Hạng mục: Công trình nhà điều hành nhà máy sản xuất
các sản phẩm điện gia dụng và nhôm gia dụng cao cấp
STT Khoản mục chi phí Chi phí Cơ cấu %
1 3 4 5
1 Chi phí nhân viên quản lý 432.250.000 0,84 Lương 350.000.000 0,68 BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ 75.250.000 0,15 Chi phí khác 7.000.000 0,01 2 Khấu hao TSCĐ quản lý 55.000.000 0,11 3 Chi phí đồ dùng văn phòng 5.000.000 0,01 4 Thuế, phí và lệ phí 3.500.000 0,01 5 Chi phí dự phòng 10.000.000 0,02 6 Chi phí hàng hóa, dịch vụ khác 6.000.000 0,01 7 Chi phí lãi vay 942.475 0,00
x Tổng cộng 512.692.475 100
Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính (2017) Tương tự cách thực hiện quản trị các chi phí trên công ty thực hiện quản trị chi phí chung căn cứ vào:
- Chi phí chung theo dự toán của nhà nước là 6,5% chi phí trực tiếp. - Các quy chế sử dụng chi phí văn phòng, điều hành quản lý doanh nghiệp tại công ty.
- Quy chế trả lương cho bộ phận gián tiếp
4.2.3. Thực hiện kiểm soát chi phí xây dựng công trình
* Căn cứ thực hiện kiếm soát chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Tư Vấn & Xây dựng Đông Hưng - Thái Bình.
- Kế hoạch, dự toán phòng kinh tế - kế hoạch đã định
- Thực tế cấp phát, sử dụng các chi phí đầu vào trong công tác thực hiện quản trị chi phí.
- Giá trị thanh toán từng mục, hạng mục công trình thanh toán nghiệm thu với chủ đầu tư.
* Nội dung và bộ phận thực hiện kiểm soát chi phí xây lắp
- Phòng kinh tế - thị trường tiếp nhận số liệu cập nhật đầy đủ khối lượng, tính toán và điền đơn giá tương ứng đưa ra giá trị về vật tư, máy, nhân công, chi phí khác…do phòng vật tư, đội thi công, phòng tài chính cung cấp tiến hành tổng hợp số liệu.
- Kiểm tra giá trị, khối lượng đơn vị thi công thực hiện thanh toán với chủ đầu tư được trong tháng, quý so sánh đối chiếu với khối lượng giá trị vật tư, nhân công, máy thi công,.. Đơn vị thi công đã nhận tại công ty để phân tích, đánh giá nếu có chênh lệch thì cần tìm rõ nguyên nhân, nếu nguyên nhân đưa ra kết quả tốt phù hợp với phần hoạch định của doanh nghiệp thì phát huy, nếu nguyên nhân dẫn đến kết quả không tốt phải đề xuất với ban quản trị và đưa ra biện pháp xử lý và điều chỉnh kịp thời.
4.2.3.1. Thực hiện kiểm soát chi phí nguyên vật liệu
Trong quá trình thực hiện kiểm soát chi phí nguyên vật liệu tại công ty đã phân tích nguyên nhân tăng giảm chi phí nguyên vật liệu giữa dự toán và thực tế
* Khối lượng tăng do các nguyên nhân:
- Thay đổi thiết kế: Không do tác động của công tác quản lý, công ty thực hiện tốt quá trình quản trị chi phí.
- Tăng do hao hụt vượt định mức dự toán cho phép hoặc thất thoát trong quá trình thi công không kiểm soát tốt trong quá trình thi công cần phải có biện pháp quản lý tìm ra khâu làm tăng khối lượng để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
* Giá tăng do các nguyên nhân
- Tăng do biến động giá nếu nhà thầu mua vật tư vật liệu đúng giá tăng do biến động theo quy định sẽ được điều chỉnh giá sau khi thi công hoàn thành, nhưng lưu ý bổ sung lượng vốn bằng tiền để mua vật tư cho khoản kinh phí mua vật liệu chênh lệch so với dự toán chi phí ban đầu khi chờ chủ đầu tư điều chỉnh giá.
4.2.3.2. Thực hiện kiểm soát chi phí máy
Phân tích nguyên nhân tăng giảm chi phí máy thi công giữa dự toán và thực tế thi công:
* Về khối lượng tăng do các nguyên nhân sau:
- Thay đổi thiết kế: Không do tác động của công tác quản lý, công ty thực hiện tốt quá trình quản trị chi phí máy móc thiết bị.
