7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.3. Tổ chức dữ liệu và mã hóa các đối tượng quản lý
a. Tổ chức dữ liệu trong chu trình bán hàng và thu tiền
Hệ thống thông tin kế toán đóng vào trò quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý của một doanh nghiệp. Thông tin do kế toán cung cấp có
ảnh hưởng đến hoạt động của toàn doanh nghiệp nên việc tổ chức dữ liệu kế
toán ban đầu, thực hiện xử lý và cung cấp thông tin đòi hỏi phải chính xác, khoa học, hợp lý và có hiệu quả.
Cơ sở dữ liệu kế toán bao gồm tập hợp các tập tin có quan hệ rất chặt chẽ với nhau được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và thông tin kế toán. Có thể hiểu hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán đóng vai trò như
bộ sổ kế toán trong điều kiện hạch toán trên máy tính. Toàn bộ dữ liệu kế toán bao gồm những dữ liệu được khởi tạo ban đầu và những dữ liệu mới phát sinh trong quá trình hạch toán đều được cập nhật và lưu trữ trên các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán. Mỗi tập tin gồm nhiều trường và nhiều mẫu tin (bản ghi). Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lý của các đối tượng hay các nghiệp vụ. Mỗi một mẫu tin mô tả các thuộc tính của một đối tượng hay một nghiệp vụ xác định. Theo tính chất của dữ liệu chứa trong mỗi tập tin, các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có thể được phân thành các tập tin hệ thống, tập tin danh mục từ điển, các tập tin biến động, các tập tin tồn và các tập tin báo cáo.
- Tập tin hệ thống
Các tập tin hệ thống được thiết kế để lưu trữ các thông số của hệ thống
đã khai báo trong phần khởi tạo, bao gồm các thông tin chung liên quan đến doanh nghiệp, các phương pháp hạch toán và các hình thức sổ kế toán được lựa chọn, các quyền truy cập của từng người…
- Tập tin danh mục từđiển
Lưu trữ dữ liệu về các đối tượng quản lý của kế toán, ít thay đổi, được duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán như vật tư, hàng hóa, tài sản, công nợ, ngoại tệ…Mỗi đối tượng đều được gán cho một ký hiệu nhất định, gọi là mã của đối tượng và tập hợp mã của các đối tượng cùng loại được gọi là bộ mã, hay gọi là danh mục. Thông thường, các bộ mã và các thuộc tính liên quan
đến bộ mã được lưu giữ trong các tập tin danh mục từ điển được tạo ra và cập nhật nội dung ngay từ đầu khi chuẩn bịđưa phần mềm kế toán vào sử dụng và thường xuyên được cập nhật thêm đối tượng mới khi phát sinh. Ngoài tập tin
danh mục tài khoản được thiết kế để quản lý toàn bộ các tài khoản (bao gồm tài khoản tổng hợp và một số tài khoản chi tiết), trong doanh nghiệp còn có rất nhiều tập tin được thiết kế để quản lý từng đối tượng kế toán như tập tin danh mục vật tư, danh mục TSCĐ, danh mục ngoại tệ, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục nhân viên, danh mục bộ phận phòng ban, danh mục chi phí, danh mục chứng từ, danh mục nghiệp vụ…Mỗi tập tin bao gồm nhiều mẫu tin, mỗi mẫu tin chứa đựng mã và thuộc tính của từng đối tượng kế
toán cụ thể được theo dõi trong từng tập tin đó. Trong chu trình bán hàng và thu tiền sử dụng một số các tập tin danh mục như:
+ Tập tin danh mục vật tư: được sử dụng để quản lý bộ mã vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp. Trong tập tin này, mỗi mẫu tin lưu trữ dữ liệu về
mã và các thuộc tính của một vật tư, hàng hóa cụ thể.
+ Tập tin danh mục khách hàng: được thiết kế và xây dựng để
quản lý bộ mã khách hàng và các thuộc tính của khách hàng.
+ Tập tin danh mục chứng từ: được thiết kế và xây dựng để quản lý bộ mã chứng từ doanh nghiệp sử dụng.
+ Tập tin danh mục nghiệp vụ : được thiết kế và xây dựng để
quản lý bộ mã các nghiệp vụ kinh tế thường hay phát sinh tại doanh nghiệp.
