Mơi trường Quận Bình Tân
Trên cơ sở khả năng tích hợp ISO 9001:2000 và ISO 14001:2004 đã được phân tích và đánh giá phần trên. Và tình hình thực tế về cơng tác quản lý tại Phịng Tài nguyên và Mơi trường Quận Bình Tân. Từ đĩ thực hiện xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý tích hợp. Tuy nhiên, do giới hạn của đề tài và thời gian nên chỉ cĩ thể tập trung xây dựng, áp dụng một vài thủ tục tích hợp và qui trình tác nghiệp cho Phịng Tài nguyên và Mơi trường Quận Bình Tân:
Thủ tục kiểm sốt hồ sơ Thủ tục kiểm sốt tài liệâu
Thủ tục hành động khắc phục – phịng ngừa Quy trình giải quyết khiếu nại về mơi trường
Qui trình thanh tra, kiểm tra mơi trường cơ sở sản xuất Qui trình ban hành cam kết đạt tiêu chuẩn mơi trường Qui trình cấp phép khai thác tài nguyên nước ngầm
Đồ án Tốt nghiệp GVHD: ThS. Thái Văn Nam
SVTH: Nguyễn Phan Xuân Quyên
Mã số Sinh viên: 02ĐHMT221 85
UBND QUẬN BÌNH TÂN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM P.TAØI NGUYÊN - MƠI TRƯỜNG Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
THỦ TỤC KIỂM SỐT HỒ SƠ I. MỤC ĐÍCH
Thủ tục được viết để đảm bảo các hồ sơ được thiết lập, duy trì, lưu trữ, sử dụng, tra cứu đúng nơi, đúng chỗ, đúng thời gian, đúng phương pháp.
II. PHẠM VI
Thủ tục này được áp dụng tại Phịng đối với hồ sơ chất lượng, mơi trường.
III. NỘI DUNG
Cán bộ phụ trách cơng tác văn thư, lưu trữ cĩ trách nhiệm quản lý hồ sơ cơ sở, hồ sơ của phịng do Trưởng phịng chỉ định người quản lý hồ sơ.
Thủ tục kiểm sốt hồ sơ của Phịng gồm các cơng việc sau đây:
1. Quy định chung
- Người ghi chép hồ sơ phải đảm bảo ghi đầy đủ nội dung đúng theo quy định trong các biểu mẫu.
- HSCL, MT các cơng việc trong quá trình ghi chép hoặc sau khi hồn tất khơng được tẩy xĩa; nếu tẩy xĩa thì phải ký tắt vào trong hồ sơ đã tẩy xĩa và phải thơng báo cho người quản lý hồ sơ biết.
- HSCL, MT của phịng sau khi hồn tất được lưu theo số thẻ hồ sơ (BM 01/02/PMT), Danh sách hồ sơ (BM 02/02/PMT) và sau đĩ phịng tổng hợp vào danh sách loại chất lượng, mơi trường (BM 03/02/PMT).
- Khi cho mượn hồ sơ chất lượng, mơi trường giữa các phịng và với Tổ ISO thì thực hiện (BM 04/02/PMT), Tổ ISO giữ một bản để quản lý tất cả HSCL, MT trong hệ thống.
2. Nhận dạng, thu thập hồ sơ chất lượng, mơi trường
Tất cả các hồ sơ chất lượng, mơi trường đều được nhận dạng qua tên, ký hiệu hồ sơ, được quy định như sau:
- Những loại hồ sơ cĩ quy định đánh số riêng cho từng loại hồ sơ thì phải ghi đầy đủ theo quy định. Ví dụ: Hồ sơ về cấp GPKTNN: ***/PMTBT-GPNN
- Đối với những loại hồ sơ do các phịng ghi chép phải được đánh số ký hiệu của bộ phận đĩ vào hồ sơ. Ví dụ: Hồ sơ về cấp bản cam kết đạt tiêu chuẩn mơi trường: ***/CK-PMTBT.
