Bước 1. Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ, kiểm tra và xử lý
- Khi có nhu cầu cam kết chi, ngoài dự toán chi ngân sách nhà nước gửi Kho bạc Nhà nước 1 lần vào đầu năm, đơn vị dự toán gửi Kho bạc Nhà nước: (1) hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ có giá trị từ 200 triệu đồng trở lên (gửi lần đầu hoặc khi có điều chỉnh hợp đồng) (2) đề nghị cam kết chi hoặc đề nghị điều chỉnh cam kết chi.
- Kiểm soát, đối chiếu cam kết chi so với dự toán ngân sách nhà nước, đảm bảo khoản đề nghị cam kết chi không được vượt quá dự toán còn được phép sử dụng của đơn vị;
- Kiểm tra tính pháp lý của hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ, đảm bảo phù hợp với dự toán được giao của đơn vị;
- Kiểm soát, đối chiếu đề nghị cam kết chi của đơn vị, đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu thông tin và được gửi trước thời hạn theo quy định;
- Khi có nhu cầu cấp phát, thanh toán, các đơn vị sử dụng NSNN gửi KBNN (Tổ Kế toán) các hồ sơ, tài liệu, chứng từ thanh toán có liên quan theo chế độ quy định.
- Cán bộ kế toán quản lý tài khoản chi ngân sách của khách hàng (gọi chung là cán bộ kiểm soát chi) có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ:
+ Tính đầy đủ của các loại tài liệu theo quy định.
+ Về hình thức hồ sơ: Chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng mẫu, đầy đủ số liên theo quy định, có dấu, chữ ký trực tiếp trên các liên chứng từ.
- Phân loại hồ sơ và xử lý:
* Trường hợp đảm bảo đầy đủ các điều kiện chi theo quy định, cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận và làm thủ tục chi trả, thanh toán cho đơn vị SDNS.
* Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: cán bộ kiểm soát chi trả lại cho đơn vị SDNS và yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.
Bước 2.Kiểm soát chi
Cán bộ kiểm soát chi: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản dự toán của đơn vị, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, tiến hành ký xác nhận trên chứng
từ giấy, đồng thời nhập giao dịch hạch toán trên chương trình kế toán máy, trình phê duyệt lên kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền), thực hiện luân chuyển chứng từ giấy (kèm hồ sơ liên quan) lên kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền;
Nếu số dư tài khoản của khách hàng không đủ; khoản chi không đủ điều kiện chi ngân sách nhà nước theo chế độ quy định (sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, không đúng đối tượng, mục đích theo dự toán được duyệt), cán bộ kiểm soát chi lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Bước 3. Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ
Kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký chứng từ giấy đồng thời ký giao dịch hạch toán trên chương trình máy và trả cán bộ KSC chứng từ giấy (kèm theo hồ sơ liên quan) để trình Giám đốc hoặc người được ủy quyền.
Trường hợp không đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ trả lại chứng từ (kèm theo hồ sơ) cho cán bộ kiểm soát chi xem lại, đồng thời loại giao dịch hạch toán trên máy. Tùy theo tính chất, cán bộ kiểm soát chi yêu cầu đơn vị bổ sung thêm thủ tục hồ sơ nếu thiếu theo mẫu hồ sơ giao nhận ban đầu hoặc lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Bước 4. Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký
Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho cán bộ kiểm soát chi. Trường hợp, Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) không đồng ý tạm ứng/thanh toán, thì chuyển trả hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi để lập thông báo từ chối trình lãnh đạo ký gửi khách hàng giao dịch.
Bước 5. Thực hiện thanh toán
1. Trường hợp thanh toán điện tử liên kho, thanh toán bù trừ, thanh toán tiền gửi với ngân hàng theo đường nội bộ, đúng quy trình sau:
Sau khi chứng từ giấy đã được ký, đóng dấu, giao dịch thanh toán trên chương trình kế toán máy đã được phê duyệt đầy đủ, thanh toán viên tiếp nhận chứng từ giấy đồng thời nhận giao dịch thanh toán sang chương trình thanh toán xử lý (nếu thanh toán điện tử), trường hợp thanh toán thủ công tiến hành tách 02 liên chứng từ báo nợ hoặc báo có sang Ngân hàng, lập bảng kê chứng từ thanh
toán đi ngân hàng, chấm chứng từ với bảng kê thanh toán; trường hợp thanh toán điện tử tiến hành chỉnh sửa lệnh thanh toán, xác nhận lệnh thanh toán, chuyển chứng từ giấy đến người kiểm soát thanh toán.
