độ quản lý tài chính và chế độ kế toán hiện hành, có như vậy kế toán mới thực sự là công cụ quản lý không chỉ trong phạm vi doanh nghiệp mà của cả Nhà nước đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. Việc tuân thủ chế độ kế toán hiện hành trình bày từ việc tuân thủ tài khoản sử dụng, phương pháp và trình tự kế toán đến việc sử dụng hệ thống sổ kế toán, lập báo cáo.
Qua nghiên cứu thực trạng tại Công ty, kế toán tài chính còn tồn tại một số những hạn chế liên quan đến kế toán doanh thu, kế toán chi phí, kế toán xác định kết quả kinh doanh. Công ty với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý tốt cần phải vận dụng linh hoạt và phù hợp cũng cần đảm bảo sự thống nhất về phương pháp đánh giá, về việc sử dụng chứng từ, tài khoản cũng như hệ thống sổ sách báo cáo.
Kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp, do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán phải đáp ứng được yêu cầu đối với thông tin là phải kịp thời, chính xác, phù hợp giúp việc ra quyết định đạt kết quả tối ưu.
4.3.2.1. Hoàn thiện hệ thống tài khoản và sổ sách, chứng từ kế toán
a. Cơ sở của giải pháp
Công ty hoạt động trong lĩnh vực gia công và xuất khẩu may mặc, hoạt động tại Việt Nam, phải tuân thủ theo pháp luật Việt Nam, làm theo quy định của hệ thống kế toán Việt Nam. Hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và báo cáo tài chính; Phần hành kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản theo TT 244/2009/TT-BTC, từ ngày 01/01/2015 áp dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng bộ tài chính.
Nghiên cứu thực trạng cho thấy: Về việc mở sổ theo dõi chi tiết doanh thu từng mặt hàng của công ty chưa được thực hiện: Hiện tại công ty theo dõi chi tiết doanh thu theo nhóm hàng do công ty sản xuất trên TK 5112 theo nhóm thành phẩm và trên TK 5111- Doanh thu bán hàng do công ty nhập mua trong nước và nhập khẩu mà chưa theo dõi theo từng loại sản phẩm. Vì vậy khi xác định kết quả cho từng loại sản phẩm sẽ rất khó khăn, xác định không chính xác. Công ty cần hạch toán chi tiết hơn. Với hoạt động bán hàng nhận đại lý, khi bán được hàng thì công ty không nên hạch toán toàn bộ vào doanh thu mà chỉ hạch toán phần hoa hồng được hưởng vào doanh thu của công ty.
b. Nội dung giải pháp
Về hệ thống tài khoản: Các tài khoản 156, TK632; TK 511 nên chi tiết theo từng mặt hàng một cách có hệ thống. Công ty có thể chi tiết các tài khoản theo mẫu sau:
Tiến hành cập nhật, thay đổi hệ thống tài khoản 521, TK 531 và TK 532 thay thế bằng TK 5211, TK 5212, TK 5213 theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014.
Công ty kinh doanh nhiều mặt hàng nên ngoài sổ chi tiết đã có cuối kỳ công ty nên sử dụng thêm bảng tổng hợp chi tiết doanh thu và báo cáo bán hàng để thấy rõ những mặt hàng có doanh thu lớn, có tiềm năng phát triển trong tương lai, thông qua đó nhà quản lý sẽ có những chiến lược ổn định về giá.
Bảng 4.28. Bảng hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty cổ phần Vinahan
Mã hàng Tên hàng hóa TK hàng hóa TK giá vốn TK doanh thu
156 632 511
TP Thành phẩm 1561 6321 5111
TP01 Hàng may mặc 15611 63211 51111
TP02 Hàng nông sản 15612 63212 51112
.... .... ... .. ...
GC Gia công, chế biến 1562 6322 5112
GC01 Hàng may mặc 15621 63221 51121
GC02 Hàng nông sản 15622 63222 51122
.... .... ... .. ...
Nguồn: Tác giả tổng hợp Về hệ thống chứng từ cần được luân chuyển nhanh, kịp thời: Yêu cầu các nhân viên kế toán cập nhật, in các phiếu kế toán đầy đủ, đúng đắn, hợp lý theo từng ngày, tránh để tình trạng dồn ứ gây khó khăn cho bộ phận khác, chủ động kiểm tra lại công việc đã làm để có thể xử lý ngay những sai sót.
