7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2.Hoàn thiện tổ chức dữ liệu và mã hóa đối tượng quản lý trong chu
trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty
a. Hoàn thiện tổ chức dữ liệu trong chu trình bán hàng và thu tiền
tại công ty
Thông qua phân tích thực trạng dữ liệu của chu trình bán hàng và thu
Thủ kho Xử lý dữ liệu Kho hàng Đơn đặt hàng Truy cập dữ liệu Đối chiếu kiểm tra, cập nhật dữ liệu Dữ liệu giao hàng Dữ liệu xuất kho hàng hóa Dữ liệu tồn kho hàng hóa In phiếu giao hàng Phiếu giao hàng Phiếu giao hàng Bảo vệ Khách hàng N Phiếu giao hàng Phòng KT- TK-TC Phiếu giao hàng In phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho
tiền tại công ty cho thấy, cơ sở dữ liệu được lưu trùng lắp và rời rạc tại nhiều bộ phận và chưa có sự chia sẻ thông tin tại các bộ phận khác nhau. Để hoàn thiện tổ chức dữ liệu, công ty cần làm như sau:
- Dữ liệu phải được cập nhật duy nhất một lần với các mã nghiệp vụ định khoản được xây dựng sẵn và thống nhất cho từng bộ phận.
- Tất cả các bước thực hiện hoạt động bán hàng từ nhận đơn đặt hàng
đến kiểm tra mức dư nợ,… cho đến khi hoàn tất phải được thực hiện một cách tự động. Phải hoàn thiện chương trình phần mềm sao cho có thể nhập được
đơn đặt hàng vào hệ thống. Nhân viên ở các phòng ban khác nhau đều có thể
xem chung thông tin về đơn đặt hàng. Khi muốn kiểm tra xem đơn hàng đã thực hiện đến đâu chỉ cần kết nối vào hệ thống và theo dõi đơn hàng.
- Công ty cần xây dựng lại các tập tin, bổ sung các thông tin khác nhau
để phục vụ cho việc tổng hợp và phân tích để đưa ra những phương án kinh doanh hiệu quả.
+ Tập tin danh mục khách hàng thêm trường“ hạn mức tín dụng”,“ số dư công nợ hiện tại”. Thông tin tín dụng khách hàng phải được xây dựng và cập nhật kịp thời và chính xác và cơ sở dữ liệu khách hàng giúp bộ phận bán hàng xử lý đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng chỉ cần nhập đơn
đặt hàng này vào máy tính, nếu tổng giá trị đơn hàng vượt quá hạn mức cho phép, máy tính sẽ cảnh báo đơn hàng này. Như vậy kế toán công nợ không cần phải lập báo cáo công nợ trên file excel và in ra cho phòng tiêu thụ nữa.
+ Xây dựng lại tập tin danh mục hàng hóa gồm các mã trường :
Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, giá bán, thuế GTGT, số lượng tồn kho tối thiểu, số lượng đặt hàng tối ưu, số lượng tồn kho hiện tại. Như vậy thủ
kho không cần lập báo cáo sản lượng tồn kho hằng ngày trên file excel riêng rẽ và in ra cho phòng tiêu thụ nữa. Công ty chỉ cần thực hiện thủ tục phân
quyền thì các cá nhân có liên quan có thể truy cập vào và xem thông tin ngay trên chương trình.
+ Tập tin Danh mục hợp đồngđược liên kết với danh mục khách hàng thông qua trường “mã khách hàng” để theo dõi khách hàng ký hợp
đồng với công ty có đơn hàng thực hiện nhiều lần trong thời gian hiệu lực của hợp đồng.
+ Xây dựng thêm tập tin Đơn đặt hàng và Chi tiết đơn đặt hàng. Khi chương trình được hoàn thiện chức năng nhập đơn đặt hàng vào chương trình thì các thông tin về đơn đặt hàng sẽ được lưu trữ trong hai tập tin này. Câu trúc của hai tập tin này như sau:
Tập tin Đơn đặt hàng bao gồm các trường : Sốđơn đặt hàng, mã khách hàng, Ngày đặt hàng, Ngày giao hàng, Điều kiện thanh toán, Mã nhân viên bán hàng.
Tập tin Chi tiết đơn đặt hàng bao gồm các trường : Số đơn đặt hàng, Mã hàng hóa, số lượng.
Hai tập tin này được kết nối với nhau thông qua trường “ Sốđặt hàng”.
Hoàn thiện các tập tin danh mục được trình bày ở bảng 3.1.
Bảng 3.1. Mô tả hoàn thiện các tập tin danh mục
Tên tập tin Thuộc tính
Danh mục hàng hóa
Mã hàng hóa; Tên hàng hóa; ĐVT, giá bán, thuế suất thuế GTGT, số lượng tồn kho tối thiểu, số lượng đặt hàng tối ưu, số lượng tồn kho hiện tại.
Danh mục khách hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mã khách hàng; Tên khách hàng; Mã số thuế; Địa chỉ; Tài khoản ngầm định hạch toán, hạn mức tín dụng, số dư
công nợ hiện tại. Danh mục hợp
đồng
Mã vụ việc; Tên vụ việc; Mã khách hàng; Ngày bắt đầu; Ngày kết thúc; Loại hạch toán; Ghi chú khác.
