Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.2. Thực trạng quản trị chi phí tại công ty TNHH Tư vấn & xây dựng Đông
năm 2015, 2016, 2017.
Trong ba năm qua sản lượng của công ty tăng bình quân là 107%, nhưng các loại chi phí đều tăng hơn 110%. Như vậy, chi phí sản xuất của công ty đang có xu hướng tăng lên trên cả ba loại CP NVLTT, CP NCTT, CPMTC, CPSXC. Điều này là một bài toán khó cho nhà quản trị chi phí sản xuất tại công ty, phải đề ra các phương án và biện pháp xử lý kiểm soát chi phí sản xuất cho giá thành công ty là thấp nhất từ đó tăng lợi nhuận của công ty, giúp công ty phát triển tốt hơn.
4.2. THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN & XÂY DỰNG ĐÔNG HƯNG – THÁI BÌNH XÂY DỰNG ĐÔNG HƯNG – THÁI BÌNH
Quản trị chi phí là là một phần của các chiến lược tăng trưởng kinh doanh của bất cứ một công ty nào nhằm không những cắt giảm chi phí tăng lợi nhuận mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường. Vì thế một trong các hướng đi mà nhiều doanh nghiệp hiện nay tập trung phát triển đó là nâng cao tác dụng của quản trị chi phí nhằm tiết kiệm chi phí ngày một hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụ của mình ngày càng có chất lượng và giá cả phù hợp hơn với khách hàng. Công ty TNHH Tư Vấn và Xây Dựng Đông Hưng - Thái Bình luôn coi trọng công tác quản trị chi phí đặc biệt là quản trị chi phí sản xuất.
4.2.1. Lập dự toán chi phí xây dựng tại Công ty
4.2.1.1. Lập phương án tiến độ tổ chức thi công
Sau khi nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu, nhà thầu trúng thầu phải gửi cho bên mời thầu thông báo chấp nhận đàm phán hợp đồng trong thời hạn 30 đến 45 ngày kể từ ngày nhận thông báo trúng thầu. Sau đó theo lịch biểu đã thống nhất, hai bên tiến hành thương thảo hoàn thiện và ký hợp đồng, nhà thầu trúng thầu sẽ phải nộp cho bên mời thầu khoản bảo lãnh thực hiện hợp đồng không quá
10% giá trị hợp đồng tùy theo loại hình và quy mô của hợp đồng và được nhận lại bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến khi chuyển sang thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh hoặc bảo trì.
Đối với công trình có tính chất kỹ thuật phức tạp sau khi triển khai thi công nhà thầu phải có trách nhiệm lập bản vẽ thi công và lập dự toán công trình, dự toán công trình này có thể cao hơn hoặc thấp hơp giá trị gói thầu đã ký hợp đồng phụ thuộc hoàn toàn vào tính chính xác của khối lượng các hạng mục công trình thực tế mà nhà thầu sẽ thi công. Sau khi có dự toán điều chỉnh và hồ sơ bản vẽ thi công được chủ đầu tư chấp thuận nhà thầu sẽ lập tiến độ chi tiết các hạng mục công việc thực tế thi công theo trình tự các điểm dừng kỹ thuật từ khi huy động nhân lực, thiết bị cho đến khi kết thúc công trình nhưng không được vượt quá thời gian cho phép đã đăng ký trong hồ sơ dự thầu. Nếu khối lượng phát sinh lớn hơn 10% khối lượng mời thầu thì nhà thầu yêu cầu chủ đầu tư điều chỉnh tiến độ thi công cho phù hợp và thương thảo lại đơn giá dự thầu cũng như điều chỉnh lại hợp đồng đã ký bằng bổ sung phụ lục hợp đồng.
Khi nhà thầu nhận mặt bằng, hồ sơ kỹ thuật công trình cần phải kiểm tra tính chính xác của hồ sơ thiết kế đã được chủ đầu tư bàn giao cho nhà thầu mới tiến hành thi công. Dự án đầu tư xây dựng công trình có thể gồm một hoặc nhiều loại công trình với một hoặc nhiều cấp công trình khác nhau. Tùy theo quy mô, tính chất của công trình cụ thể, việc thiết kế xây dựng công trình được thực hiện một bước, hai bước hoặc ba bước như sau:
- Thiết kế một bước: là thiết kế bản vẽ thi công được áp dụng đối với công trình chỉ lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình. Trường hợp này, bước thiết kế cơ sở, bước thiết kế kỹ thuật và bước thiết kế bản vẽ thi công được gộp thành một bước và gọi là thiết kế bản vẽ thi công.
