tại Công ty
4.4.2.1. Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ
Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán:
Chứng từ là bằng chứng quan trọng chứng tot nghiệp vụ kinh tê đã phát sinh và hoàn thành, căn cứ ghi sổ chính xác. Để tăng cường hiệu quả kiểm soát nội bộ đối với quy tình bán hàng, thì hệ thống chứng từ cần phải được đánh sô lien tục, rõ ràng, phân công nhân viên đảm bảo công tác lưu trữ, bảo quản chứng từ, tranh để tình trạng lung tung gây mất mát chứng từ.
Trên chứng từ cần phải có đủ các chữ ký của các bên lien quan, nên bộ sung chữ ký giám đốc nhằm tăng cường sự kiểm soát chặt chẽ trong nghiệp vụ thanh toán, đảm bảo tốt nguyên tắc sự ủy quyền và phê chuẩn.
Ngoài ra khi công nghệ thông tin phát triển rất là mạnh mẽ, các phần mềm kế toán ra đời đã giúp ích rất nhiều cho công tác kế toán. Công ty nên tham khảo ý kiến tư vấn của chuyên gia tại các công ty sản xuất phần mềm kế toán để triển khai việc áp dụng phần mềm kế toán được hiệu quả hơn. Phần mềm kế toán máy còn có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo các chức năng gồi kế toán trưởng và kế toán các phần hành. Mỗi vị trí sử dụng đều có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng không thể truy cập vào công việc của người khác nếu không được người có trách nhiệm đồng ý. Tuy nhiên không phải phần mêm nào cũng hoàn hảo mỗi phần mềm đều có những ưu nhược điểm riêng, công ty cần cân nhắc chọn phần mềm kế toán máy cho công ty mình.
Một trong những rủi ro của hệ thống xử lý thông tin kế toán thường gặp phải là do không giám sát được đầy đủ sẽ dẫn đến tình trạng mất dữ liệu sổ sách, chứng từ…Đây là thủ tục quan trọng để doanh nghiệp không bị mất thông tin kế toán đặc biệt là những chứng từ sổ sách quan trọng.
Đối với kiểm soát ruy cập – sử dụng hệ thống: Khi đặt mật khẩu, không nên dung mật khẩu trùng với tên người dung , không nên dùng ngày sinh của bản thân, của người thân, mật khẩu đăng nhập nên sử sụng cả bằng chữa cái và số..Và cần thoát hẳn khỏi hệ thống khi không dùng nữa
Đối với kiểm soát truy cập dữ liệu: Ngoài mật khẩu hệ thống, người sử dụng cần đặt mật mã cho các tập tin lưu trữ trong hệ thống và chỉ có người trách nhiệm liên quan đến tập tin nào thì mới được phép nhập vào dữ liệu của tập tin đó
Bảo vệ hệ thống máy tính: Công ty nên cài đặt phần mềm diệt virut trên tất cả máy tính và thực hiện chạy và cập nhập phần mềm liên tục. Phần mềm này nên được thiết kế quét tất cả các tập tin công ty nhận qua email.
Đối với hệ thống báo cáo kế toán tại công ty
Thực tế tại công ty ít chú trọng đến việc lập báo cáo nội bộ để nâng cao hiệu quả kiểm soát tại đơn vị mình. Công ty nên sử dụng các báo cáo bán hàng nội bộ nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác đối chiếu, kiểm tra như:
- Báo cáo bán hàng theo tháng, quý - Bảng đánh giá khách hàng tiềm năng - Bẳng tổng hợp đơn đặt hàng.
4.4.2.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu bằng tiền mặt trực tiếp
Đi đôi với việc hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động tại công ty, việc hoàn thiện các thủ tục kiểm soát hữu hiệu trong các quy trình kế toán sẽ góp phần tang cường hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các thủ tục kiểm soát càn xây dựng dựa trên cơ sở đảm bảo các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát:
Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
4.4.2.3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát đơn đặt hàng
Cần tăng cường sự kiểm soát ở khâu xét duyệt đơn đặt hàng của khách hàng, tránh tình trạng nhân viên của công ty thông đồng với khách hàng chấp nhận đơn đặt hàng với những khách hàng thiếu uy tín.
Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiếp nhận và xử lý Đơn đặt hàng
Bộ phận bán hàng ở phòng NVKD nên thiết kế lại mẫu Đơn đặt hàng phù hợp với đặc điểm của công ty.
Nhân viên kinh doanh cử một nhân viên làm nhiệm vụ tiếp nhận Đơn đặt hàng của khách hàng. Sau đó, tiến hành phân loại Đơn đặt hàng và đánh số thứ tự, ghi vào sổ theo dõi Đơn đặt hàng, chuyển cho bộ phận liên quan xử lý. Sau khi, Đơn đặt hàng đã xử lý xong sẽ được chuyển lại cho nhân viên tiếp nhận Đơn đặt hàng ban đầu để thông báo cho khách hàng. Tiếp đó, Đơn đặt hàng được duyệt chuyển cho nhân viên bán hàng phụ trách khu vực liên quan tiến hành xuất Hóa đơn GTGT để chuẩn bị giao hàng cho khách hàng.
Khi lập lệnh bán hàng, bộ phận bán hàng phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất và nhập kho thành phẩm.
Hoàn thiện chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
- Để tạo điều kiện cho việc tra cứu, kiểm tra, kiểm soát được dễ dàng đồng thời tránh sự thất lạc chứng từ, các hợp đồng cung cấp sản phẩm cần được đánh số liên tục; các Hoá đơn cần được đánh số thứ tự liên tục và trùng với Bảng kê chi tiết.
-Trên Bảng kê chi tiết và Hóa đơn cần bổ sung thêm nội dung Tiền khuyến mãi, chiết khấu.nhằm thông báo cho khách hàng biết số tiền khuyến mãi, chiết khấu khách hàng được hưởng, tránh trường hợp nhân viên gian lận tiền khuyến mãi của khách hàng.
-Đơn vị cần qui định rõ thời hạn hoàn thành việc cập nhật số liệu và lập báo cáo theo ngày, theo tuần để phục vụ cho việc tổng hợp số liệu tại đơn vị kịp thời. Đồng thời đơn vị phải có biện pháp xử lý đủ mạnh đối với các trường hợp chậm trễ, gây cản trở tiến độ hoàn thành công việc tại đơn vị.
Sơ đồ 4.7. Thủ tục lập và lƣu chuyển Hóa đơn GTGT
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty CP Giống cây trồng Thái Bình)
Hoàn thiện hệ thống báo cáo bán hàng, chính sách bán hàng, và lập kế hoạch sản xuất
a. Hoàn thiện hệ thống báo cáo bán hàng
Cuối quý, công ty nên yêu cầu lập bảng đối chiếu số lượng hàng tiêu thụ trong quý giữa kế toán tiêu thụ, nhân viên phòng kinh doanh (giữa nhân viên phòng kinh doanh với thủ kho), có một người độc lập kiểm tra và ghi vào bản đối chiếu và phải có ký xác nhận của trưởng phòng kế toán và trưởng phòng sản xuất kinh doanh. Nếu có chênh lệch sai sót phải tiến hành tìm hiểu nguyên nhân, trách nhiệm thuộc về ai. Như vậy sẽ đảm bảo việc theo dõi số lượng hàng tiêu thụ được kiểm soát tốt hơn, làm căn cứ để lập, đối chiếu báo cáo doanh thu tiêu thụ vào cuối quý.
Phòng SX-KD Khách hàng Căn cứ ĐĐH và PXK hoàn chỉnh Hóa đơn GTGT Giám đốc Hóa đơn GTGT Ký duyệt Hóa đơn GTGT Ký Hóa đơn GTGT 3 Hóa đơn GTGT Lưu Lư u Ghi sổ doanh thu và nợ phải thu.
