TOPICA trụ sở Hà Nội
4.1.2.1. Thu hút nguồn nhân lực
a. Công tác lập kế hoạch tuyển dụng
Kế hoạch tuyển dụng của từng bộ phận là do quản lý của bộ phận lập vào đầu mỗi kì làm việc (tháng 1 và tháng 7 hàng năm) lập nên sau đó trình giám đốc Tổ hợp và Trung tâm chính sách quyền lợi và phát triển nhân lực để ra quyết định tuyển dụng trong đó chỉ có quy định mức tối đa được tuyển dụng, không quy định mức tối thiểu nếu như bộ phận vẫn đang vận hành tốt.
Hộp 4.1. Ý kiến của lãnh đạo Tổ hợp về định hướng tuyển dụng
Ông Phạm Minh Tuấn, giám đốc Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA, đã có chia sẻ về định hướng tuyển dụng của Tổ hợp: “Thà giảm doanh thu còn hơn không đảm bảo chất lượng tuyển dụng – We rather lower revenues but will not compromise on hiring quality”.
Phỏng vấn ông Phạm Minh Tuấn vào ngày 31 tháng 8 năm 2016 lúc 18 giờ 30 phút
b. Tổ chức thực hiện tuyển dụng nhân lực
Căn cứ tuyển dụng tại Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA trụ sở Hà Nội xuất phát từ nhu cầu nhân lực của Tổ hợp
Các vị trí cần được tuyển dụng sẽ do từng trưởng bộ phận (cụ thể là giám đốc các trung tâm) đề xuất lên cấp giám đốc Tổ hợp phê duyệt.
Giám đốc trung tâm trình giám đốc Tổ hợp phê duyệt số lượng tuyển tối đa cho từng vị trí.
Tuyển dụng không bị giới hạn về khoảng thời gian, chỉ cần đảm bảo số lượng nhân sự được tuyển dụng cho các vị trí trong các trung tâm.
Các vị trí tuyển dụng được
* Đối với đội ngũ quản lí: Tại Tổ hợp hiện nay có 2 nguồn tuyển dụng quản lý, đó là:
+ Thuyên chuyển, đề bạt từ dưới lên
+ Tuyển thẳng quản lý từ các nguồn bên ngoài vào
* Với đội ngũ nhân viên : TOPICA Hà Nội tuyển dụng thông qua các kênh: các trang chuyên về tuyển dụng, website chính thức của TOPICA, phát tờ rơi, tuyển qua giới thiệu của nhân viên đang làm việc tại Tổ hợp….
Bảng 4.2. Kết quả điều tra nhân viên tại Tổ hợp về thông tin tuyển dụng của Tổ hợp
Hình thức thông tin
Tính chung
Nhân viên (n=80) Cộng tác viên (n=80) Số lượt (người) Tỷ lệ (%) Số lượt (người) Tỷ lệ (%) Số lượt (người) Tỷ lệ (%)
Website của Topica 19 11,88 10 12,50 9 11,25
Tờ rơi 9 5,63 5 6,25 4 5,00
Từ chính nhân viên
của Topica 41 25,63 21 26,25 20 25,00
Website tuyển dụng 35 21,88 15 18,75 20 25,00
Quảng cáo trên
mạng xã hội 31 19,38 16 20,00 15 18,75
Khác 25 15,63 13 16,25 12 15,00
Tổng 160 100,00 80 100,00 80 100,00
Nguồn: Tổng hợp từ điều tra (2016)
Dựa vào đồ thị trên có thể thấy, hai kênh thông tin tuyển dụng hiệu quả nhất đối với cả nhân viên và cộng tác viên làm việc tại Tổ hợp công nghệ giáo dục Topica trụ sở Hà Nội đều là từ chính nhân viên của Topica và từ các website tuyển dụng, tiếp sau đó và từ các kênh quảng cáo trên mạng xã hội.
Website và tờ rơi là 2 hình thức ít có tương tác nhất.