Đối với trường hợp thiết kế một bước, có thể sử dụng thiết kế mẫu, thiết kế điển hình do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành để triển khai thiết kế bản vẽ thi công;
- Thiết kế hai bước bao gồm: bước thiết kế cơ sở và bước thiết kế bản vẽ thi công được áp dụng đối với công trình quy định phải lập dự án trừ các công trình được quy định tại điểm a, điểm c khoản này. Trường hợp này, bước thiết kế kỹ thuật và bước thiết kế bản vẽ thi công được gộp thành một bước và gọi là bước thiết kế bản vẽ thi công;
- Thiết kế ba bước bao gồm: bước thiết kế cơ sở, bước thiết kế kỹ thuật và bước thiết kế bản vẽ thi công được áp dụng đối với công trình quy định phải lập dự án. Tuỳ theo mức độ phức tạp của công trình, việc thực hiện thiết kế ba bước do người quyết định đầu tư quyết định.
* Nội dung thực hiện thiết kế bản vẽ thi công tại công ty
- Thiết kế cơ sở: là thiết kế được thực hiện trong giai đoạn lập Dự án đầu tư xây dựng công trình trên cơ sở phương án thiết kế được lựa chọn, bảo đảm thể hiện được các thông số kỹ thuật chủ yếu phù hợp với các quy chuẩn, tiêu chuẩn được áp dụng, là căn cứ để triển khai các bước thiết kế tiếp theo, đây là thiết kế sơ bộ do chủ đầu tư thuê đơn vị thiết kế độc lập thực hiện
- Thiết kế kỹ thuật là thiết kế được thực hiện trên cơ sở thiết kế cơ sở trong
dự án đầu tư xây dựng công trình được phê duyệt, bảo đảm thể hiện được đầy đủ các thông số kỹ thuật và vật liệu sử dụng phù hợp với các quy chuẩn, tiêu chuẩn được áp dụng, là căn cứ để triển khai bước thiết kế bản vẽ thi công, thiết kế chi tiết tại hồ sơ mời thầu do chủ đầu tư thuê đơn vị thiết kế độc lập thực hiện
- Thiết kế bản vẽ thi công là thiết kế bảo đảm thể hiện được đầy đủ các
thông số kỹ thuật, vật liệu sử dụng và chi tiết cấu tạo phù hợp với các quy chuẩn, tiêu chuẩn được áp dụng, đảm bảo đủ điều kiện để triển khai thi công xây dựng công trình. Nó là thiết kế chi tiết do nhà thầu xây lắp thực hiện hoặc do nhà thầu chính thuê nhà thầu phụ là một đơn vị thiết kế.
- Thi công xây dựng công trình dân dụng-công nghiệp: Thi công xây dựng
công trình dân dụng và công nghiệp đang là một lĩnh vực thế mạnh của Công ty TNHH Tư Vấn & Xây Dựng Đông Hưng – Thái Bình, nhờ có đội ngũ kỹ sư nhiều kinh nghiệm trong giám sát, quản lý dự án, tổ chức thi công kết hợp với các đội thi công chuyên nghiệp và phương tiện máy móc thi công hiện đại tiên tiến.
* Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của đội trưởng đội thi công
- Đội trưởng Đội thi công có nhiệm vụ tổ chức thi công theo đúng hợp đồng của Công ty đã ký kết về thi công. Tuân thủ các quy trình, quy phạm của bản vẽ thiết kế đã được phê duyệt. Chịu trách nhiệm toàn bộ về chất lượng, tiến độ, an toàn lao động; chấp hành báo cáo, kiểm tra, nghiệm thu từng phần đến khi hoàn thành công trình và bảo hành theo quy định.
- Chịu sự giám sát, kiểm tra của chủ đầu tư, chịu sự quản lý toàn diện của Phòng Quản lý thi công và các ngành chức năng theo quy định.
- Tạo nguồn vốn và thiết bị trong quá trình xây lắp, hạch toán theo quy chế của Công ty
- Đội trưởng được ký hợp đồng lao động theo thời vụ với người lao động, mọi chế độ, quyền lợi phải thể hiện qua hợp đồng lao động, phù hợp với pháp luật và quy chế của Công ty. Tổ chức huấn luyện cho công nhân về an toàn lao động, vệ sinh lao động, kết hợp chặt chẽ với các phòng, ban chuyên môn thuộc Công ty để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
- Đội trưởng Đội thi công được chủ động tăng, giảm, khen thưởng, kỷ luật người lao động trong phạm vi quyền hạn của mình.