Kế toán trưởng (hoặc người ủy quyền) ký kiểm soát lệnh thanh toán trên chương trình thanh toán, ký bảng kê chứng từ thanh toán;
Giám đốc (hoặc người ủy quyền) ký kiểm soát lệnh thanh toán trên chương trình thanh toán (đối với quy trình thanh toán quy định phải được giám đốc phê duyệt), ký bảng kê chứng từ thanh toán
2. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, Kế toán chi đóng dấu lên các liên chứng từ; chuyển các liên chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Thủ quỹ nhận và kiểm soát chứng từ chi tiền mặt (ngày, tháng chứng từ; họ tên, địa chỉ người lĩnh tiền, đối chiếu thông tin trên giấy CMND; số tiền bằng số và bằng chữ; kiểm tra khớp đúng thông tin trên máy do kế toán chuyển sang và thông tin trên chứng từ;
Lập bảng kê chi tiền; nhập sổ quỹ trên máy; chi tiền cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào bảng kê chi và chứng từ chi; thủ quỹ ký vào chức danh “thủ quỹ” và đóng dấu “đã chi tiền” lên bảng kê và các liên chứng từ chi; sau đó trả 01 liên chứng từ chi cho khách hàng;
Thủ quỹ trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường dây nội bộ. 3. Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán kiểm soát chi trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng ngay sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán đối với trường hợp hồ sơ phải giải quyết ngay; trả lại tài liệu, chứng từ cho khách hàng theo thời gian hẹn trên Phiếu giao nhận đối với loại hồ sơ giải quyết trên 01 ngày làm việc.
Các tài liệu, chứng từ trả lại khách hàng bao gồm:liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, hoá đơn thanh toán, liên 2 bảng kê chứng từ thanh toán (nếu có), các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan.
Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thủ quỹ đóng dấu đã chi tiền lên các liên chứng từ, trả 1 liên chứng từ chi cho khách hàng.
Bước 6: Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Chuyển bảng liệt kê chứng từ kèm theo chứng từ cho kế toán viên làm nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ.
Thuận lợi: Khách hàng giao dịch tập trung tại một đầu mối là cán bộ kiểm
soátchi trực tiếp nhận hồ sơ, thực hiện thanh toán và trả kết quả cho đơn vị nên thuận lợi trong quá trình giao dịch, hướng dẫn đơn vị và theo dõi chặt chẽ quá trình sử dụng kinh phí NSNN của đơn vị.
Khó khăn: Chưa tách bạch được giữa người nhận hồ sơ, trả kết quả và
ngườikiểm soát chi từ đó đó tăng cường công tác kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các cán bộ Kho bạc, chưa hạn chế được tình trạng lợi dụng chức vụ, quyền hạn trong thực thi công vụ để sách nhiễu mưa lợi cá nhân.
Theo quy trình trên, trách nhiệm của từng vị trí tại Kho bạc được thể hiện như sau:
Đối với cán bộ kiểm soát chi: Hướng dẫn khách hàng nộp hồ sơ kiểm soát
chi;xem xét hồ sơ của khách hàng, kiểm tra sơ bộ về sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể, đầy đủ để đơn vị bổ sung, hoàn chỉnh; thực hiện việc kiểm soát hồ sơ, đảm bảo việc kiểm soát chi thường xuyên đúng pháp luật, chính sách, chế độ của Nhà nước. Trong quá trình kiểm soát hồ sơ, nếu phát hiện các khoản chi ngân sách không đúng và đủ điều kiện chi theo chế độ quy định thì cán bộ kiểm soát chi dự thảo thông báo từ chối tạm ứng, thanh toán, báo cáo kế toán trưởng, lãnh đạo KBNN Thái Bình ký gửi khách hàng; thực hiện luân chuyển hồ sơ cho các bộ phận nghiệp vụ có liên quan theo đúng quy trình này và quy định cụ thể của lãnh đạo KBNN; sau khi hồ sơ đã có kết quả xử lý, cán bộ kiểm soát chi thông báo kết quả và trả lại hồ sơ, chứng từ cho khách hàng.
Đối với Kế toán trưởng: Kế toán trưởng KBNN có trách nhiệm kiểm tra
lại toànbộ hồ sơ KSC mà cán bộ kiểm soát chi trình, nếu hợp lệ, hợp pháp, đúng quy định thì tiến hành ký trên các hồ sơ chứng từ. Thường xuyên theo dõi, kiểm tra cán bộ kiểm soát chi trong việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ, tinh thần thái độ phục vụ khách hàng, đảm bảo thời gian xử lý hồ sơ chứng từ kiểm soát chi.
