ĐAI TỈNH HÀ NAM - CHI NHÁNH HUYỆN LÝ NHÂN
4.2.1. Tổ chức bộ máy và cơ chế hoạt động của Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Hà Nam - Chi nhánh huyện Lý Nhân tỉnh Hà Nam - Chi nhánh huyện Lý Nhân
4.2.1.1. Căn cứ pháp lý, chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, cơ sở vật chất và cơ chế phối hợp
a. Căn cứ pháp lý
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Lý Nhân thành lập theo Quyết định số 603/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2007 của Ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân, trực thuộc và chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp, toàn diện của Phòng Tài nguyên và Môi trường. Là đơn vị sự nghiệp có thu, có con dấu riêng và được mở tài khoản theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Thực hiện Quyết định số 447/QĐ-TTg ngày 17 tháng 4 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án thí điểm kiện toàn hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành một cấp trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, UBND tỉnh Hà Nam đã ban hành Quyết định số 965/QĐ-UBND ngày 26 tháng 7 năm 2012 V/v chuyển Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường các huyện: Kim Bảng, Lý Nhân và thành phố Phủ Lý sang Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường.
b. Chức năng, nhiệm vụ
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Thông tư liên tịch số 38/2004/TTLT/BTNMT-BNV ngày 31 tháng 12 năm 2004; Thông tư liên tịch số 05/2010/TTLT-BTNMT-BNV-BTC ngày 15 tháng 03 năm 2010 Hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế và cơ chế tài chính của văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất; Thông tư liên tịch số 15/2015/TTLT/BTNMT-BNV-BTC ngày 04 tháng 04 năm 2015 của liên bộ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của Văn phòng Đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên & Môi trường. Chức năng và nhiệm vụ của VPĐKĐĐ Hà Nam – Chi nhánh huyện Lý Nhân phải trực tiếp thực hiện cụ thể như sau:
- Thực hiện việc đăng ký đất đai được Nhà nước giao quản lý, đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
- Thực hiện việc cấp lần đầu, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
- Thực hiện việc đăng ký biến động đối với đất được Nhà nước giao quản lý, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
- Lập, chỉnh lý, cập nhật, lưu trữ và quản lý hồ sơ địa chính; tiếp nhận, quản lý việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật.
- Cập nhật, chỉnh lý, đồng bộ hóa, khai thác dữ liệu đất đai; xây dựng, quản lý hệ thống thông tin đất đai theo quy định của pháp luật.
-Thực hiện việc thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất; chỉnh lý bản đồ địa chính; trích lục bản đồ địa chính.
- Kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất; kiểm tra, xác nhận sơ đồ nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do tổ chức, cá nhân cung cấp phục vụ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.
- Thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật.
- Cung cấp hồ sơ, bản đồ, thông tin, số liệu đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện việc thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các dịch vụ trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ phù hợp với năng lực theo quy định của pháp luật.
- Quản lý viên chức, người lao động, tài chính và tài sản thuộc Văn phòng đăng ký đất đai theo quy định của pháp luật; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành và tình hình thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực công tác được giao.
c. Tổ chức bộ máy, nguồn nhân lực và cơ sở vật chất
Tổng số cán bộ của Chi nhánh huyện Lý Nhân là 11 người, gồm 01 Giám đốc và 10 cán bộ chuyên môn được thể hiện qua bảng 4.5:
Bảng 4.5. Hiện trạng nguồn nhân lực của Chi nhánh huyện Lý Nhân
STT Cán bộ Số lƣợng
(ngƣời) Trình độ Chuyên môn
1 Biên chế 01 Thạc sĩ 01 Thạc sỹ Quản lý đất đai 2 Hợp đồng 1 năm 10 Thạc sĩ Đại học Trung cấp 01 Thạc sĩ Quản lý đất đai
03 Chuyên ngành Quản lý đất đai 01 Chuyên ngành Trắc địa bản đồ 01 Chuyên ngành Xây dựng cầu đường 03 Chuyên ngành Kế toán
01 Trung cấp địa chính
3 Nam 09
4 Nữ 02
Nguồn: Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Hà Nam - Chi nhánh huyện Lý Nhân (2017)
Trình độ chuyên môn của cán bộ Chi nhánh huyện Lý Nhân về cơ bản đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao, tuy nhiên vẫn còn một cán bộ trình độ trung cấp và thuộc các chuyên ngành khác. Biên chế được giao cho Chi nhánh còn thiếu chưa tương xứng với yêu cầu nhiệm vụ nên đơn vị phải thêm lao động hợp đồng. Với đặc tính là một huyện có đơn vị hành chính lớn nhất trong tỉnh nên khối lượng công việc rất lớn, đặc biệt với công tác đăng ký cấp GCN và dịch vụ công, với 05
cán bộ phụ trách 23 xã, thị trấn.