Hiện nay, các chuyên trang về tuyển dụng hoạt động rất mạnh, có thể kể đến ybox.vn, tuyendung.vn,…. Khi cần tìm kiếm việc làm, người ta thường có xu hướng vào trong các website này, có thể có rất nhiều đơn vị tìm kiếm việc làm, được phân loại theo vị trí địa lý, tính chất công việc (toàn thời gian hay bán thời gian), doanh nghiệp trong nước hay doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài.
Song song với đó, mạng xã hội càng ngày càng trở nên phổ biến. Các nhà cung cấp dịch vụ mạng xã hội cũng phát triển thêm mảng quảng cáo, rất dễ thu hút người dùng. Còn phát tờ rơi là một phương pháp truyền thống, vừa tốn kém, mất công sức lại không hiệu quả, hiệu quả tiếp cận lại không cao.
c. Quy trình tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng của Tổ hợp gồm 6 bước từ đặt hàng tuyển dụng đến đánh giá tuyển dụng.
Sơ đồ 4.1. Quy trình tuyển dụng tại Tổ hợp
Nguồn: Trung tâm chính sách quyền lợi và phát triển nhân lực của Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA (2016) Bước 1: Trung tâm có nhu cầu tuyển dụng đặt hàng trung tâm thu hút nhân tài hỗ trợ tuyển dụng vị trí cần tuyển
Trung tâm cần tuyển người cung cấp cho trung tâm thu hút nhân tài các thông tin cần thiết để đăng tin tuyển dụng: tên của vị trí cần tuyển, số lượng nhân sự cần tuyển, mô tả công việc.
Bước 2: Trung tâm thu hút nhân tài thu thập hồ sơ ứng viên phù hợp
Sau khi nhận được những thông tin cần thiết để đăng bài tuyển dụng, trung tâm thu hút nhân tài đăng tin tuyển dụng qua các kênh truyền thông: trang web của Tổ hợp, báo mạng, facebook, google…
Sau đó trung tâm thu hút nhân tài tiến hành thu thập, tổng hợp hồ sơ các ứng viên gửi về.
Bước 3: Tổ chức phỏng vấn
Trung tâm thu hút nhân tài phụ trách liên hệ với ứng viên và trung tâm có nhu cầu về nhân sự để đặt được lịch hẹn phù hợp cho 2 bên.
Thành phần của buổi phỏng vấn: ứng viên, quản lý của trung tâm/phòng ban có nhu cầu về nhân sự.
Trung tâm thu hút nhân tài phụ trách tổng hợp kết quả của buổi phỏng vấn. Bước 1: Đặt hàng tuyển dụng
Bước 2: Thu thập hồ sơ ứng viên phù hợp
Bước 3: Tổ chức phỏng vấn
Bước 4: Thông báo kết quả cho ứng viên
Bước 5: Thử việc
Bước 4: Thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên
Sau khi tổng hợp được kết quả phỏng vấn, trung tâm thu hút nhân tài là đầu mối liên hệ thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên.
Với những ứng viên đồng ý đến nhận việc, trung tâm thu hút nhân tài phụ trách hẹn lịch để ứng viên trúng tuyển đến văn phòng làm thủ tục tiếp đón.
Bước 5: Thử việc
Sau khi hoàn thành xong các thủ tục tiếp đón, nhân sự được đưa về quản lý trực tiếp tại trung tâm trong thời gian thử việc.
Thời gian thử việc sẽ do trung tâm quyết định. Đối với nhân viên là 1 hoặc 2 tháng, CTV không cần qua thử việc.
Bước 6: Đánh giá thử việc
Sau thời gian thử việc, quản lý trung tâm/phòng ban sẽ có buổi đánh giá thử việc.
Nếu qua thử việc, ứng viên chính thức được nhận vào làm. Khi đó trung tâm thu hút nhân tài phụ trách chuyển hồ sơ của nhân sự đó qua trung tâm Chính sách, Quyền lợi và Phát triển nhân lực quản lý.
