Tại Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện kiểm soát và thanh toán, chi trả các khoản chi của NS tỉnh, thành phố và các khoản chi NS Trung ương theo ủy quyền hoặc các nhiệm vụ chi do KBNN thông báo; hướng dẫn, tổng hợp, kiểm tra công tác KSC thường xuyên NSNN của KBNN các huyện trực thuộc.
Tại Kho bạc Nhà nước quận, huyện, thị xã thực hiện kiểm soát, thanh toán, chi trả các khoản chi của NS huyện, NS xã và các khoản chi của NS trung ương, NS tỉnh ủy quyền hoặc các nhiệm vụ chi do KBNN tỉnh thông báo.
KSC thường xuyên NSNN qua KBNN là việc KBNN thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi NSNN theo các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn và định mức chi tiêu do Nhà nước quy định theo những nguyên tắc, hình thức và phương pháp quản lý tài chính trong q trình cấp phát, thanh tốn và chi trả các khoản chi của NSNN.
Kho bạc Nhà nước các cấp có chức năng kiểm sốt tất cả các khoản chi dùng, sử dụng NSNN vào các mục đích sử dụng khác nhau. Như vậy, tất cả các tổ chức, cá nhân khi sử dụng ngân sách đều được Kho bạc kiểm soát và tất cả các nội dung sử dụng ngân sách đều là đối tượng kiểm soát của Kho bạc Nhà nước. Trong
KBNN
Các Vụ chức năng
KBNN tỉnh, thành phố
các khoản chi ngân sách thì chi thường xuyên chiếm tỷ lệ lớn, sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau nên cần phải được kiểm soát chi dùng một cách chặt chẽ.
Nội dung KSC thường xuyên NSNN của KBNN bao gồm:
- Kiểm tra, kiểm sốt tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi thường xuyên NSNN;
- Kiểm tra, kiểm soát các điều kiện chi theo chế độ quy định, bao gồm: + Đã có trong dự tốn chi NSNN hàng năm được giao. Dự toán chi NSNN của các đơn vị phải phản ảnh đầy đủ các khoản chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do ĐVSDNS lập và cơ quan có thẩm quyền duyệt. Đối với các đơn vị sự nghiệp có thu, trong dự toán phải ghi rõ các nguồn thu của đơn vị được sử dụng và phần hỗ trợ của NSNN; các khoản chi phải theo nhóm mục của mục lục NSNN. Cơ quan tài chính cùng cấp có trách nhiệm kiểm tra kết quả lập và giao dự toán ngân sách cho các đơn vị. Nếu có sự sai lệch so với nội dung dự tốn được cấp có thẩm quyền giao thì u cầu đơn vị điều chỉnh lại.
+ Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức. Định mức tiêu chuẩn chi do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành là căn cứ quan trọng để KBNN KSC khi cấp phát thanh toán cho ĐVSDNS. Những khoản chi chưa có tiêu chuẩn định mức được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, KBNN căn cứ vào dự tốn được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ để kiểm soát.
+ Các khoản chi phải được Thủ trưởng ĐVSDNS chuẩn chi. Trong quản lý và điều hành ngân sách, chuẩn chi là sự cho phép, đồng ý chi. Thẩm quyền chuẩn chi phải là người đứng đầu cơ quan, ĐVSDNS, đồng thời là chủ tài khoản. Chủ tài khoản phải đăng ký chữ ký mẫu và con dấu của cơ quan, đơn vị tại KBNN nơi ĐVSDNS giao dịch.
+ Các khoản chi phải có đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ. Mỗi khoản chi đều phải có các loại hồ sơ, chứng từ theo mẫu chứng từ quy định. KBNN có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ trước khi cấp phát, thanh tốn kinh phí NSNN cho ĐVSDNS.
Ngồi những nội dung trên, trong q trình KSC thường xuyên NSNN qua KBNN cần thực hiện một số yêu cầu như: Trường hợp sử dụng vốn, kinh phí NSNN để đầu tư sửa chữa, mua sắm trang thiết bị phương tiện làm việc phải thực hiện đúng các quy định về hình thức đấu thầu, chọn nhà thầu phù hợp hoặc phải thẩm định giá theo quy định; Các khoản chi có tính chất thường xuyên được chia
đều cho 12 tháng trong năm để chi, các khoản chi có tính chất thời vụ hoặc chỉ phát sinh vào một số thời điểm như đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm, sửa chữa lớn và các khoản chi có tính chất khơng thường xun khác phải thực hiện theo dự toán năm.