Đồ án Tốt nghiệp GVHD: ThS. Thái Văn Nam
SVTH: Nguyễn Phan Xuân Quyên
Mã số Sinh viên: 02ĐHMT221 86
- Quy định ký hiệu các bộ phận: theo quy định đã mã hĩa của Mục 6.1 của Thủ tục kiểm sốt tài liệu (TT 01/PMT).
- Tất cả các loại hồ sơ khi thiết lập phải được đánh số thứ tự theo ký hiệu trong bản danh mục hồ sơ chất lượng, mơi trường và khơng được nhảy số (nếu là số tờ rời phải ghi tổng số trang).
- Hồ sơ CL,MT trước khi được thu thập để lưu giữ, chuyển giao sang đơn vị khác hoặc lưu giữ ở bất kỳ đơn vị nào đều phải được Trưởng phịng đĩ xem xét việc điền đầy đủ các mục để làm bằng chứng khách quan như quy định ở mục 1 – quy định chung.
3. Xem xét và chấp thuận hồ sơ
- Cán bộ cơng chức quản lý hồ sơ của các bộ phận phải xem xét sự đầy đủ và tính chính xác các hồ sơ trước khi quyết định chấp nhận lưu giữ. Nếu hồ sơ ghi chép khơng đúng quy định hoặc thiếu nội dung, chữ ký, ngày tháng năm thì phải yêu cầu người ghi chép bổ sung vào.
- Hồ sơ sau khi đã được ghi chép hồn tất và đúng quy định thì được tiến hành lưu giữ theo bảng danh mục hồ sơ.
- Trưởng các bộ phận phải kiểm tra việc thực hiện quản lý và lưu giữ hồ sơ của bộ phận mình.
- Trưởng đơn vị cĩ trách nhiệm xác định các loại hồ sơ cần lưu.
- Danh mục hồ sơ cần lưu được lập vào tháng cuối cùng trong năm để thực hiện vào đầu năm sau.
4. Xác định thời gian lưu trữ, nơi lưu, cách sắp xếp (Lập mục lục) và bảo quản hồ sơ chất lượng, mơi trường
- Hồ sơ chất lượng, mơi trường được lưu giữ theo thứ tự thời gian và số thứ tự. HSCL, MT được sắp xếp ngăn nắp vào các tập hồ sơ (file) theo từng loại. Trên các gáy của tập hồ sơ cĩ ghi tên của các loại hồ sơ CL, MT được lưu giữ bên trong để cĩ thể dễ dàng truy cập hồ sơ khi cần thiết.
- Tên của các loại HSCL, MT ghi trên các gáy của hồ sơ hoặc ghi mã hĩa tùy từng phịng quy định để Cán bộ cơng chức khơng liên quan hoặc người bên ngồi khơng thể tự ý truy cập HSCL, MT.
- Hồ sơ chất lượng, mơi trường được lưu giữ nơi khơ ráo, sạch sẽ và được bảo quản để khơng bị hư hại, mất mát, dễ kiểm sốt, truy tìm và sử dụng.
- Thời gian lưu giữ HSCL, MT tùy thuộc vào yêu cầu của cơng việc và tầm quan trọng của HSCL, MT. Đối với các HSCL, MT phát sinh trong năm của các cơ sở thì lưu giữ ngắn hạn tại các bộ phận, sau một năm các HSCL, MT bàn giao về Tổ ISO để lưu giữ dài hạn theo quy định.
Đồ án Tốt nghiệp GVHD: ThS. Thái Văn Nam
SVTH: Nguyễn Phan Xuân Quyên
Mã số Sinh viên: 02ĐHMT221 87
5. Tham khảo hoặc truy xuất
- Về nguyên tắc, hồ sơ được phổ biến cơng khai, mọi nhân viên đều cĩ quyền tham khảo tại chỗ, truy xuất các hồ sơ hiện cĩ và lưu trữ trong Phịng ban.
