HÀNG TẠI CÔNG TY
4.2.1. Ƣu điểm
4.2.1.1. Về môi trường kiểm soát
Công ty cổ phần giống cây trồng Thái Bình là công ty lâu năm có bệ dày kinh nghiệm trong lĩnh vực nông nghiệp, chuyên sản xuất và kinh doanh giống cây trồng phục vụ cho sản xuất nông nghiệp trên toàn quốc. Quy trình hoạt động, công tác hạch toán kế toán bài bản. Để có được kết quả như ngày hôm nay một phần cũng nhờ công ty có một đội ngũ các nhà lãnh đạo có năng lực và tâm huyết với công ty. Lãnh đạo công ty là người liêm chính, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, luôn luôn là tấm gương sáng để nhân viên noi theo. Công ty ngày càng chú trọng đến việc xây dựng và vận hành hệ thống KSNB bằng các qui chế, qui định và phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên trong công ty. Kết hợp phong cách lãnh đạo công bằng, dân chủ. Giám đốc công ty đưa ra quyết định dựa trên tham khảo ý kiến của nhân viên cấp dưới. Điều đó tạo được mối quan hệ thông tin đa chiều, mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới. Sự đồng tình, ủng hộ, thực hiện nghiêm túc của các cấp.
Công ty có một bộ máy quản lý chặt chẽ từ trên xuống dưới. Với mô hình quản lý vừa trực tuyến vừa chức năng tạo nhiều thuận lợi trong công tác kiểm tra kiểm soát trong toàn bộ hoạt động của công ty. Các phòng ban đều có sự phối hợp, có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của công ty.
Nhân viên làm việc tại công ty đã được tuyển chọn kỹ càng, là những người có năng lực và đạo đức tốt vì thế các chính sách và thủ tục đề ra được họ thực hiện tốt. Công ty luôn tạo môi trường làm việc tốt nhất, thoải mái nhất để nhân viên cống hiến tài năng, sức lực. Sự quan tâm của công ty đối với đời sống người lao động và những chính sách đãi ngộ đối với người tài làm cho người lao động yên tâm cống hiến hết mình cho công việc.
4.2.1.2. Về hệ thống thông tin kế toán
Tất cả giấy tờ liên quan đến công việc của công ty đều phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền mới được phép thực hiện. Những quy định về các chứng từ trong kế toán được tuân theo quy định của Bộ Tài chính.
Kế toán công ty luôn vận dụng chế độ kế toán mới nhất để tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh tại công ty. Công tác kế toán trong từng khâu nghiệp vụ được kế toán thực hiện tốt, hình thức ghi chép cũng như việc hạch toán tổng hợp thể hiện tính logic, sáng tạo và nhạy bén, đảm bảo các yêu cầu của công tác quản lý của lãnh đạo công ty. Chứng từ được đánh số trước theo thứ tự liên tục để phòng bỏ sót, dấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng, tập hợp thành quyển theo nội dung, được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. Bên cạnh việc hạch toán thủ công bằng cách ghi chép nghiệp vụ kinh tế và các hồ sơ bằng hệ thống sổ sách thì công ty đã và đang sử dụng hệ thống lưu trữ bằng hệ thống các phần mềm kế toán.
4.2.1.3. Về các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát tại công ty được giám đốc ký duyệt và ban hành thành các qui chế để bắt buộc các nhân viên trong công ty cùng thực hiện. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc “phân công phân nhiệm”, nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” và nguyên tắc “uỷ quyền và phê chuẩn”.
4.2.2. Nhƣợc điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên, trong quá trình kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ - thu tiền vẫn có những hạn chế, những tồn tại này cần sớm được hoàn thiện và khắc phục tạo điều kiện cho công ty ngày càng phát triển:
- Vẫn tồn tại hiện tượng kiêm nhiệm trong cơ chế phân công phân nhiệm, công việc của các phòng ban và các nhân viên còn bị chồng chéo.
- Hiện nay, công ty chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ. Ủy ban kiểm soát bao gồm ban giám đốc kiêm nhiệm các chức vụ trong quản lý và không có chuyên gia am hiểu trong lĩnh vực kiểm soát.
