3.2.1. Phương pháp chọn mẫu khảo sát
Để tiến hành nghiên cứu đề tài, tôi chọn mẫu đại diện cho Topica Hà Nội là 182 mẫu điều tra bao gồm 2 lãnh đạo Tổ hợp, 20 cán bộ quản lí phòng ban, 80 nhân viên và 80 cộng tác viên. Quá trình điều tra được thực hiện với các lao động được chọn một cách ngẫu nhiên, trong đó bao gồm cả nhân viên và cộng tác viên.
3.2.2. Phương pháp thu thập dữ liệu
11.Dữ liệu thứ cấp:
Các tài liệu đã công bố
+ Sách, báo, tạp chí, internet, tài liệu nghiên cứu về quản lý và sử dụng lao động tại các cơ quan, từ các nguồn nghiên cứu trước đây
+ Các báo cáo tổng kết các năm 2013-2015 của bộ phận, phòng ban thuộc Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA trụ sở Hà Nội.
b. Dữ liệu sơ cấp
Bảng 3.1. Số lượng mẫu điều tra
Đối tượng điều tra Số lượng
(người) Nội dung điều tra
Phương pháp điều tra Lãnh đạo cấp Tổ hợp (giám đốc và phó giám đốc) 2 Định hướng, chỉ đạo trong quản lý lao động, định hướng quy trình tuyển dụng
Phỏng vấn sâu
Cán bộ quản lý trung tâm chính sách quyền lợi và phát triển nhân lực và Cán bộ quản lý tại các phòng ban khác. 20 Lập kế hoạch tuyển dụng, tuyển dụng và quản lí nhân lực tại bộ phận phòng, ban của mình quản lý Phỏng vấn sâu Nhân viên và cộng tác viên 80 nhân viên; 80 cộng tác viên Đánh giá về công tác tuyển dụng, tuyển chọn, đào tạo, thăng tiến, chế độ đãi ngộ…
Phỏng vấn qua bảng hỏi
Nguồn: Tác giả tổng hợp (2016) 3.2.3. Phương pháp xử lý và tổng hợp dữ liệu
Xử lý: kiểm tra lại, hiệu chỉnh, mã hóa, nhập vào cơ sở dữ liệu của phần mềm excel
Tổng hợp: nhập vào máy tính, sắp xếp phân tổ; xây dựng bảng, đồ thị, sơ đồ. 3.2.4. Phương pháp phân tích thông tin
a. Phương pháp thống kê mô tả
Các số liệu khi được thu thập, quá trình tìm hiểu thực tế sẽ được mô tả, thống kê lại trong quá trình thực hiện, phản ánh thực trạng quản lý lao động tại Tổ hợp, thực trạng công tác thu hút nguồn nhân lực, công tác đào tạo và phát triển nhân lực, công tác duy trì nguồn nhân lực tại Tổ hợp.
b. Phương pháp phân tổ thống kê
Sử dụng phương pháp phân tổ thống kê vào phân tổ nguồn nhân lực. Bao gồm: giới tính, độ tuổi, chuyên môn, số năm kinh nghiệm, thù lao lao động. c. Phương pháp phân tích dãy số biến động thời gian
Sử dụng các chỉ tiêu phân tích tốc độ phát triển; tốc độ tăng, giảm; phân tích sự biến động trong quản lý và sử dụng lao động tại Tổ hợp công nghệ giáo dục Topica trụ sở Hà Nội.
d. Phương pháp so sánh
Trong tiến trình thực hiện đề tài sử dụng phương pháp so sánh theo thời gian qua các năm cụ thể (2013-2015). Từ đó có thể nhận thấy sự thay đổi của các chỉ tiêu như: lượng tăng giảm lao động, chất lượng lao động qua các năm, cơ cấu theo từng chỉ tiêu thay đổi như thế nào… phản ánh xác thực tình hình lao động của Tổ hợp và phản ánh được phần nào sự biến động nguồn lao động, công tác quản lý nguồn nhân lực tại Tổ hợp và trong môi trường kinh tế hiện tại.
e. Phương pháp chuyên gia, chuyên khảo
Tham khảo ý kiến của các chuyên gia, các giảng viên có chuyên môn về kinh tế, quản lý kinh tế và các lĩnh vực có liên quan đến quản lí nhân lực trong các doanh nghiệp.
