7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.4. Tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiề n
Sơ đồ dòng dữ liệu mức 0 của chu trình bán hàng và thu tiền được mô tảở hình 1.5.
Hình 1.5. Sơ đồ dòng dữ liệu mức 0 của chu trình bán hàng và thu tiền
Sơ đồ này bao gồm bốn nút xử lý tương ứng với bốn chức năng cơ bản sau: (1) tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng, (2) chuẩn bị hàng, vận chuyển hàng và giao hàng cho khách, (3) lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và thu tiền, (4) phân tích tình hình tiêu thụ. Mỗi nút tượng trưng cho một trong bốn công đoạn xử lý của chu trình bán hàng và thu tiền, và như thế sẽ
xuất hiện những luồng dữ liệu bổ sung nối liền các nút này. [8]
a. Tổ chức thông tin quy trình xử lý đơn đặt hàng
- Nhận đơn đặt hàng
Đây là khâu đầu tiên của chu trình bán hàng và thu tiền, thường được
Dữ liệu về d Dữ liệu đặt hàng Dữ liệu gửi hàng Dữ liệu hàng tồn kho Dữ liệu đặt hàng Dữ liệu bánhàng Dữ liệu giábán Sổ cái tài khoản Dữ liệu về khoản phải thu Khách hàng Dữ liệu về hàng tồn kho Dữ liệu về tín dụng Khách hàng 4.0 Phân tích và báo cáo 3.0 Lập hóa đơn 1.0 Lệnh bán hàng 2.0 Giao hàng Dữ liệu khách hàng Khách hàng
thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh. Đặt hàng của khách hàng có thể ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể do khách hàng điền vào mẫu đơn đặt hàng in sẵn hoặc khách hàng yêu cầu đặt hàng qua email,
điện thoại, điền vào các mẫu đơn đặt hàng trên website của công ty…Ngoài ra, nhân viên bán hàng có thể đến gặp trực tiếp khách hàng để nhận được các
đơn đặt hàng. Yêu cầu của khách hàng phải được ghi nhận một cách cụ thể và chính xác về chủng loại hàng hóa, số lượng từng mặt hàng, thời gian, địa
điểm giao hàng cũng như các điều kiện thanh toán, vận chuyển hàng hóa…Đây chính là các thông tin làm cơ sở để thực hiện các bước công việc tiếp theo của chu trình. Điều quan trọng là dữ liệu cần thiết cho việc xử lý một
đơn hàng phải thu thập và ghi nhận một cách chính xác. Do đó, các bước sau
đây phải được tiến hành đểđảm bảo chính xác hoàn toàn:
+ Kiểm tra hợp lệ tài khoản khách hàng và các mã số mặt hàng bằng cách so khớp với thông tin trên các tập tin chính khách hàng và tồn kho.
+ Kiểm tra đầy đủ thông tin bảo đảm tất cả các thông tin cần thiết bao gồm : địa chỉ nhận hàng; địa chỉ nhận hóa đơn của khách hàng phải có thật.
+ Kiểm tra tính hợp lý số lượng đặt hàng so với số lượng trong quá khứđối với mặt hàng và khách hàng. [6]
Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận thì dữ liệu được ghi vào hai tập tin
Đơn đặt hàng và chi tiết đơn đặt hàng. Trong tập tin đơn đặt hàng, các thông
tin chung trong mỗi đơn đặt hàng được ghi nhận trên một mẫu tin duy nhất. Do mỗi đơn đặt hàng có thể liên quan đến nhiều loại hàng hóa cụ thể nên các thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa được ghi nhận trên tập tin chi tiết đơn
đặt hàng. Mối liên hệ giữa hai tập tin này được thiết lập qua trường khóa “ Số
đơn đặt hàng”.
- Kiểm tra tín dụng và tồn kho
tín dụng từ dữ liệu công nợ khách hàng để xác định khách hàng có đủ điều kiện mua chịu tiếp đơn hàng này hay không. Thông tin về tình hình công nợ
của từng khách hàng đến thời điểm hiện tại được cập nhật theo thời gian thực vào trường“ số dư công nợ hiện tại” trên tập tin Danh mục khách hàng. Nếu một đơn đặt hàng được nhận từ khách hàng thường xuyên thì thông tin tín dụng liên quan đến khách hàng đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu công ty. Nếu một đơn đặt hàng của một khách hàng mới hoặc trong những trường hợp đặc biệt thì nhân viên phải báo nhà quản lý xem xét từng trường hợp. Ngược lại, tổng mức nợ của khách hàng lớn hơn hạn mức tín dụng cho phép, nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán bớt nợ cũ trước khi thực hiện đơn hàng mới. Việc kiểm tra có thể được thực hiện thông qua việc so sánh giữa hạn mức tín dụng có trong bản ghi của khách hàng với giá trị ước tính của
đơn hàng hiện tại. Nếu giá trị đơn hàng này không làm cho số dư nợ của khách hàng vượt quá hạn mức cho phép, đơn hàng sẽ được chấp nhận và lưu trữ trong hồ sơ đặt hàng. Ngược lại, nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán khoản nợ cũ hoặc trình lên trưởng phòng kinh doanh xem xét
để ra quyết định cuối cùng.