Mẫu 26: Mẫu Bảng đối chiếu số lƣợng hàng bán ra
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
BẢNG ĐỐI CHIẾU SỐ LƢỢNG HÀNG BÁN RA
Quý...năm...
Ngày kiểm tra đối chiếu:...
STT Tên hàng ĐVT Số lượng xuất bán Chênh lệch
Nguyên nhân
Theo kế toán Theo phòng SX-KD
Nguồn: Bộ tài chính (2014)
Ngƣời lập Kế toán trƣởng Trƣởng phòng SX-KD
-Mẫu 27: Mẫu báo cáo doanh thu tiêu thụ
Công ty: Phòng SX-KD
BÁO CÁO DOANH THU TIÊU THỤ Tên sản phẩm:...
Từ ngày....đến ngày...
STT Ngày bán
Hóa
đơn số ĐVT Số lượng Đơn giá Doanh thu
Tổng cộng (Nguồn: Bộ tài chính, 2014) Ngƣời lập Trƣởng phòng SX-KD (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Hoàn thiện kiểm soát việc thực hiện các chính sách bán hàng
+ Áp dụng chính sách chiết khấu linh hoạt cho các đại lý theo các tiêu chuẩn khác nhau về doanh thu, số lượng hàng mua của công ty.
+ Hỗ trợ chi phí vận chuyển cho nhà phân phối đến khách hàng ở vùng sâu, vùng xa.
+ Chế độ khen thưởng rõ ràng cho các nhà phân phối cấp 1 đạt kết quả tốt trong kỳ kinh doanh.
+ Thường xuyên tổ chức các hội nghị khách hàng theo từng vùng, miền và tăng thêm thời lượng, nội dung của chương trình.
+ Hỗ trợ cho các nhà phân phối các bảng hiệu có ghi rõ địa chỉ, logo, hình ảnh sản phẩm.
+ Theo dõi, giám sát chặt chẽ các nhà phân phối về doanh số bán, khả năng thanh toán, khả năng chiếm lĩnh thị trường… để đánh giá hiệu quả các thành viên cũng như áp dụng biện pháp đãi ngộ cho phù hợp.
Bên cạnh việc áp dụng mức lương cứng cho các nhân viên bán hàng, công ty nên áo dụng mức lương theo tỷ lệ phần tram doanh số bán hàng thuần. Nhân viên này sẽ hưởng thêm một khoản lương theo tỷ lệ phần tram doanh số bán hàng mà mình tạo ra, mức lương này tang cùng với mức doanh thu, nhưng khi sai sót xảy ra với số hàng đã bán do nhân viên đó đảm nhiệm thì phần lương của họ cũng bị giảm theo một tỷ lệ phần tram đã được quy định. Việc ấp dụng chế độ lương theo phần trăm doanh thu thuần sẽ tạo ra động lực thi đua giữa các nhân viên bán hàng, nâng cao tình thần trách nhiệm ủa nhân viên trong việc bán hàng, tránh được những sai phạm như thông đồng với khách hàng, chấp nhận những đơn đặt hàng không khả thi…
b. Lập kế hoạch sản xuất
Cần phải lập Kế hoạch tiêu thụ của công ty tại phòng sản xuất kinh doanh, kế hoạch tiêu thụ và kết quả kinh doanh được đặt ra hằng năm về số lượng sản phẩm được tiêu thụ, doanh thu, chi phí, lợi nhuận. Công tác lập kế hoạch tiêu thụ được lập dựa trên các yếu tố:
- Căn cứ vào hợp đồng của công ty với từng khách hàng cụ thể.
- Xem xét khách hàng truyền thống và khả năng tiêu thụ sản phẩm của công ty của từng khách hàng trong năm tới.