3.3. HỆ THỐNG CÁC CHỈ TIÊU NGHIÊN CỨU a. Nhóm chỉ tiêu thể hiện thực trạng số lượng nhân lực a. Nhóm chỉ tiêu thể hiện thực trạng số lượng nhân lực
- Số nhân viên qua 3 năm - Số cộng tác viên qua 3 năm
- Sự biến động về nhân viên và cộng tác viên qua các năm b. Nhóm chỉ tiêu thể hiện về thực trạng sử dụng nhân lực
- Số lượng, tỉ lệ giữa nhân lực nam với nhân lực nữ - Số lượng, tỉ lệ nhân lực theo trình độ, năm công tác
- Số lượng và tỉ lệ nhân lực giữa các trung tâm, phòng ban trong Tổ hợp c. Nhóm chỉ tiêu thể hiện quản lý nhân lực
- Các căn cứ tuyển dụng
- Số lượng nhân viên được tuyển dụng - Số lượng các lớp bồi dưỡng được tổ chức - Số lượng nhân viên được đào tạo
- Số lượng nhân viên được nâng lương
- Số lượng nhân viên thuyên chuyển công tác - Số lượng nhân viên bị khiển trách, cảnh cáo d. Nhóm chỉ tiêu thể hiện kết quả sử dụng nhân lực
- Số ngày làm việc bình quân/ 1 nhân viên - Tiền lương bình quân/ 1 nhân viên
PHẦN 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI TỔ HỢP CÔNG NGHỆ GIÁO DỤC TOPICA TRỤ SỞ HÀ NỘI NGHỆ GIÁO DỤC TOPICA TRỤ SỞ HÀ NỘI
4.1.1. Thực trạng nhân lực tại Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA trụ sở Hà Nội Hà Nội
Tổ hợp Công nghệ giáo dục TOPICA là một đơn vị kinh doanh mang tính khoa học, sản phẩm là kết quả của trí tuệ, chất xám nên đòi hỏi nguồn nhân lực chủ yếu có trình độ đại học trở lên. Nhờ có được hệ thống đào tạo, tuyển chọn từ trước nên hiện nay Tổ hợp có một đội ngũ nhân viên tương đối đồng đều về chất, năng động, sáng tạo, có khả năng hoàn thành tốt công việc được giao.
Tổng số nhân lực của Tổ hợp là 1196 người trong đó số nhân viên chiếm 52,51% (tương ứng 629 người) còn lại là đội ngũ cộng tác viên. Phần lớn nhân viên tập trung ở khối SO2 và khối SH. Khối SO2 cũng là khối liên quan nhiều nhất đến đào tạo, phát triển chuyên môn, quản lí học viên và giám sát chất lượng. Các khối SZ, SF và khối HDR là ba khối của tầng công ty Headquarter, cơ quan phụ trách những thủ tục hành chính, pháp chế,… của không chỉ TOPICA Hà Nội mà còn của cả Tổ hợp. 3 khối này có tỷ lệ nhân lực gần 20% trong tổng số nhân lực của toàn bộ TOPICA Hà Nội. Tuy số lượng của 3 khối này không nhiều nhưng lại phải đảm nhiệm công việc về hành chính cho toàn Tổ hợp, cho thấy khối lượng công việc ở các bộ phận này rất nhiều. Và tất cả các bộ phận, khối khác trong Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA nói chung đều phải có giao dịch với bộ phận này.
Khối có số lượng nhân sự thấp nhất tại Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA trụ sở Hà Nội là khối SO3. Khối này chỉ gồm một trung tâm là trung tâm nghiên cứu và phát triển. Ngay từ tên gọi đã nói lên đặc thù của khối/ trung tâm này, đó là thiên về nghiên cứu, không có bộ phận vận hành nên số lượng nhân sự không nhiều như các khối khác.
Tuy là khối mới được thành lập nhưng là khối có số lượng nhân sự đông nhất là khối SH, gồm 2 trung tâm vận hành và phát triển Edumall Việt Nam, chiếm tới gần 25% tổng số nhân sự hiện có tại Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA trụ sở Hà Nội.