- Tăng do sử dụng vượt định mức dự toán của Nhà nước cho phép hoặc lãng phí trong quá trình thi công không kiểm soát tốt, trong quá trình thi công cần phải có biện pháp quản lý tìm ra khâu làm tăng khối lượng ca máy thi công để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
* Về đơn giá tăng do biến động giá:
Nếu nhà thầu mua vật tư, nhiên liệu đúng thông báo giá tăng do biến động theo quy định dẫn đến đơn giá ca máy tăng sẽ được điều chỉnh giá sau khi thi công hoàn thành, nhưng lưu ý bổ sung lượng vốn bằng tiền để mua vật tư, nhiên liệu cho khoản kinh phí chênh lệch so với dự toán chi phí ban đầu khi chờ chủ đầu tư điều chỉnh giá.
4.2.3.3. Thực hiện kiểm soát chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung thực tế tăng so với dự toán chủ yếu là do chi phí lãi vay tăng.
* Chi phí tài chính phục vụ dự án tăng
- Do khối lượng thi công phát sinh thay đổi so với thiết kế điều này không sai sót trong khâu quản lý chi phí, nhưng lưu ý đến kế hoạch bổ sung tài chính phục vụ kịp thời cho việc mua nguyên vật liệu, thiết bị và bố trí thêm thầu phụ nếu khối lượng công việc phát sinh tăng lớn hơn khả năng của công ty.
- Do biến động giá sẽ được chủ đầu tư thanh toán bù chi phí
- Do hao hụt, thất thoát, lãng phí đây là một khoản lỗ cần điều chỉnh và kiểm soát kịp thời.
* Chi phí tài chính giảm
- Do thay đổi thiết kế giảm khối lượng cần thi công, điều này không ảnh hưởng đến quá trình thi công quá trình quản lý, nhưng doanh thu và lợi nhuận công trình sẽ giảm.
- Do thay đổi biện pháp thi công: Dùng vật liệu thay thế, hoặc sản xuất tại chỗ, do rút ngắn thời gian thi công…không làm ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ công trình đã ký. Đây là một khoản lãi tăng thêm doanh nghiệp đã thực hiện và kiểm soát tốt.
a. Quá trình thi công
* Phương pháp kiểm soát chất lượng công trình.
- Tất cả các vật liệu khi đưa vào công trình đều phải có chứng chỉ thí nghiệm đầu vào và được tư vấn giám sát chấp thuận, đây là yêu cầu bắt buộc trong quy trình xây dựng cơ bản để nhằm kiểm soát chất lượng của vật liệu đầu vào và giảm thiểu được rủi ro hư hỏng công trình.
- Trong quá trình thi công phải tuân thủ nghiêm ngặt các qui định trong hồ sơ thiết kế và yêu cầu của chủ đầu tư.
- Thường xuyên thí nghiệm các mẫu bê tông, tính chất cơ lý, độ uốn kéo, độ chặt, cường độ của các bán thành phẩm và sản lượng mục, hạng mục hoàn thành chuyển bước thi công tiếp theo.
- Đội thi công phải tuân thủ nguyên tắc an toàn trong quá trình thi công tránh sự cố làm thiệt hại đến con người, vật tư, thiết bị, máy móc…và ảnh hưởng tiến độ chất lượng công trình.
* Bộ phận kiểm soát chất lượng: Ban chỉ huy công trường * Đối tượng kiểm soát chất lượng: Đội thi công, nhà thầu phụ
Luận văn nghiên cứu cụ thể hạng mục công trình nhà điều hành nhà máy sản xuất các sản phẩm điện gia dụng và nhôm gia dụng cao cấp.
+ Công trình nhà máy sản xuất các sản phẩm điện gia dụng và nhôm gia dụng cao cấp là một công trình hoàn toàn mới tại địa bà Thái Bình nên khối lượng thi công chủ yếu là xử lý nền, bê tông cốt thép và lắp hệ thống dầm thép tiền chế...
+ Khi xử lý nền đến cao độ, tiêu chuẩn thiết kế, tiến hành bơm cát đạt độ chặt trẽ theo thiết kế nhà thầu có phòng thí nghiệm hiện trường tự kiểm tra độ chặt, cao độ, kích thước hình học, và tiến hành mời tư vấn giám sát và chủ đầu tư tổ chức nghiệm thu hoàn thành đưa vào nghiệm thu thanh toán và tổ chức thi công lưu ý tiến độ thi công vì thi công đúng tiến độ hoặc rút ngắn hơn thì sẽ tiết kiệm được chi phí điều hành, chi phí nhân công, giảm được lãi vay vốn và áp lực vốn thi công do thanh toán nhanh.