Trước khi chấp nhận đơn hàng, nhân viên bán hàng cần phải xác định lượng hàng khách hàng yêu cầu đang có sẵn hoặc sẽ có đủ tại thời điểm giao hàng. Do vậy bước tiếp theo nhân viên bán hàng cần phải kiểm tra lượng hàng tồn kho. Thông thường doanh nghiệp phải duy trì một mức tồn kho nhất định
để đảm bảo an toàn cho việc tiêu thụ. Trong trường hợp hệ thống thông tin
được thiết kế tốt, lượng hàng dự trữ có thể giảm xuống đến mức thấp nhất và nhân viên bán hàng được quyền truy cập vào dữ liệu tồn kho của các mặt hàng để xác định lượng hàng hiện có, số lượng hàng đang trên đường về cũng như thời điểm dự kiến hàng vềđến kho.
Khi nhân viên bán hàng nhập dữ liệu xong, chương trình cho phép in lệnh bán hàng để lưu vào hồ sơ bộ phận khách hàng và chuyển đến các bộ
phận khác để tiếp tục thực hiện chu trình bán hàng. Thông thường, một liên của lệnh bán hàng được chuyển đến bộ phận kho để bộ phận quản lý kho xuất hàng (đóng vài trò như phiếu xuất kho), một liên của lệnh bán hàng được chuyển đến bộ phận chuẩn bị hàng và đóng gói, một liên chuyển đến bộ phận lập hóa đơn để bộ phận này theo dõi, chuẩn bị lập hóa đơn khi nhận được đầy
đủ các chứng từ giao hàng và một liên đóng vai trò thông báo chấp nhận đơn
đặt hàng gửi đến khách hàng.
Tổ chức thông tin trong quy trình xử lý đơn đặt hàng được mô tảở hình 1.6.
Hình 1.6. Tổ chức thông tin trong quy trình xử lý bán hàng
b. Tổ chức thông tin quy trình giao hàng
- Lập lệnh bán hàng
Đơn đặt hàng sau khi đã được chấp nhận sẽ là cơ sở để lập lệnh bán hàng. Lệnh bán hàng do bộ phận bán hàng lập, được in ra nhiều liên và
Khách hàng Đơn đặt hàng Nhập dữ liệu khách hàng Kiểm tra tín dụng và tồn kho Hiển thị kết quả kiểm tra Dữ liệu tồn kho hànghóa Đơn đặt hàng Dữ liệu đặt hàng In các chứng từ bán hàng Dữ liệu công nợ khách hàng Lệnh bán hàng (phiếu xuất kho) Lệnh bán hàng (thông báo bán hàng) Lệnh bán hàng Lệnh bán hàng (chấp nhận đặt hàng) Kho hàng Phòng kế toán Khách hàng A A
chuyển đến cho bộ phận khác để tiếp tục thực hiện chu trình. Lệnh bán hàng thể hiện đầy đủ các thông tin về tên các loại hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, các thông tin về khách hàng (tên, đơn vị), địa chỉ giao hàng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán. Thông thường, một bản sao của lệnh bán hàng sẽ được gửi cho khách hàng như một sự chấp nhận đơn đặt hàng và xác nhận lại các thông tin vềđiều kiện giao hàng. Một liên của lệnh bán hàng được chuyển
đến bộ phận chuẩn bị hàng để chuẩn bị, đóng gói. Một liên của lệnh bán hàng
được chuyển đến bộ phận kho để làm các thủ tục xuất kho hàng hóa và đóng vai trò như phiếu xuất kho. Một liên được lưu trữ tại bộ phận bán hàng để tiếp tục xử lý, theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động cho đến khi hàng hóa được giao cho khách và thu được tiền. Các liên còn lại của lệnh bán hàng được gửi
đến bộ phận kế toán để bộ phận này biết và chuẩn bị lập hóa đơn bán hàng, theo dõi công nợ và thu tiền bán hàng.