2.1.3. Kiểm sốt chi thường xun đối với đơn vị hành chính tại Kho bạc
2.1.3.1. Đặc điểm cơ chế tài chính trong đơn vị hành chính nhà nước
Đơn vị hành chính Nhà nước là một bộ phận cấu thành của bộ máy Nhà nước được thành lập ra để thực hiện chức năng quản lý điều hành mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.
Đơn vị hành chính Nhà nước hoạt động chấp hành và điều hành tức là thực hiện các quyết định của cơ quan quyền lực nhà nước; trực tiếp chỉ đạo, điều khiển các cơ quan, tổ chức, công dân và điều hành các hoạt động đó hàng ngày.
Các đơn vị hành chính Nhà nước được các cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước thành lập, hoạt động trên cơ sở của pháp luật, nên luật điều chỉnh các hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước, đó là những luật cơng. Các cơ quan Nhà nước thực hiện các công việc trên cơ sở chấp hành các nhiệm vụ được giao, các chỉ đạo theo chủ trương kế hoạch của Nhà nước. Các cơ quan này có thể trực tiếp hoặc gián tiếp trực thuộc cơ quan quyền lực của Nhà nước, chịu sự lãnh đạo, giám sát, kiểm tra của các cơ quan quyền lực Nhà nước, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước cơ quan quyền lực đó.
Đặc điểm chung của các đơn vị hành chính là được Nhà nước thành lập để thực hiện chức năng nhiệm vụ của nhà nước các cấp và có tính quyền lực nhà nước thể hiện trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo luật định có liên quan. Đồng thời kiểm tra việc thực hiện quyết định và trong trường hợp cần thiết có quyền áp dụng biện pháp cưỡng chế theo quy định của pháp Luật.
Các đơn vị hành chính có những đặc trưng cơ bản sau:
- Hoạt động của đơn vị hành chính mang tính thường xuyên, liên tục tương đối ổn định là cầu nối trực tiếp đưa đường lối chính sách pháp Luật vào cuộc sống.
- Các đơn vị hành chính là hệ thống rất phức tạp có số lượng đơng đảo nhất có mối liên hệ chặt chẽ chịu sự lãnh đạo thống nhất của Chính phủ, Chính quyền địa phương.
- Thẩm quyền của các đơn vị hành chính chỉ giới hạn trong hoạt động chấp hành và điều hành.
- Các đơn vị hành chính đều trực tiếp hoặc gián tiếp trực thuộc cơ quan quyền lực nhà nước chịu sự giám sát lãnh đạo và phải báo cáo công tác trước cơ quan quyền lực nhà nước tương ứng.
Nhà nước các cấp sẽ cấp kinh phí cho các đơn vị hành chính để hoạt động và thực hiện các chức năng quản lý theo thẩm quyền.
Kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính là kinh phí NSNN, được cấp cho các cơ quan Nhà nước, đơn vị hành chính Nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp Nhà nước để thực hiện chi thường xuyên duy trì hoạt động của bộ máy cơ quan.
Nguồn tài chính phục vụ cho hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước có thể do ngân sách nhà nước (NSNN) cấp tồn bộ hoặc cấp một phần. Để duy trì các hoạt động cho sự tồn tại và phát triển của các cơ quan hành chính Nhà nước địi hỏi phải có các nguồn tài chính đảm bảo. Trong khi đó, hoạt động của các cơ quan đơn vị này thực hiện mục đích phục vụ lợi ích cơng cho xã hội, khơng địi hỏi người nhận những dịch vụ và hàng hóa do tổ chức mình cung cấp phải trả tiền. Do đó, NSNN sẽ phải cấp phát kinh phí để duy trì hoạt động của các tổ chức cơng. Hiện nay, các tổ chức công được phép thu một số khoản thu như phí, lệ phí và các khoản thu khác theo Luật pháp quy định nhằm bổ sung nguồn kinh phí hoạt động nhưng xét tổng thể thì nguồn kinh phí hoạt động chủ yếu vẫn do Nhà nước cấp.
Như vậy, cho dù được hình thành từ một số nguồn khác nhau nhưng cơ bản kinh phí hoạt động của các đơn vị hành chính là NSNN nên cần được kiểm sốt một cách hiệu quả.
Hiện nay, Nhà nước đang từng bước thực hiện tự chủ tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công và thực hiện giao khốn kinh phí cho các đơn vị hành chính ở các cấp khác nhau. Kinh phí cấp cho đơn vị hành chính được chi dùng cho nhiều mục đích nhưng chủ yếu được chia thành kinh phí giao tự chủ và kinh phí khơng giao tự chủ.