Nếu không qua thử việc, ứng viên sẽ được thông báo và làm thủ tục cần thiết. d. Kết quả tuyển dụng
Có thể thấy, số lượng nhân viên được tuyển thêm của Tổ hợp công nghệ giáo dục Topica trụ sở Hà Nội qua các năm 2014, 2015, 2016 là tương đối lớn, bình quân 3 năm tỷ lệ người qua thử việc chính thức đạt 105,26%. Tuy nhiên, tỉ lệ ứng viên qua vòng phòng vấn đến nhận việc là chưa cao chỉ chiếm 60-70% số lượng người qua vòng phỏng vấn.
Bảng 4.3. Kết quả tuyển dụng tại Tổ hợp Topica trụ sở Hà Nội
Chỉ tiêu ĐVT 2014 2015 2016 So sánh (%) 15/14 16/15 BQ
Qua vòng phỏng vấn Người 411 520 516 126,52 99,23 112,05
Đến nhận việc Người 301 456 440 151,50 96,49 120,90
Qua thử việc chính thức Người 278 361 308 129,86 85,32 105,26 Tỷ lệ qua thử việc/qua
vòng phỏng vấn % 67,64 69,42 59,69 102,632 85,984 93,940 Nguồn: Trung tâm chính sách quyền lợi và phát triển nhân lực của Tổ hợp công nghệ
Tỷ lệ ứng viên qua thử việc/ ứng viên qua vòng phòng vấn giảm dần qua các năm 2014 đến 2016. Cụ thể là 67,64%, 69,42% và 59,69%.
Bên cạnh đó, các con số thể hiện tỷ lệ ứng viên qua vòng phỏng vấn, ứng viên đến nhận việc, ứng viên qua thử việc chính thức giảm dần qua 3 năm. Có thể nói, công tác tuyển dụng tại TOPICA Hà Nội đang dần thắt chặt hơn.
Tuy nhiên, đây mới chỉ là đánh giá qua các con số từ bộ phận tuyển dụng, còn chất lượng nhân sự được tuyển và công tác quản lý, sử dụng nguồn nhân lực đó như thế nào còn cần phải phân tích, tìm hiểu sâu hơn ở các phần sau.
e. Đánh giá của cán bộ quản lí và người lao động về công tác tuyển dụng tại Tổ hợp * Đánh giá của cán bộ quản lí về công tác tuyển dụng
Bảng 4.4 Ý kiến đánh giá của cán bộ quản lý các phòng, ban, khối về công tác tuyển dụng tại Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA trụ sở Hà Nội
Chỉ tiêu Số lượng (n=20) (người) Tỷ lệ (%) 1. Lập kế hoạch 20 100,00 - Phù hợp 12 60,00 - Chưa phù hợp 8 40,00 2. Quy trình tuyển dụng 20 100,00 - Chặt chẽ 9 45,00 - Bình thường 6 30,00 - Chưa chặt chẽ 5 25,00 3. Kết quả tuyển dụng 20 100,00
- Đủ theo yêu cầu 15 75,00
- Chưa đủ yêu cầu 5 25,00
Nguồn: Tổng hợp từ điều tra (2016)
Theo đánh giá của các quản lý của các phòng, ban về công tác tuyển dụng tại Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA trụ sở Hà Nội, các đánh giá tích cực khá nhiều. Cụ thể đánh giá việc lập kế hoạch là phù hợp chiếm 60%, Quy trình tuyển dụng chặt chẽ chiếm 9%, kết quả tuyển dụng đủ theo yêu cầu chiếm 75%.
Tuy nhiên , tỉ lệ đánh giá chưa tốt về các công tác này cũng không ít. Có 40% số quản lý được phỏng vấn cho rằng công tác lập kế hoạch là chưa phù hợp. 25% cho rằng quy trình tuyển dụng là chưa chặt chẽ. Và về kết quả tuyển dụng, 5% quản lý đồng ý rằng kết quả tuyển dụng chưa đủ yêu cầu.