Về cơ sở vật chất trang thiết bị vẫn còn rất hạn chế, máy móc hầu hết được sử dụng lâu. Một số máy tính đã cũ, cấu hình máy thấp nên gây khó khăn khi cài đặt phần mềm tin học ứng dụng cho công việc. Được thể hiện qua bảng 4.6
Bảng 4.6. Hiện trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị của Chi nhánh huyện Lý Nhân
STT Cơ sở vật chất, trang thiết bị Số lƣợng Tình trạng hoạt động
I Cơ sở vật chất 1 Phòng làm việc 02 Bình thường 2 Kho lữu trữ 0 II Thiết bị 1 Máy tính 02 Bình thường 2 Máy in A3 01 Bình thường 3 4 Máy in A4 Máy Photocopy 03 01 Tốt Bình thường
Nguồn: Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Hà Nam-Chi nhánh huyện Lý Nhân (2017)
Chi nhánh huyện Lý Nhân gồm 02 phòng: 01 phòng Giám đốc và 01 phòng Kỹ thuật. Mặc dù sát nhập với VPĐKĐĐ tỉnh nhưng hiện tại Chi nhánh huyện Lý Nhân đang làm việc chung trong khuôn viên Ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân, bộ phận một cửa được bố trí chung với bộ phận một cửa của Ủy ban huyện , không có kho lưu trữ tài liệu nên việc lữu trữ, quản lý, khai thác hồ sơ gặp không ít khó khăn.
d. Cơ chế phối hợp
Hiện nay Chi nhánh huyện Lý Nhân chịu sự quản lý trực tiếp của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Hà Nam. Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Hà Nam đã ra Quyết định số 201/QĐ-STN&MT ngày 28 tháng 12 năm 2012 về việc ban hành các Quy chế phối hợp giữa Văn phòng đăng ký đất đai với các đơn vị liên quan. Theo các nguyên tắc:
- Bảo đảm thực hiện đồng bộ, thống nhất, chặt chẽ, kịp thời, công khai, minh bạch;
- Xác định rõ cơ quan, đơn vị chủ trì, phối hợp; trách nhiệm, quyền hạn của người đứng đầu cơ quan, đơn vị; nội dung, thời hạn, cách thức thực hiện; chế độ thông tin, báo cáo;
nhiệm vụ, quyền hạn, quy chế tổ chức hoạt động của từng cơ quan, đơn vị.
Theo đó các quy trình thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai được xác lập và trách nhiệm đã được phân định rõ ràng, phần nào đã đáp ứng được yêu cầu trong cải cách thủ tục hành chính.
4.2.1.2. Cơ chế hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Hà Nam - Chi nhánh huyện Lý Nhân
a. Quy trình đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu
Bước 1: Người sử dụng đất nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của Chi nhánh huyện Lý Nhân nằm trong Trung tâm hành chính công của huyện, cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ nếu hợp lệ thì tiếp nhận, ghi phiếu tiếp nhận và hẹn ngày trả kết quả; nếu sai sót thì hướng dẫn bổ sung sau đó chuyển hồ sơ cho bộ phận đăng ký và nghiệp vụ kỹ thuật.
Bước 2: Cán bộ chuyên môn phụ trách địa bàn xã có trách nhiệm thực hiện các nội dung sau:
- Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất (nếu thửa đất chưa có trên bản đồ địa chính).
- Xác minh thực địa trong trường hợp cần thiết; gửi hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã để lấy ý kiến xác nhận và công khai kết quả (đối với trường hợp phải công khai) theo quy định.
- Lập phiếu chuyển thông tin địa chính gửi sang cơ quan thuế (nếu có); gửi phiếu lấy ý kiến cơ quan quản lý xây dựng đối với tài sản tài sản gắn liền với đất không có giấy tờ hoặc hiện trạng tài sản có thay đổi so với giấy tờ đó.
Cán bộ thẩm định và lưu trữ hồ sơ có trách nhiệm thực hiện các nội dung sau: - Kiểm tra hồ sơ đã thiết lập, xác nhận vào đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận trình giám đốc Chi nhánh huyện Lý Nhân, sau đó in giấy chứng nhận chuyển Phòng Tài nguyên và Môi trường trình Ủy ban nhân dân huyện ký giấy chứng nhận.
- Cập nhật thông tin thửa đất, tài sản gắn liền với đất đăng ký vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai, quyét giấy chứng nhận, lưu trữ hồ sơ và chuyển kết quả đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả để trả cho người sử dụng đất.
Bước 3: Người sử dụng đất đến bộ phận một cửa của Chi nhánh huyện Lý Nhân, xuất trình phiếu hẹn trả kết quả để nhận kết quả.
* Thời hạn giải quyết
- 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Thời gian này không bao gồm thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất, thời gian xem xét xử lý đối với trường hợp sử dụng đất có vi phạm pháp luật, thời gian trưng cầu giám định.
- Kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải trả cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày có kết quả giải quyết (Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nam, 2015).