Tìm kiếm các nguồn cung cấp hàng có đầy đủ hóa đơn chứng từ khi mua hàng. Việc mua hàng ngoài, công cụ dụng cụ không nên tập trung vào một nhà cung cấp mà phải khảo sát giá, ký kết hợp đồng với những nhà cung cấp có giá mua hợp lý nhất, chất lượng tốt, cung cấp đủ hóa đơn. Kiểm tra việc in và lưu chứng từ, sổ sách của các phần hành kế toán. Cuối mỗi kỳ tiến hành xác định kết quả kinh doanh và in các sổ sách, báo cáo tài chính để lưu trữ, không để tồn đọng
công việc. Báo cáo các nhà quản lý tình hình kinh doanh trong kỳ của công ty.
c. Điều kiện thực hiện và dự kiến kết quả
Cần có sự chỉ đạo của Ban giám đốc đối với bộ phận kế toán xây dựng bảng chi tiết các tài khoản cho phù hợp với tình hình theo dõi doanh thu và chi phí nhằm thuận lợi trong việc xác định kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, nhóm hàng. Từ đó giúp nhà quản trị có cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của từng bộ phận, từng mặt hàng của công ty.
Nhân viên phòng Kế toán – Tài chính cần cập nhật và nâng cao trình độ nghiệp vụ kế toán. Kế toán viên cần nâng cao ý thức trách nhiệm và đạo đứ theo chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán.
Khi thực hiện giải pháp này, công ty sẽ có được hệ thống tài khoản hợp lý, hệ thống sổ sách theo dõi được doanh thu, chi phí từng mặt hàng; hệ thống chứng từ đầy đủ, chính xác, khoa học.
4.3.2.2. Hoàn thiện công tác trích lập dự phòng phải thu khó đòi
a. Cơ sở của giải pháp
Dự phòng nợ phải thu khó đòi được căn cứ trên thông tư 228/2009/TT – BTC ngày 07 tháng 12 năm 2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa.
Dự phòng phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán.
Thực trạng cho thấy: Trong nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty không có khoản mục trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi khi công ty mở rộng việc bán chịu cho các khách hàng tư nhân. Điều này làm gia tăng rủi ro trong thanh toán, ảnh hưởng trực tiếp tới vốn kinh doanh và lợi nhuận của Công ty. Thực chất của việc lập dự phòng phải thu khó đòi là việc Công ty tính trước một khoản thực tế chưa chi vào chi phí của niên độ báo cáo để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp khi phát sinh các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán hoặc chưa quá hạn thanh toán nhưng có thể không đòi được do khách hàng nợ không có khả năng thanh toán ở những niên độ sau giúp cho tình hình tài chính của Công ty không bị ảnh hưởng đáng kể. Việc lập dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính.
b. Nội dung giải pháp
Về dự phòng nợ phải thu khó đòi: công ty nên có kế hoạch tính toán và trích lập dự phòng phải thu khó đòi để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
Công ty phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng theo từng khoản nợ phải thu khó đòi. Khoản nợ phải thu phải có chứng từ gốc và có đối chiếu xác nhận nợ bao gồm hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, ...
Mức trích lập dự phòng được quy định như sau:
- 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm - 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm - 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm - 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên
Tài khoản sử dụng: TK 2293 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi, tài khoản này theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, từng khoản phải thu khó đòi mà doanh nghiệp đã lập dự phòng.
Phương pháp hạch toán:
- Vào cuối niên độ kế toán, trích lập khoản dự phòng kế toán ghi: Nợ Tk 642
Có TK 2293
- Cuối niên độ kế toán tiếp theo, nếu số cần trích lập nhỏ hơn số đã trích lập năm trước thì tiến hành hoàn nhập dự phòng
Nợ TK 2293 Có TK 642
- Cuối niên độ kế toán tiếp theo, nếu số cần trích lập lớn hơn số đã trích lập năm trước thì tiến hành trích bổ sung:
Nợ TK 642
Có TK 2293
c. Điều kiện thực hiện và kết quả dự kiến
Cần có sự chỉ đạo của Ban giám đốc đối với bộ phận kế toán xây dựng định mức trích lập dự phòng.
Bộ phận kế toán, đặc biệt kế toán các khoản phải thu cần đánh giá các khoản nợ phải thu, từ đó đưa ra những đánh giá đối với đối tượng phải thu khó đòi.
Khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi không những giúp Công ty linh hoạt hơn trong quá trình hoạt động kinh doanh do giảm thiểu được ảnh hưởng của các rủi ro trong thanh toán đối với các khách hàng tư nhân, mà còn có ý nghĩa khi khoản lập dự phòng này thể hiện trên bảng cân đối tài khoản sẽ phản ánh một cách chính xác hơn tài sản của Công ty về mặt giá trị, đồng thời giúp cho nhà quản trị cũng như những đối tượng sử dụng thông tin có cái nhìn tổng quan hơn khi đưa ra các quyết định đối với doanh nghiệp.
4.3.2.3. Hoàn thiện việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
a. Cơ sở của giải pháp
Các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phải dựa trên chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán hiện hành, có như vậy kế toán mới thực sự là công cụ quản lý không chỉ trong phạm vi doanh nghiệp mà của cả Nhà nước đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. Việc tuân thủ chế độ kế toán hiện hành trình bày từ việc tuân thủ tài khoản sử dụng, phương pháp và trình tự kế toán đến việc sử dụng hệ thống sổ kế toán, lập báo cáo.