* Mối quan hệ giữa các bộ phận quản trị chi phí trong quá trình thiết kế bản vẽ thi công
- Mối quan hệ giữa các bộ phận: Chịu trách nhiệm chính rà soát, kiểm tra hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công do nhà thầu phụ bên A lập trước khi trình cho tư vấn và chủ đầu tư chấp thuận là phòng kỹ thuật. Đội thi công và ban chỉ huy công trường có trách nhiệm phối hợp với nhà thầu phụ kiểm tra giám sát về tiến độ thực hiện, cũng như tính chính xác và minh bạch của số liệu công trình trong hợp đồng nhà thầu phụ đã ký với nhà thầu chính.
4.2.1.2. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Sơ đồ 4.2. Trình tự lập dự toán chi phí nguyên vật liệu tai công ty TNHH Tư Vấn & Xây Dựng Đông Hưng - Thái Bình
Phòng kỹ thuật Kiểm tra, tính toán khối lượng nguyên liệu, vật
liệu thi công
Phòng kế toán – tài chính tính toán từng hạng mục công trình, lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu Phòng kinh tế thị trường tìm hiểu thị trường, lựa chọn nhà cung cấp, thương thảo
và ký hợp đồng Phòng kinh tế thị trường kết hợp phòng kế toán chuẩn bị nhập mua vật tư Nhập mua vật tư
chuẩn bị cho thi công công trình
* Căn cứ lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu chính
- Để triển khai việc thi công công trình, phòng kỹ thuật kiểm tra tính toán khối lượng thi công chính xác theo bản vẽ và hợp đồng đã duyệt, sau đó chuyển xuống phòng kế toán – tài chính sẽ có trách nhiệm tính toán từng hạng mục công trình cần khối lượng vật tư, vật liệu bao nhiêu và làm bảng kê chi tiết lên kế hoạch số lượng vật tư vật liệu cần phục vụ cho từng hạng mục công trình hàng tuần, tháng, quý… Kế hoạch cung cấp vật liệu chính như Xi măng, Sắt, thép, cát, đá …cho từng hạng mục công trình , công việc theo thời gian 1 tuần, 1 tháng hay 1 quý. Và thường xuyên được theo dõi để điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tế.
- Khi thi công công trình mọi kế hoạch đã được lập sẵn niêm yết, nó là cơ sở cho phòng kinh tế thị trường tìm hiểu thị trường vật tư, vật liệu lựa chọn nhà cung cấp vật tư cho việc thi công công trình đều đặn. Việc dự toán vật tư cũng là cơ sở cho phòng kế toán cung cấp tài chính cho bộ phận thu mua vật tư, vật liệu phục vụ công trình, việc thi công phần móng cần khối lượng vật tư Xi măng, sắt thép, cát, đá nhiều nên phòng thu mua vật tư cần kiểm soát chặt chẽ về khối lượng, nơi cung cấp, chất lượng… sẽ tiết kiệm được phần không nhỏ lượng vật tư mua làm cho mức lãi suất công tình tăng hơn dự kiến.
- Nhằm dự kiến số nguyên vật liệu chính cần cho quá trình thi công, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được lập cho từng công trình, hạng mục công trình. Cơ sở lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là dựa vào các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để xem xét và lập dự toán.
- Sau khi đã hoàn tất các khâu, phòng kinh tế thị trường kết hợp với phòng kế toán hoàn thiện hợp đồng, chứng từ với nhà cung cấp và chuẩn bị cung cấp tài chính đặt cọc cho nhà cung cấp nhập mua nguyên vật liệu chuẩn bị cho công trường thi công.
