4.1.2.1. Đối với bán hàng thu bằng tiền mặt
Công ty Giống cây trồng Thái Bình là doanh nghiệp sản xuất nên nguồn thu chủ yếu của Công ty là từ bán sản phẩm. Vì vậy, chủ yếu khách hàng thanh toán cho Công ty thông qua tài khoản ở ngân hàng nên thu tiền mặt tại Công ty chỉ là những khoản thanh toán nhỏ như: rút tiền gửi ngân hàng nộp quỹ, thu tiền thanh lý tài sản cố định, vay ngân hàng, thu khác: thu tiền hoàn ứng nhân viên đi công tác…
Sự kiện kinh tế Chứng từ gốc Báo cáo Ghi nhật ký chung Nhật ký chung Chuyển sổ cái Sổ cái Lập báo cáo Các dữ liệu liên quan đến họat động Sự kiện kinh tế Chứng từ gốc Nhập liệu Các tập tin lưu trữ dữ liệu
Báo cáo Truy xuất thông
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu tiền mặt
Nghiệp vụ kinh tế phát
sinh . Chứng từ Định khoản
1. Thu tiền bán hàng hóa
hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng bằng tiền mặt
Đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho
Bảng kê bán hàng Hóa đơn GTGT Phiếu thu Giấy nộp tiền. Bảng kê hàng gửi bán đã thanh toán Nợ TK 111 Có TK 5111 Có TK 3331
2. Khoản chiết khấu thanh
toán cho khách hàng hưởng
Hóa đơn GTGT
Phiếu chiết khấu thanh
toán
Nợ TK 635 Có TK 111
3. Thu tiền bán hàng hóa
hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng bằng chuyển khoản
Đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho
Bảng kê bán hàng Hóa đơn GTGT Giấy báo có Phiếu kế toán Nợ TK 112 Có TK 511 Có TK 3331 4. Thu tiền khách hàng trả nợ mua hàng Biên bản ghi nhận nợ Hóa đơn GTGT Biên bản ghi nhận nợ Nợ TK 111 Có TK 121,128,221
Lƣu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền mặt thu tiền mặt
Hiện nay Công ty chỉ sử dụng một hình thức bán hàng: Bán hàng trực tiếp. Chu trình bán hàng của Công ty: Chu trình bán hàng của Công ty gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh lien quan đến việc tạo ra doanh thu, thanh toán công nợ với khách hàng. Có 4 hoạt động chính trong chu trình bán hàng:
1.Nhận đơn đặt hàng: Bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm nhận đơn hàng, giao dịch, soạn hợp đồng để 2 bên ký kết, hợp đồng phải có sự thỏa thuận của lãnh dạo hoặc ủy quyền của lãnh đạo công ty
3.Yêu cầu khách hàng thanh toán: Bộ phận kế toán và thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện các vấn đề trên
4.Nhận tiền thanh toán
Bộ phận kế toán có trách nhiệm nhận tiền thanh toán và hoàn thiện các loại hóa đơn, chứng từ
Để kiểm soát được thì phải nẵm rõ từng bước, từng công việc của các bộ phận, các loại hóa đơn, chứng từ cần hoàn thiện để kiểm soát
4.1.2.2. Chu trình bán hàng và thu tiền mặt trực tiếp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lưu đồ chứng từ 2 Thủ quỹ Lệnh BH 4 PXK Phiếu GH 3 Xuất HĐ, PT Hóa đơn VAT PThu Nhập liệu Báo cáo định kỳ Lưu 1 Kiểm tra Giao hàng Lệnh BH 3 PXK KH
Bộ phận kho BP giao hàng BP kế toán
Phiếu GH 1 BĐ ĐĐH Nhận ĐĐH Duyệt Lệnh BH 1
Thu tiền & xác nhận vào chứng từ PThu 3 PThu 1 Hóa đơn VAT 3 Nhập liệu Lưu PThu 3 PThu 1 Hóa đơn VAT 3 Lưu đồ quy trình bán hàng Bộ phận KD Lệnh BH 2 Xuất hàng PXK Nhập liệu Lưu 2 Không xuất 1 Kiểm tra
Sơ đồ 4.4. Lƣu đồ quy trình bán hàng
* Bộ phận Kinh doanh nhận và xử lý đơn hàng là giai đoạn đầu tiên trong chu trình bán hàng. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa của công ty sẽ gửi đơn hàng tới phòng kinh doanh của công ty, khi đó phòng kinh doanh của công ty sẽ có trách nhiệm xem xét đơn đặt hàng để tìm hiểu kỹ yêu ầu của khách hàng về số lương, chất lượng, giá cả…mà khách hàng mong muốn. Khi đã tìm hiểu kỹ về nhu cầu của khách hàng, xem xét sự phù hợp giữa mong muốn của khách hàng và khả năng cung ứng của công ty, nếu thỏa mãn thì ký hợp đồng chấp nhận đơn hàng. Đơn đặt hàng sữ được soạn làm 02 bản. Một bản sẽ được lưu tại phòng kinh doanh, bản còn lại sẽ được chuyển cho công ty khách hàng. Căn cứ theo đơn đặt hàng, phòng kinh doanh lập nên lệnh xuất hàng gồm 3 bản, 1 bản được lưu tại phòng kinh doanh, một bản chuyển xuống kho, bản còn lại sẽ được chuyển tới phòng kế toán.