Kinh phí giao tự chủ được mở rộng quyền tự chủ cho các đơn vị sử dụng
NSNN theo quy định để thực hiện chức năng nhiệm vụ để tiết kiệm thời gian và đam bảo hiệu quả sử dụng các khoản chi phí.
Nội dung kinh phí giao tự chủ, tự chịu trách nhiệm, gồm: Kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên của các cơ quan quản lý nhà nước, được phân bổ vào
một nhóm mục chi để tạo thuận lợi chủ động cho các cơ quan, đơn vị trong quá trình chi tiêu thực hiện nhiệm vụ;
Quyền của cơ quan được giao tự chủ, tự chịu trách nhiệm: Được tự quyết định bố trí số kinh phí được giao tự chủ vào các mục chi cho phù hợp; được quyền điều chỉnh giữa các mục chi (điều chỉnh thực hiện nhiệm vụ này sang thực hiện nhiệm vụ khác) nếu xét thấy cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đồng thời phải xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ nhưng không được vượt mức chi, chế độ chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành;
Kinh phí tiết kiệm được sử dụng: bổ sung thu nhập cho CBCC; chi khen thưởng, phúc lợi; trích lập quỹ dự phịng để ổn định thu nhập cho CBCC (nếu thấy cần thiết);
Kinh phí được giao tự chủ cuối năm chưa sử dụng hết được chuyển nguồn sang năm sau tiếp tục sử dụng.
Về phương pháp xác định kinh phí giao tự chủ. Kinh phí giao tự chủ được xác định trên số biên chế được giao, định mức phân bổ ngân sách theo quy định của Thủ tướng Chính phủ và các hoạt động đặc thù hàng năm của từng cơ quan. Ngoài nguồn kinh phí NSNN cấp theo quy định, kinh phí giao tự chủ còn bao gồm: Thu phí, lệ phí được để lại theo chế độ quy định; các khoản thu hợp pháp khác được pháp luật cho phép.
Kinh phí khơng giao tự chủ có nội dung đặc thù riêng. Đây là các khoản chi
khơng thường xun (đã có mục tiêu cụ thể) như: Chi sửa chữa lớn, kinh phí mua sắm tài sản cố định mà kinh phí thường xun khơng đáp ứng được; chi đóng niên liễm cho các tổ chức quốc tế; vốn đối ứng các dự án; kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao; kinh phí thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia; kinh phí tinh giản biên chế; kinh phí nghiên cứu khoa học; kinh phí đào tạo lại; vốn đầu tư xây dựng cơ bản.
Kinh phí khơng giao tự chủ được phân bổ và kiểm soát chi theo quy định hiện hành của Luật NSNN; cuối năm không sử dụng hết phải nộp trả NSNN.
Trường hợp do tiết kiệm chi phí quản lý hành chính, Nhà nước có hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng số kinh phí quản lý hành chính tiết kiệm được này. Cụ thể, khi kết thúc năm ngân sách (NS), sau khi được cơ quan quản lý cấp trên đánh giá đã hoàn thành các nhiệm vụ được giao, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ có số chi thực tế thấp hơn dự tốn kinh phí quản lý hành chính được giao để thực
hiện chế độ tự chủ thì phần chênh lệch này được xác định là kinh phí quản lý hành chính tiết kiệm được. Kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ để thực hiện các hoạt động nghiệp vụ đặc thù cuối năm nếu khơng triển khai thực hiện nhiệm vụ thì phải nộp trả NSNN, khơng được xác định là kinh phí tiết kiệm được.
Phạm vi sử dụng kinh phí tiết kiệm được:
- Một là bổ sung thu nhập cho CBCC: cơ quan thực hiện chế độ tự chủ được áp dụng hệ số tăng thêm quỹ tiền lương tối đa không quá 1,0 lần so với mức tiền lương cấp bậc, chức vụ do Nhà nước quy định để chi trả thu nhập tăng thêm cho CBCC. Trên cơ sở tổng nguồn kinh phí được phép chi trên đây, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ quyết định phương án chi trả thu nhập tăng thêm cho từng cán bộ, công chức (hoặc cho từng bộ phận trực thuộc) theo nguyên tắc phải gắn với hiệu quả, kết quả công việc của từng người (hoặc của từng bộ phận trực thuộc);
- Hai là chi cho các hoạt động phúc lợi tập thể: Hỗ trợ các hoạt động Đảng, đoàn thể; hỗ trợ các ngày kỷ niệm (kỷ niệm ngày phụ nữ, ngày thương binh liệt sỹ, ngày quân đội nhân dân...); trợ cấp khó khăn thường xuyên, đột xuất; trợ cấp nghỉ hưu, nghỉ mất sức; chi thêm cho người lao động trong biên chế khi thực hiện tinh giản biên chế; chi khám bệnh định kỳ; chi thuốc y tế trong cơ quan; chi cho xây dựng, sửa chữa các cơng trình phúc lợi;
- Ba là chi bổ sung chi phí phục vụ các hoạt động nghiệp vụ (Hỗ trợ thêm tiền cơng tác phí ngồi chế độ cơng tác phí do cơ quan có thẩm quyền ban hành, hỗ trợ tiền cước điện thoại cho cán bộ); chi hỗ trợ động viên, khuyến khích phối hợp cơng tác cho cán bộ, cơ quan ngoài đơn vị.
