với hoạt động cho vay hàng ngày, và trong quy trình đó đã đƣợc cài các chốt kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất, từ việc chấp hành các văn bản pháp quy đến việc ban hành các chính sách, quy chế, quy trình nội bộ phù hợp.
- Thực hiện các thủ tục kiểm soát tƣơng ứng với chính sách cho vay đã đề ra. Trong đó, vấn đề cần đƣợc coi trọng nhất là mọi thành viên trong ngân hàng cần phải nhận thức đúng tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ, ý thức đƣợc trách nhiệm của mình trong vai trò kiểm soát viên để tuân thủ tuyệt đối những quy định của pháp luật, của chính sách nội bộ đã đề ra.
- Xác minh đánh giá việc thực hiện các chính sách cho vay có đƣợc tuân thủ hay không, đồng thời đánh giá sự phù hợp, hiệu quả của các chính sách đó có cần bổ sung, chỉnh sửa gì hay không.
d. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động cho vay và sự tuân thủ. Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhƣng đƣợc nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin.
Thông tin truyền thông của đơn vị đƣợc thiết lập nhằm giúp cho mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng đƣợc những phƣơng tiện truyền thông trong đơn vị. Điều này sẽ đƣợc thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ.
Các thông tin từ bên ngoài cũng phải đƣợc tiếp nhận và ghi nhận trung thực, đầy đủ, để đơn vị có những phản ứng kịp thời. Các thông tin cung cấp cho bên ngoài cũng cần đƣợc truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật.
e. Giám sát
Là quá trình mà ngƣời quản lý đánh giá chất lƣợng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Xác định KSNB có vận hành đúng nhƣ thiết kế hay không và có cần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không.
- Giám sát thƣờng xuyên (thông qua hệ thống giám sát từ xa, tiếp cận các ý kiến góp ý từ khách hàng, các biến động bất thƣờng…)
- Giám sát định kỳ: Thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện.
1.2.5. Các tiêu chí phản ánh kết quả hoạt động KSNB đối với lĩnh vực cho vay của NHTM