7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.3.Hoàn thiện quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty
Để hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền, công ty cần phân công nhiệm vụ cho các cá nhân và phòng ban có liên quan đến chu trình này một cách cụ thể và rõ ràng và gắn trách nhiệm cho họđể đảm bảo công việc được thực hiện đúng theo yêu cầu của nhà quản lý. Như đã đề xuất ở chương 2, công ty nên tiến hành kiểm tra tồn kho và xem xét, đánh giá khách hàng rồi mới tiến hành ký hợp đồng. Do vậy tác giảđề xuất cho công ty xây dựng quy trình bán hàng và thu tiền theo các bước thực hiện như sau:
Bước Sơđồ tiến trình Trách nhiệm
1 Xem xét nhu cầu thị trường Nhân viên bán hàng
2 Nhận đơn đặt hàng Nhân viên bán hàng
3 Thu thập thông tin về KH, Kiểm
tra tồn kho, mức dư nợ KH
Nhân viên bán hàng,
Trưởng phòng tiêu thụ
4 Ký hợp đồng Ban giám đốc
5 Cấp phát hàng hóa Thủ kho, bộ phận giao nhận
6 Xuất hóa đơn Nhân viên lập hóa đơn
(phòng kế toán)
7 Ghi nhận doanh thu, công nợ Kế toán tiêu thụ và công nợ
8 Thu tiền Thủ quỹ
Bước 1: Xem xét nhu cầu thị trường
- Kế hoạch bán hàng năm, quý, tháng - Nhu cầu mở rộng thị trường
- Nhu cầu của khách hàng
Bước 2: Nhận đơn đặt hàng
- Trực tiếp: nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng trực tiếp tại phòng tiêu thụ của công ty.
- Gián tiếp: Phòng tiêu thụ nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, fax,email.
Bước 3: Thu thập thông tin về khách hàng, Kiểm tra tồn kho và mức dư nợ của KH
Nhân viên bán hàng tiến hành kiểm tra loại hàng đó có đủ trong kho theo như đơn đặt hàng của khách hàng hay không. Tiếp đến, nếu là khách hàng đã từng mua hàng của công ty trước đây, nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra mức dư nợ của khách hàng rồi báo cáo lên cho trưởng phòng tiêu thụ xem xét và phê duyệt. Nếu là khách hàng mới, nhân viên bán hàng sẽ báo cáo cho trưởng phòng tiêu thụ để báo cáo lên phó giám đốc tiến hành đánh giá khả
năng thanh toán của khách hàng trước khi chấp nhận giao hàng.
Như đã đề cập ở chương 2, công ty chưa xây dựng “ hạn mức tín dụng” cho khách hàng. Việc xem xét khả năng bán hàng tiếp tục cho khách hàng chỉ
dựa trên việc nhìn nhận mang tính kinh nghiệm của nhân viên bán hàng mà chưa có cơ sở khoa học cụ thể. Công ty yêu cầu khách hàng trả hết nợ cũ rồi mới đồng ý giao hàng nhưng vì lý do gì đó khách hàng chưa trả được hoặc trả
không hết ngay thì công ty sẽ bị mất đi cơ hội bán hàng. Như vậy hoạt động kinh doanh của công ty sẽ bị ảnh hưởng. Tác giả đề xuất công ty nên thiết lập hạn mức tín dụng cho khách hàng. Nếu mức dư nợ hiện tại vượt quá hạn mức tín dụng thì công ty yêu cầu khách hàng thanh toán nợ cũ hoặc trình lên trưởng phòng tiêu thụ xem xét đểđưa ra quyết định cuối cùng, ngược lại công
ty sẽ chấp nhận đơn đặt hàng. Tác giảđề xuất hạn mức tín dụng là 30% giá trị
của đơn hàng mới. Ví dụ: khách hàng đang nợ tháng trước là 280.000.000đ, tháng này khách hàng đề nghị mua hàng với giá trị là 600.000.000 đ thì hạn mức tín dụng của khách hàng được phép là 180.000.000 đ, vậy khách hàng phải trả 700.000.000 đ rồi mới được mua hàng từ công ty.