Đây là những vấn đề rất đáng để ban lãnh đạo cấp cao lưu ý, và cần có phương án điều chỉnh trong thời gian tới, để công tác tuyển dụng tại Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA được tốt hơn.
Bảng 4.5. Ý kiến của người nhân viên về công tác tuyển dụng tại Tổ hợp
Chỉ tiêu Tính chung (n=160) Nhân viên (n=80) Cộng tác viên (n=80) Số ý kiến (người) Tỷ lệ (%) Số ý kiến (người) Tỷ lệ (%) Số ý kiến (người) Tỷ lệ (%) 1. Công tác tuyển dụng 160 100,00 80 100,00 80 100,00 Tốt 106 66,25 54 67,50 52 65,00 Khá 27 16,88 13 16,25 14 17,50 Trung bình 19 11,88 8 10,00 11 13,75 Kém 8 5,00 5 6,25 3 3,75 2. Căn cứ tuyển dụng chính 160 100,00 80 100,00 80 100,00 Trình độ chuyên môn 70 43,75 34 42,50 36 45,00 Kinh nghiệm 24 15,00 9 11,25 15 18,75 Sức khỏe 66 41,25 37 46,25 29 36,25
Nguồn: Tổng hợp từ điều tra (2016)
Đánh giá về công tác tuyển dụng nhân viên. Khi được hỏi có 66,25% số ý kiến cho rằng đã làm tốt, 16,88% cho rằng Tổ hợp công nghệ giáo dục Topica trụ sở Hà Nội chỉ dừng ở mức khá, 11,88% đánh giá trung bình và có 5% cho rằng chưa tốt. Tỷ lệ này cũng khá tương đồng với tỷ lệ chung khi xem xét giữa 2 nhóm nhân viên và cộng tác viên.
Về căn cứ tuyển dụng, Tổ hợp công nghệ giáo dục Topica trụ sở Hà Nội hầu như ít tuyển dụng căn cứ vào mức lương phải trả hay theo bằng cấp. Theo ý kiến của các nhân viên, Tổ hợp tuyển dụng nhân viên căn cứ vào trình độ chuyên môn với 43,75% ý kiến, dựa vào sức khỏe người nhân viên có 41,25% ý kiến, dựa vào kinh nghiệm với 15% ý kiến. Tuy nhiên, khi xem xét chỉ tiêu này giữa 2 nhóm nhân viên và cộng tác viên thì có sự khác biệt. Đối với nhân viên thì có nhiều ý kiến cho rằng căn cứ để tuyển dụng chủ yếu dựa vào sức khỏe nhân viên (46,25% số ý kiến); còn đối với cộng tác viên thì tỷ lệ lớn nhất lại cho rằng căn cứ tuyển dụng chủ yếu dựa vào trình độ chuyên môn (45% số ý kiến). Như vậy, theo kết
quả điều tra, phỏng vấn thì đa phần số ý kiến cho rằng Tổ hợp tuyển dụng nhân viên căn cứ vào trình độ chuyên môn và sức khỏe của người nhân viên.
Có thể nói, công tác tuyển dụng nhân viên tại Tổ hợp vẫn còn một số hạn chế nhất định cần khắc phục. Việc đưa ra tiêu chuẩn tuyển dụng của công ty được đánh giá tốt. Tuy nhiên, quy trình tuyển dụng, phương pháp đánh giá ứng viên, chất lượng tuyển dụng nhân viên cần được nâng cao hơn nữa. Đây là một khâu rất quan trọng quyết định tới số lượng và chất lượng nhân viên của Tổ hợp, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và sử dụng nhân viên, cũng như hiệu quả kinh doanh của Tổ hợp.