+ Đối với công tác kết cấu thép và bê tông tại chỗ sau khi chuẩn bị tốt mặt bằng, lắp dựng cốt thép phải mời tư vấn giám sát và chủ đầu tư tổ chức nghiệm thu hoàn thành đưa vào nghiệm thu thanh toán và chuyển tiếp thi công đổ bê tông. Trong quá trình thi công lưu ý tiến độ thi công vì thi công đúng tiến độ hoặc rút ngắn hơn thì sẽ tiến kiệm được chi phí điều hành, chi phí nhân công, giảm được lãi vay vốn và áp lực vốn thi công do thanh toán nhanh.
+ Đối với công tác sản xuất và lắp dựng cấu kiện dầm thép sau khi các nhà thầu sản xuất cấu kiện dầm thép xong đã được tư vấn giám sát và chủ đầu tư nghiệm thu, vận chuyển đến chân công trình, căn cứ vào tiến độ thi công của hạng mục tiến hành lắp đặt dầm thép. Trước khi chuyển sang lắp đặp tiếp theo thì phải có đầy đủ các thủ tục như kết quả kiểm tra độ an toàn của cấu kiện, kích thước hình học và phải được sự chấp thuận của tư vấn giám sát, khi thi công đến xong mục, hạng mục công trình thì tiến hành mời nghiệm thu hoàn thành, làm thủ tục thanh toán mục, hạng mục công trình sản xuất và lắp dựng kết cấu dầm thép và chuyển sang thi công giai đoạn tiếp theo.
+ Thi công các mục, hạng mục công trình phụ trợ: (cống thoát nước, tường rào, rãnh thoát nước, nhà bảo vệ, nhà kho...). Đây là các mục, hạng mục công trình nhằm chuẩn bị cho thi công các mục, hạng mục công trình chính. Nhà thầu thường tính toán thi công tránh mùa mưa và phải thi công gấp rút tăng ca tăng giờ để hoàn thành công trình.
+ Công tác nghiệm thu theo mục, hạng mục công trình chuyển giai đoạn trong quá trình thi công hết sức quan trọng nó xác nhận cho nhà thầu hoàn thành từng mục, hạng mục công trình theo tiến độ thi công, đồng thời cũng đảm bảo thanh toán thu hồi vốn trong quá trình thi công càng sớm thì càng giảm thiểu được chi phí lãi vay và áp lực về tài chính.
Nghiệm thu công trình đưa vào sử dụng Căn cứ vào các biên bản kiểm tra, các biên bản nghiệm thu công việc xây lắp theo giai đoạn của tư vấn giám sát, các biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc đào, đắp, gia công cốt thép, đổ bê tông, thi công lắp dựng cấu kiện dầm thép tiền chế, các công trình thoát nước tường rào, nhà thầu tập hợp lại lập hồ sơ cho chủ đầu tư, đơn vị quản lý công trình kiểm tra. Khi các bên chủ đầu tư và đơn vị quản lý dự án chấp thuận bàn giao đưa công trình vào sử dụng, khi đó nhà thầu được thanh toán 90% giá trị khối lượng công trình đã thi công không bao gồm cả khối lượng thi công theo hồ sơ mời thầu
cũng như khối lượng phát sinh thực tế trong quá trình thi công. Chủ đầu tư sẽ giữ lại 10% giá trị công trình trong thời gian 12 tháng để nhà thầu bảo hành công trình và làm quyết toán công trình, trong thời gian này nhà thầu sẽ điều chỉnh lại giá những loại vật tư vật liệu có biến động giá trong thời gian thi công.
Tại Công ty TNHH Tư Vấn và Xây Dựng Đông Hưng – Thái Bình sau 12 tháng nhà thầu cùng tư vấn giám sát kiểm tra công trình nếu có hư hỏng thuộc lỗi của nhà thầu sẽ tiến hành sửa chữa (chi phí sửa chữa nhiều hay ít phụ thuộc vào chất lượng công trình đã thi công, hư hỏng do thiên tai lũ lụt, bất khả kháng (chủ đầu tư đã mua bảo hiểm công trình). Sau đó nhà thầu sẽ nhận được thư hoặc chứng chỉ hết bảo hành công trình, chủ đầu tư thẩm tra quyết toán công trình căn cứ vào số liệu kiểm toán nếu không thay đổi giá trị thanh quyết toán chính là giá trị hợp đồng và phụ lục đã ký mà nhà thầu sẽ được thanh toán 10% tạm giữ, nếu bị cắt giảm thì chủ đầu tư sẽ khấu trừ vào 10% tạm giữ.