Bước 4: Ký kết hợp đồng mua bán
Giám đốc công ty và đại diện của khách hàng sẽ tiến hành ký kết hợp
đồng mua bán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hợp đồng mua bán có những nội dung sau:
- Tên, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người
đại diện cho đơn vị bán.
- Tên, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người
đại diện cho đơn vị mua.
- Danh mục các mặt hàng hai bên thỏa thuận mua bán : Tên xi măng,
đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền. - Quy cách và chất lượng hàng hóa - Phương thức thanh toán
- Phương thức giải quyết khiếu nại, khiếu kiện
Bước 5: Cấp phát hàng hóa
Thủ kho, bộ phận giao nhận, lái xe của công ty tiến hành kiểm tra và
đối chiếu hàng lấy ra khỏi kho.
Bước 6: Xuất hóa đơn
Nhân viên bán hàng kiêm nhiều chức năng như tìm hiểu thị trường, tìm hiểu thông tin khách hàng, nhận phiếu yêu cầu nhận hàng, kiểm tra tồn kho và mức dư nợ, lập hóa đơn bán hàng. Như vậy công việc của nhân viên bán hàng là quá nhiều. Tác giả đề nghị chuyển chức năng lập hóa đơn bán hàng sang
cho phòng kế toán. Phòng kế toán với sự am hiểu về công việc kế toán sẽ
thích hợp cho việc lập hóa đơn hơn là một nhân viên am hiểu về thị trường. Với cách sắp xếp này, nhân viên phòng kế toán tiến hành lập hóa đơn và in hóa đơn dựa trên phiếu xuất kho, bảng giá của công ty.
Bước 7: Ghi nhận doanh thu, công nợ
Khi phòng KT-TK-TC nhận được hóa đơn bán hàng từ phòng tiêu thụ, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho từ thủ kho gửi lên, kế toán tiêu thụ tiến hành
đối chiếu số lượng trên các phiếu giao hàng với phiếu xuất kho của từng khách hàng để tiến hành ghi sổ chi tiết giá vốn cho khách hàng đó. Sau đó kế
toán tiêu thụ căn cứ vào hóa đơn bán hàng để ghi sổ chi tiết doanh thu và chuyển sang cho kế toán công nợđể theo dõi công nợ.
Bước 8: Thu tiền
Nếu là thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ vào số tiền khách hàng nộp kế
toán thanh toán tiến hành cập nhật dữ liệu vào chương trình, in phiếu thu, và chuyển phiếu thu sang kế toán công nợ để xem xét, kiểm tra tình hình thu hồi công nợ. Nếu là thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán thanh toán căn cứ vào giấy báo Có do ngân hàng gửi đến để cập nhật số liệu vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Sau đó kế toán thanh toán chuyển giấy báo Có sang cho kế toán công nợ để xem xét, kiểm tra tình hình thu hồi công nợ. Kế toán công nợ vào chương trình đối chiếu, kiểm tra số tiền phải thu khách hàng với tiền thu được và truy cập chương trình xác định các hóa đơn được thanh toán. Tiếp đến, kế toán công nợ chuyển liên thứ 3 của hóa đơn bán hàng và phiếu thu hoặc giấy báo Có gửi sang cho kế toán thanh toán để tiến hành khóa nghiệp vụ.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Chu trình doanh thu tồn tại trong mọi loại hình doanh nghiệp và thường
được tổ chức tương tự nhau, bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền khách hàng. Các công việc ghi nhận, xử lý những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng và thu tiền diễn ra theo một cách trình tự liên tục và lặp đi lặp lại đối với từng lần bán hàng. Nếu như doanh nghiệp thiết kế chu trình bán hàng và thu tiền một cách hữu hiệu, chi tiết với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại thì sẽ đảm bảo những nghiệp vụ bán hàng và thanh toán với khách hàng được thực hiện nhanh chóng, chính xác và được kiểm soát tốt.
Luận văn đã nêu được cơ sở lý luận chung về chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp; khái quát được thực trạng và yêu cầu tổ chức thông tin kế toán; Cơ sở dữ liệu, bộ mã và các quy trình trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần xi măng VICEM Hải Vân.