- Căn cứ số liệu thực tế về tình hình sản xuất, tiêu thụ và kết quả kinh doanh của công ty trong năm trước đó.
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty trong năm tới: số lượng, chủng loại sản phẩm sản xuất, kế hoạch định mức chi phí ( giá vốn, chi phí sản xuất, bán hàng, quản lý doanh nghiệp).
Cuối năm, phòng sản xuất kinh doanh, bộ phận kế toán đối chiếu số liệu kế hoạch và số liệu thực tế, phân tích đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch, tìm hiểu nguyên nhân nếu có sự khác biệt quá lớn giữa kế hoạch và thực tế, báo cáo với ban lãnh đạo công ty để có quyết định quản trị thích hợp.
CÔNG TY CỔ PHẦN giống cây trồng Thái Bình
CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Phòng Sản xuất-Kinh doanh .
KẾ HOẠCH TIÊU THỤ NĂM 2018
- Căn cứ Quyết định của Tổng Giám đốc Công ty CỔ PHẦN giống cây trồng Thái Bình QĐ18/KHKD ngày 15/11/2017 về việc lập kế hoạch tiêu thụ và kết quả kinh doanh.
- Căn cứ tình hình tiêu thụ và kết quả kinh doanh năm 2016. - Căn cứ kế hoạch sản xuất trong năm 2017.
Nay phòng sản xuất-kinh doanh lập kế hoạch tiêu thụ trong năm 2017 như sau:
TT Chỉ tiêu Đvt Năm 2016 Năm 2017
A SẢN XUẤT KINH DOANH
I Sản lƣợng sản xuất - Bánh các loại thùng 85.000 100.000 - Thạch các loại thùng 100.000 105.000 II Sản lƣợng tiêu thụ - Bánh các loại thùng 90.320 100.000 - Thạch các loại thùng 102.839 105.000
III Doanh thu SX chính Tr.đ 69.209,9 73.827,3
IV Chi phí Tr.đ 65.183,8 67.606,5
1 Giá vốn Tr.đ 49.939,1 54.038,5
2 Chi phí tài chính ( Lãi vay ) Tr.đ 12.229,2 11.471,8
3 Chi phí bán hàng Tr.đ 2.090,0 2.164,4
4 Chi phí quản lý Tr.đ 2.925,5 3.031,8
V Lợi nhuận từ sản xuất chính Tr.đ 2.026,1 3.120,8
B KINH DOANH THƢƠNG MẠI
I Sản lƣợng tiêu thụ - Bánh các loại kg 1.800.000 1.800.000 - Thạch các loại cái 480.000 480.000 II Doanh thu KDTM Tr.đ 38.902,5 38.902,5 III Chi phí Tr.đ 38.378,7 38.605,2 1 Giá vốn Tr.đ 37.954,5 37.954,5 2 Lãi vay Tr.đ 339,8 566.3 3 Chi phí tiêu thụ Tr.đ 10,0 10,0 4 Chi phí quản lý Tr.đ 74,4 74,4 IV Lợi nhuận từ KDTM Tr.đ 523.8 297.3 C TỔNG LỢI NHUẬN SXKD Tr.đ 2.549,9 2.918,1
- Kèm theo kế hoạch tiêu thụ là kế hoạch sản xuất, định mức chi phí, giá thành. - Nơi nhận: + Ban giám đốc. + Phòng kế toán- thống kê. + Phòng tổ chức-hành chính. + Các xí nghiệp sản xuất.
