7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.3.Thực trạng tổ chức dữ liệu và mã hóa các đối tượng quản lý trong
và thu tiền tại công ty
Hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quyết
định số 200 của Bộ tài chính. Các chứng từ kế toán bán hàng và thu tiền thể
hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành. Chu trình bán hàng và thu tiền là một trong những chu trình quan trọng trong chu trình kinh doanh. Do
đó, việc quản lý chứng từ trong chu trình này có một vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Hệ thống chứng từ này cũng giống với hệ thống chứng từ trong kế toán thủ công.
Tùy vào từng nghiệp vụ khác nhau mà có cách lập và luân chuyển chứng từ cho phù hợp với từng nghiệp vụ cụ thể. Đối với từng nghiệp vụ cụ
thể thì có những chứng từ gốc làm căn cứđể ghi sổ kế toán cho phù hợp. Hệ thống chứng từ trong khâu bán hàng được công ty sử dụng gồm: - Đơn đặt hàng - Hợp đồng kinh tế - Hóa đơn bán hàng - Phiếu giao hàng - Phiếu xuất kho - Biên bản hàng bán bị trả lại - Biên bản giảm giá hàng bán - Phiếu thu, giấy báo có - Thẻ kho
2.2.3. Thực trạng tổ chức dữ liệu và mã hóa các đối tượng quản lý trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty
a. Thực trạng tổ chức dữ liệu trong chu trình bán hàng và thu tiền
tại công ty
thủ công, đơn hàng không được cập nhật vào hệ thống. Bộ phận bán hàng muốn xem xét tình hình tồn kho và công nợ thì phải lấy thông tin từ bộ phận kế toán – thống kê – tài chính. Bộ phận kế toán – thống kê – tài chính muốn biết số lượng, đơn giá hàng hóa, thời gian giao hàng cho khách hàng phải thông qua bộ phận bán hàng. Thông tin luân chuyển giữa các bộ phận đều
được thực hiện rất thủ công, chậm trễ. Vì vậy, không đáp ứng kịp thời các yêu cầu trong quản lý, chưa khai thác hiệu quả thông tin để hạn chế thời gian thực hiện xử lý đơn hàng.
Dưới đây là bảng mô tả các tập tin danh mục mà công ty đang sử dụng trong quá trình bán hàng và thu tiền.
Bảng 2.1. Danh mục các tập tin được sử dụng trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty
Tên tập tin (Bảng) Thuộc tính
Danh mục khách hàng
Mã khách hàng; Tên khách hàng; Mã số thuế; Địa chỉ; Tài khoản ngầm định hạch toán
Danh mục hàng hóa Mã hàng hóa; Tên hàng hóa; ĐVT, giá bán, thuế
suất thuế GTGT.
Danh mục hợp đồng Mã vụ việc; Tên vụ việc; Mã khách hàng; Ngày bắt
đầu; Ngày kết thúc; Loại hạch toán; Ghi chú khác Danh mục kho Mã kho; Tên kho
Danh mục hình thức thanh toán
Mã hình thức, Tên hình thức
Qua bảng 2.1 ta thấy các tập tin danh mục từđiển được công ty thiết kế
vẫn còn thiếu nhiều thông tin quan trọng như:
- Danh mục hàng hóa thiếu trường “ số lượng tồn kho tối thiểu”, “ số
rất quan trọng, công ty phải duy trì một mức tồn kho nhất định đểđảm bảo an toàn cho việc tiêu thụ.
- Danh mục khách hàng thiếu trường“ hạn mức tín dụng”, “ số dư công nợ
hiện tại”. Thông tin tín dụng khách hàng phải được xây dựng và cập nhật kịp thời, chính xác vào cơ sở dữ liệu khách hàng. Nếu tổng giá trịđơn hàng này vượt quá hạn mức cho phép, máy tính sẽ cảnh báo đơn hàng này. Lúc này nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán nợ cũ và trình lên trưởng phòng tiêu thụ
hoặc phó giám đốc xem xét đểđưa ra quyết định cuối cùng.
b. Thực trạng mã hóa các đối tượng quản lý (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Mã khách hàng
Hiện tại Hải Vân có 02 nhóm khách hàng chính:
* Nhóm khách hàng mua đá xây dựng:
Mã A13_ STT khách hàng phát sinh theo thời gian ký hợp đồng.
VD: A13_038: Công ty TNHH Phú Thọ
* Nhóm khách hàng mua xi măng:
Mã B13_STT khách hàng phát sinh theo thời gian ký hợp đồng.
VD: B13_036: Công ty TNHH Duy Thịnh
Mã này tự Công ty quy định cho dễ nhớ, dễ tìm.
- Mã hàng hóa
Cũng do Công ty quy định. Theo đó, có tuân thủ quy luật như sau:
PX1 : Hàng hóa xuất kho tại Phân xưởng 1
PX2 : Hàng hóa xuất kho tại Phân xưởng 2
XNDHP : Hàng hóa xuất tại Kho đá Hòa Phát
PC30 : Chủng loại xi măng PCB30
PC40 : Chủng loại xi măng PCB40 hoặc PC40
Danh sách các loại hàng hóa cùng mã số của mỗi loại được trình bày ở