7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.4.Thực trạng tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền
thu tiền
a. Thực trạng tổ chức thông tin trong hoạt động bán hàng tại công ty
- Thực trạng tổ chức thông tin quy trình xem xét và ký kết hợp đồng bán hàng
Quá trình xem xét và lý kết hợp đồng bán hàng tại công ty được trình bày ở sơđồ 2.3.
Trách nhiệm Bước thực hiện Tài liệu
Phòng tiêu thụ
Trưởng/phó phòng tiêu thụ
Phòng kế hoạch - cung ứng, Giám đốc công ty
Phòng tiêu thụ
- Qua điện thoại, fax, email…
- Giấy đăng ký kinh doanh - Báo cáo và đề xuất ký kết hợp đồng
Hợp đồng do phòng kế hoạch - cung ứng soạn thảo
Hợp đồng mua bán xi măng
Sơ đồ 2.3. Quy trình xem xét và ký kết hợp đồng bán hàng của công ty + Nhận thông tin yêu cầu ký kết hợp đồng
Phòng tiêu thụ của công ty tiếp nhận các thông tin yêu cầu ký kết hợp đồng của khách hàng. Thông tin này có thể nhận được từđiện thoại, fax, email…
+ Xem xét khách hàng, đánh giá các yêu cầu và khả năng đáp ứng
Trưởng/phó phòng tiêu thụ tiến hành xem xét khách hàng, đánh giá các yêu cầu và khả năng đáp ứng của khách hàng. Khách hàng được xem xét trên các khía cạnh sau: kinh nghiệm bán xi măng; uy tín trên thị trường; kho bãi;
Nhận thông tin yêu cầu ký kết hợp đồng Xem xét khách hàng, đánh giá các yêu cầu và khả năng đáp ứng Tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng Tiếp nhận và chuyển hợp đồng cho khách hàng Thông báo lại KH
năng lực tài chính…
+ Tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng
Sau khi đã xem xét và đánh giá khả năng của khách hàng và công ty
đồng ý thì công ty tiến hành ký hợp đồng với khách hàng. Phòng kế hoạch – cung ứng có trách nhiệm soạn thảo hợp đồng và đề xuất với giám đốc công ty về việc ký hợp đồng. Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm ký kết hợp
đồng với khách hàng.
+ Tiếp nhận và chuyển hợp đồng cho khách hàng
Sau khi giám đốc ký duyệt xong, phòng kế hoạch và cung ứng sẽ lấy hợp đồng về và giao lại cho phòng tiêu thụ. Phòng tiêu thụ sẽ giao lại cho khách hàng một bản sao hợp đồng thông báo hợp đồng đã được ký kết.
- Thực trạng tổ chức thông tin quy trình thực hiện hợp đồng bán hàng
Quá trình thực hiện hợp đồng bán hàng tại công ty được trình bày ở sơđồ 2.4
Trách nhiệm Bước thực hiện Tài liệu
Phòng tiêu thụ /bộ phận xuất hàng Nhân viên bán hàng /Trưởng phòng tiêu thụ/Phó giám đốc Thủ kho/bộ phận xuất hàng Kế toán công nợ
- Qua điện thoại, fax, email…
- Giấy yêu cầu nhận hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phiếu giao hàng, phiếu xuất kho
- Hóa đơn GTGT
Theo biên bản đối chiếu
công nợ của phòng KT- TK-TC Sơ đồ 2.4. Quy trình thực hiện hợp đồng bán hàng tại công ty Tiếp nhận yêu cầu cung cấp xi măng Xem xét các điều kiện giao nhận xi măng Tiến hành xuất xi măng cho khách hàng
Đối chiếu thanh quyết toán
Thông báo lại KH
+ Tiếp nhận yêu cầu cung cấp xi măng
Sau khi ký hợp đồng xong, công ty thường gửi cho khách hàng “mẫu
đơn đặt hàng” của công ty để khách hàng điền thông tin số lượng hàng nhận cho công ty biết để chuẩn bị hàng.
Mẫu đơn đặt hàng của công ty được trình bày ở hình 2.1.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập-Tự Do-Hạnh Phúc
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Kính gửi : Công ty cổ phần xi măng Vicem Hải Vân
Căn cứ hợp đồng kinh tếđược ký kết giữa 02 đơn vị.
Công ty chúng tôi xin đặt hàng nhận hàng tại Quý Công ty như sau : Số xe nhận hàng :...
Số lượng :...tấn. Bằng chữ : ...tấn Chủng loại : ...
Chúng tôi cam đoan chịu trách nhiệm thanh toán lô hàng trên cho Quý Công ty.
Rất mong sự hợp tác của Quý Công ty. Xin chân thành cảm ơn !
Ghi chú : Đơn đặt hàng có giá trị trong ngày.
Ngày ...tháng ... năm 2015 Hình 2.1. Mẫu đơn đặt hàng của công ty
Tuy nhiên, khách hàng không có dùng đơn đặt hàng của công ty gửi
đến, khách hàng dùng chứng từ đặt hàng riêng của mình đó là “ phiếu yêu cầu nhận xi măng”. Sau khi ký hợp đồng xong, khách hàng bắt đầu gửi “Phiếu yêu cầu nhận xi măng” đến công ty yêu cầu cung cấp xi măng. Khách hàng có thể gửi phiếu yêu cầu nhận xi măng trực tiếp tại phòng tiêu thụ, gián tiếp qua fax, email.
