Sai sót chủ yếu trong ghi chép doanh thu và theo dõi công nợ khách hàng là việc quản lý nợ phải thu không chặt chẽ, khách hàng chậm thanh toán hay
không thu hồi được nợ, năm 2016 Công ty đã 7 lần phát hiện sai sót này và đến năm 2018 thì con số này là 5 lần, bình quân 3 năm số sai sót này chỉ giảm xuống 15,48%.
Đứng thứ 2 về sai sót thường gặp trong ghi chép doanh thu và công nợ khách hàng đó là ghi sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đơn, với 6 lần phát hiện năm 2016 và 3 lần phát hiện năm 2018.
Bảng 4.3. Các sai sót trong việc quản lý nợ phải thu
ĐVT: Nghiệp vụ
Chỉ tiêu 2016 2017
2018
So sánh(%) 2017/2016 2018/2017
- Ghi sai số tiền, ghi trùng, ghi
sót hóa đơn 6 4 3 66,67 75,00
- Ghi chép nhầm đối tượng
khách hàng 5 3 1 60,00 33,33
- Khoản thanh toán của khách
hàng bị chiếm dụng 2
- Quản lý nợ phải thu không chặt chẽ, khách hàng chậm thanh toán hay không thu hồi
được nợ 7 7 5 100,00 71,43
- Nợ phải thu bị thất thoát 3 1 33,33
- Xóa sổ nợ phải thu nhưng
không được xét duyệt 1
Nguồn: Công ty CP Giống cây trồng Thái Bình (2016-2018)
Các sai sót trong ghi chép doanh thu và công nợ khách hàng dự án là những sai sót gây thiệt hại trực tiếp về tài chính của Công ty, thiệt hại gián tiếp về uy tín và năng lực làm việc của cán bộ trong công ty. Do vậy việc kiểm soát quy trình ghi chép nợ phải thu và theo dõi cực kỳ quan trọng, tuy nhiên hiện nay công ty chưa có sự quan tâm đúng mức trong hoạt động kiểm soát này, bằng chứng là hoạt động kiểm soát cũng như thực hiện ghi chép doanh thu và theo dõi công nợ khách hàng dự án SXKD chủ yếu được thực hiện bởi Phòng Tài chính - kế toán Công ty trong khi nhân lực của lực lượng này hiện không đáp ứng được yêu cầu của khối lượng công việc.