Trên thực tế, mỗi mặt hàng lại có tính thương phẩm khác nhau, dung lượng chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, cũng khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà phải tuỳ thuộc tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ cho thích hợp.
Phân bổ chi phí bán hàng chưa đúng, chưa đủ ảnh hưởng trực tiếp đến lãi lỗ và công tác xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
b. Nội dung giải pháp
Đối với khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ kế toán, công ty có thể tiến hành phân bổ dựa trên doanh số bán ra theo công thức sau: Chi phí bán hàng (Chi phí QLDN) Phân bổ cho nhóm hàng thứ i = Chi phí bán hàng (Chi phí QLDN) cần phân bổ Tổng doanh số bán X Doanh số bán của nhóm hàng thứ i
Chi phí quản lý doanh nghiệp (chi phí bán hàng) phát sinh trong một tháng, được lấy từ số cái TK 642 cuối mỗi tháng.
Tổng doanh số bán là doanh thu phát sinh trong một tháng lấy từ sổ cái TK 511 hoặc bảng tổng hợp chi tiết bán hàng.
Doanh thu hàng hóa i là doanh thu bán hàng phát sinh trong một tháng của từng loại hàng hóa được lấy từ các sổ chi tiết bán hàng.
c. Điều kiện áp dụng và kết quả dự kiến
Cần theo dõi và ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng trong một tháng tại sổ cái TK 642; Cần có bảng tổng hợp chi tiết bán hàng; Cần có sổ chi tiết bán hàng theo từng loại hàng.
Qua việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp như trên, kế toán sẽ tínhđược lợi nhuận của từng loại mặt hàng cụ thể từđó có những biện pháp đẩy mạnh tiêu thụ và tiết kiệm chi phí. Đông thời, công ty có thể biết được mặt hàng nào kinh doanh sản xuất không hiệu quả để đưa ra quyết định có nên tiếp tục sản xuất kinh doanh mặt hàng đó nữa hay không.
Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ là việc làm cần thiết để xác định chính xác kết quả bán hàng của từng mặt hàng. Từ đó có kế hoạch kinh doanh cho phù hợp. Để thực hiện được điều đó, công ty cần sử dụng các tiêu thức để phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng sau mỗi kỳ báo cáo.
4.3.2.4. Hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị trong Công ty Vinahan
a. Cơ sở của giải pháp
Tăng lợi nhuận, là mục tiêu của Công ty Vinahan, muốn tăng lợi nhuận phải nâng cao khả năng cạnh tranh tức là tăng doanh thu và giảm chi phí hay nói cách khác là tốc độ tăng của doanh thu phải tăng cao hơn tốc độ tăng của chi phí. Mục tiêu nhằm giúp các nhà quản lý công ty có cái nhìn đúng đắn về vai trò của kế toán quản trị, sử dụng kiến thức của kế toán quản trị áp dụng để có cơ sở ra quyết định quản lý thì Công ty cần tập trung vào một số vấn đề như:
-Tổ chức bộ máy kế toán;
-Tổ chức hệ thống chứng từ sổ sách kế toán -Lập dự toán trong công ty;
-Sử dụng thông tin ra quyết định;
Quá trình xây dựng hệ thống kế toán quản trị công ty cần dựa trên các cơ sở sau:
-Chế độ quản lý tài chính kế toán hiện hành của Nhà nước; -Các đặc điểm ngành sản xuất kinh doanh;
-Đặc điểm của Công ty: quy mô,trình độ, quản lý sản xuất; quan điểm về hệ thống thông tin trong công ty; đối tượng sản xuất kinh doanh; khả nưng đáp ứng trang thiết bị; nguồn nhân lực;
-Quan điểm quản lý của Ban giám đốc công ty: tùy theo mức độ yêu cầu của thông tin cần phải tổng quát hay chi tiết, chặt chẽ hay không;
-Yêu cầu cung cấp thông tin.
b. Nội dung giải pháp
Hoàn thiện bộ máy kế toán quản trị
Xây dựng hệ thống kế toán quản trị như một phân hệ trong cùng hệ thống kế toán doanh nghiệp. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho chức năng thông tin kiểm tra của kế toán được toàn diện và hiệu quả hơn. Bộ máy kế toán của doanh nghiệp sẽ gồm hai bộ phận: Kế toán quản trị và Kế toán tài chính.
Sơ đồ 4.6. Sơ đồ bộ máy tổ chức có bộ phận kế toán quản trị của Vinahan
BỘ PHẬN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
CÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT
KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
Thông tin kế toán trong bộ phận Kế toán DN sẽ được xử lý như sau:
- Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền: kế toán tài chính sẽ căn cứ vào các chứng từ thu, chi để ghi nhận vào tài khoản vốn bằng tiền và các tài khoản có liên quan. Cuối kì kết sổ các tài khoản và lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Song song với quá trình này thì bộ phận kế toán quản trị