Khi xét thấy khả năng tiết kiệm kinh phí khơng ổn định, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ có thể trích lập quỹ dự phịng để ổn định thu nhập cho cán bộ, công chức.
Trong năm cơ quan tự chủ được tạm ứng trước để chi thu nhập tăng thêm, chi cho các hoạt động phúc lợi, chi phục vụ các hoạt động nghiệp vụ.
Số kinh phí tiết kiệm được, cuối năm chưa sử dụng hết được chuyển sang năm sau tiếp tục sử dụng.
Thủ trưởng cơ quan thực hiện chế độ tự chủ quyết định phương án sử dụng kinh phí tiết kiệm nêu trên sau khi thống nhất ý kiến bằng văn bản với tổ chức Cơng đồn cơ quan.
2.1.3.2. Nội dung và quy trình kiểm sốt chi thường xun NSNN đối với đơn vị hành chính tại KBNN
Kiểm sốt chi NSNN qua KBNN được tiến hành theo ba nội dung cơ bản như sau:
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi: Chứng từ chi phải được lập đúng mẫu qui định đối với từng khoản chi. Chẳng hạn, với chi dự toán bằng tiền mặt, khi sử dụng kinh phí thường xuyên áp dụng mẫu C2- 04/NS, kinh phíchương trình mục tiêu quốc gia sử dụng mẫu C2- 04b/NS, dự toán ngân sách xã sử dụng mẫu C2- 02/NS; trên chứng từ phải ghi đầy đủ các yếu tố theo đúng nguyên tắc lập chứng từ kế toán, các yếu tố ghi trên chứng từ phải đảm bảo tính đúng đắn; phải có đầy đủ con dấu, chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) đúng với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký tại Kho bạc khi mở tài khoản.
- Kiểm tra các điều kiện chi theo chế độ quy định, bao gồm các khoản chi phải còn đủ số dư dự toán để thực hiện chi trả; bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn,định mức do cấp có thẩm quyền quy định; có đầy đủ các hồ sơ, hố đơn, chứng từ liên quan tùy theo tính chất của từng khoản chi.
- Kiểm tra tồn quỹ NSNN của cấp ngân sách tương ứng với khoản chi. Tồn quỹ ngân sách phải đủ để cấp phát theo yêu cầu của đơn vị sử dụng NSNN (KBNN tỉnh, KBNN huyện không phải kiểm tra tồn quỹ NSNN cấp trung ương khi chi NSTW). Quy trình kiểm soát chi thường xuyên qua KBNN được thực hiện chủ yếukhâu kiểm soát trong khi chi bao gồm các bước cụ thể sau:
Một là, căn cứ vào dự toán được phân bổ, nhu cầu chi quý đã gửi KBNN và theo yêu cầu nhiệm vụ chi, đơn vị sử dụng NSNN lập giấy rút dự toán ngân sách, kèm theo hồ sơ thanh toán gửi KBNN nơi giao dịch. Trường hợp được cơquan có thẩm quyền thơng báo điều chỉnh nhu cầu chi quý thì đơn vị chỉ được chi trong giới hạn điều chỉnh.
Hai là, KBNN nơi giao dịch kiểm tra hồ sơ thanh toán, các điều kiện chi theo quy định và giấy rút dự toán ngân sách của thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN hoặc của người được uỷ quyền. Nếu đủ điều kiện theo quy định thì thực hiện việc chi trả, thanh toán cho đơn vị thụ hưởng NSNN.
-Trường hợp chưa có đủ điều kiện thực hiện thanh toán trực tiếp qua KBNNtất cả các khoản chi thì được phép cấp tạm ứng đối với một số khoản chi
theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Sau khi hồn thành cơng việc và có đủ chứng từ thanh tốn thì chuyển từ tạm ứng sang thực chi.
-Trường hợp các khoản chi chưa đủ điều kiện chi theo quy định (khơng có