Bảng 4.1. Số lượng nhân viên của Tổ hợp TOPICA trụ sở Hà Nội năm 2016
Đơn vị Tổng số
Nhân viên Cộng tác viên Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Tổng 1196 629 52,59 569 47,58
1. Khối S1- TT tuyển sinh và truyền thông 30 20 66,67 10 33,33
2. Khối S2 95 46 48,42 49 51,58
Trung tâm vận hành HN 63 30 47,62 33 52,38
Trung tâm quản lý học tập 25 11 44,00 14 56,00
Ban đối ngoại 7 5 71,43 2 28,57
3. Khối SO1 131 115 87,79 16 12,21
TT Tuyển sinh HN 80 80 100,00 0 0,00
TT Mar 49 34 69,39 15 30,61
4. Khối SO2 270 115 42,59 155 57,41
TT Vận hành Đào tạo 146 49 33,56 97 66,44
TT phát triển chuyên môn 49 24 48,98 25 51,02
TT quản lý học viên 29 19 65,52 10 34,48
TT giám sát chất lượng 46 23 50,00 23 50,00
5. Khối SO3- TT nghiên cứu và phát triển 12 8 66,67 4 33,33
6. Khối SO4 130 60 46,15 70 53,85
TT tuyển dụng giảng viên quốc tế 22 17 77,27 5 22,73
TT vận hành giảng viên quốc tế 108 43 39,81 65 60,19
7. Khối SZ 57 39 68,42 18 31,58 TT Tài chính kế hoạch 29 25 86,21 4 13,79 TT pháp chế và kiểm định nội bộ 22 12 54,55 10 45,45 Ban trợ lý điều hành 6 2 33,33 4 66,67 8. Khối SF 75 46 61,33 29 38,67 TT Công nghệ phần mềm 25 15 60,00 10 40,00 TT Hạ tầng E-learning 27 15 55,56 12 44,44 TT Phát triển và ứng dụng công nghệ 33 16 48,48 17 51,52 9. Khối HRD 102 48 47,06 54 52,94
TT chính sách quyền lợi và phát triển nhân lực
19 10 52,63 9 47,37
TT thu hút nhân tài 21 11 52,38 10 47,62
TT hành chính tổng hợp 38 18 47,37 20 52,63
TT giải trí văn hóa nội bộ 24 9 37,50 15 62,50
10. Khối SH 296 132 44,59 164 55,41
TT vận hành và phát triển Edumall VN 184 75 40,76 109 59,24
TT CrossSell 112 57 50,89 55 49,11
Nguồn: Trung tâm chính sách quyền lợi và phát triển nhân lực của Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA (2016)
4.1.2. Thực trạng quản lý nguồn nhân lực tại Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA trụ sở Hà Nội TOPICA trụ sở Hà Nội
4.1.2.1. Thu hút nguồn nhân lực
a. Công tác lập kế hoạch tuyển dụng
Kế hoạch tuyển dụng của từng bộ phận là do quản lý của bộ phận lập vào đầu mỗi kì làm việc (tháng 1 và tháng 7 hàng năm) lập nên sau đó trình giám đốc Tổ hợp và Trung tâm chính sách quyền lợi và phát triển nhân lực để ra quyết định tuyển dụng trong đó chỉ có quy định mức tối đa được tuyển dụng, không quy định mức tối thiểu nếu như bộ phận vẫn đang vận hành tốt.
Hộp 4.1. Ý kiến của lãnh đạo Tổ hợp về định hướng tuyển dụng
Ông Phạm Minh Tuấn, giám đốc Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA, đã có chia sẻ về định hướng tuyển dụng của Tổ hợp: “Thà giảm doanh thu còn hơn không đảm bảo chất lượng tuyển dụng – We rather lower revenues but will not compromise on hiring quality”.
Phỏng vấn ông Phạm Minh Tuấn vào ngày 31 tháng 8 năm 2016 lúc 18 giờ 30 phút
b. Tổ chức thực hiện tuyển dụng nhân lực
Căn cứ tuyển dụng tại Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA trụ sở Hà Nội xuất phát từ nhu cầu nhân lực của Tổ hợp
Các vị trí cần được tuyển dụng sẽ do từng trưởng bộ phận (cụ thể là giám đốc các trung tâm) đề xuất lên cấp giám đốc Tổ hợp phê duyệt.
Giám đốc trung tâm trình giám đốc Tổ hợp phê duyệt số lượng tuyển tối đa cho từng vị trí.
Tuyển dụng không bị giới hạn về khoảng thời gian, chỉ cần đảm bảo số lượng nhân sự được tuyển dụng cho các vị trí trong các trung tâm.
Các vị trí tuyển dụng được
* Đối với đội ngũ quản lí: Tại Tổ hợp hiện nay có 2 nguồn tuyển dụng quản lý, đó là:
+ Thuyên chuyển, đề bạt từ dưới lên
+ Tuyển thẳng quản lý từ các nguồn bên ngoài vào
* Với đội ngũ nhân viên : TOPICA Hà Nội tuyển dụng thông qua các kênh: các trang chuyên về tuyển dụng, website chính thức của TOPICA, phát tờ rơi, tuyển qua giới thiệu của nhân viên đang làm việc tại Tổ hợp….
Bảng 4.2. Kết quả điều tra nhân viên tại Tổ hợp về thông tin tuyển dụng của Tổ hợp
Hình thức thông tin
Tính chung
Nhân viên (n=80) Cộng tác viên (n=80) Số lượt (người) Tỷ lệ (%) Số lượt (người) Tỷ lệ (%) Số lượt (người) Tỷ lệ (%)
Website của Topica 19 11,88 10 12,50 9 11,25
Tờ rơi 9 5,63 5 6,25 4 5,00
Từ chính nhân viên
của Topica 41 25,63 21 26,25 20 25,00
Website tuyển dụng 35 21,88 15 18,75 20 25,00
Quảng cáo trên
mạng xã hội 31 19,38 16 20,00 15 18,75
Khác 25 15,63 13 16,25 12 15,00
Tổng 160 100,00 80 100,00 80 100,00
Nguồn: Tổng hợp từ điều tra (2016)
Dựa vào đồ thị trên có thể thấy, hai kênh thông tin tuyển dụng hiệu quả nhất đối với cả nhân viên và cộng tác viên làm việc tại Tổ hợp công nghệ giáo dục Topica trụ sở Hà Nội đều là từ chính nhân viên của Topica và từ các website tuyển dụng, tiếp sau đó và từ các kênh quảng cáo trên mạng xã hội.