Kết hợp nghiên cứu lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và phân tích thực tiễn về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần xi măng VICEM Hải Vân, luận văn
đưa ra các giải pháp hoàn thiện trong chương 3 đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong việc cung cấp thông tin về quá trình bán hàng và thu tiền phục vụ
cho quá trình ra quyết định của lãnh đạo công ty cũng như các thông tin phục vụ cho các báo cáo ra bên ngoài.
KẾT LUẬN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sự phát triển công nghệ thông tin nhanh chóng như hiện nay và việc sử
dụng các thành tựu của công nghệ thông tin ngày càng rộng rãi đã mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý, khắc phục những nhược điểm của hệ
thống quản lý lạc hậu, giảm được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử
lý, mang lại hiệu quả lớn cho kinh doanh.
Với sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường cùng với những thách thức về
chất lượng, hiệu quả, việc cắt giảm chi phí trong kinh doanh, các vấn đề liên quan đến đối tác và mối tương quan giữa nhà cung cấp và người tiêu thụ đòi hỏi công ty cổ phần xi măng VICEM Hải Vân phải chấp nhận sự thay đổi trong phương thức kinh doanh, chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, tìm hiểu phương thức để ứng dụng công nghệ thông tin nhằm cung cấp thông tin một cách chính xác và kịp thời nhất.
Nghiên cứu này lần lượt đưa ra những vấn đề lý luận chung về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp , nêu ra thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền cùng với những tồn tại trong các quy trình, những hạn chế của cơ sở dữ
liệu đã không đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin trong hoạt động bán hàng và thu tiền tại công ty.
Trên cơ sở lý luận và thực trạng về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần xi măng VICEM Hải Vân, nghiên cứu đưa ra các giải pháp cải tiến việc tổ chức thông tin kế toán trong các quy trình từ xử lý đơn đặt hàng, giao hàng, lập hóa đơn đến quản lý công nợ và thu tiền, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, hoàn thiện bộ mã. Từ đó, cung cấp thông tin nhanh chóng cho hoạt động quản trị, hàng hóa được ghi nhận chính xác, doanh thu được ghi nhận kịp thời…Hoạt động bán hàng và thu tiền tại công ty sẽ mang lại hiệu quả tốt và cao hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Hoàng Giang và Lê Ngọc Mỹ hằng (2006), Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, Đại học Huế, Thừa Thiên Huế.
[2] Nguyễn Thế Hưng (2006), Hệ thống thông tin kế toán Lý thuyết, bài tập, bài giải, Nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội.
[3] Trần Thị Song Minh (2010), Giáo trình kế toán máy, Nhà xuất bản Đại học kinh tế Quốc Dân, Hà Nội.
[4] Đào Văn Thành (2006), “ Tổ chức mã hóa các đối tượng và tài khoản kế
toán khi triển khai kế toán máy”, tập chí nghiên cứu tài chính, Hà Nội. [5] Trần Mậu Thông (2010), Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty
cổ phần Lâm đặc sản Quảng Nam, Luận Văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng.
[6] Dương Quang Thiện (2007), Tập 2- Hệ thống thông tin kế toán, Nhà xuất bản Tổng Hợp Thành phố Hồ Chí Minh, TP.HCM.
[7] Dương Quang Thiện (2007), Tâp 3- Hoạch định nguồn lực xí nghiệp (enterprise Resource Planning) ERP, Nhà xuất bản tổng hợp TP. Hồ
Chí Minh, TP.HCM.
[8] Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Hệ thống thông tin kế toán, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội.
[9] Phạm Lê Hoài (2012), Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần PYMEPHARCO, Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng.
[10] Nguyễn Thị Thanh Tâm (2012), Hoàn Thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu dịch vụ hàng không tại cảng hàng không quốc tế Đà Nẵng, Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng.