- Tập tin biến động
Được thiết kế nhằm lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu phát sinh trong các kỳ hạch toán. Các tập tin biến động có thể được tổ chức theo từng năm. Cuối mỗi năm, phần mềm tự động tổng hợp, kết chuyển và đưa các tập tin biến động của năm cũ vào lưu trữ, đồng thời tạo ra các tập tin biên động mới
để ghi nhận, lưu trữ và xử lý các dữ liệu phát sinh trong năm sau:
Trong kỳ hạch toán, tất cả các chứng từ phát sinh liên quan đến các phần hành đều được định khoản và cập nhật vào CSDL kế toán do trên mỗi loại chứng từ thường có hai nhóm yếu tố: (1) Nhóm yếu tố chung – là các yếu
tố đều có trên tất cả các loại chứng từ như tên chứng từ, ngày tháng, họ tên các bộ phận, cá nhân liên quan, diễn giải nội dung kinh tế, quy mô nghiệp vụ
và các định khoản trên chứng từ; (2) Nhóm yếu tố riêng – là các yếu tố đặc thù chỉ có trên một hoặc một số loại chứng từ nhất định như các loại vật tư, hàng hóa, tài sản cố định, ngoại tệ…Do vậy nội dung trên các chứng từ sẽ được cập nhật và lưu trữ và CSDL kế toán đồng thời theo hai hướng:
Trước tiên, những yếu tố chung – mang tính chất tổng hợp sẽ được lưu trữ trong “kho thông tin chung” phục vụ cho hạch toán tổng hợp để cung cấp các thông tin tổng hợp trên các BCTC và in ra các sổ sách kế toán tổng hợp. “ Kho thông tin chung” đóng vai trò như cuốn nhật ký chung trong trường hợp hạch toán thủ công. Có rất nhiều cách thức khác nhau để thiết kế “kho thông tin chung” trong các CSDL kế toán.
Ngoài “kho thông tin chung”, CSDL kế toán còn bao gồm các tập tin biến động chi tiết để lưu trữ các thông tin chi tiết của từng loại dối tượng kế
toán. Ví dụ tập tin chi tiết bán hàng dùng để theo dõi chi tiết số lượng tiêu thụ, giá bán…theo từng loại hàng hóa được tiêu thụ. Tương tự như vậy, trong CSDL kế toán còn có các tập tin theo dõi chi tiết biến động vật tư, hàng hóa, tài sản cốđịnh, ngoại tệ… để theo dõi chi tiết của từng đối tượng. Các tập tin chi tiết đóng vài trò như các sổ chi tiết trong trường hợp hạch toán thủ công.
- Tập tin tồn
Được thiết kế nhằm tổng hợp và lưu trữ các dữ liệu về tình hình tồn đầu kỳ, tổng số phát sinh tăng, tổng số phát sinh giảm và tình hình tồn cuối kỳ các tất cả các đối tượng kế toán. Các tập tin tồn có thể được tổ chức theo tháng hoặc từng năm. Dữ liệu trong các tập tin tồn được sử dụng để lập BCTC, các bảng tổng hợp chi tiết hoặc cung cấp thông tin tổng hợp về tổng số phát sinh tăng/giảm và số dư của từng đối tượng. Sau mỗi năm, phần mềm sẽ đưa các tập tin tồn cũ vào lưu trữ, đồng thời tự động tạo ra các tập in tồn mới để tổng
hợp, xử lý dữ liệu cho năm sau. Số dư cuối tháng của các đối tượng trên các tập tin tồn sẽ đóng vai trò là số dư đầu tháng sau. Số dư cuối tháng 12 của năm trước sẽ tựđộng kết chuyển sang số dưđầu năm sau.
Trong Trong chu trình bán hàng và thu tiền, tập tin tồn có các loại tập tin sau:
+ Tập tin sổ cái : được thiết kế để tổng hợp các số dư cuối mỗi tháng và tổng số phát sinh trong từng tháng của tất cả các tài khoản kế toán, có cấu trúc tương tự như bảng cân đối tài khoản. Tập tin sổ cái bao gồm cho sổ cái TK 511, 632, 131,111,112,155, 156.
+ Tập tin tổng hợp vật tư : được thiết kế và xây dựng để tổng hợp và cung cấp các thông tin về tình hình tồn đầu tháng cũng như tổng số
lượng, giá trị nhập xuất và tồn cuối của từng loại vật tư qua các tháng.
+ Tập tin tổng hợp phải thu : được thiết kế và xây dựng để tổng hợp và cung cấp các thông tin về tình hình công nợ đầu tháng cũng như số
phát sinh tăng, giảm và tình hình công nợ cuối tháng của từng khách hàng qua các tháng.