- Cán bộ cơng chức nào cĩ nhu cầu mượn hồ sơ tham khảo tại chỗ phải được sự cho phép của nhân viên lưu trữ. Trường hợp khai thác sử dụng hồ sơ và lấy tài liệu ra khỏi bìa hồ sơ để photo hoặc mang về phịng để tra cứu, Nhân viên lưu trữ phải ghi vào sổ mượn (BM 04/02/PMT) và người mượn ký nhận để tránh thất lạc HSCL, MT để tránh lộ bí mật của hồ sơ cơ quan. Trong trường hợp đột xuất, đại diện Tổ ISO khi truy cập HSCL, MT đại diện Ban ISO thơng báo cho Trưởng phịng trước 30 phút.
- Lưu theo doanh nghiệp, doanh nghiệp được xếp theo mã số doanh nghiệp (MS doanh nghiệp trùng với số giấy phép).
- Văn bản lưu theo số giấy phép và quản lý bằng mã số doanh nghiệp.
6. Hủy hồ sơ
- Hồ sơ của phịng đều được xem xét vào cuối năm hoặc khi cĩ nhu cầu. Hồ sơ được xem xét dưới hai khía cạnh:
Về hình thức: Nếu bìa hồ sơ bị hỏng hoặc văn bản của hồ sơ bị rách, phải thay thế bằng hồ sơ mới.
Về nội dung: Các tài liệu lỗi thời hoặc khơng cịn giá trị được loại bỏ khỏi hồ sơ của Phịng. Thủ tục hủy bỏ hồ sơ quá cũ (khơng cịn hiệu lực pháp lý) chỉ được thực hiện sau khi Lãnh đạo Phịng cho phép.
- Trưởng phịng lập phiếu đề nghị hủy bỏ hồ sơ (BM 05/02/PMT).
IV. BIỂU MẪU VAØ PHỤ LỤC KÈM THEO
* Biểu mẫu: BM 01/02/PMT Thẻ hồ sơ
BM 02/02/PMT Danh sách hồ sơ
(từng phịng cĩ thể bổ sung thêm các nội dung cần thiết).
BM 03/02/PMT Danh sách các loại hồ sơ chất lượng của Phịng. BM 04/02/PMT Sổ theo dõi cho mượn hồ sơ.
BM 05/02/PMT Phiếu đề nghị hủy hồ sơ BM 06/02/PMT Sổ cơng văn đi
BM 07/02/PMT Sổ cơng văn đến BM 08/02/PMT Sổ cơng văn mật đi BM 09/02/PMT Sổ cơng văn mật đến
V. HỒ SƠ
- Biên bản hủy hồ sơ
- Sổ cơng văn đến
- Sổ Cơng văn đi
Đồ án Tốt nghiệp GVHD: ThS. Thái Văn Nam
SVTH: Nguyễn Phan Xuân Quyên
Mã số Sinh viên: 02ĐHMT221 88
THAØNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
UBND QUẬN BÌNH TÂN Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
THỦ TỤC KIỂM SỐT TAØI LIỆÂU I. MỤC ĐÍCH
- Thủ tục được viết để đảm bảo tất cả các tài liệu được soạn thảo, kiểm tra và phê duyệt về sự thỏa đáng trước khi ban hành.
- Đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của các tài liệu.
- Đảm bảo tất cả các bản sao của tài liệu luơn thích hợp và sẵn cĩ tại nơi làm việc của các Phịng ban, ngăn ngừa việc sử dụng các tài liệu lỗi thời và sai mục đích.
- Đảm bảo các tài liệu cĩ nguồn gốc bên ngồi được nhận biết và việc phân phối các tài liệu này được kiểm sốt.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG LIÊN QUAN
- Thủ tục này được áp dụng cho hệ thống tài liệu cĩ liên quan đến HT QLCL dịch vụ hành chính cơng, quản lý mơi trường của Phịng theo tiêu chuẩn ISO. Ngồi ra thủ tục này cịn quy định sự kiểm sốt đối với các tài liệu cĩ nguồn gốc bên ngồi.
- Tất cả các Chuyên viên của Phịng cĩ liên quan đến việc tham gia thiết lập tài liệu của HT QLCL dịch vụ hành chính cơng và HT QLMT cĩ trách nhiệm thực hiện.