- Việc nhận đặt hàng hiện nay vẫn còn hình thức đặt hàng thông qua điện thoại và fax nhưng lại chưa có một mẫu đơn đặt hàng chung thống nhất. Nhân viên kinh doanh còn nhầm lẫn yêu cầu của các đơn hàng với nhau gây ảnh hưởng đến các bước tiếp theo trong chu trình bán hàng – thu tiền, gây mất uy tín, tác động xấu đến hình ảnh của công ty và có thể phải bồi thường, …
- Bộ phận kinh doanh đảm nhiệm nhiều nghiệp vụ xảy ra cùng một lúc, chưa được quản lý chặt chẽ, nhân viên chưa có tính tự giác cao, chưa tập trung vào công việc của mình, đôi khi có thái độ chưa thân thiện với khách hàng…
- Bảo quản hóa đơn chứng từ chưa được cẩn thận vẫn còn để tình trạng mất mát chứng từ, hóa đơn
- Những quy định chưa thành văn bản, chỉ tồn tại như một thói quen và các mệnh lệnh được phổ biến qua hình thức truyền miệng.
- Hiện nay, công ty chưa có một chính sách bán hàng tín dụng hay chính sách chiết khấu rõ ràng, cụ thể nhằm thu hút khách hàng đến với công ty. Do đó khách hàng của công ty chỉ hạn chế trong các khách hàng truyền thống, hoạt động kinh doanh chưa có những bước đột phá mới.
- Khối lượng cung cấp dịch vụ trong ngày đôi khi rất nhiều, việc thanh toán với khách hàng diễn ra liên tục nhưng đôi khi kế toán không viết phiếu thu ngay mà có khi ngày hôm sau mới viết.
- Công ty có nhiều dịch vụ cung cấp khác nhau nên việc kiểm tra chất lượng dịch vụ còn diễn ra qua loa, đại khái, chủ yếu là hậu kiểm.
4.3. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
4.3.1. Môi trƣờng kiểm soát
Bán hàng là hoạt động tạo ra doanh thu ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và sự phát triển của doanh nghiệp. Hiểu rõ điều đó BGĐ công ty luôn quan tâm đến HTKSNB nói chung và HTKSNB chu trình bán hàng nói riêng. Công ty luôn đã có các biên pháp kế hoạch , quy trình hành động cụ thể nhằm giảm tác hại của rủi ro trong quy trình bán hàng đến một giới hạn chấp nhận nào đó.
Về môi trường kiểm soát có những nhận xét theo bảng sau:
- Công ty bán hàng dưới dạng văn bản quy tắc, chuẩn mực đạo đức chung của công ty trong quá trình bán hàng, cụ thể là quy định về giờ giấc làm việc, cách xử sự giữa nhân viên với ban lãnh đạo , giữa nhân viên với nhau và trong quan hệ giao dịch với khách hàng.
- Công ty đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả các nhân viên ký vào tất cả các nhân viên ký vào cam kết tuân thủ những quy định.
- Trong mối quan hệ với khách hàng, lãnh đạo công ty luôn tỏ ra thái độ thân thiện, đây là tấm gương sáng để nhân viên noi theo
Bảng 4.4. Đánh giá của cán bộ và nhân viên bán hàng về môi trƣờng kiểm soát của công ty (n = 50)
Chỉ tiêu Tốt Bình thƣờng không tốt
SL % SL % SL %
Đánh giá của ông (bà) về quy chuẩn
đạo đức mà công ty ban hành? 10 20,0 35 70,0 5 10,0
Đánh giá của ông (bà) về chính sách
tuyển dụng nhân viên bán hàng? 25 50,0 24 48,0 1 2,0
Mức độ quan tâm và coi trọng việc thiết kế và thực hiện KSNB của Ban Giám đốc?
5 10,0 35 70,0 10 20,0
Quan tâm, đào tạo nhân viên mới của
công ty? 6 12,0 39 78,0 5 10,0
Cơ cấu tổ chức của công ty? 8 16,0 32 64 10 20,0
Nguồn: Điều tra của tác giả năm (2018)
- Công ty có đầy đủ các phòng ban, các bộ phận phục vụ tốt cho công việc bán hàng, mỗi phòng ban có một nhiệm vụ riêng. Phòng kinh doanh có trách nhiệm giao dịch với khách hàng, kiểm tra độ tin cậy của khách hàng trước khi lập hợp đồng bán hàng cho khách hàng, ba bộ phận này đều có nhiệm vụ chung là kiểm soát và hỗ trợ lẫn nhau, vì các chứng từ này được chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác.