Đối với Giám đốc: Giám đốc có trách nhiệm toàn diện về việc triển khai
thựchiện giao dịch “một cửa” trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN; quy định cụ thể việc luân chuyển, giao nhận hồ sơ trong nội bộ đơn vị, thời gian giải quyết công việc của các bộ phận nghiệp vụ bảo đảm kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN, đúng thời hạn quy định, không gây phiền hà cho khách giao dịch; niêm yết công khai tại trụ sở KBNN về các quy định, thủ tục hành chính, hồ sơ và thời hạn giải quyết công việc.
Như vậy, trong quy trình giao dịch “một cửa” kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Thái Bình đã phân công trách nhiệm rõ ràng và cụ thể cho từng thành viên tham gia vào quy trình, việc phân công trách nhiệm như trên có ý nghĩa quan trọng trong việc theo dõi, giám sát thực hiện đúng quy trình giải quyết công việc, nó là căn cứ cơ sở pháp lý để xử lý, quy trách nhiệm cho từng cá nhân khi khách hàng khiếu nại, tố cáo cán bộ KBNN trong thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi.
Bảng 4.10. Tổng hợp ý kiến đánh giá của đơn vị sử dụng NSNN về thực hiện quy trình và trình độ của cán bộ kiểm soát chi thường xuyên
NSNN tại KBNN tỉnh Thái Bình
Đơn vị tính: Người
Diễn giải Ý kiến trả lời Tỷ lệ %
Có Không Có Không
1. Thường xuyên đối chiếu với Kho bạc về tình hình
chi thường xuyên NSNN theo định kỳ không ? 143 100 2. Thời gian xử lý hồ sơ theo quy trình 2 ngày làm
việc có hợp lý không ? 130 13 91 9
3. Cho biết quy trình kiểm soát chi thường xuyên
NSNN của Kho bạc cóđápứng được yêu cầu không ? 125 18 87 13 4. Ngoài các hồ sơ, thủ tục theo yêu cầu. Cán bộ
kiểm soát chi có yêu cầu gì khác, hoặc có gây khó khăn gì không ?
143 100
5. Trình độ của cán bộ kiểm soát chi thường xuyên (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
NSNN cóđápứng yêu cầu của công việc chưa ? 135 8 96 4 Nguồn: Kết quả khảo sát các đơn vị sử dụng NSNN Qua tổng hợp ý kiến tổng hợp đánh giá của các đơn vị sử dụng NSNN về thực hiện quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN tại KBNN tỉnh Thái Bình cho thấy:
Có 100% đơn vị sử dụng NSNN thực hiện đối chiếu thường xuyên với Kho bạc về tình hình chi thường xuyên theo quy định, không có đơn vị sử dụng NSNN nào là không thực hiện thường xuyên đối chiếu theo quy định. Như vậy việc thực hiện quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN của các đơn vị chưa thực sự nghiêm túc.
Về thời gian xử lý hồ sơ theo quy trình làm việc có 91% đơn vị cho là hợp lý, 9% cho là không hợp lý. Qua thực tế có thể thấy rằng thời gian xử lý hồ sơ chứng từ 2 ngày là phù hợp trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN. Tuy nhiên,
cán bộ kiểm soát chi thường xuyên NSNN phải hết sức cố gắng để thực hiện quy trình vì ngoài thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi NSNN, hệ thống KBNN còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác theo chức năng của mình.
Bảng 4.11. Tổng hợp ý kiến đánh giá của cán bộ KBNN tỉnh Thái Bình về thực hiện kiểm soát chi thường xuyên NSNN tại KHNN tỉnh Thái Bình
Diễn giải Ý kiến trả lời Tỷ lệ %
Có Không Có Không
1. Đơn vị SDNS thường xuyên đối chiếu với Kho bạc về tình hình chi thường xuyên NSNN theo định kỳ không ?
