8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý của Chi nhánh
a. Mạng lưới tổ chức
Hiện nay Agribank Chi nhánh Quảng Trị gồm Hội sở, 10 chi nhánh huyện cấp III trực thuộc và khách sạn Ngân Hà. Hiện có 399 cán bộ tồn chi nhánh.
Tại Hội sở có banh lãnh đạo và 9 phịng nghiệp vụ, tại các chi nhánh loại III sẽ có 3 phịng nghiệp vụ và các phòng giao dịch trực thuộc (sơ đồ 2.1).
b. Chức năng các phòng ban
Hiện nay các phòng ban tại Agribank Chi nhánh Quảng Trị hoạt động theo đúng chức năng quy định tại quyết định số 1377/QĐ-HĐQT-TCCB ngày
24/12/2007 v/v Ban hành Quy chế về tổ chức hoạt động của chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam do Hội đồng quản trị ban hành:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu, tổ chức Agribank Chi nhánh Quảng Trị
Phòng khách hàng doanh nghiệp, phòng khách hàng hộ sản xuất và cá nhân:
- Đầu mối tham mƣu, đề xuất với Giám đốc chi nhánh xây dựng chiến lƣợc khách hàng tín dụng, phân loại khách hàng và đề xuất các chính sách ƣu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mở rộng theo hƣớng đầu tƣ tín dụng khép kín: sản xuất, chế biến, tiêu thụ, xuất khẩu và gắn tín dụng sản xuất, lƣu thơng và tiêu dùng. BAN GIÁM ĐỐC Phòng Kế hoạch tổng hợp Phòng KH doanh nghiệp Phịng KH HSX và cá nhân Phịng Hành chính Nhân sự Phịng Kế tốn ngân quỹ Phịng Điện tốn Phòng Dịch vụ Market -ing Chi nhánh cấp III Phòng giao dịch Phịng Kế tốn ngân quỹ quỹ Phòng Kế hoạch tổng hợp Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng Kiểm tra kiểm sốt Phịng kinh doanh ngoại hối Phịng hành chính nhân sự doanh
- Phân tích kinh tế theo ngành, nghề kinh tế kỹ thuật, danh mục khách hàng để lựa chọn biện pháp cho vay an toàn và đạt hiệu quả cao; thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng theo phân cấp ủy quyền, thẩm định các dự án, hoàn thiện hồ sơ trình ngân hàng cấp trên theo phân cấp ủy quyền, thƣờng xuyên phân loại dƣ nợ, phân tích nợ q hạn, tìm nguyên nhân và đề xuất hƣớng khắc phục, phổ biến hƣớng dẫn, giải đáp thắc mắc cho khách hàng về các quy định quy trình tín dụng, dịch vụ ngân hàng.
- Chịu trách nhiệm Marketing tín dụng bao gồm thiết lập, mở rộng phát triển hệ thống khách hàng, giới thiệu các sản phẩm tín dụng, dịch vụ cho khách hàng, chăm sóc, tiếp nhận yêu cầu và ý kiến phản hồi của khách hàng.
- Quản lý (hoàn chỉnh, bổ sung, bảo quản, lƣu trữ, khai thác...) hồ sơ tín dụng theo quy định; tổng hợp, phân tích, quản lý (thu nhập, lƣu trữ, bảo mật, cung cấp) thông tin và lập báo cáo về cơng tác tín dụng theo phạm vi đƣợc phân cơng.
- Phối hợp với các phịng nghiệp vụ khác theo quy trình tín dụng; tham gia ý kiến và chịu trách nhiệm về ý kiến tham gia trong quy trình tín dụng, quản lý rủi ro theo chức năng, nhiệm vụ của phòng, tổng hợp, báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo quy định.
Phịng kế tốn ngân quỹ:
- Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của Ngân hàng Nhà nƣớc, NHNo&PTNT Việt Nam.
- Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết tốn kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lƣơng đối với các chi nhánh trên địa bàn trình Ngân hàng Nông nghiệp cấp trên phê duyệt.
- Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng theo quy định của Agribank trên địa bàn, tổng hợp, lƣu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán
và các báo cáo theo quy định, thực hiện nghiệp vụ thanh tốn trong và ngồi nƣớc theo quy định.
Phịng điện tốn:
- Tổng hợp, thống kê và lƣu trữ số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của chi nhánh.
- Xử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hạch toán kế toán, kế toán thống kê, hạch tốn nghiệp vụ và tín dụng và các hoạt động khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
- Quản lý, bảo dƣỡng và sữa chữa máy móc, thiết bị tin học, làm dịch vụ tin học.
Phịng hành chính và nhân sự:
- Xây dựng chƣơng trình cơng tác hàng tháng, hàng quý của chi nhánh và có trách nhiệm thƣờng xun đơn đốc việc thực hiện chƣơng trình đã đƣợc Giám đốc phê duyệt.
- Tƣ vấn pháp chế trong việc thực thi các nhiệm vụ cụ thể về giao kết hợp đồng, hoạt động tố tụng, tranh chấp dân sự, hình sự, kinh tế, lao động, hành chính liên quan đến cán bộ, nhân viên và tài sản của chi nhánh, đầu mối quan hệ với cơ quan tƣ pháp tại địa phƣơng.
- Lƣu trữ các văn bản pháp luật có liên quan đến ngân hàng và văn bản định chế của Ngân hàng Nông nghiệp.
- Trực tiếp quản lý con dấu của chi nhánh; thực hiện công tác hành chính, văn thƣ, lễ tân, phƣơng tiện giao thơng, bảo vệ, y tế của chi nhánh.
- Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, mua sắm, sửa chữa tài sản cố định, công cụ lao động, quản lý nhà khách của cơ quan, đầu mối trong việc chăm lo đời sống vật chất, văn hóa- tinh thần và thăm hỏi ốm, đau, hiếu, hỉ cán bộ, nhân viên.
- Trực tiếp thực hiện chế độ tiền lƣơng, chế độ bảo hiểm, quản lý lao động; theo dõi thực hiện nội quy lao động, thỏa ƣớc tập thể.
Phịng Kiểm tra, Kiểm sốt nội bộ:
- Xây dựng chƣơng trình cơng tác năm, q phù hợp với chƣơng trình cơng tác kiểm tra, kiểm sốt của Ngân hàng Nơng nghiệp và đặc điểm cụ thể của đơn vị mình.
- Tuân thủ tuyệt đối sự chỉ đạo nghiệp vụ kiểm tra, kiểm toán. Tổ chức thực hiện kiểm tra, kiểm sốt theo đề cuơng, chƣơng trình cơng tác kiểm tra, kiểm sốt của Ngân hàng Nơng nghiệp và kế hoạch của đơn vị, kiểm soát nhằm bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh ngay tại Hội sở và các chi nhánh phụ thuộc.
- Thực hiện sơ kết, tổng hết chuyên đề theo định kỳ quý, 6 tháng, năm. Tổ chức giao ban hàng tháng đối với các kiểm tra viên chi nhánh ngân hàng loại 3. Tổng hợp và báo cáo kịp thời các kết quả kiểm tra, kiểm tốn, việc chỉnh sửa các tồn tại, sai sót của chi nhánh, đơn vị mình theo định kỳ gửi Tổ kiểm tra, kiểm sốt Văn phịng đại diện và Ban Kiểm tra, Kiểm sốt nội bộ. Hàng tháng có báo cáo nhanh về công tác chỉ đạo điều hành hoạt động kiểm tra, kiểm tốn của mình gửi về Ban Kiểm tra, Kiểm soát nội bộ.
- Đầu mối phối hợp với các đồn kiểm tra của Ngân hàng Nơng nghiệp, các cơ quan thanh tra, kiểm toán để thực hiện các cuộc kiểm tra tại chi nhánh theo quy định.
- Tổ chức kiểm tra, xác minh, tham mƣu cho Giám đốc giải quyết đơn thƣ thuộc thẩm quyền, Làm nhiệm vụ thƣờng trực Ban chống tham nhũng, tham mƣu cho lãnh đạo trong hoạt động chống tham nhũng, tham ơ, lãng phí và thực hành tiết kiệm tại đơn vị mình.
- Bảo mật hồ sơ, tài liệu, thông tin liên quan đến công tác kiểm tra, thanh tra theo vụ việc theo quy định; thực hiện quản lý thông tin (bảo mật hồ sơ
kiểm tra nội bộ, thu nhập, xử lý, lƣu trữ, cung cấp) và lập các báo cáo về kiểm tra nội bộ theo quy định.
- Phát hiện những vấn đề chƣa đúng về pháp chế trong các văn bản do giám đốc chi nhánh ban hành. Tham gia ý kiến, phối hợp với các phòng theo chức năng, nhiệm vụ của phòng.
Phòng kinh doanh ngoại hối:
- Các nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ (mua, bán, chuyển, đổi) thanh toán quốc tế trực tiếp theo quy định.
- Thực hiện công tác thanh tốn quốc tế thơng qua mạng SWIFT Ngân hàng Nơng nghiệp, các nghiệp vụ tín dụng, bảo lãnh ngoại tệ có liên quan đến thanh toán quốc tế, thực hiện các dịch vụ kiều hối và chuyển tiền, mở tài khoản khách hàng nƣớc ngoài.
- Thực hiện quản lý thơng tin (lƣu trữ hồ sơ phân tích, bảo mật, cung cấp liên quan đến cơng tác của phịng và lập các báo cáo theo quy định)
Phòng Dịch vụ và Marketing:
- Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ giao dịch với khách hàng (từ khâu tiếp xúc, tiếp nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng của khách hàng, hƣớng dẫn thủ tục giao dịch, mở tài khoản, gửi tiền rút tiền, thanh toán, chuyển tiền...) tiếp thị giới thiệu sản phẩm dịch vụ ngân hàng; tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ khách hàng về dịch vụ; tiếp thu, đề xuất hƣớng dẫn cải tiến để khơng ngừng đáp ứng sự hài lịng của khách hàng.
- Đề xuất, tham mƣu và triển khai về: chính sách phát triển sản phẩm dịch vụ ngân hàng mới, cải tiến quy trình giao dịch, phục vụ khách hàng, xây dựng kế hoạch tiếp thị, thông tin, tuyên truyền quảng bá đặc biệt là các hoạt động của chi nhánh các dịch vụ, sản phẩm cung ứng trên thị trƣờng.
- Xây dựng kế hoạch quảng bá thƣơng hiệu, thực hiện văn hóa doanh nghiệp lập chƣơng trình phối hợp với cơ quan báo chí truyền thơng, quảng bá hoạt động của chi nhánh và của Ngân hàng Nông nghiệp.
- Trực tiếp tổ chức triển khai nghiệp vụ thẻ trên địa bàn theo quy định của Ngân hàng nông nghiệp, tham mƣu cho giám đốc chi nhánh phát triển mạng lƣới đại lý và chủ thẻ, giải đáp thắc mắc của khách hàng; xử lý các tranh chấp, khiếu nại phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh thẻ thuộc địa bàn phạm vi quản lý.