4.3. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUẢN TRỊ CHI PHÍ 4.3.1. Yếu tố bên ngoài
- Ảnh hưởng của các yếu tố thị trường
*Chính sách tiền lương:
Các chính sách về tiền lương và trích nộp bảo hểm xã hội theo quy định của nhà nước có tác động không nhỏ đến chi phí nhân công, khi lương tăng thì chi phí kinh doanh của doanh nghiệp cũng tăng, vì doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải theo sự điều tiết của nhà nước
Bảng 4.9. Tổng chi phí lương tăng so với mức quy định
Tiêu chí Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 So sánh (%) (đồng) (đồng) (đồng) 2016/2015 2017/2016
Mức lương cơ bản 2.150.000 2.400.000 2.580.000 112 108 Tổng chi phí
lương tăng 58.000.000 56.000.000 62.000.000 0,97 111 Nguồn: Phòng Kế toán – tài chính (2015-2017) Mức lương cơ bản nhà nước quy định tăng theo từng năm, mức lương năm 2016 so với năm 2015 là 112%. Tương đương với tổng chi phí của doanh nghiệp cũng tăng theo là 0,97%, năm 2017 so với năm 2016 mức lương tăng 108% với tỷ lệ chi phí tăng lên 111%, sự thay đổi về mức lương cơ bản sẽ tác động trực tiếp đến tiền lương của cán bộ tại công ty. Việc này làm cho chi phí
lương của doanh nghiệp mỗi lần tăng lương năm 2015 là 58 triệu; năm 2016 là 56 triệu và năm 2017 là 62 triệu đồng. Sự thay đổi chính sách tiền lương về cơ bản sẽ là động lực thúc đẩy công ty phải quan tâm hơn đến năng suất lao động của cán bộ công nhân viên trong đơn vị và quan tâm hơn đến hiệu quả công việc để doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả cao.
* Lãi vay ngân hàng
Sự biến động về lãi suất ngân hàng có các tác động trực tiếp đến các loại chi phí đầu vào khác theo sự biến động của thị trường. Sự tăng hay giảm lãi suất ngân hàng sẽ tác động tăng hoặc giảm các hoạt động sản xuất kinh doanh trên địa bàn qua đó sẽ có tác động đến kết quả kinh doanh của công ty. Đối với đặc thù của doanh nghiệp xây dựng nguồn vốn kinh doanh rất lớn, nên cần có sự hỗ trợ vốn từ phía ngân hàng, nguồn vốn vay nhiều với mức lãi xuất cao làm cho chi phí tăng cao, ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Ảnh hưởng của nhân tố giá vật tư đầu vào
Đối với doanh nghiệp xây dựng thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng trên 60% giá trị công trình, nên giá cả trên thị trường ảnh hưởng tương đối lớn đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các loại vật tư đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, muốn kinh doanh tốt thì doanh nghiệp phải luôn dự đoán trước sự biến động của giá cả trên thị trường để có kế hoạch điều chỉnh chi phí kinh doanh hợp lý tránh nguồn vốn ứ đọng lâu ảnh hưởng đến việc luân chuyển vốn.
Bảng 4.10. Bảng đơn giá NVL qua các năm tính cho công trình xây dựng
STT Tên vật tư ĐVT 2015 2016 2017 So sánh % (Đồng) (Đồng) (Đồng) 2016/2015 2017/2016 1 Cát đen M3 63.636 64.909 64.909 102,00 100,00 2 Cát vàng M3 254.545 264.909 264.909 104,07 100,00 3 Đá 1x2 M3 168.182 169.636 169.636 100,86 100,00 4 Đá 2x4 M3 168.182 169.636 169.636 100,86 100,00 5 Gạch 120x400 M2 85.000 90.000 90.000 105,88 10,.00 Nguồn: Phòng kế toán – Tài chính (2015-) Trong giai đoạn 2015-2017 công tác quản trị chi phí tại công ty đã bị ảnh
hưởng mạnh bởi các yếu tố về giá như giá nguyên vật liệu, thiết bị máy móc, công cụ dụng cụ… những yếu tố trên đã tác động trực tiếp làm tăng chi phí sản xuất của công ty. Cụ thể trong giai đoạn này, kế hoạch chi phí sản xuất nguyên vật liệu cho hạng mục công trình “ Nhà điều hành” của công ty là 4.770.566.872 đồng, nhưng khi thực hiện thì chi phí sản xuất cho hạng mục công trình này tăng