7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền và các yêu cầu quản lý
quản lý
Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến bán hàng và thu tiền khách hàng.
Các công việc ghi nhận, xử lý những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng diễn ra liên tục và lặp lại đối với từng lần bán hàng và chỉ dừng lại khi doanh nghiệp ngừng hoạt động. Nếu doanh nghiệp thiết kế chu trình bán hàng và thu tiền một cách hữu hiệu với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại thì sẽ đảm bảo nghiệp vụ bán hàng và thanh toán của khách hàng được thực hiện nhanh chóng, chính xác và được kiểm soát tốt.
Hai hệ thống chức năng cơ bản tạo nên chu trình bán hàng và thu tiền : (1) hệ thống xử lý bán hàng và (2) hệ thống xử lý thu tiền. Để thực hiện hai chức năng cơ bản trên, trong doanh nghiệp thường có hai bộ phận trực tiếp tham gia thực hiện hai chu trình này là phòng kinh doanh và phòng kế toán. Trao đổi thông tin đóng vai trò rất quan trọng để thực hiện phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các cá nhân trong từng bộ phận cũng như tham gia giữa hai bộ phận với nhau.
Các yêu cầu quản lý cảu chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm:
- Đối với nghiệp vụ bán hàng là (1) bán đúng (đúng khách hàng/ đúng giá/ đúng hàng) (2) bán đủ (đủ số lượng hàng hóa thỏa thuận) và (3) bán kịp thời (kịp thời hạn để cam kết).
- Đối với nghiệp vụ thu tiền yêu cầu đặt ra là phải (1) thu đúng ( đúng người/ đúng lô hàng), (2) thu đủ (thu đủ số tiền cần phải thu) và (3) thu kịp thời (không để khách hàng nợ quá hạn).
Bên cạnh hai chức năng chính là bán hàng và thu tiền, việc ghi nhận đối chiếu và báo cáo tình hình tiêu thụ phải đảm bảo đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu, khớp đúng số liệu giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán.
1.2.2. Tổ chức xây dựng chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
a. Hệ thống chứng từ
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán (Khoản 7,
điều 4 – Luật kế toán).
Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo
đúng quy định của luật kế toán, nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ và các văn bản sửa đổi, bổ sung.
Theo thông tư 200/2014/TT-BTC thì doanh nghiệp được chủđộng xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Trường hợp doanh nghiệp không tự xây dựng mẫu biểu chứng từ kế toán có thể tham khảo theo mẫu biểu tại phụ lục 03 của thông tư
200/2014/TT-BTC.
Một số chứng từ mang tính bắt buộc được sử dụng trong chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng thông thường
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý - Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính - Phiếu thu
Một số chứng từ mang tính hướng dẫn được sử dụng trong chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm:
- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi - Thẻ quầy hàng
b. Quy trình luân chuyển chứng từ
Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trên chứng từ, đảm bảo cho chứng từ vận động qua các bộ
phận một cách khoa học, hợp lý, tránh tính trạng trùng lắp, bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vèo…Sau khi sử dụng chứng từ để ghi sổ, chứng từ sẽ được lưu trữ theo quy định của luật kế toán. Cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ kế
toán là chế độ chứng từ kế toán, các đặc điểm vận động của các đối tượng kế
toán, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp gồm nhiều loại, liên quan đến nhiều đối tượng, thời gian và địa điểm khác nhau. Cho nên cần phải có quy trình luân chuyển chứng từ qua các bộ phận có liên quan để tổ chức ghi nhận và xử lý thông tin. Do vậy mà các bộ phận có mối quan hệ mật thiết với nhau. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng và thu tiền được mô tảở hình 1.4.
Hình 1.4. Quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng và thu tiền
1) Nhận bán hàng (7) Cập nhật giảm hàng tồn kho (2) Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng (8) Lập hóa đơn
(3) Kiểm tra hàng tồn kho (9) Theo dõi phải thu khách hàng (4) lập lệnh bán hàng (10) Thu tiền
(5) Chuẩn bị giao hàng (11) Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo (6) Giao hàng và vận chuyển hàng
- Bộ phận kinh doanh : có chức năng xác định và thỏa mãn nhu cầu
khách hàng, thực hiện công việc bán hàng, nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch phát triển sản phẩm và dịch vụ, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Mục tiêu của phòng kinh doanh là tối đa hóa doanh số thực hiện và tối thiểu
(4) (3) (5) (7) (1) (6) (8) (10) (11) (2) (2 ) Phòng kinh doanh Nghiên cứu thị trường Quảng cáo và cổđộng Chăm sóc khách hàng Phát triển s.phẩm Bán hàng Giao hàng và vận chuyển Nhận đặt
hàng Kitín dểm tra ụng Lệhàng nh bán Chuhàng ẩn bị Giao hàng
Lập hóa đơn Thu tiền Lập báo cáo Cung ứng dịch vụ Theo dõi phải thu Kế toán HTK Theo dõi KPThu Kế toán tổnghợp Thủ quỹ Phòng kế toán Hóa đơn Thu tiền (9 )
hóa chi phí trong hoạt động bán hàng. Hệ thống thông tin bán hàng bao gồm con người, thiết bị và quy trình nhằm thu thập, xử lý và cung cấp những thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho việc phối hợp giữa các các nhân, bộ
phận trong quá trình bán hàng.
- Bộ phận kế toán: ghi nhận, xử lý, phân tích, lưu trữ các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động hàng hóa, doanh thu theo từng khách hàng, từng thị trường, theo dõi công nợ theo từng khách hàng, ghi nhận
đầy đủ các khoản thuế liên quan đến quá trình tiêu thụ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, chi phí xác định kết quả tiêu thụ…cung cấp thông tin cho bộ phận bán hàng và nhà quản trị các cấp thông qua các báo cáo thích hợp.
Khi tổ chức lập và luân chuyển chứng từ cần đưa ra các quy định bằng văn bản mô tả quy trình, sau đó trình bày dưới hình thức lưu đồ chứng từ và
đính kèm tất cả các biểu mẫu có liên quan. Nguyên tắc khi thiết kế quy trình lập và luân chuyển chứng từ là đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả cảu quá trình xử lý, đáp ứng các yêu cầu kiểm soát nhằm đảm bảo tất cả các dữ liệu
đều được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời, tài sản được an toàn. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ cần được xây dựng dựa trên các chức năng của quá trình xử lý, không nên gắn chặt với một bộ phận hay một con người cụ
thể nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho hệ thống kế toán.