Tên tập tin Thuộc tính
Danh mục kho Mã kho; Tên kho Danh mục hình
thức thanh toán
Mã hình thức, Tên hình thức
Đơn đặt hàng Số đơn đặt hàng, mã khách hàng, Ngày đặt hàng, Ngày giao hàng, Điều kiện thanh toán, Mã nhân viên bán hàng. Chi tiết đơn đặt hàng Sốđơn đặt hàng, Mã hàng hóa, số lượng.
b. Hoàn thiện tổ chức mã hóa các đối tượng quản lý trong chu trình
bán hàng và thu tiền tại công ty
Từ thực trạng bộ mã công ty xây dựng chủ yếu là mã gợi nhớ, bộ mã không có khả năng mở rộng và chưa thực sự logic nên công ty cần mã hóa lại các đối tượng thống nhất tại các bộ phận khác nhau. Việc mã hóa các đối tượng được thực hiện như sau:
- Mã khách hàng
XX XX X XXX
Nhóm khách hàng Ký hiệu khu vực Sản phẩm mua Số thứ tự Hiện tại công ty đang làm ăn với 6 nhóm khách hàng. Đó là Doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty TNHH, Ủy ban nhân dân, Hộ kinh doanh cá thể, quận đoàn.Ta có thể quy định cho nhóm khách hàng như sau:
TN: doanh nghiệp tư nhân CP: Công ty cổ phân HH: Công ty TNHH UB: Ủy ban nhân dân CT: Hộ kinh doanh cá thể
Hiện nay công ty đang bán hàng cho các khách hàng ở nhiều khu vực trên cả nước. Ta có thể dùng ký hiệu để chỉ khu vực của khách hàng. Ví dụ:
Đà Nẵng : ĐN
Hiện nay công ty bán hai loại sản phẩm là xi măng và đá. Ta có thể quy định cho hai sản phẩm này như sau:
1: Xi măng 2: đá
Còn số thứ tự thì gồm 3 chữ số vì lượng khách hàng hiện nay của công ty là 280 đối tượng. Khách hàng mang số thứ tự nhỏ hay lớn là tùy vào thời
điểm ký hợp đồng với công ty sớm hay muộn. Nếu sau này lượng khách hàng tăng lên nữa thì ta có thể mở rộng mã khách hàng bằng tăng số thứ tự lên lớn hơn 3 chữ số như hiện tại.
Ví dụ: Công ty TNHH Cát Khải ởđịa chỉ 83 Trần quốc toản ,Quận Hải Châu, TP Đà Nẵng mua xi măng của công ty cổ phần xi măng Hải Vân. Với khách hàng này ta có thể lập mã khách hàng như sau:
HHĐN1082 - Mã hàng hóa
Xi măng
Biết rằng PX1 sản xuất xi măng PCB 30 và xi măng PC40 (dạng rời và bao); PX2 sản xuất xi măng PCB40 bao gồm PCB40 Hải Vân (dạng rời và bao) và gia công xi măng PCB40 Hoàng thạch và Bỉm Sơn.
Nhìn vào mã hàng hóa công ty đang áp dụng ta thấy mã hàng hóa còn rất lộn xộn và khó nhớ. Ví dụ : PX2PC40D là xi măng PCB40 Hoàng Thạch dạng bao được sản xuất tại PX2; PX2PC40E là xi măng PCB40 Hải Vân dạng bột được sản xuất tại PX2… Ta chưa thể phân biệt được đâu là xi măng PCB 40 và PC 40, đâu là xi măng Hoàng Thạch, Hải Vân, Bỉm Sơn và đâu là xi măng bao và đâu là xi măng bột. Để mã hàng hóa dễ nhớ và dễ tìm, công ty
cần thay đổi lại mã hàng hóa. Công ty có thể thay đổi lại như sau:
XXX X X XX
Tên hàng dạng đóng gói Nơi sản xuất Nhãn hiệu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiện nay công ty đang sản xuất và gia công 3 loại xi măng là PCB30, PC40 và PCB40. Ta có thể ký hiệu tên hàng như sau:
B30: xi măng PCB30 B40: xi măng PCB40 C40: Xi măng PC40
Xi măng của công ty hiện này có hai dạng đóng gói là bột và bao. Ta có thể ký hiệu như sau:
1: Bột 2: Bao
Xi măng được sản xuất và gia công ở 2 địa điểm là PX1, PX2. Ta có thể ký hiệu nợ sản xuất như sau:
A: Phân xưởng 1 B: Phân xưởng 2
Hiện nay công ty sản xuất và gia công xi măng với các nhãn hiệu khác nhau. Nếu là xi măng công ty tự sản xuất thì gọi là Hải Vân, nếu là xi măng gia công thì có hai loại là Hoàng Thạch và Bỉm Sơn. Ta có thể ký hiện như sau:
HV: Hải Vân HT: Hoàng Thạch BS: Bỉm Sơn Ví dụ:
Xi măng PCB40 dạng bao của công ty tự sản xuất ở phân xưởng 2. Ta có thể ký hiệu cho mã hàng hóa này như sau: B402BHV
Đá
Riêng đối với sản phẩm đá thì giữ nguyên cách thiết kế bộ mã.