Website và tờ rơi là 2 hình thức ít có tương tác nhất.
Hiện nay, các chuyên trang về tuyển dụng hoạt động rất mạnh, có thể kể đến ybox.vn, tuyendung.vn,…. Khi cần tìm kiếm việc làm, người ta thường có xu hướng vào trong các website này, có thể có rất nhiều đơn vị tìm kiếm việc làm, được phân loại theo vị trí địa lý, tính chất công việc (toàn thời gian hay bán thời gian), doanh nghiệp trong nước hay doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài.
Song song với đó, mạng xã hội càng ngày càng trở nên phổ biến. Các nhà cung cấp dịch vụ mạng xã hội cũng phát triển thêm mảng quảng cáo, rất dễ thu hút người dùng. Còn phát tờ rơi là một phương pháp truyền thống, vừa tốn kém, mất công sức lại không hiệu quả, hiệu quả tiếp cận lại không cao.
c. Quy trình tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng của Tổ hợp gồm 6 bước từ đặt hàng tuyển dụng đến đánh giá tuyển dụng.
Sơ đồ 4.1. Quy trình tuyển dụng tại Tổ hợp
Nguồn: Trung tâm chính sách quyền lợi và phát triển nhân lực của Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA (2016) Bước 1: Trung tâm có nhu cầu tuyển dụng đặt hàng trung tâm thu hút nhân tài hỗ trợ tuyển dụng vị trí cần tuyển
Trung tâm cần tuyển người cung cấp cho trung tâm thu hút nhân tài các thông tin cần thiết để đăng tin tuyển dụng: tên của vị trí cần tuyển, số lượng nhân sự cần tuyển, mô tả công việc.
Bước 2: Trung tâm thu hút nhân tài thu thập hồ sơ ứng viên phù hợp
Sau khi nhận được những thông tin cần thiết để đăng bài tuyển dụng, trung tâm thu hút nhân tài đăng tin tuyển dụng qua các kênh truyền thông: trang web của Tổ hợp, báo mạng, facebook, google…
Sau đó trung tâm thu hút nhân tài tiến hành thu thập, tổng hợp hồ sơ các ứng viên gửi về.
Bước 3: Tổ chức phỏng vấn
Trung tâm thu hút nhân tài phụ trách liên hệ với ứng viên và trung tâm có nhu cầu về nhân sự để đặt được lịch hẹn phù hợp cho 2 bên.
Thành phần của buổi phỏng vấn: ứng viên, quản lý của trung tâm/phòng ban có nhu cầu về nhân sự.
Trung tâm thu hút nhân tài phụ trách tổng hợp kết quả của buổi phỏng vấn. Bước 1: Đặt hàng tuyển dụng
Bước 2: Thu thập hồ sơ ứng viên phù hợp
Bước 3: Tổ chức phỏng vấn
Bước 4: Thông báo kết quả cho ứng viên
Bước 5: Thử việc
Bước 4: Thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên
Sau khi tổng hợp được kết quả phỏng vấn, trung tâm thu hút nhân tài là đầu mối liên hệ thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên.
Với những ứng viên đồng ý đến nhận việc, trung tâm thu hút nhân tài phụ trách hẹn lịch để ứng viên trúng tuyển đến văn phòng làm thủ tục tiếp đón.
Bước 5: Thử việc
Sau khi hoàn thành xong các thủ tục tiếp đón, nhân sự được đưa về quản lý trực tiếp tại trung tâm trong thời gian thử việc.
Thời gian thử việc sẽ do trung tâm quyết định. Đối với nhân viên là 1 hoặc 2 tháng, CTV không cần qua thử việc.
Bước 6: Đánh giá thử việc
Sau thời gian thử việc, quản lý trung tâm/phòng ban sẽ có buổi đánh giá thử việc.
Nếu qua thử việc, ứng viên chính thức được nhận vào làm. Khi đó trung tâm thu hút nhân tài phụ trách chuyển hồ sơ của nhân sự đó qua trung tâm Chính sách, Quyền lợi và Phát triển nhân lực quản lý.
Nếu không qua thử việc, ứng viên sẽ được thông báo và làm thủ tục cần thiết.