Tài sản và nguồn vốn là yếu tố quan trọng, là cơ sở, nền tảng để doanh nghiệp tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm hướng tới lợi nhuận cao nhất có thể, là cơ sở phát triển mở rộng quy mô tạo lợi thế cạnh tranh với các đối thủ, thực trạng tình hình tài chính có vai trò quan trọng trong quá trình chuẩn bị thông tin trong xây dựng các chiến lược, mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong những năm qua tổng tài sản của Công ty có xu hướng tăng. giá trị TSCĐ của Công ty năm 2017 so với 2016 tăng 72%, năm 2018 so với 2017 tăng 83% do đầu tư xây dựng, mua sắm máy móc, trang thiết bị phương tiện vận tải tại các đơn vị. Ngoài lĩnh vực chính là sản xuất kinh doanh GCT, TSC cũng tích cực đầu tư sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau làm gia tăng đầu tư ngắn hạn. Tổng tài sản của Công ty năm 2018 là 80.261 triệu đồng tăng 22,5% so với năm 2017 trong đó TSLĐ là 70.171 triệu đồng chiếm 87,4%. Tài sản của TSC được tăng thêm chủ yếu từ nguồn vốn chủ sở hữu, Vốn kinh doanh của Công ty bình quân tăng 18,4%. Nguồn vốn kinh doanh của Công ty liên tục được đầu tư và bổ sung chủ yếu từ vốn cổ phần và lợi nhuận chưa phân phối. Đây là biểu hiện cho thấy sự phát triển đi lên mạnh mẽ bằng chính nội lực của TSC và điều này góp phần rất lớn tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong cạnh tranh
Nhìn chung theo kết quả cho thấy tình hình tài chính của Công ty qua các năm là khá tốt. Năm 2017 tổng vốn kinh doanh là 65.517,567 triệu đồng tăng so với năm 2016 là 33.173,916 triệu đồng tương đương với 102.6% . Năm 2018 là 80.280,138 triệu đồng tăng so với năm 2017 là 14.770,571 triệu đồng tương đương với 22,52%. Lượng vốn như trên đối với một Công ty trong lĩnh vực sản xuất nông nghiệp là khá lớn, để có được lượng vốn này là cả một sự cố gắng to lớn của công ty nhưng điều quan trọng là nó thể hiện sự chú trọng, mạnh dạn trong đầu tư cơ sở vật chất khoa học kỹ thuật thể hiện qua sự gia tăng về giá trị TSCĐ, sự tăng trưởng về quy mô sản xuất thể hiện qua sự gia tăng mạnh mẽ về vốn lưu động của công ty trong những năm vừa qua..
Bảng 3.5. Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty qua 3 năm (Đơn vị tính: Triệu đồng) TT Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 So sánh (%) 17/16 18/17 1 Tổng tài sản 32.335 65.517 80.261 202,6 122,52 TSLĐ và đầu tư ngắn hạn 29.367 60.416 70.171 205,72 116,1
TSCĐ và đầu tư dài hạn 2.968 5.173 10.170 171,6 198,1
2 Tổng nguồn vốn 32.335 65.517 80.261 202,6 122,52
Nợ phải trả 21.546 52.545 62.434 243,8 118,8
Nguồn vốn chủ sở hữu 10.754 12.905 17.479 120 135,44
Nguồn kinh phí và quỹ khác 35 59 34,8 168,6 58,98
3 Doanh thu 62.950 76.311 127.415 121,2 167
4 Lợi nhuận thực hiện 1.365 2.419 4.814 177,2 199
Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty
1 KN thanh toán hiện thời 1,363 1,15 1,124 84,37 97,94
2 D/A 0,666 0,802 0,778 120,4 97,0
3 D/E 2,0 4,15 3,572 203,5 87,76
4 Số vòng quay tài sản 1,947 1,165 1,816 59,83 155,88
5 ROA 0,0422 0,037 0,0599 87,68 161,7
6 ROE 0,127 0,187 0,275 147,56 146,96
Nguồn: Phân tích từ báo cáo tài chính công ty (2016-201
3.2. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3.2.1. Phƣơng pháp thu thập số liệu
3.2.1.1. Thu thập số liệu thứ cấp
Số liệu thứ cấp được thu thập từ phòng tài chính – kế toán, phòng kế hoạch – kinh doanh, các thông tin từ mạng internet, các đề tài nghiên cứu có liên quan. Cụ thể:
- Báo cáo tài chính (BCTC) năm 2016, 2017, 2018
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) kèm theo bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra, mua vào tháng 1,2,3 năm 2018
- Hợp đồng mua bán, các quy định của Công ty - Các nghiên cứu trước có liên quan
- Các websites
3.2.1.2. Thu thập số liệu sơ cấp
Thu thập thông tin không thông qua bảng câu hỏi
-Thông tin thu thập được thông qua phỏng vấn trực tiếp nhân viên ở các phòng ban trong công ty đặc biệt là bộ phận kế toán, bộ phận nghiên cứu và phát triển dự án, bộ phận bán hàng.