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Danh sách các nhà phân phối thuộc 11 trung tâm của công ty
Trung tâm Công ty
Trung tâm 1 DNTN Tuyết Sương
DNTN Minh Sâm CTy TNHH Giang Hà DNTN Thảo Thú CTy CP XM-VLXD-XL Vicem Thạch Cao Cty Phước Khánh Toàn Khánh Khiêm DNTN Vương Quốc DNTN Kiều Dung DNTN Quang Phú Cty Lâm Tùng Phương Cty TNHH Nhất Cường UBND Hòa Vang
UBND Xã Hòa Phong UBND Xã Hòa Khương UBND Xã Hòa Nhơn UBND Xã Hòa Châu UBND Xã Hòa Tiến UBND Xã Hòa Phước UBND Xã Hòa Sơn UBND Xã Hòa Ninh UBND Xã Hòa Phú
UBND Xã Hòa Bắc UBND Xã Hòa Liên
Trung tâm 2 Thanh Phước Mỹ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cty Hoàng Sang Thảo Phuc Tung Anh
CTy TNHH Phú Thọ
CTy TNHH Tám Phi VLXD Phan Thị Trí
Trung tâm 3 Hộ KD Phước Chánh
Cty Thương mại Giằng Công ty TNHH Nhân Công ty TNHH Nhân HKD Lê Thị Xuân Lan Công ty TNHH Khánh Liên Công ty TNHH Thiện Vỹ Công ty Lê Văn Sa DNTN Thanh Van HKD Nguyet Anh Hoa Hanh
Công ty Phương Thế Huy Công ty Hữu Lục
Trung tâm 4 Cty TNHH Duyên Hoa
DNTN Mính Chanh Công ty Hoàng Vương HKD Mai Thị Miền Công ty Sư TửĐỏ
Trung tâm 5 C ty TNHH An Gia Việt Công ty Ái Cường
Công ty Trần Đây
Công ty Phạm Thanh Việt Cty Viên Anh Sinh
Lê Bảo Nguyên Quốc Bảo Chu Lai
Trung tâm 6 Công ty Chấn Hưng
Công ty phúc Hưng
Trung tâm 7 Công Ty TM&XD Quỳnh Liễu
Cty Thịnh Phú Cường Cty Thiên Hiệp Lợi Công ty Phú Mỹ DNTN Hồng Châu DNTN Dũng Bé DNTN Việt Văn
Trung tâm 8 CTy TNHH Nghệ Giang
Cty Văn Nhơn
CTy TNHH Cát Khải Cty TNHH Kim Bảo Ngân Ea Sup Đắc Lắc
Cty TNHH Tuấn Dũng DNTN Thanh Thu Cty CP Tiến Dung Hoàng Anh Attapue
HKD Lê Thị Xuân Phước Tùng Lộc
Trung tâm 10 Công ty Hưng Vượng
Tâm Tú
Công ty Loc thọ
Công ty Hoà Phát Cty Hoàng Long
Trung tâm 11 Cty TNHH Duy Thịnh
Khởi lộc phát Gia Phú Khang Công ty Hoàng Gia Công ty KM Golden
Đô ThịĐà Nẵng Cty CP Vinaconex Phương Lộc Phát BêTông Phước Yên
CTy CP Đầu tư XD M.E.I Cty Công Nghệ Phẩm Cty CP ĐTXD T.N Phụ lục 2: Danh sách các loại hàng hóa cùng mã số của mỗi loại 1 PX1PC30F XM PCB30 – BAO- HẢI VÂN 2 PX1PC30E XM PCB30 – BỘT- HẢI VÂN 2 PX1PC40K XM PC40 – BỘT – PX1- HẢI VÂN 3 PX1PC40L XM PC40- BAO –PX1- HẢI VÂN 4 PX2PC40D XM PCB40- BAO –PX2- HOÀNG THẠCH 5 PX2PC40E XM PCB40- BỘT –PX2- HẢI VÂN
6 PX2PC40F XM PCB40- BAO –PX2- HẢI VÂN 7 PX2PC40H XM PCB40- BAO –PX2- BỈM SƠN 8 XNDHP05X1 ĐÁ 0,5X1 QUA SÀNG 9 XNDHP12 ĐÁ 1X2 10 XNDHP24 ĐÁ 2X4 11 XNDHP46 ĐÁ 4X6 12 XNDHPCP25 ĐÁ CẤP PHỐI 25 13 XNDHPCP37.5 ĐÁ CẤP PHỐI 37.5 14 XNDHPDH ĐÁ HỘC (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});