Công ty có phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận sao cho không có bộ phận, cá nhân nào có thê giải quyết toàn bộ nghiệp vụ bán hàng từ khi nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng đến khi giao dịch cho khách và ghi vào sổ. Trong quá trình làm việc, các bộ phận đề có sự kiểm soát lẫn nhau sao cho không để bộ phận nào xảy ra sai sót.
Bảng 4.7. Đánh giá của cán bộ và nhân viên bán hàng về hoạt động kiểm soát bán hàng của công ty (n = 50)
Chỉ tiêu Rõ ràng Bình thƣờng không rõ ràng
SL % SL % SL %
Mô tả công việc cho từng
nhân viên? 5 10,0 36 72,0 9 18,0
Quy định nào về việc ủy quyền và phê duyệt phiếu đề xuất bán hàng?
4 8,0 38 76,0 8 16,0
Sự tách biệt về công việc giữa nhân viên kế toán và nhân viên mua sắm?
12 24,0 33 66,0 5 10,0
Nguồn: Điều tra của tác giả (2018)
Ví dụ để giảm thiểu rủi ro một nhân viên phòng kinh doanh có thể chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng không có đủ khả năng thanh toán thì nhiệm vụ của Giám đốc là kiểm tra xem xét lại đơn đặt hàng rồi mới ký duyệt bán hàng, phòng kinh doanh, phòng kế toán và bộ phận quản lý kho hàng có thể kiểm soát lần nhau thông qua chứng từ.
- Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình bán hàng, công ty đều có sự phê duyệt của Ban Giám đốc, Kế toán trưởng
- Công ty có quy định bằng văn bản về chính sách chiết khấu cho khách hàng cụ thể với những khách hàng có đơn đặt hàng lớn từ 200 thùng trở lên sẽ được hưởng chiết khấu thương mại từ 0.8% - 1% trên đơn giá chưa thuế.
- Công ty đã thiết lập và sử dụng hệ thống chúng từ, sổ sách theo đúng quy định hiện hành của Bộ Tài chính. Khi có sự thay đổi thì công ty đều cập nhật nhanh chóng và áp dụng kịp thời.
- Các bộ phận trong công ty đã sử dụng đúng và đủ loại chứng từ do công ty được phép quy định.
- Trong quá trình lập chứng từ, các bộ phận đã lập theo đúng mẫu quy định, ghi đầy đủ các yếu tố pháp lý của chứng từ, lập đều đủ số liên theo quy định
- Quá trình luân chuyển chứng từ, các bộ phận của công ty khá khoa học, luôn có phần xét duyệt của cấp lãnh đạo, đây cũng chính là một bước kiểm tra chứng từ một lần nữa.
Công ty có những quy định cụ thể về quyền hạn, trách nhiệm của thủ kho trong việc bảo quản hàng hóa nư sau:
- Thủ kho có trách nhiệm trông coi, bảo quản hàng hóa cẩn thận, không để xảy ra hư hỏng mất mát.
- Phải tiến hành kiểm tra kho thường xuyên, nếu phát hiện có thể xảy ra mất mát hàng hóa hoặc do sự cố bất thường xảy ra phải báo cáo ngay cho ban lãnh đọa biết để có biên pháp xử lý kịp thời...
- Định kỳ chuối mỗi tháng, nhân viên kế toán và thủ kho đối chiếu số lượng hàng Nhập – Xuất- Tồn trên thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán để kịp thời phát hiện sai sót trong quá trình ghi chép nghiệp vụ.
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình, có thể các nhân viên không cố tình làm sai quy định của công ty nhưng vẫn có thể xảy ra trường hợp nhân viên vô ý, cẩu thả do áp lực công việc nên gây nhầm lẫn, sai sót , ví dụ tại phòng kinh doanh khi bán hàng cho khách hàng quen hoặc các đối tác lớn do sự tin tưởng khách hàng có thể xảy ra rủi ro như không thu được tiền hàng.
- Công ty TNHH SXKDXNK giống cây trồng Thái Bình chưa có sự kiểm tra, kiểm soát thường xuyên của các cấp lãnh đạo trong công việc của nhân viên như ghi chép chứng từ, sổ sách hàng ngày, thái độ làm việc, tiếp đón khách hàng của nhân viên như thế nào. Do trong ngày có rất nhiều chứng từ phát sinh nên hầu hết các chứng từ đều co sự dụng dấu treo( là con dấu tòn của công ty được đóng trước khi nghiệp vụ kế toán phát sinh trên các chứng từ cần đóng dấu tròn), dấu treo thường được đóng trên hóa đơn vì khi Giám đốc vắng mặt vẫn có thể xuất hóa đơn vì đã có dấu treo nên việc sử dụng dâu treo sẽ tạo nhiều rủi ro mà công ty không thể kiểm soát được.
- Việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban đôi khi còn chậm trễ, là ảnh hưởng không nhỏ đến việc kiểm tra chứng từ, ghi vào sổ sách, báo cáo của kế toán.
- Trong quá trình vận chuyển, giao hàng có thể xảy ra rủi ro mất hàng, hoặc hư hỏng nên số lượng hàng thực giao và số lượng hàng trên hóa đơn sai lệch, khách hàng không chấp nhận thanh toán.