Dựa trên cơ sở nền tảng những lý luận tìm hiểu và phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Minh Toàn, qua đó đánh giá và làm rõ những khâu kiểm soát trong chu trình của công ty VinaSoy cụ thể là tìm hiểu môi trường kiểm soát chung, các thủ tục kiểm soát hoạt đông bán hàng, kiểm soát nợ phải thu khách hàng, nghiệp vụ thu tiền và kiểm soát các chính sách tiêu thụ, đánh giá chung các hoạt động kiểm soát đó, từ đó đưa ra những giải pháp để nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Minh Toàn.
2.2.1.2. Công ty CP Thương mại Phú An
Kinh nghiệm - Xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đơn đặt hàng của khách hàng là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Đó là lời đề nghị mua hàng từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại. Đơn đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại… sau đó là hợp đồng mua hàng, các bộ phận có liên quan trong đơn vị có thể xem xét các điều kiện về số lượng, chủng loại, chất lượng…để xác định cung ứng đúng hạn của đơn vị với các yêu cầu đó.
- Kinh nghiệm kiểm tra tính dụng và xét duyệt bán chịu: Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài đơn vị, những người có thẩm quyền cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu. Việc bán chịu sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng doanh số bán hàng nhưng cũng gặp khá nhiều rủi ro trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán. Vì thế việc bán chịu cần được xem xét thật chặt chẽ. Trước khi đi đến quyết định bán chịu cho khách hàng cần phải xem xét từng khách hàng cụ thể, khả năng nợ tối đa
của từng khách hàng mất khả năng thanh toán. Vì thế việc bán chịu cần được xem xét thật chặt chẽ. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện để thỏa thuận trong quan hệ mua bán cùng với các điều kiện khá nhau: phương thức thanh toán, giá cả, chiết khấu, phương thức và thời gian giao nhận.. Việc xét duyệt bán chịu có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ chiết khấu thanh toán.
- Kinh nghiệm Chuyển chuyển giao hàng hóa: Việc chuyển giao hàng hóa thể hiện tài sản và quyền sở hữu tài sản của đơn vị được chuyển giao cho khách hàng, là cơ sở để ghi nhận doanh thu bán hàng của đơn vị. Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán. Khi đã có quyết định về phương thức bán hàng, bộ phận xuất hàng sẽ lập lệnh xuất kho và chứng từ vận chuyển dựa trên những thông tin trên mẫu đơn đặt hàng nhận được, đồng thời thực hiện việc xuất kho và chuyển giao hàng.
- Lập kinh nghiệm lập hóa đơn bán hàng và đồng thời ghi số nghiệp vụ: Hóa đơn bán hàng là chứng từ trên đó có đầy đủ thông tin về hàng hóa (mẫu mã, quy cách, số lượng…) và giá cả thanh toán. Tổng số tiền thanh toán sẽ bao gồm giá cả hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khách theo luật thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn sẽ được lập thành 3 liên: liên 2 giao cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi việc thu tiền. Hóa đơn bán hàng vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.
- Kinh nghiệm Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các khoản thích hợp.