- Nơi lưu trữ tài liệu là phịng mơi trường và lưu trên máy.
III. CÁC TAØI LIỆU (NỘI BỘ VAØ BÊN NGOAØI) LIÊN QUAN
- Điều khoản 4.2.3 tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
- Điều khoản 4.4.5 tiêu chuẩn ISO 14001:2004.
- Quy định kiểm sốt hồ sơ.
IV. NỘI DUNG
4.1 Qui trình tĩm tắt
TT BỘ PHẬN MƠ TẢ CƠNG VIỆC BIỂU MẪU ÁP DỤNG GIAN THỜI
1. Trưởng ban chỉ đạo ISO Phê duyệt tài liệu trước
khi ban hành Phụ lục hướng dẫn soạn thảo thủ tục 15 ngày 2. Trưởng ban chỉ đạo ISO Phê duyệt lại tài liệu khi
cần thiết Phụ lục hướng dẫn soạn thảo thủ tục
Phiếu đề nghị tài liệu
Đồ án Tốt nghiệp GVHD: ThS. Thái Văn Nam
SVTH: Nguyễn Phan Xuân Quyên
Mã số Sinh viên: 02ĐHMT221 89
3. Tổ văn thư văn phịng HĐND & UBND Các phịng ban
Nhận biết các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu
Bảng kiểm sốt hiệu chỉnh tài liệu
Khơng 4. Tổ văn thư văn phịng
HĐND & UBND Phân phối tài liệu Bảng phân phối tài liệu 3 ngày
5. Các phịng ban Kiểm sốt Bảng kiểm sốt tài liệu
nội bộ
Khơng 6. Tổ văn thư văn phịng
HĐND & UBND Các phịng ban
Nhận biết và phân phối các tài liệu bên ngồi
Bảng kiểm sốt các văn bản pháp qui
Khơng 7. Tổ văn thư văn phịng
HĐND & UBND Các phịng ban
Kiểm sốt các tài liệu lỗi thời
Khơng Khơng
4.2 Diễn giải
4.2.1 Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành
- Các thủ tục qui trình do Trưởng/ Phĩ phịng soạn thảo, sau đĩ trình cho Truởng ban chỉ đạo ISO xem xét và phê duyệt.
- Nếu trong quá trình xem xét phát hiện nội dung chưa phù hợp thì Trưởng ban chỉ đạo ISO cho ý kiến chỉ đạo để Phịng ban soạn thảo chỉnh sửa cho phù hợp và trình lại.
- Thời gian thực hiện kiểm tra và phê duyệt là trong vịng 15 ngày kể từ ngày nhận được tài liệu trình phê duyệt từ Phịng ban soạn thảo.
4.2.2 Phê duyệt lại tài liệu
- Khi cĩ yêu cầu sửa đổi tài liệu, các Phịng ban lập Phiếu đề nghị tài liệu gởi đến Thường trực UBND Quận xem xét và Trưởng ban chỉ đạo ISO là người duyệt.
- Trường hợp sửa đổi ban hành lại tồn bộ hệ thống tài liệu thì sẽ cĩ Thơng báo do Trưởng ban chỉ đạo ISO ký gởi đến các Phịng ban để xem xét chỉnh sửa.
- Thời gian xem xét và phê duyệt sửa đổi là trong vịng 7 ngày làm việc.
4.2.3 Nhận biết các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu
Tình trạng thay đổi và sửa đổi hiện hành của các tài liệu HTQLCL, MT được nhận biết thơng qua, thơng báo chỉnh sửa/ ban hành tài liệu, phiếu đề nghị tài liệu (thể hiện lần ban hành).
4.2.4 Phân phối
- Các tài liệu liên quan đến Phịng phải luơn cĩ sẵn tại nơi làm việc của Phịng.
- Các bản sao được phân phối đến các Phịng liên quan căn cứ trên phạm vi áp dụng liên quan.