Nghiên cgh chu trình bán hàng và thu tiều chuyrình bán các thn tục kiểm soát mà công ty đã áp dụng về xét duyệt đơn đặt hàng, công ty đã thực hiện rất tốt, giảm thiểu được rủi ro khách hàng giả mạo, khách hàng ảo, tránh được trường hợp nhận đơn hàng mà không có khả năng cung cấp, không đáp ứng đúng yêu cầu khách hàng. Ngoài ra, công ty đề ra thủ tục là ĐĐH sau khi duyệt được sao một bản và chuyển đến phòng kế toán, việc này tạo ra sự kiểm soát chéo giữa các bộ phận và giúp kế toán theo dõi nghiệp vụ bán hàng từ lúc phát sinh, cũng là cơ sở để kế toán đối chiếu kiểm tra hóa đơn sau này. Và nên hạn chế sử dụng hình thức đặt hàng qua điện thoai gây nhầm lẫn nhất và khó khăn trong việc kiểm soát quản lý ĐĐH
* Xuất kho bán hàng
Thủ kho kiểm tra lệnh xuất hàng về thông tin và chữ ký, khi thấy đầy đủ các thông tin thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho và đồng thời giao hàng cho bộ phận gửi hàng.
Phiếu xuất kho gồm 3 liên, một liên lưu tại kho, 2 liên còn lại sẽ được chuyển sang phòng kế toán.
Trước khi xuất kho, bộ phận kho phải kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, chất lượng của hàng đem đi bán xem đã phù hợp với đơn đặt hàng hay không.
Như vậy: Đối với bước xuất kho hàng đi bán trong chu trình bán hàng và thu tiền mặt trực tiếp nếu bộ phận xuất kho hàng hóa làm việc thiếu cẩn
thận có thể dẫn đến các rủi ro: Xuất thiếu hàng, xuất hàng kém chất lượng làm ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
* Lập hóa đơn bán hàng
Kế toán kiểm tra lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho về chữ ký và thông tin, nếu hợp lý kế toán sẽ dựa vào đó lập nên Hóa đơn GTGT và Phiếu thu.
Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên, liên 1 lưu tại phòng kế toán, liên đỏ ( liên 2) được chuyển cho khách hàng, liên 3 được chuyển sang cho thủ quỹ.
Phiếu thu được lập làm 3 liên, liên 1 được lưu tại cuống, liên 2 và liên 3 được chuyển cho thủ quỹ.
Kế toán sẽ giữ lại một liên phếu xuất kho, liên còn lại chuyển cho khách hàng để khách hàng căn cứ vào đó kiểm tra hàng….
Như vậy: Tại bước lập hóa đơn bán hàng của chu trình bán hàng và thu tiền trực tiếp nếu bộ phận kế tón không cẩn thận có thẻ dẫn đến các rủi ro: Viết sai hóa đơn (Sai đơn giá, Tổng tiền…).
* Hoạt động thanh toán
Đây là bước cuối cùng trong chu trình bán hàng, Thủy quỹ dựa vào các chứng từ kế toán chuyển qua (Hóa đơn GTGT và Phiếu thu) để tiến hành kiểm tra và thu tiền. Sau khi thu tiền xong thủ quỹ sẽ giao lại cho khách hàng 1 liên phiếu thu. Liên còn lại cũng với hóa đơn sẽ được thủ quỹ lưu lại.
Như vậy ở bước thanh toán có thể có các rủi ro như sau: Thu tiền thiếu do đếm nhầm, tiền giả, nhân viên bán hàng sử dụng tiền vào mục đích khác mà không giao nộp ngay tiền cho thủ quỹ…
Kết quả nghiên cứu cho thấy: Tiền là tài sản rất quan trọng đối với công ty và cũng rất dễ bị thất thoát, chiếm dụng. Do đó mà công ty đã thiết kế các thủ tục kiểm soát thu tiền mặt như vậy là khá tốt, có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, bất kiêm nhiệm đối với người giữ tiền và người ghi sổ. Tuy nhiên, công việc đối chiếu hằng ngày giữa kế toán và thủ quỹ không thường xuyên, do không có người kiểm tra, đây cũng là nguyên nhân khiến thủ quỹ dễ lấy tiền của công ty dùng vào mục đích riêng.