Đối tƣợng Phƣơng pháp Số lƣợng mẫu Ghi chú
1. Cán bộ quản lý Phỏng vấn và điều tra
qua bảng hỏi
10
2. Nhân viên kế toán Điều tra qua bảng hỏi 10
3. Nhân viên bán hàng Điều tra qua bảng hỏi 30
Đối tượng 1: Phỏng vấn cán bộ quản lý để thu thập thông tin về phương pháp quản lý, công việc kiểm soát các hoạt động trong công ty, đặc biệt là công tác bán hàng. Số lượng người phỏng vấn là 10 người , trong đó: 3 người trong ban Giám đốc, 7 người là lãnh đạo các phòng ban và các cơ sở chi nhánh
Đối tượng 2: Nhân viên kế toán của công ty
Điều tra thu thập các số liệu, các hóa đơn chứng từ, phỏng vấn để thu thập thông tin về cách xử lý, lưu chữ hóa đơn chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng. Số lượng người cần lấy thông tin là 10 người, trong đó: tại công ty là 5 người, tại các cơ sở là 5 người
Đối tượng 3: Nhân viên bán hàng và khách hàng (30 nhân viên bán hàng, 30 khách hàng)
Điều tra thu thập số liệu thông tin về các hóa đơn bán hàng, các chứng từ liên quan đến công tác bán hàng.
Thông tin thu thập qua quan sát thực tế: trong thời gian thực tập tại Công ty, tiến hành tìm hiểu, quan sát HTKSNB của công ty và đặc biệt chú trọng vào KSNB chu trình bán hàng nhằm cung cấp thông tin cho việc đánh giá hoạt động của HTKSNB với chu trình trên.
3.2.2. Phƣơng pháp xử lý số liệu
Phương pháp xử lý số liệu cho phép chọn lựa số liệu, lựa chọn các công cụ, phương pháp để xử lý số liệu, kiểm định độ chính xác của thông tin, nhằm sử dụng các thông tin hợp lý phục vụ nghiên cứu đề tài. Số liệu trong quá trình điều tra thu thập từ nhiều nguồn khác nhau thường là các số liệu tổng hợp, chưa đồng
nhất, vì vậy cần phải xử lý trước khi phân tích, đánh giá, các số liệu trên sẽ được tổng hợp, phân loại, xử lý để lập bảng biểu và tính toán các chỉ tiêu kinh tế trên bản tính Excel
Các tài liệu thứ cấp được sắp xếp cho từng yêu cầu về nội dung nghiên cứu và phân thành các nhóm theo từng phần của đề tài bao gồm: những tài liệu về lý luận, tài liệu tổng quan thực tiễn, những tài liệu thu thập được ở công ty.
3.2.3. Phƣơng pháp phân tích
3.2.3.1. Phương pháp so sánh đối chiếu
So sánh dựa trên cơ sở phân tích tổng hợp từ tài liệu thu thập được để hiểu sâu hơn bản chất. Đối chiếu so sánh giữa cơ sở lý luận với thực tiễn trong xây dựng hệ thống KSNB chu trình bán hàng tại “ Công ty CP thương mai Phú An”, giữa quy định chính sách với việc thực hiện, giám sát trong chu trình và kết hợp với kết quả của các chu trình khác, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phương pháp này dùng để so sánh các yếu tố định lượng hoặc định tính. Yếu tố định tính được so sánh với nhau bằng ý chủ quan của người phân tích. So sánh các chỉ tiêu giữa các thời kì, tính toán mức độ chênh lệch cả về số tuyệt đối và tương đối.
Đề tài xử lý số liệu và so sánh hiệu quả kinh doanh, so sánh giữa các năm (trong giai đoạn nghiên cứu năm 2017- 2018) tại công ty, so sánh sự biến động tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình sản xuất kinh doanh để biết sự biến động cụ thể qua các năm.