Sơ đồ 4.1. Quy trình cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu của
Bộ phận một cửa của UBND huyện Lý Nhân
-Tiếp nhận hồ sơ -Trả kết quả UBND xã, thị trấn - Tiếp nhận hồ sơ -Xác định nguồn gốc, tranh chấp, phù hợp với quy hoạch, xác nhận đơn - Niêm yết công khai
Phòng TN&MT huyện Lý Nhân
- Thẩm định hồ sơ - Thảo quyết định
- Trình hồ sơ lên UBND huyện
Chi nhánh huyện Lý Nhân
-Kiểm tra hồ sơ
-Trích đo địa chính thửa đất, xác nhận đơn
-In giấy chứng nhận -Cập nhật dữ liệu đất đai
UBND huyện Lý Nhân
- Kiểm tra, ký quyết định, ký giấy chứng nhận
Cơ quan thuế
b. Quy trình đăng ký và cấp giấy chứng nhận cho các trường hợp đăng ký chỉnh lý biến động
Bước 1: Người sử dụng đất nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của Chi nhánh huyện Lý Nhân nằm trong Trung tâm hành chính công của Ủy ban nhân dân huyện, cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ nếu hợp lệ thì tiếp nhận, nếu sai sót thì hướng dẫn bổ sung sau đó chuyển hồ sơ cho bộ phận đăng ký và nghiệp vụ kỹ thuật.
Bước 2: Cán bộ chuyên môn phụ trách địa bàn xã có trách nhiệm thực hiện các nội dung sau:
- Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất (đối với trường hợp tách, hợp thửa, có sự thay đổi về hình thể).
- Gửi hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã để lấy ý kiến xác nhận.
- Lập phiếu chuyển thông tin địa chính gửi sang cơ quan thuế (nếu có); gửi phiếu lấy ý kiến cơ quan quản lý xây dựng đối với tài sản tài sản gắn liền với đất không có giấy tờ hoặc hiện trạng tài sản có thay đổi so với giấy tờ đó.
Cán bộ thẩm định và lưu trữ hồ sơ có trách nhiệm thực hiện các nội dung sau: - Kiểm tra hồ sơ đã thiết lập, xác nhận vào đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận trình giám đốc Chi nhánh huyện Lý Nhân, sau đó in giấy chứng nhận chuyển lên VPĐKĐĐ tỉnh thẩm tra trình giám đốc Sở Tài nguyên & Môi trường ký giấy chứng nhận.
- Cập nhật thông tin thửa đất, tài sản gắn liền với đất đăng ký vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai, quyét giấy chứng nhận, lưu trữ hồ sơ và chuyển kết quả đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả để trả cho người sử dụng đất.
Bước 3: Người sử dụng đất nhận kết quả tại bộ phận một cửa của Chi nhánh huyện Lý Nhân.
* Thời hạn giải quyết
- 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Thời gian này không bao gồm thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất, thời gian xem xét xử lý đối với trường hợp sử dụng đất có vi phạm pháp luật, thời gian trưng cầu giám định.
- Kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải trả cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày có kết quả giải quyết (Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nam, 2015).
Sơ đồ 4.2. Quy trình cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất với các trƣờng hợp đăng ký biến động của Chi nhánh Lý Nhân
c. Quy trình phối hợp thực hiện nhiệm vụ với các cơ quan liên quan
- Trách nhiệm của VPĐKĐĐ :
+ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tiến hành kiểm tra hồ sơ nếu hợp lệ thì tiếp nhận, nếu sai sót thì hướng dẫn bổ sung sau đó chuyển cho bộ phận đăng ký và nghiệp vụ kỹ thuật
+ Bộ phận đăng ký và nghiệp vụ kỹ thuật thực hiện các công việc sau: Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất (đối với trường hợp tách, hợp thửa); gửi hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã để lấy ý kiến xác nhận và công khai kết quả theo quy định (nếu có). Xác minh thực địa trong trường hợp
Bộ phận một cửa của UBND huyện Lý Nhân
-Tiếp nhận hồ sơ -Trả kết quả
UBND xã, thị trấn
- Tiếp nhận hồ sơ - Xác minh hồ sơ
Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh Hà Nam
-Kiểm tra, trình hồ sơ Sở TN&MT Hà Nam
Chi nhánh huyện Lý Nhân
-Thẩm định hồ sơ -Trích đo, trích lục, đo đạc chỉnh lý, xác nhận đơn -In giấy chứng nhận -Cập nhật dữ liệu đất đai Lãnh đạo Sở TN&MT tỉnh Hà Nam
-Kiểm tra, ký giấy chứng nhận
Cơ quan thuế
phiếu lấy ý kiến cơ quan quản lý xây dựng đối với tài sản tài sản gắn liền với đất không có giấy tờ hoặc hiện trạng tài sản có thay đổi so với giấy tờ đó.
+ Bộ phận thẩm định và lưu trữ hồ sơ:
Kiểm tra hồ sơ đã thiết lập, xác nhận vào đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận trình giám đốc Chi nhánh VPĐKĐĐ sau đó in giấy chứng nhận chuyển Phòng Tài nguyên và Môi trường trình Ủy ban nhân dân huyện ký giấy chứng nhận hoặc chuyển VPĐKĐĐ trình giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường ký giấy chứng nhận; cập nhật thông tin thửa đất, tài sản gắn liền với đất đăng ký vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai, quyét giấy chứng nhận, lưu trữ hồ sơ và chuyển kết