* Ghi sổ kế toán
- Hằng ngày căn cứ vào bộ chứng từ bán hàng, kế toán tiêu thụ lên sổ nhật ký chung rồi ghi vào sổ cái và sổ chi tiết tài khoản doanh thu theo mặt hàng.
- Đối với việc ghi nhận doanh thu cho số hàng gửi bán đại lý thì hàng tháng kế toán tiêu thụ phải căn cứ vào báo cáo bán hàng của đại lý gửi đến , sổ chi tiết thành phẩm gửi đi bán, bộ phận bán hàng lập hóa đơn GTGT cho số hàng này và hóa đơn này phải được giám đốc, kế toán trưởng, phòng SX-KD ký duyệt rồi sau đó mới tiến hành ghi sổ doanh thu cho số hàng này.
- Cuối quý, kế toán tiêu thụ phải tiến hành đối chiếu số lượng hàng tiêu thụ trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn (kế toán tổng hợp lập) với số liệu trên bảng tổng hợp hàng bán ra của phòng kinh doanh , đối chiếu sổ chi tiết thành phẩm, sổ chi tiết thành phẩm gửi đi bán với thẻ kho . Đối chiếu doanh thu giữa sổ cái và Bảng tổng hợp hàng bán ra của phòng SX-KD.
* Nhận xét: Việc ghi nhận doanh thu được kiểm soát chưa được tốt , và không thường xuyên , bởi vì kiểm tra đối chiếu chỉ thực hiện vào cuối kỳ , chứ không đươ ̣c thực hiê ̣n hằng ngày , do đó khó phát hiện ra gian lận, sai sót. Ngoài ra, người ghi sổ doanh thu cũng là người ghi sổ khoản phải thu, đây chính là hạn chế và dẫn tới xảy ra gian lận dễ lấy tiền của công ty dùng vào mục đích riêng.
NV1: Hóa đơn GTGT 5329 ngày 10/11/2018 bán cho Công ty TNHH một thành viên Phát Đạt Đỉa chỉ: 126 Trần Hưng Đạo, TP Thái Bình.
Các mặt hàng như sau (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giống lúa Giống Giống TBR 225 XN 1Kg số lượng 7.480 Kg, đơn giá 9.473 đ/Kg
Giống BC15 XN 1kg Số lượng 1.520 Kg, đơn giá 9.636 đ/Kg Khang dân NC 1kg số lượng 1.000 kg, đơn giá 9.768 đ/kg
Công ty TNHH một thành viên Phát Đạt đã thanh toán bằng tiền mặt, thuế suất 10 % (phiếu xuất kho 162, phiếu thu số 80).
Đơn vị: Công ty TNHH một thành viên Phát Đạt
Địa chỉ: 126 Trần Hưng Đạo, TP Thái Bình, Thái Bình Mã số: BM-V1-07-00- 08 Ngày BH: 16/12/2018 Lần BH: 06 Số trang: 1/1 ĐƠN ĐẶT HÀNG
Công Ty Giống cây trồng Thái Bình Quang Trung, Thái Bình
Tel: 0363.361.8626 Đại diện: Nguyễn Thị Lan (0988905835)
Công ty TNHH một thành viên Phát Đạt
Số 126 Trần Hưng Đạo, TP Thái Bình Tel : 0915825755 Đại diện : Phạm Hồng An STT Tên hàng-Quy cách ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thuế (%) TT Ngày giao hang 01 Giống Giống TBR 225 XN 1Kg Kg 7.480 9.473 10 70.858.040 Giống BC15 XN 1kg Kg 1.520 9.636 10 14.646.720 Khang dân NC 1kg Kg 1.000 9.768 10 9.768.000 Ngày 10 tháng 11 năm 2018 Bên đặt hàng (Đã ký) Xác nhận của NCC (Đề nghị xác nhận và fax lại)
Điều kiện thanh toán: TM/CK
Điều kiện giao hàng: Giao tại kho công ty Giống cây trồng Thái Bình
Lưu ý: Xin báo fax về để xác nhận về thời gian giao hàng và số lượng giao hàng trong vòng 1 ngày sau khi nhận được đơn dặt hàng này.
CÔNG TY GCT Thái Bình CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
SỐ: 12/ HĐNT
HỢP ĐỒNG KINH TẾ NĂM 2018
- Căn cứ vào Bộ luật dân sự và Luật Thương Mại đã được Quốc hội Nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14/6/2005 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2006.