- Công ty có hệ thống văn bản nhất định quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đặc biệt các nhân viên làm việc trong các phòng ban chức năng, các nhân viên trực tiếp liên hệ và làm việc với khách hàng để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả.
-Công ty luôn quan tâm tới quyền lợi của tất cả công nhân và nhân viên, tôn trọng cán bộ tập thể công nhân viên.
Như vậy, có thể đánh giá môi trường kiểm soát bán hàng của công ty là khá tốt.
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, môi trường kiểm soát bán hàng của công ty còn một số nhược điểm sau:
- Công ty không có hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như bộ phận kiểm toán nội bộ nên không có sự kiểm tra, kiểm soát các hoạt động liên quan đến quy
- Đội ngũ nhân viên tốt nghiệp đại học chính quy còn ít, chủ yêu là trung học chuyên nghiệp sau đó hoàn thiện lên hệ đại học tại chức. Do đó, việc tiếp cận phần mềm còn hạn chế, chưa áp dụng hết các công nghệ kỹ thuật hiện đại.
4.3.2. Đánh giá rủi ro
Công ty luôn xác định mục tiêu chung của đơn vị và mục tiêu chung của quy trình bán hàng để nhân viên lấy đó làm tham chiếu cho công việc của mình.
Bảng 4.5. Đánh giá của cán bộ và nhân viên bán hàng về môi trƣờng kiểm soát của công ty (n = 50)
Chỉ tiêu Tốt Bình thƣờng không tốt
SL % SL % SL %
Đánh giá mức độ phòng
ngừa rủi ro của công ty? 5 10,0 35 70,0 10 20,0
Đánh giá việc thực hiện kế hoạch bán hàng của công ty?
22 44,0 25 50,0 3 6,0
Đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu đề ra của công ty?
15 30,0 28 56,0 7 14,0
Nguồn: Điều tra của tác giả (2018)
Mục tiêu của bán hàng:
Bán đúng: Đúng khách hàng, đúng giá, đúng hàng.
Bán đủ: Đủ số lượng đã thỏa thuận
Bán kịp thời: Kịp thời hạn đã cam kết.
Công ty có sự so sánh, phân tích các khả năng có thể xảy ra rủi ro trong mọi trường hợp để có biện pháp ngăn ngừa, giải quyết rủi ro xảy ra. Bên cạnh đó, công ty cũng khuyến khích nhân viên có ý thức phát hiện, phòng ngừa rủi ro.
Công ty không có phương pháp xác định rủi ro cụ thể mà chỉ là dựa trên sự quan sát, phán đoán, phân tích bao quát, không đi sâu vào một phương pháp cụ thể.
4.3.3. Thông tin truyền thông về việc bán hàng
Quy trình bán hàng liên quan đến nhiều bộ phận nhiều phòng ban khác nhau trên vấn để thông tin và truyền thông trong việc bán hàng là rất quan trọng.
Nó gắn kết các phòng ban với nhau để cùng thực hiện mục tiêu chung là mang lại lợi nhuận cho công ty.
Bảng 4.6. Đánh giá của cán bộ và nhân viên bán hàng về thông tin, truyền thôn bán hàng (n = 50)
Chỉ tiêu
Tốt Bình thƣờng không tốt
SL % SL % SL %
Hiệu quả sử dụng phần
mềm kế toán của công ty? 28 56,0 22 44,0 0 0,0
Hiệu quả sử dụng phần
mềm quản lý của công ty? 15 30,0 32 64,0 3 6,0
Bộ chứng từ sổ sách trong
bán hàng của công ty? 28 56,0 22 44,0 0 0,0
Đánh giá phương tiện truyền thông của lãnh đạo tới nhân viên bán hàng của công ty?
12 24,0 32 64,0 6 12,0
Nguồn: Điều tra của tác giả (2018)
- Công ty luôn kịp thời cập nhật các thông tin mới và quan trọng về thị trường, về khách hàng cho các bộ phận liên quan.