Thái Bình ngày 25/1/ 2017 Thái Bình ngày 28/1/2018
Ngƣời lập Trƣởng phòng SX-KD Tổng Giám đốc
( đã ký, họ tên) (đã ký, họ tên) (đã ký, họ tên, đóng dấu)
---
4.4.2.4. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiền thu bán hàng bằng tiền mặt
Trường hợp thu tiền trực tiếp từ khách hàng thì giao cho một bộ phận độc lập với bộ phận bán hàng đi thu tiền, không cho phép nhân viên bán hàng thu tiền trực tiếp của khách hàng. Cuối tháng hoặc đột xuấtkế toán tiền mặt tiến hành kiểm kê và đối chiếu số liệu trên sổ kế toán tiền mặt với số liệu trên sổ quỹ của thủ quỹ. Công ty cần quy định cuối mỗi ngày kế toán tiền mặt và thủ quỹ phải tiến hành đối chiếu, kiểm tra và yêu cầu thủ quỹ phải để số dư tồn quỹ tối đa cuối mỗi ngày, số còn lại phải nộp vào tài khoản ngân hàng của công ty. Sau khi kiểm tra thủ quỹ, kế toán tiền mặt và trưởng phòng kế toán ký xác nhận. Công ty cần ban hành những quy định xử phạt nghiêm đối với các hành vi gian lận của nhân viên thu tiền trực tiếp từ khách hàng hay thủ quỹ không nộp tiền vào tài khoản ngân hàng theo quy định.
BỘ PHẬN BÁN HÀNG THỦ KHO NV GIAO HÀNG KT PHẢI THU THỦ QUỸ BẮT ĐẦU 1.NHÂN Y/C ĐẶT HÀNG CỦA KH 2.LẬP BẢNG ĐH BẢNG ĐH KH BẢNG ĐH 1.KIỂM TRA HTK 2.LẬP PXK PHIẾU XUẤT KHO 1 2 D BẢNG PHIẾU ĐH XUẤT KHO 2 KIỂM TRA,ĐỐI CHIẾU, LẬP PGH PGH 1 2 1 HĐBH 2 P.THU 2 1.GIAO HÀNG KH BĐH PXK2 1.NHẬN HÀNG 2.XÉT DUYỆT HÀNG GIAO NHẬP MÃ KH
1.KIỂM TRA CÔNG NỢ
2.CHẤP NHẬN HĐ BÁN HÀNG+ P.THU DL P.THU 3 1 2 HĐBH 1 2 NHẬP HIỂN THỊ KẾT THÚC 1 PGH 2 3 GHI SỔ SỔ KẾT THÚC A P. THU 1 3 1.NHẬN TIỀN 2.KÍ NHẬN HĐBH P. THU 1 3 HĐBH GHI SỔ QUỸ SỔ QUỸ KẾT THÚC 3 3
Sơ đồ 4.8. Hoàn thiện quy trình bán hàng (sl lớn)
4.4.2.5. Hoàn thiện kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng
Tương tự với nghiệp vụ thu tiền mặt, nghiệp vụ thu tiền thông qua ngân hàng cũng được kiểm soát ngay khi nhận chứng từ ban đầu. Khi nhận giấy báo Có kế toán ngân hàng cần kiểm tra số tiền trên giấy báo Có của ngân hàng có đúng với số tiền trên hóa đơn.Nếu sai số tiền hoặc sai đối tượng thanh toán kế toán ngân hàng chuyển trả giấy báo Có lại cho ngân hàng.Bước kiểm soát đầu tiên quan trọng này cần được tuân thủ vì đây là cơ sở để vào sổ
Kế toán ngân hàng vào sổ chi tiết tiền gửi đối chiếu với Sổ cái
Các chứng từ sau khi được kế toán ngân hàng phản ánh vào sổ chi tiết tiền gửi được chuyển cho kế toán có liên quan (tương ứng với từng nghiệp vụ) để vào sổ chi tiết.Sau đó, phải đối chiếu sổ sách giữa các kế toán với nhau và với số liệu mà Kế toán tổng hợp nhập vào máy Định kỳ kế toán ngân hàng phải đối chiếu với sổ tài khoản của Công ty tại ngân hàng.
Ngoài ra, để kiểm soát số tiền bán hàng thu được qua ngân hàng, công ty