- Căn cứ vào khả năng nhu cầu của hai bên.
Hôm nay, ngày 16 tháng 12 năm 2018, Chúng tôi gồm có:
BÊN A: CÔNG TY Giống cây trồng Thái Bình
Địa chỉ: TP. Thái Bình
Điện thoại: 02273831580- Fax: 02273834830
Hoặc tài khoản số: 3041100005009 Tại Ngân Hàng Vietcombank Mã số thuế : 1000215656
Do Bà Trần Thị Trà – Phó tổng giám Đốc làm đại diện.
BÊN B: CÔNG TY TNHH Phát Đạt
Địa chỉ: Trần Hưng Đạo – TP Thái Bình Điện thoại: 0227.39336995
MST: 01 001005 90
Do Ông: TRẦN VĂN HƯNG - Giám đốc công ty làm đại diện.
Sau thời gian trao đổi thỏa thuận, hai bên thống nhất ký hợp đồng nguyên tắc năm 2017 với các điều khoản sau:
ĐIỀU 1: MẶT HÀNG – ĐƠN GIÁ – SỐ LƢỢNG.
- Giống lúa lai (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đơn giá: 690.000đ/Bao - Giá cả theo từng thời điểm.
- Số lượng mỗi đợt yêu cầu bên B fax cụ thể cho bên A trước ít nhất 1 ngày.
ĐIỀU 2: CHẤT LƢỢNG – ĐÓNG GÓI.
- Hàng được đóng thành kiện, mỗi kiện 100-200 Bao
ĐIỀU 3: GIAO NHẬN – VẬN QUYYỂN – BỐC XẾP
- Hàng giao tại Thành phố Hà Nội, giao thành nhiều đợt.
- Chi phí vận chuyển bên A chịu, bốc xếp mỗi bên chịu một đầu.
- Trong vòng 07 ngày kể từ ngày bên B nhận hàng, bên B phải kiểm tra hàng có gì trở ngại phải báo lại cho bên A để cùng nhau giải quyết và thống nhất. Nếu sau thời gian trên bên B không có ý kiến gì thì coi như bên B đã chấp nhận hoàn toàn lô hàng đó.
ĐIỀU 4: PHƢƠNG THỨC THANH TOÁN
- Bên B thanh toán tiền hàng cho bên A dứt điểm từng lô hàng. Thời gian thanh toán không quá 30 ngày kể từ ngày nhận được lô hàng.
- Nhận lô hàng thứ hai phải thanh toán dứt điểm lô hàng thứ nhất.
- Thanh toán bằng chuyển khoản, nếu bên B không thực hiện thanh toán đúng hạn thì bên A sẽ không giao hàng.
ĐIỀU 5: TÀI SẢN THẾ CHẤP
- Bên A cho bên B gối đầu hàng hóa với số dư nợ ≥ 70% giá trị tài sản bên B thế chấp cho bên A. Các giấy tờ có liên quan đến tài sản thế chấp hợp pháp được bên B giao bên A nhận và quản lý theo luật định.
ĐIỀU 6: CAM KẾT CHUNG
- Trong quá trình thực hiện nếu có sự thay đổi nào của các điều khoản hợp đồng, hai bên phải thông báo cho nhau biết trước ít nhất 20 ngày để cùng nhau giải quyết và thống nhất.
- Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản đã ghi trong hợp đồng. Nếu có gì bất lợi phát sinh, hai bên phải thông báo cho nhau biết hoặc gặp nhau để giải quyết trên tinh thần hợp tác cùng có lợi. Trường hợp hai bên không đạt được giải pháp cuối cùng thì đưa ra Tòa án Kinh tế Thái Bình để giải quyết. Quyết định của Tòa án là quyết định cuối cùng buộc hai bên phải thực hiện.
- Hợp đồng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý ngang nhau và có hiệu lực kể từ ngày ký kết đến hết ngày 31 tháng 01 năm 2018.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Tổng Giám đốc Giám đốc ( đã ký, đóng dấu) (đã ký, đóng dấu)
Công Ty Giống cây trồng Thái Bình Quang Trung, Thái Bình
Mẫu số 02-VT
(Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 16 tháng 12 năm 2018 Họ tên người nhận hàng Phan Thanh Nguyên
Đơn vị: Công ty TNHH một thành viên Phát Đạt Lý do xuất kho: Xuất bán hàng
Xuất tại kho: Công Ty Giống cây trồng Thái Bình Quyển số: …04……… Số: ……162………. Nợ TK 632: ……… Có TK 155 ……… STT Tên sản phẩm Mã số ĐVT Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 01. Giống Giống TBR 225 XN 1Kg 01 Kg