2.1.3.1. Khái quát về chu trình bán hàng trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp, thông thường những biểu hiện cụ thể của mỗi chức năng và bộ phận đảm nhiệm chức năng đó có khác nhau song chung nhất, chu trình bán hàng đều bao gồm các chức năng chính dựa trên chu trình bán hàng như: xử lý đơn đặt hàng của người mua, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng, xử lý và ghi sổ các khoản về doanh thu.
- Xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đơn đặt hàng của khách hàng là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Đó là lời đề nghị mua hàng từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại. Đơn đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại… sau đó là hợp đồng mua hàng, các bộ phận có liên quan trong đơn vị có thể xem xét các điều kiện về số lượng, chủng loại, chất lượng…để xác định cung ứng đúng hạn của đơn vị với các yêu cầu đó.
- Kiểm tra tính dụng và xét duyệt bán chịu:Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài đơn vị, những người có thẩm quyền cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu. Việc bán chịu sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng doanh số bán hàng nhưng cũng gặp khá nhiều rủi ro trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán. Vì thế việc bán chịu cần được xem xét thật chặt chẽ. Trước khi đi đến quyết định bán chịu cho khách hàng cần phải xem xét từng khách hàng cụ thể, khả năng nợ tối đa của từng khách hàng mất khả năng thanh toán. Vì thế việc bán chịu cần được xem xét thật chặt chẽ. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện để thỏa thuận trong quan hệ mua bán cùng với các điều kiện khá nhau: phương thức thanh toán, giá cả, chiết khấu, phương thức và thời gian giao nhận. Việc xét duyệt bán chịu có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ chiết khấu thanh toán.
- Chuyển giao hàng hóa: Việc chuyển giao hàng hóa thể hiện tài sản và quyền sở hữu tài sản của đơn vị được chuyển giao cho khách hàng, là cơ sở để ghi nhận doanh thu bán hàng của đơn vị.
Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán. Khi đã có quyết định về phương thức bán hàng, bộ phận xuất hàng sẽ lập lệnh xuất kho và chứng từ vận chuyển dựa trên những thông tin trên mẫu đơn đặt hàng nhận được, đồng thời thực hiện việc xuất kho và chuyển giao hàng.
Sơ đồ 2.1. Chu trình bán hàng tại doanh nghiệp
Nguồn: Phan Thanh Hải (2016)
- Lập hóa đơn bán hàng và đồng thời ghi số nghiệp vụ: Hóa đơn bán hàng là chứng từ trên đó có đầy đủ thông tin về hàng hóa (mẫu mã, quy cách, số
Phòng bán hàng Khách hàng Kho hàng Đơn đặt hàng Xét duyệt bán hàng Hợp đồng bán hàng Khách hàng
Lệnh xuất kho Phiếu giao hàng
BP giao hàng
Đơn đặt hàng đã xử lý - Báo cáo nợ của KH
- Báo cáo tồn kho
KT lập hóa đơn
lượng…) và giá cả thanh toán. Tổng số tiền thanh toán sẽ bao gồm giá cả hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khách theo luật thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn sẽ được lập thành 3 liên: liên 2 giao cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi việc thu tiền. Hóa đơn bán hàng vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.
- Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các khoản thích hợp.
2.1.3.2. Nhận diện rủi ro trong chu trình bán hàng
Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ như:
- Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
+ Nhận những đơn đặt hàng có những điều khoản, điều kiện không chính xác hoặc từ những khách hàng không được phê duyệt.
+ Nhận những đơn đặt hàng về những hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị không có khả năng đáp ứng.
+ Ghi sai trên hợp đồng về chủng loại, số lượng, đơn giá.
+ Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm vụ lại nhận đơn đặt hàng gây sai sót về giá cả, chủng loại, chiết khấu cho khách hàng.
- Xét duyệt bán chịu
+ Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.
+ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều định mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.
- Giao hàng
+ Nhân viên giao hàng khi chưa được xét duyệt
+ Việc xuất hàng và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện.
+ Công ty có thể giao hàng không đúng chủng loại, số lượng, hay không đúng địa điểm, không đúng khách hàng, hoặc có thể giao cho khách hàng hàng hóa không đúng quy cách như trong hợp đồng đã thỏa thuận.
Bảng 2.1. Chu trình bán hàng tại công ty Hoạt động Rủi ro Ảnh hƣởng Xử lý đơn đặt hàng Chấp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng không có khả năng thanh toán
- Không thu được nợ - Lỗ do nợ khó đòi. Chấp nhận bán hàng công ty không có khả năng cung cấp - Hợp đồng không được thực hiện. - Ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Ghi nhận sai thông tin hàng hóa, khách hàng.