- Mọi thông tin từ phía Ban lãnh đạo gửi đến đều được cung cấp kịp thời, chính xác và đầy đủ nhất.
- Công ty đã kết nối mạng internet trong công ty có thể cập nhật tin tức kpj thời, phục vụ tốt cho công việc của mình.
- Công ty lắp đặt hệ thống bảo vệ dữ liệu máy tính, phòng ngừa sự xâm nhập của những người không có thẩm quyền.
- Công ty xây dựng những chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa bất thường xảy ra và có kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin, dữ liệu.
4.3.4. Hoạt động kiểm soát bán hàng
Công ty có phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận sao cho không có bộ phận, cá nhân nào có thê giải quyết toàn bộ nghiệp vụ bán hàng từ khi nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng đến khi giao dịch cho khách và ghi vào sổ. Trong quá trình làm việc, các bộ phận đề có sự kiểm soát lẫn nhau sao cho không để bộ phận nào xảy ra sai sót.
Bảng 4.7. Đánh giá của cán bộ và nhân viên bán hàng về hoạt động kiểm soát bán hàng của công ty (n = 50)
Chỉ tiêu Rõ ràng Bình thƣờng không rõ ràng
SL % SL % SL %
Mô tả công việc cho từng
nhân viên? 5 10,0 36 72,0 9 18,0
Quy định nào về việc ủy quyền và phê duyệt phiếu đề xuất bán hàng?
4 8,0 38 76,0 8 16,0
Sự tách biệt về công việc giữa nhân viên kế toán và nhân viên mua sắm?
12 24,0 33 66,0 5 10,0
Nguồn: Điều tra của tác giả (2018)
Ví dụ để giảm thiểu rủi ro một nhân viên phòng kinh doanh có thể chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng không có đủ khả năng thanh toán thì nhiệm vụ của Giám đốc là kiểm tra xem xét lại đơn đặt hàng rồi mới ký duyệt bán hàng, phòng kinh doanh, phòng kế toán và bộ phận quản lý kho hàng có thể kiểm soát lần nhau thông qua chứng từ.
- Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng, công ty đều có sự phê duyệt của Ban Giám đốc, Kế toán trưởng
- Công ty có quy định bằng văn bản về chính sách chiết khấu cho khách hàng cụ thể với những khách hàng có đơn đặt hàng lớn từ 200 thùng trở lên sẽ được hưởng chiết khấu thương mại từ 0.8% - 1% trên đơn giá chưa thuế.
- Công ty đã thiết lập và sử dụng hệ thống chúng từ, sổ sách theo đúng quy định hiện hành của Bộ Tài chính. Khi có sự thay đổi thì công ty đều cập nhật nhanh chóng và áp dụng kịp thời.
- Các bộ phận trong công ty đã sử dụng đúng và đủ loại chứng từ do công ty được phép quy định.
- Trong quá trình lập chứng từ, các bộ phận đã lập theo đúng mẫu quy định, ghi đầy đủ các yếu tố pháp lý của chứng từ, lập đều đủ số liên theo quy định
- Quá trình luân chuyển chứng từ, các bộ phận của công ty khá khoa học, luôn có phần xét duyệt của cấp lãnh đạo, đây cũng chính là một bước kiểm tra chứng từ một lần nữa.
Công ty có những quy định cụ thể về quyền hạn, trách nhiệm của thủ kho trong việc bảo quản hàng hóa nư sau:
- Thủ kho có trách nhiệm trông coi, bảo quản hàng hóa cẩn thận, không để xảy ra hư hỏng mất mát.
- Phải tiến hành kiểm tra kho thường xuyên, nếu phát hiện có thể xảy ra mất mát hàng hóa hoặc do sự cố bất thường xảy ra phải báo cáo ngay cho ban lãnh đọa biết để có biên pháp xử lý kịp thời...
- Định kỳ chuối mỗi tháng, nhân viên kế toán và thủ kho đối chiếu số lượng hàng Nhập – Xuất- Tồn trên thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán để kịp thời phát hiện sai sót trong quá trình ghi chép nghiệp vụ.