4.1.2.2. Đào tạo nâng cao và phát triển nguồn nhân lực tại Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA trụ sở Hà Nội
Hiện nay để nâng cao năng lực làm việc, Tổ hợp thực hiện công tác đào tạo chủ yếu là đào tạo tại chỗ.
Đào tạo nguồn nhân lực
a. Căn cứ xác định đối tượng và nội dung đào tạo
Ở Topica Hà Nội, đào tạo chuyên môn được thực hiện ngay trong công việc theo hình thức cầm tay chỉ việc, đến tháng 3 năm 2015, Tổ hợp mới thành lập ra chương trình đào tạo nội bộ.
Với mong muốn giúp nhân sự nào cũng được đào tạo, hiểu rõ về văn hóa Topica, được nâng cao những kĩ năng cần thiết để làm việc hiệu quả hơn, đào tạo nội bộ đã ra đời.
Mục đích của đào tạo nội bộ là giúp nhân sự mới hòa nhập văn hóa TOPICA nhanh hơn, phát triển bản thân tốt hơn, từ đó làm việc hiệu quả hơn, định hướng công việc đúng đắn hơn.
Xuất phát từ việc nhận thức được tầm quan trọng của đào tạo nội bộ và nhu cầu muốn học hỏi của nhân sự, các lớp đào tạo nội bộ nói chung cũng như các lớp đào tạo kỹ năng quản lý cho quản lý trở lên và quản lý tiềm năng mới được tổ chức.
Thông tin về số lượng giảng viên của chương trình đào tạo nội bộ được thể hiện vào thời điểm đào tạo nội bộ mới ra đời, chưa có một quy trình, kế hoạch nào cụ thể, hầu hết là đào tạo ngắn hạn và đào tạo tại chỗ. Các quản lý cấp cao gác lại mọi công việc, dành thời gian 2-3 tiếng trực tiếp giảng dạy tại chỗ cho
quản lý cấp trung tâm/phòng, tiềm năng quản lý. Chia sẻ những kinh nghiệm hữu ích, giải đáp mọi thắc mắc cho học viên.
Hiện tại, ở Tổ hợp Topica trụ sở Hà Nội vẫn chưa đưa ra quy trình đào tạo cụ thể dành cho nhân viên và cộng tác viên. Các lớp học đào tạo nội bộ sẽ được tổ chức thành từng đợt khi có nội dung mới cần được phổ biến.
Hộp 4.2. Ý kiến đánh giá về công tác đào tạo lại tại Tổ hợp
Ông Nguyễn Thành Trung, phó giám đốc Tổ hợp nói về mục đích của việc đào tạo lại tại Tổ hợp: “Việc đào tạo giúp nhân viên, cộng tác viên mới hòa nhập văn hóa công ty nhanh hơn, phát triển bản thân tốt hơn, từ đó làm việc hiệu quả hơn, định hướng công việc đúng đắn hơn. Xuất phát từ việc nhận thức được tầm quan trọng của đào tạo nội bộ và nhu cầu muốn học hỏi của nhân viên và cộng tác viên, các lớp đào tạo nội bộ nói chung cũng như các lớp đào tạo kỹ năng quản lý cho quản lý mới được tổ chức. Ban giám đốc Tổ hợp có rất nhiều tâm huyết đặt vào các lớp học này để hướng tới một sự phát triển chung”.
Phỏng vấn ông Nguyễn Thành Trung, phó giám đốc Tổ hợp công nghệ giáo dục TOPICA, ngày 25 tháng 6 năm 2017 lúc 14 giờ.
b. Phương pháp đào tạo nội bộ
Hình thức đào tạo ở Tổ hợp công nghệ giáo dục Topica nói chung và Topica Hà Nội nói riêng là mở các lớp đào tạo tại chỗ.
Giảng viên của các lớp học này là các quản lý cấp cao của Topica. Học viên là nhân viên được các phòng ban cử đi học. Mô hình lớp học 1 giảng viên, số lượng học viên không giới hạn (tuy nhiên, thông thường 1 lớp có 10-20 học