- Do đặc thù sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xây dựng, số lượng vật tư mua về không qua nhập kho mà nhà cung cấp chuyển thẳng đến công trường theo từng ngày, tuần đối với mức độ thi công công trình, hạng mục công trình, tất cả nguyên vật liệu nhập cho công trường phải tuân thủ theo ban chỉ huy công trường chỉ đạo, kiểm soát tránh thất thoát, chất lượng không đảm bảo…
Bảng 4.1. Dự toán chi phí nguyên liệu, vật liệu
Hạng mục: Phần xây dựng nhà điều hành nhà máy sản xuất các sản phẩm điện gia dụng và nhôm gia dụng cao cấp
STT MSVT Tên vật tư ĐVT Khối lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) 1 2 3 4 5 6 7=5*6
1 V10012 Băng keo lưới M 397,50 500 198.750
2 V10126 Cát đen M3 33.397,13 63.636 2.125.259.765 3 V10130 Cát mịn ML = 1,5 - 2,0 M4 201,55 90.909 18.322.709 4 V10134 Cát vàng M5 12,53 254.545 3.189.449 5 V10135 Cát vàng đổ bê tông M6 182,28 254.545 46.398.463 6 V10155 Cây chống Cây 209,76 32.000 6.712.320 7 V10197 Cọc tre dưới 2,5m M 14.118,72 3.636 51.335.666 8 V10263 Dây thép Kg 731,96 16.364 11.977.793 9 V10280 Đá 1x2 M3 278,22 168.182 46.791.596 10 V10281 Đá 2x4 M3 28,55 168.182 4.801.596 11 V10300 Đá Genanit tự nhiên M2 76,50 909.090 69.545.385
12 V10334 Đinh đỉa Cái 25,24 2.500 63.100
13 V10357 Gạch 120x400 M2 27,62 85.000 2.347.700 14 V10358 Gạch 120x500 M2 43,31 150.000 6.496.500 15 V10367 Gạch 300x300 M2 63,05 134.545 8.483.062 16 V10369 Gạch 400x400 M2 247,25 101.818 25.174.501 17 V10375 Gạch 600x600 M2 800,98 150.000 120.147.000 18 V10381 Gạch chỉ 6,5x10,5x22 Viên 179.890,56 1.227 220.725.717 19 V10386 Gạch đất nung 350x350 M2 45,42 85.000 3.860.700 20 … x x Tổng cộng x x x 4.470.566.872
Nguồn: Phòng Kế hoạch - Kế toán (2015)
4.2.1.3. Dự toán chi phí máy thi công
Sơ đồ 4.2. Trình tự lập dự toán chi phí máy thi công tai công ty TNHH Tư Vấn & Xây Dựng Đông Hưng - Thái Bình
- Dự toán chi phí máy thi công được lập căn cứ vào dự toán khối lượng máy thi công sử dụng cho từng công trình, hạng mục công trình. Dự toán số giờ máy thi công, chi phí lương nhân viên điều khiển máy, khấu hao máy thi công …chi phí nguyên, nhiên vật liệu sử dụng cho máy thi công cho từng công trình, hạng mục công trình.
- Nhà thầu phụ đề xuất phương án tổ chức máy thi công, tiếp đó phòng kỹ thuật kiểm tra và giao chuyển cho phòng Kế hoạch thị trường, phòng Kế hoạch thị trường kết hợp với phòng kế toán tính toán khối lượng ca máy, loại thiết bị máy móc cần thiết phục vụ cho công trình dựa trên bản thiết kế, dự toán kế hoạch công trình.
- Cũng giống như dự toán chi phí nguyên liệu, vật liệu phục vụ cho công trình thì kế hoạch chi phí máy thi công cũng được lập cho từng hạng mục công việc, công trình, tiến độ hoàn thành hàng tuần, tháng, quý… và thường xuyên
Phòng kỹ thuật Kiểm tra, tính toán khối lượng ca máy, máy thi
công công trình Phòng kế toán – tài chính tính toán từng hạng mục công trình, lập kế hoạch cung cấp thiết bị, máy móc Phòng kinh tế thị trường tìm hiểu thị trường, lựa chọn nhà cung cấp, thương thảo
và ký hợp đồng mua mới hoặc thuê máy,
thiết bị
Phòng kinh tế thị trường kết hợp phòng kế toán chuẩn bị nhập mua máy, thuê máy,
thiết bị thi công Nhập mua mới máy,
được theo dõi kiểm tra để dễ điều chỉnh kế hoạch phù hợp theo sát với thực tế. Phòng Kế hoạch có trách nhiệm kiểm tra lại máy móc, thiết bị hiện có tại công ty có còn hoạt động bình thường hay những bộ phận máy móc, thiết bị nào phải thay thế, bảo dưỡng, sửa chữa… nếu công việc thi công những máy móc thiết bị công ty chưa đủ, cần thuê ngoài các máy móc, thiết bị khác phục vụ cho công trình thi công thì phòng Kế hoạch phải lên dự toán chi tiết chuyển xuống phòng Kế toán làm căn cứ phòng kế toán lên kế hoạch tài chính cụ thể chuẩn bị