Đồ án Tốt nghiệp GVHD: ThS. Thái Văn Nam
SVTH: Nguyễn Phan Xuân Quyên
Mã số Sinh viên: 02ĐHMT221 90
- Trường hợp một người đảm trách từ hai chức vụ trở lên thì Tổ văn thư Văn phịng HĐND và UBND chỉ phân phối một bản sao của tài liệu khi ban hành.
4.2.5 Kiểm sốt
- Các tài liệu phải rõ ràng, khơng được sửa bằng tay.
- Các Phịng phải tự kiểm sốt các tài liệu thuộc trách nhiệm của Phịng mình.
4.2.6 Nhận biết và phân phối các tài liệu bên ngồi
Các tài liệu bên ngồi được các Phịng ban cập nhật vào bảng kê các văn bản pháp qui áp dụng.
4.2.7 Kiểm sốt các tài liệu lỗi thời
Các tài liệu khơng cịn hiệu lực nhưng cần lưu trữ để tham khảo thì phải cĩ dấu hiệu phân biệt tài liệu lỗi thời.
V. BIỂU MẪU VAØ PHỤ LỤC KÈM THEO
TT Tên biểu mẫu Nơi lưu Thời gian lưu
1. Phiếu đề nghị tài liệu Tổ Văn thư Văn phịng
HĐND & UBND
1 năm sau khi ban hành tài liệu
2. Bảng phân phối tài liệu Tổ Văn thư Văn phịng
HĐND & UBND
1 năm sau khi ban hành tài liệu
3. Danh sách các tài liệu nội bộ cần kiểm sốt
Các Phịng liên quan 1 năm sau khi ban hành tài
liệu
4. Bảng kê các văn bản pháp
qui áp dụng
Các Phịng liên quan 2 năm sau khi phát sinh tài
liệu mới 5. Thơng báo chỉnh sửa/ ban
Đồ án Tốt nghiệp GVHD: ThS. Thái Văn Nam
SVTH: Nguyễn Phan Xuân Quyên
Mã số Sinh viên: 02ĐHMT221 91
THAØNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
UBND QUẬN BÌNH TÂN Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
THỦ TỤC HAØNH ĐỘNG KHẮC PHỤC – PHỊNG NGỪA I. MỤC ĐÍCH
- Đảm bảo các điểm khơng phù hợp được phát hiện nằm trong phạm vi của HTQL CL, MT phải được khắc phục kịp thời.
- Nhằm ngăn ngừa sự tái diễn của các nguyên nhân khơng phù hợp.
- Đề xuất các biện pháp nhằm ngăn ngừa các nguyên nhân của sự khơng phù hợp tiềm ẩn.
- Hạn chế ảnh hưởng của các sự khơng phù hợp đến quá trình cung cấp dịch vụ hay việc thực hiện HTQL CL, MT.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG LIÊN QUAN
- Thường trực UBND quận
- Trưởng Ban chỉ đạo ISO
- Phịng Tài nguyên – Mơi trường
- Phịng Quản lý đơ thị
- Phịng Tư pháp
- Phịng Kinh tế
- Phịng Nội vụ
III. CÁC TAØI LIỆU (NỘI BỘ VAØ BÊN NGOAØI) LIÊN QUAN
Điều khoản 8.2.2/ 8.5.2/ 8.5.3 tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Điều khoản 4.5.5/ 4.5.3 tiêu chuẩn ISO 14001:2004.
IV. NỘI DUNG
4.1 Qui trình tĩm tắt
TT PHỊNG BAN MƠ TẢ CƠNG VIỆC BIỂU MẪU/ HỒ SƠ THỜI GIAN
1. Các Phịng ban
Chuyên gia đánh giá yêu cầu hành động KP - PN Phát hiện NC – lập phiếu Phiếu yêu cầu hành động KP - PN 01 ngày
2. Phịng ban liên quan Xem xét, xác định nguyên
nhân, biện pháp khắc phục – phịng ngừa NC
Phiếu yêu cầu hành
động KP - PN 03 ngày