- Chuẩn bị hàng
Sau khi nhận được lệnh bán hàng, nếu hàng đã có sẵn trong kho, bộ phận chuẩn bị hàng tiến hành chuẩn bị hàng theo đúng số lượng, chủng loại, đóng gói và làm thủ tục để xuất hàng cho khách. Nếu lượng hàng thực tế tại kho không đủ để giao do hư hỏng, mất mát…hoặc phải thay thế bằng các loại hàng hóa tương
đương thì lệnh bán hàng có thể phải được điều chỉnh, sửa đổi trước khi thực hiện. Quy trình điều chỉnh, sửa đổi phải quay lại bộ phận bán hàng.
- Xuất kho giao hàng
Đến ngày giao hàng, khách hàng có thể nhận hàng tại kho hoặc doanh nghiệp chuyển hàng giao cho khách tại địa điểm chỉ định. Bộ phận giao hàng phải lập giấy báo gửi hàng kèm theo với hàng hóa. Giấy báo gửi hàng có thể
Hàng hóa có thể được vận chuyển bằng phương tiện của doanh nghiệp hoặc thông qua các đơn vị vận tải, các dịch vụ chuyển hàng, dịch vụ bưu
điện….
Sau khi hàng hóa được chuẩn bị xong ở kho, nhân viên giao hàng truy cập vào hệ thống để kiểm tra, đối chiếu và in ra phiếu giao hàng. Tại thời
điểm này, thủ tục xuất hàng ra khỏi kho đã được hoàn tất, do vậy hệ thống cập nhật dữ liệu trên phiếu xuất kho ghi vào dữ liệu xuất kho hàng hóa và dữ liệu tồn kho hàng hóa.
Dữ liệu sau khi được cập nhật và xử lý trên các cơ sở dữ liệu như đã trình bày trên, chương trình sẽ in phiếu giao hàng. Một liên của phiếu giao hàng kèm với hàng hóa sẽ giao cho khách hàng, một liên gửi cho bộ phận lập hóa đơn, một liên giao cho bộ phận vận chuyển cùng với vận đơn, một liên lưu tại bộ phận quản lý kho hàng. Vận đơn bao gồm phần lớn các dữ liệu từ
nghiệp vụ bán hàng, tuyến đường vận chuyển, cước phí vận chuyển và những dữ liệu cần thiết khác cho việc chuyển hàng. Người vận chuyển có trách nhiệm chuyển hàng tới cho khách hàng theo đúng yêu cầu ghi trong hợp đồng vận chuyển.
Hình 1.7. Tổ chức thông tin trong quy trình giao hàng
c. Tổ chức thông tin quy trình lập hóa đơn
Sau khi hàng hóa được giao cho khách hàng, một liên của giấy báo gửi hàng được chuyển đến bộ phận lập hóa đơn. Nhân viên phụ trách lập hóa đơn truy cập dữ liệu trong hệ thống để tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu nhằm
đảm bảo khớp đúng số liệu giữa phiếu giao hàng, lệnh bán hàng và đơn đặt hàng của khách hàng. Tiếp theo, chương trình sẽ truy cập vào dữ liệu giá bán
để truy xuất dữ liệu “giá bán” để có được thông tin về giá và “thuế suất GTGT” của từng loại hàng hóa. Đến thời điểm này toàn bộ dữ liệu liên quan
đến nghiệp vụ bán hàng (số lượng và giá trị của từng mặt hàng cũng như số
thuế GTGT phải nộp) đã có đầy đủ và thống nhất. Chương trình sẽ lưu tất cả A Kho hàng Lệnh bán hàng ((PXK) Truy cập dữ liệu Đối chiếu và kiểm tra dữ liệu Hiện thị kết quả Lệnh bán hàng (PXK) Dữ liệu giao hàng In chứng từ giao hàng
Phiếu giao hàng (giấy báo gửi hàng)
Vận đơn Phiếu giao hàng (thông báo gửi hàng) Hàng hóa và chứng từ Khách hàng Bộ phận lập hóa đơn Tập tin nhật ký Tập tin chi tiết nhật ký Dữ liệu xuất kho hàng hóa Dữ liệu tồn kho hàng hóa
những dữ liệu trên hóa đơn GTGT vào dữ liệu hóa đơn, dữ liệu công nợ
khách hàng.