- Tập tin trung gian và xử lý báo cáo
Trong quá trình cập nhật, xử lý, cung cấp thông tin và in ra sổ sách, báo cáo, cần thiết phải sử dụng một số tập tin trung giam để phục vụ cho các mục
đích khác nhau. Các tập tin này có thể tồn tại lâu dài, cũng có thể tạo ra trong quá trình xử lý, in ấn sổ sách báo cáo rồi xóa ngay. Việc thiết kế các tập tin trung gian xử lý và báo cáo phụ thuộc rất nhiều vào các nhà lập trình.
b. Tổ chức mã hóa các đối tượng quản lý trong chu trình bán hàng
và thu tiền
Để công tác mã hóa thông tin mang tính khoa học, tạo thuận lợi cho việc quản lý dữ liệu, cập nhật số liệu và nhất là truy xuất thông tin, yêu cầu bộ
mã được xây dựng phải đảm bảo các yếu tố : gọn, dễ nhớ, dễ bổ sung, nhất quán trong tên gọi các đối tượng được mã hóa.
- Có độ gọn và đủ: yêu cầu này đòi hỏi phải xác định phạm vi quản lý gồm bao nhiêu loại, mỗi loại có bao nhiêu đối tượng. Vì vậy, muốn xác định
độ dài của bộ mã cần phải phân loại đối tượng. Trên cơ sở phân loại này, ta
định ra độ dài của bộ mã gồm bao nhiêu ký tự là phù hợp.
- Dễ nhớ: việc đặt mã số phải mang các đặc điểm nhằm giúp người quản lý gợi nhớ. Điều này giúp việc truy xuất thông tin thuận lợi và nhanh chóng. Muốn vậy dữ liệu được mã hóa đểđưa vào máy phải theo một logic và qui tắc nhất định theo yêu cầu của người quản lý.
- Dễ bổ sung: yêu cầu này đòi hổi bộ mã phải đủ dài để khi có bất kỳ
phát sinh mới nào cũng có thể bổ sung vào bộ mã được. Điều này ngăn ngừa tình trạng bộ mã sẽ quá tải, không đủ chứa khi lượng vật tư, hàng hóa hoặc khách hàng tăng lên ngoài dự kiến.
- Tính nhất quán: yêu cầu này đòi hỏi một khách hàng hoặc loại vật tư, hàng hóa chỉđược thống nhất một tên gọi. Nếu một mặt hàng có nhiều tên gọi chắc chắn sẽ gây nhầm lẫn trong việc mã hóa, cập nhật và truy xuất dữ liệu. Khi bộ mã lớn khoảng vài nghìn mẫu tin thì việc một mặt hàng hoặc khách hàng có nhiều tên gọi dẫn đến có nhiều mã số cho nó, như vậy dẫn đến có nhiều mã số cho nó và kết quả là mã nào cũng bị sai lệch.
Việc mã hóa thông tin trên máy tính rất đa dạng tùy theo tính chất và công dụng của từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ởđây, tác giả chỉ giới thiệu việc thiết kế một số bộ mã cơ bản nhất dùng trong chu trình bán hàng và thu tiền:
- Bộ mã khách hàng: đây là bộ mã khá quan trọng và được sử dụng thường xuyên, phục vụ cho yêu cầu quản lý chi tiết công nợ khách hàng. Đối tượng khách hàng mã hóa ởđây bao gồm : công nợ với người ngoài doanh nghiệp, công nợ nội
bộ doanh nghiệp. Theo mục đích và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể xây dựng phần hành kế toán quản lý công nợ theo các đặc điểm sau:
- Quản lý công nợ tổng hợp thực hiện chung cho tất cả các khách hàng, hay ta có thể gọi là sổ tổng hợp công nợ theo từng tài khoản. Dữ liệu thường
được truy xuất vào cuối kỳ quyết toán (quý, năm) nhằm xác định được số nợ
phải thu, phải trả của từng khách hàng cho từng tài khoản công nợ mà doanh nghiệp đang quản lý.
- Chi tiết công nợ khách hàng quản lý theo thời gian được thiết kế
nhằm theo dõi công nợ riêng cho một khách hàng như một bảng liệt kê nhằm theo dõi công nợ riêng cho một khách hàng như một bảng liệt kế lý lịch công nợ giao dịch từ khi phát sinh đến khi kết thúc. Nó giúp ta thuận tiện theo dõi và đối chiếu công nợ một cách thường xuyên. Thông tin có thể truy xuất trong thời gian phát sinh công nợ đến thời điểm cần truy xuất hoặc trong một giai
đoạn bất kỳ nhất định nào đó của công nợ mà ta đang quản lý.
Bộ mã bao gồm một số ký tự mà độ dài của nó được xây dựng theo yêu cầu về quy mô quản lý của doanh nghiệp. Chẳng hạn, hai ký tự đầu tiên thể
hiện loại nhóm khách hàng đang theo dõi; hai ký tự tiếp theo thể hiện khu vực
địa lý của khách hàng. Các ký tự còn lại dùng tên cụ thể của khách hàng.