19 100
2. Thời gian xử lý hồ sơ theo quy trình 2 ngày làm việc
có hợp lý không ? 17 02 89 11
3. Cho biết quy trình kiểm soát chi thường xuyên
NSNN của Kho bạc cóđápứngđược yêu cầu không ? 17 02 89 11 4. Sự thay đổi thường xuyên của các văn bản và chếđộ
có gây khó khăn cho việc kiểm soát gì không ? 18 01 94 6 5. Trình độ của kế toánđơn vị SDNS cóđápứngđược
yêu cầu của công việc chưa ? 01 18 6 94
Nguồn: Kết quả khảo sát các đơn vị sử dụng NSNN Qua tổng hợp ý kiến tổng hợp đánh giá của các cán bộ KBNN tỉnh Thái Bình về thực hiện kiểm soát chi thường xuyên NSNN tại KBNN tỉnh Thái Bình cho thấy
Có 100% ý kiến nhận xét đơn vị sử dụng NSNN thực hiện đối chiếu thường xuyên với Kho bạc về tình hình chi thường xuyên theo quy định
Về thời gian xử lý hồ sơ theo quy trình làm việc có 89% cán bộ cho là hợp lý, 11% cho là không hợp lý. Về quy trình kiểm soát chi thường xuyên có 89% cán bộ cho là phù hợp, 11% cho là bình thường.
4.1.2.3. Đánh giá thực trạng về kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước đối với các đơn vị hành chính tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Thái Bình
1. Kết quả đạt được về kiểm soát chi thường xuyên Ngân sách Nhà nước đối với các đơn vị hành chính tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Thái Bình
Kiểm soát chi NSNN đã được thể chế hoá và đang trở thành một công cụ không thể thiếu của bộ máy Tài chính Nhà nước, bước đầu đã giúp cho cấp uỷ,
chính quyền địa phương chủ động trong việc cân đối thu- chi, điều hành NSNN trên địa bàn, phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho sự phát triển kinh tế - xã hội. Những kết quả đạt được thể hiện ở các mặt sau:
Thứ nhất, thông qua KSC thường xuyên NSNN, KBNN tỉnh Thái Bình đã
kiểm soát tương đối chặt chẽ các khoản chi tiêu của các đơn vị sử dụng NSNN, bằng việc yêu cầu các đơn vị phải chấp hành đầy đủ các điều kiện chi NSNN theo Luật NSNN.
Thứ hai, công tác lập, duyệt và phân bổ dự toán đã dần đi vào nề nếp. Cụ
thể, thời hạn gửi dự toán chi đến KBNN tuy chưa hoàn toàn đáp ứng được yêu cầu của Luật NSNN (sửa đổi), nhưng qua quá trình kiểm soát, hướng dẫn các đơn vị sử dụng NSNN đã gửi sớm hơn; chất lượng phân bổ và giao dự toán cũng đã được các đơn vị chủ quản chú trọng hơn. Đặc biệt dự toán chi thường xuyên của các đơn vị sử dụng NSNN đã được giao chung vào một nhóm mục, nên đã tạo tính chủ động cho các đơn vị trong việc sử dụng kinh phí NSNN cấp, hạn chế tình trạng bổ sung, điều chỉnh dự toán, qua đó công tác kiểm soát chi NSNN của KBNN tỉnh Thái Bình cũng được thuận lợi hơn.
Thứ ba, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan, đơn vị trong việc quản lý chi
NSNN cũng được quy định rõ hơn đã góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn NSNN. Cụ thể, đối với cơ quan Tài chính đã tăng cường được tính chủ động trong việc điều hành NSNN. Đối với KBNN, từ chỗ chỉ đơn thuần chấp hành xuất quỹ NSNN theo quyết định chi của cơ quan Tài chính hoặc đơn vị dự toán, đến nay đã chuyển sang thực hiện kiểm tra, kiểm soát theo dự toán, đảm bảo đúng chế độ quy định.
Thứ tư, thông qua kiểm soát chi NSNN theo hình thức rút dự toán tại
KBNN đã tạo điều kiện cho các đơn vị dự toán chấp hành việc sử dụng NSNN theo đúng dự toán được duyệt, đúng định mức, tiêu chuẩn, chế độ do Nhà nước quy định. Đặc biệt là việc xây dựng, mua sắm, sửa chữa của các đơn vị đã được quản lý một cách chặt chẽ bằng cơ chế đấu thầu và việc kiểm tra, kiểm soát chứng từ chi của KBNN. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thứ năm,thông qua báo cáo tồn quỹ NSNN hàng ngày của KBNN tỉnh Thái
Bình đã giúp cho cơ quan Tài chính địa phương, UBND huyện chủ động điều hành Ngân sách. Tiền của NSNN được quản lý đúng chế độ, chi đúng đối tượng,