Hóa đơn GTGT là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng hóa chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua. Trên đó ghi số lượng,
đơn giá của từng loại, tổng giá trị của hàng hóa tiêu thụ và các điều kiện thanh toán cũng như thuế GTGT. Việc lập hóa đơn thường phải đợi khi hàng hóa thuộc quyền sở hữu của người mua để tránh sai sót, nhầm lẫn phải sửa chữa.
Tổ chức thông tin quy trình lập hóa đơn được mô tảở hình 1.8.
Hình 1.8. Tổ chức thông tin trong quy trình lập hóa đơn
Thông báo gửi hàng Truy cập dữ liệu Đối chiếu, kiểm tra, cập nhật dữ liệu giá bán và thuế suất GTGT Hiển thị kết quả N Xử lý cặp nhật dữ liệu và các tập tin và in hóa đơn Tập tin nhật ký Tập tin chi tiết nhật ký Dữ liệu khách hàng Dữ liệu giá bán và thuế suất GTGT Dữ liệu hóa đơn Dữ liệu công nợK.hàng
Báo cáo bán hàng Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng In vào cuối ngày hoặc định kỳ Trưởng phòng KD Khách hàng N Kế toán công nợ Từ bộ phận giao hàng Thông báo gửi hàng Dữ liệu đặt hàng Dữ liệu giao hàng
d. Tổ chức thông tin quy trình quản lý công nợ và thu tiền
- Quản lý công nợ khách hàng
Các khoản phải thu được theo dõi riêng biệt cho từng loại khách hàng. Có hai phương pháp tổ chức theo dõi phải thu của khách hàng: phương pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn và phương pháp kết chuyển số dư.
+ Phương pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn: khách hàng sẽ thanh toán dứt điểm từng hóa đơn. Bộ phận kế toán theo dõi trên sổ
chi tiết công nợ khách hàng các khoản phải thu, đã thu, số dư nợ chi tiết theo từng hóa đơn. Phương pháp này cho phép theo dõi tất cả các hóa đơn chưa thanh toán và phân tích chúng theo hạn nợ. Ưu điểm của phương pháp này là cung cấp thông tin cụ thể, rõ ràng và hỗ trợ cho chính sách chiết khấu hàng bán nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn theo từng hóa đơn. Tuy nhiên phương pháp này đòi hỏi trình độ kế toán cao, chi phí nhiều, chỉ có thể thực hiện được khi áp dụng tin học hóa công tác kế toán.
+ Phương pháp kết chuyển số dư: bộ phận kế toán không theo dõi thanh toán chi tiết theo từng hóa đơn bán hàng mà chỉ theo dõi tổng số dư đầu kỳ, tổng số nợ phát sinh trong kỳ, tổng số tiền thanh toán và số còn nợ của mỗi khách hàng vào cuối kỳ. Phương pháp này tuy đơn giản nhưng không hỗ
trợ chính sách chiết khấu bán hàng cũng như cung cấp thông tin về các khoản khách hàng chậm thanh toán.
Thông tin về lũy kế công nợ khách hàng đến thời điểm hiện tại được cập nhật ngay vào trường “số dư công nợ hiện tại” trong cơ sở dữ liệu khách hàng để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh, phục vụ công tác kiểm tra tín dụng khách hàng. Biến động công nợ phải thu được theo dõi trên tập tin chi tiết nhật ký thông qua việc cập nhật mã khách hàng vào trường “Chi tiết tài khoản Nợ” và “Chi tiết tài khoản Có”. Khi khách hàng thanh toán, căn cứ vào phiếu thu tiền mặt hoặc giấy báo Có ngân hàng, kế toán kiểm tra, hiệu chỉnh
các chứng từ này và tập tin nhật ký và chi tiết nhật ký. Khi cập nhật dữ liệu công nợ vào các tập tin Chi tiết nhật ký, cần phải khai báo chi tiết các đối tượng công nợ trên các trường “Chi tiết tài khoản Nợ” và “Chi tiết tài khoản Có”.
- Nhận tiền thanh toán
Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
+ Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, bộ phận kế
toán tiền mặt lập phiếu thu và thủ quỹ tiến hành thu tiền.
+ Trường hợp chuyển khoản qua ngân hàng, bộ phận kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để tiến hành hạch toán vào các sổ kế toán và các khoản tiền gửi ngân hàng, đồng thời báo cáo cho bộ
phận kế toán theo dõi công nợ để cập nhật tình hình thanh toán của khách hàng.
- Xử lý hàng bán bị trả lại và các khoản nợ quá hạn
+ Giải quyết hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán: hàng bị trả