- Bán sai hàng hóa. - Giao sai khách hàng. Giao
hàng
Xuất kho, giao hàng không được xét duyệt.
Mất hàng Xuất kho bán hàng sai mặt hàng, số
lượng.
Không đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Giao sai địa điểm, thời gian. Giao hàng trễ phát sinh chi phí
vận chuyển. Lập
hóa đơn
Lập hóa đơn cho nhiệm vụ bán hàng không hợp lệ.
Mất hàng, tiền. Không lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao
cho khách hàng.
Không ghi nhận doanh thu, phải thu.
Thông tin hóa đơn sai (số lượng, mặt hàng, khách hàng,…)
-Khách hàng không chấp nhận thanh toán.
-Doanh thu , phải thu sai.
Tham ô tiền, gian lận -Nhầm lẫn trong thu hồi nợ.
-Mất tiền bán hàng. Thu
tiền
Không ghi nhận , ghi nhiều lần nghiệp vụ thanh toán của khách hàng.
- Đánh giá sai nợ phải thu ảnh hưởng đến khách hàng. Ghi nhận thanh toán không đúng (hóa
đơn, khách hàng, số tiền,…)
Đánh giá sai tài khoản, tiền, nợ phải thu của khách hàng.
Xóa nợ, giảm nợ không được xét duyệt. Mất tài sản (giảm nợ phải
thu).
Nguồn: Phan Thanh Hải (2016)
+ Việc xuất hàng và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện. + Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng.
- Lập hóa đơn
+ Công ty bán hàng nhưng không lập hóa đơn.
+ Kế toán có thể lập HĐ sai về giá trị, tiền tệ, mã số thuế, địa chỉ khách hàng.
+ Nhân viên lập hóa đơn có thể quên lập một số hóa đơn hàng hóa đã giao, lập sai hóa đơn, lập một hóa đơn thành nhiều lần hoặc lập hóa đơn khống khi thực tế không giao hàng.
+ Thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền đó được ghi nhân là doanh thu.
Để hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro trên, nhà quản lý cần thiết kế những thủ tục kiểm soát thích hợp, để hệ thống kiểm soát nội bộ có thể thực hiện được những mục tiêu đề ra.
2.1.3.3. Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng
a. Các thủ tục kiểm soát chung
Các thủ tục kiểm soát được thiết kế bởi các nhà quản lý của doanh nghiệp nhằm ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện mục tiêu cụ thể của đơn vị: bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy… Các bước kiểm soát được thiết kế rất khác nhau cho từng loại doanh nghiệp khác nhau và cũng rất khác nhau giữa các doanh nghiệp. Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát chung thường được xây dựng qua từng chức năng như sau:
- Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng: Điều này nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận vì nếu một cá nhân hay bộ phận nắm giữ một số chức năng nào đó thì học sẽ có thể lạm dụng.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:
+ Kiểm soát ứng dụng: kiểm soát dữ liệu, kiểm soát quá trình nhập liệu + Kiểm soát chứng từ sổ sách: các chứng từ phải được đánh số liên tục, trước khi lập hóa đơn GTGT phải căn cứ trên bộ chứng từ, ghi nhận kịp thời các khoản nợ và tiền bán hàng thu được.
+ Ủy quyền và xét duyệt: Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt thông qua việc ban hành các chính sách.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra độc lập với người bị kiểm tra (Nguyễn Thị Lan Anh,2014).
b. Các thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
Nợ phải thu và doanh thu của công ty có liên hệ với nhau và liên hệ chặt chẽ với chu trình bán hàng. Nếu đơn vị không xây dựng hệ thống kiểm soát nội
bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng thì việc xuất hiện sai phạm và rủi ro trên khoản mục doanh thu và nợ phải thu là điều không tránh khỏi, nó làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của đơn vị. Do đó để tìm hiểu và đánh giá rủi ro kiểm soát được doanh thu và nợ phải thu thì kiểm toán viên cần phải khảo sát về hệ thống kiểm soát nội bộ với toàn bộ chu trình bán hàng.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu về chu trình bán hàng thì đòi hỏi phải có sự tách biệt giữa các chức năng, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các nhân, bộ phận cũng sự phê duyệt và ủy quyền của cấp có thẩm quyền. khi mức độ phân chia trách nhiệm cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua việc đối chiếu số liệu giữa các phần hành, bộ phận khác nhau. Do đó, hạn chế được khả năng xảy ta gian lận, sai sót. Chu trình bán hàng được chia thành các chức năng cụ thể sau:
- Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn hàng, xử lý yêu cầu mua hàng của khách hàng. Đơn đặt hàng hợp lệ phải có đủ chữ lý của người có thẩm quyền và đóng dấu của doanh nghiệp mua. Bộ phận có thẩm quyền xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã… để xác định khat năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập lệnh bán hàng.