3.2.3.2. Phương pháp thống kê mô tả
Phương pháp thống kê mô tả: phương pháp này được sử dụng để mô tả các tính năng cơ bản của dữ liệu. Từ số liệu thu thập được đưa ra các bảng biểu, sơ đồ có tính chất tương đồng để dễ dàng nhận biết vấn đề về hoạt động sản xuất kinh doanh, về quy mô KSNB của Công ty.
3.2.3.3. Phương pháp chuyên gia
Để hoàn thiện đề tài, nghiên cứu đã tham khảo ý kiến của một số thầy cô về các vấn đề có liên quan tới cơ sở lý luận, hướng dẫn tìm đề tài để có những hướng đi đúng đắn trong việc nội dung và phân tích.
PHẦN 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIỖNG CÂY TRỒNG THÁI BÌNH CÔNG TY CỔ PHẦN GIỖNG CÂY TRỒNG THÁI BÌNH
4.1.1. Tổ chức công tác kế toán trong công ty
Sơ đồ 4.1. Hình thức ghi sổ Nhật kí chung
Nguồn: Bộ tài chính (2014)
- Chế độ kế toán áp dụng: Theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Niên độ kế toán năm của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép là đồng Việt Nam (VNĐ), nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải được qui đổi ra đồng Việt Nam theo giá trị thực tế của ngân hàng giao dịch tại thời điểm phát sinh.
- Hệ thống sổ sách kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức Nhật kí chung
Sơ đồ 4.2. Hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng thủ công
Sơ đồ 4.3. Hệ thống thông tin trong môi trƣờng tin học
Nguồn: Bộ tài chính (2014)
4.1.2. Hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty
4.1.2.1. Đối với bán hàng thu bằng tiền mặt
Công ty Giống cây trồng Thái Bình là doanh nghiệp sản xuất nên nguồn thu chủ yếu của Công ty là từ bán sản phẩm. Vì vậy, chủ yếu khách hàng thanh toán cho Công ty thông qua tài khoản ở ngân hàng nên thu tiền mặt tại Công ty chỉ là những khoản thanh toán nhỏ như: rút tiền gửi ngân hàng nộp quỹ, thu tiền thanh lý tài sản cố định, vay ngân hàng, thu khác: thu tiền hoàn ứng nhân viên đi công tác…
Sự kiện kinh tế Chứng từ gốc Báo cáo Ghi nhật ký chung Nhật ký chung Chuyển sổ cái Sổ cái Lập báo cáo Các dữ liệu liên quan đến họat động Sự kiện kinh tế Chứng từ gốc Nhập liệu Các tập tin lưu trữ dữ liệu
Báo cáo Truy xuất thông
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu tiền mặt
Nghiệp vụ kinh tế phát
sinh . Chứng từ Định khoản
1. Thu tiền bán hàng hóa
hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng bằng tiền mặt
Đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho
Bảng kê bán hàng Hóa đơn GTGT Phiếu thu Giấy nộp tiền. Bảng kê hàng gửi bán đã thanh toán Nợ TK 111 Có TK 5111 Có TK 3331
2. Khoản chiết khấu thanh
toán cho khách hàng hưởng
Hóa đơn GTGT
Phiếu chiết khấu thanh
toán
Nợ TK 635 Có TK 111
3. Thu tiền bán hàng hóa
hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng bằng chuyển khoản
Đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho
Bảng kê bán hàng Hóa đơn GTGT Giấy báo có Phiếu kế toán Nợ TK 112 Có TK 511 Có TK 3331 4. Thu tiền khách hàng trả nợ mua hàng Biên bản ghi nhận nợ Hóa đơn GTGT Biên bản ghi nhận nợ Nợ TK 111 Có TK 121,128,221
Lƣu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt thu tiền mặt
Hiện nay Công ty chỉ sử dụng một hình thức bán hàng: Bán hàng trực tiếp. Chu trình bán hàng của Công ty: Chu trình bán hàng của Công ty gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh lien quan đến việc tạo ra doanh thu, thanh toán công nợ với khách hàng. Có 4 hoạt động chính trong chu trình bán hàng:
1.Nhận đơn đặt hàng: Bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm nhận đơn hàng, giao dịch, soạn hợp đồng để 2 bên ký kết, hợp đồng phải có sự thỏa thuận của lãnh dạo hoặc ủy quyền của lãnh đạo công ty
3.Yêu cầu khách hàng thanh toán: Bộ phận kế toán và thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện các vấn đề trên
4.Nhận tiền thanh toán
Bộ phận kế toán có trách nhiệm nhận tiền thanh toán và hoàn thiện các loại hóa đơn, chứng từ
Để kiểm soát được thì phải nẵm rõ từng bước, từng công việc của các bộ phận, các loại hóa đơn, chứng từ cần hoàn thiện để kiểm soát
4.1.2.2. Chu trình bán hàng và thu tiền mặt trực tiếp
Lưu đồ chứng từ 2 Thủ quỹ Lệnh BH 4 PXK Phiếu GH 3 Xuất HĐ, PT Hóa đơn VAT PThu Nhập liệu Báo cáo định kỳ Lưu 1 Kiểm tra Giao hàng Lệnh BH 3 PXK KH
Bộ phận kho BP giao hàng BP kế toán
Phiếu GH 1 BĐ ĐĐH Nhận ĐĐH Duyệt Lệnh BH 1
Thu tiền & xác nhận vào chứng từ PThu 3 PThu 1 Hóa đơn VAT 3 Nhập liệu Lưu PThu 3 PThu 1 Hóa đơn VAT 3 Lưu đồ quy trình bán hàng Bộ phận KD Lệnh BH 2 Xuất hàng PXK Nhập liệu Lưu 2 Không xuất 1 Kiểm tra
Sơ đồ 4.4. Lƣu đồ quy trình bán hàng
* Bộ phận Kinh doanh nhận và xử lý đơn hàng là giai đoạn đầu tiên trong chu trình bán hàng. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa của công ty sẽ gửi đơn hàng tới phòng kinh doanh của công ty, khi đó phòng kinh doanh của công ty sẽ có trách nhiệm xem xét đơn đặt hàng để tìm hiểu kỹ yêu ầu của khách hàng về số lương, chất lượng, giá cả…mà khách hàng mong muốn. Khi đã tìm hiểu kỹ về nhu cầu của khách hàng, xem xét sự phù hợp giữa mong muốn của khách hàng và khả năng cung ứng của công ty, nếu thỏa mãn thì ký hợp đồng chấp nhận đơn hàng. Đơn đặt hàng sữ được soạn làm 02 bản. Một bản sẽ được lưu tại phòng kinh doanh, bản còn lại sẽ được chuyển cho công ty khách hàng. Căn cứ theo đơn đặt hàng, phòng kinh doanh lập nên lệnh xuất hàng gồm 3 bản, 1 bản được lưu tại phòng kinh doanh, một bản chuyển xuống kho, bản còn lại sẽ được chuyển tới phòng kế toán.
Nghiên cgh chu trình bán hàng và thu tiều chuyrình bán các thn tục kiểm soát mà công ty đã áp dụng về xét duyệt đơn đặt hàng, công ty đã thực hiện rất tốt, giảm thiểu được rủi ro khách hàng giả mạo, khách hàng ảo, tránh được trường hợp nhận đơn hàng mà không có khả năng cung cấp, không đáp ứng đúng yêu cầu khách hàng. Ngoài ra, công ty đề ra thủ tục là ĐĐH sau khi duyệt được sao một bản và chuyển đến phòng kế toán, việc này tạo ra sự kiểm soát chéo giữa các bộ phận và giúp kế toán theo dõi nghiệp vụ bán hàng từ lúc phát sinh, cũng là cơ sở để kế toán đối chiếu kiểm tra hóa đơn sau này. Và nên hạn chế sử dụng hình thức đặt hàng qua điện thoai gây nhầm lẫn nhất và khó khăn trong việc kiểm soát quản lý ĐĐH
* Xuất kho bán hàng
Thủ kho kiểm tra lệnh xuất hàng về thông tin và chữ ký, khi thấy đầy đủ các thông tin thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho và đồng thời giao hàng cho bộ phận gửi hàng.
Phiếu xuất kho gồm 3 liên, một liên lưu tại kho, 2 liên còn lại sẽ được chuyển sang phòng kế toán.
Trước khi xuất kho, bộ phận kho phải kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, chất lượng của hàng đem đi bán xem đã phù hợp với đơn đặt hàng hay không.
Như vậy: Đối với bước xuất kho hàng đi bán trong chu trình bán hàng và thu tiền mặt trực tiếp nếu bộ phận xuất kho hàng hóa làm việc thiếu cẩn