Trong trường hợp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, email, fax cần có những thủ tục để đảm bảo tính pháp lý về việc đã đặt hàng của khách hàng. Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp trong tương lai.
- Xét duyệt bán chịu: Một doanh nghiệp cần phải thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng. Đây chính là cơ sở pháp lý cũng như điều kiện thỏa ước xác định quyền lợi và trách nhiệm giữa các bên. Bộ phận xét duyệt bán chịu căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau trong và ngoài doanh nghiệp để đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng. Đây là thủ tục quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi các khoản nợ phải thu.
Một số thủ tục khác cũng được áp dụng như lập danh sách khách hàng thường giao dịch và luôn cập nhật các thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh toán và uy tín trong thanh toán… của khách hàng. Đối với khách hàng mới, môi trừng kinh doanh được đánh giá là có rủi ro cao, một thủ tục khá hữu hiệu là yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ.
- Xuất kho hàng hóa: Thủ phải căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê duyệt và phiếu xuất kho mới xuất hàng cho bộ phận nhận hàng. Trên phiếu xuất kho phải có chữ ký của người lập, người kiểm tra, thủ kho và người nhận. Phiếu
xuất kho được lập 3 liên (liên gốc lưu lại bộ phận bán hàng, liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, và liên chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi hàng tồn kho).
- Chuyển hàng cho người mua: Bộ phận gửi hàng lập chứng từ vận chuyển hàng và gửi hàng cho khách hàng, chứng từ vận chuyển hàng là cơ sở để lập hóa đơn, thường bao gồm các thông tin về quy cách và chủng loại hàng hóa, số lượng và các dữ liệu có liên quan. Doanh nghiệp cần thành lập một bộ phận gửi hàng độc lập để hạn chế sai sót trong khâu xuất hàng và các gian lận xảy ra do sự thông đồng giữa thủ kho với người nhận hàng.
- Lập và kiểm tra hóa đơn: Hóa đơn được lập bởi một bộ phận đợco lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng, có chữ ký của người lập, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và khách hàng. Có thể thay chữ lý của người đại diện theo pháp luật bằng cách đóng dấu treo, trong trường hợp bán hàng qua điện thoại có thể không cần chữ ký của khách hàng. Ngoài ra, khi lập hóa đơn cần phải:
+ Kiểm tra các chứng từ liên quan: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho…
+ Ghi giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị. Giá bán phải được duyệt bao gồm cả chi phí vận chuyển, giảm giá và điều kiện thanh toán. Việc duyệt giá nhằm tránh thất thu, kích thích thỏa đáng tăng thu, giải quyết hợp pháo và hiệu quả các quan hệ lợi ích giữa các bên trong quan hệ mua bán.
+ Tính ra tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn
+ Các hóa đơn có đánh số liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, dấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoan ghi sổ bán hàng.
+ Hóa đơn bán hàng thường được lập thành 3 liên: liên gộc lưu lại phòng kế toán để theo dõi doanh thu và nợ phải thu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu và nợ phải thu và đối chiếu với bộ phận kế toán.
+ Hóa đơn cần được kiểm tra trước khi gửi cho khách hàng. Các hóa đơn có giá trị lớn cần được một người độc lập kiểm tra.
- Xét duyệt các khoản chiết khấu thương mai, hàng bán bị trả lại và giảm giá: Doanh nghiệp cần quy định chính sách chiết khấu thương mại, xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán rõ ràng. Doanh nghiệp cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt, khấu trừ nợ phải thu có liên quan đến các khoản trên.
Đối với các khoản giảm giá hoặc chiết khấu thương mại (phát sinh ngoài hóa đơn), doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ là điều chỉnh hóa đơn nào
- Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng
Bảng 2.2. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng tại công ty
Mục tiêu kiểm soát nội bộ
Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu
- Doanh thu bán hàng được ghi sổ là có thực
- Quá trình vào sổ doanh thu được chứng minh bằng các chứng từ vận chuyền đã được duyệt và các đơn đặt hàng của khách hàng đã được phê chuẩn
- Các hóa đơn bán hàng được đánh số thứ tự trước và được theo dõi ghi chép đúng đắn