Mẫu phiếu yêu cầu nhận xi măng do khách hàng gửi đến cho công ty
được trình bày ở hình 2.2. CÔNG TY CP VICEM TXM
CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
CỘNG HÒA XÃ HÔI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
PHIẾU YÊU CẦU NHẬN XI MĂNG : HẢI VÂN PCB40 Kính gửi : CÔNG TY XI MĂNG VICEM HẢI VÂN
Ngày 08 tháng 10 năm 2015
Đơn vị nhận : CN CÔNG TY CP VICEM TXM TẠI ĐÀ NẴNG (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Người nhận : Tuấn tú
Số lượng (tấn): 02 tấn ( Hai tấn chẵn)
Số xe: 43C- 01367
Tên lái xe : Phạm Xuân Vinh
( Phiếu chỉ có giá trị trong ngày)
Lái xe ký (ghi rõ họ tên) Tổ giao nhận ( ghi rõ họ tên) Số : 01/8/CNĐN Hình 2.2. Phiếu yêu cầu nhận xi măng của khách hàng + Xem xét các điều kiện giao nhận xi măng
Khi nhận được giấy yêu cầu nhận xi măng của khách hàng, nhân viên bán hàng tại phòng tiêu thụ sẽ tiến hành kiểm tra các thông tin về hàng tồn kho và mức dư nợ của khách hàng. Nhân viên bán hàng sẽ xem lượng hàng tồn kho hàng ngày trong“ báo cáo sản lượng tồn kho hàng ngày”do thủ kho gửi đến. Báo cáo này thể hiện số lượng tồn kho hàng ngày của tất cả các mặt hàng xi măng. Báo cáo này là 1 file excel độc lập và được thủ kho lập trên cơ
sở phiếu nhập kho và phiếu xuất kho và được in ra gửi cho phòng tiêu thụ vào
đầu mỗi ngày. Báo cáo sản lượng tồn kho hằng ngày được trình bày ở bảng 2.2.
60
Bảng 2.2. Báo cáo sản lượng tồn kho hằng ngày
Ngày 15/8/2015 ĐVT: Tấn
Nhập trong ngày Tồn đầu ngày
Sản xuất Gia công Xuất trong ngày Tồn cuối ngày Sản phẩm PX I PX II PX I PX II PX I PX II PX I PX II PX I PX II HV PCB30 539.5 545.7 168.3 189.5 245.1 223.9 462.7 511.3 HV PCB 30 rời 567.4 525.9 156.7 168.2 295.8 167.3 428.3 526.8 HV PCB 40 669.5 589.1 101.6 166.3 267.8 256.9 503.3 498.5 HV PCB 40 rời 568.3 677.4 145.9 158.2 390.6 236.7 323.6 598.9 HV PC40 587.4 599.2 130.8 172.5 367.9 435.8 350.3 335.9 Hoàng Thạch PCB40 389.9 403.1 145.8 167.9 157.7 188.9 378 382.1 Bỉm Sơn PCB 40 432.1 402.5 177.8 198.3 189.2 192.3 420.7 408.5 Tổng cộng 3,754.1 3,742.9 703.3 854.7 323.6 366.2 1,914.1 1,701.8 2,866.9 3,262
Sau khi kiểm tra hàng tồn kho xong, nhân viên bán hàng tiếp tục kiểm tra mức dư nợ của khách hàng. Nhân viên bán hàng có thể xem“ báo cáo tổng hợp sản lượng nhận hàng và thanh toán của NPP- công nợ khách hàng” do kế toán công nợ gửi đến để xem tình hình thanh toán nợ của khách hàng như
thế nào để trình cho trưởng phòng tiêu thụ ra quyết định bán hàng. Nếu khách hàng còn nợ tiền của công ty ở những lần mua bán trước, nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán hết số nợ cũ rồi trình lên cho trưởng phòng tiêu thụ xem xét và quyết định. Nếu khách hàng chưa thanh toán được, nhân viên bán hàng sẽ trình cho trưởng phòng tiêu thụ để trưởng phòng tiêu thụ
trình cho phó giám đốc công ty xem xét và quyết định. Báo cáo này là 1 file excel độc lập và được kế toán công nợ in ra gửi cho phòng tiêu thụ vào đầu mỗi ngày. Hai báo cáo này được lập nhằm mục đích phục vụ nhanh cho công tác bán hàng.
Báo cáo tổng hợp tình hình thanh toán của NPP –công nợ khách hàng mà công ty đang sử dụng được trình bày ở bảng 2.3.
62
Bảng 2.3. Báo cáo tổng hợp tình hình thanh toán với NPP – công nợ khách hàng
(Nguồn số liệu trích từ Bảng tổng hợp tình hình thanh toán của NPP ngày 30/09/2015 tại phòng KT-TK-TC của Công ty)
TỔNG HỢP TÌNH HÌNH THANH TOÁN CỦA NPP - CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG
ĐVT: đồng Tên Nhà Phân
phối Ký cược BL, Thế chấp ĐB hợp đồng Nợđầu kỳ Nhận trong kỳ Thanh toán Nợ cuối kỳ Nợ vượt thực
Tiền phải thanh toán của Tháng 08/2015 T. Tâm 5 2,000,000,000 550,000,000 2,550,000,000 2,967,052,531 1,780,457,500 1,097,555,000 3,649,955,031 1,100,229,403 233,654,505 C ty TNHH An Gia Việt (1,852,500) 1,852,500 Công ty Ái Cường 2,000,000,000 2,000,000,000 2,186,436,326 826,025,000 1,009,575,000 2,002,886,326 2,886,326 Công ty Trần Đây (911,872) 20,413,750 19,776,250 (274,372) Công ty Phạm Thanh Việt 550,000,000 550,000,000 549,726,072 932,166,250 68,203,750 1,413,688,572 863,688,572 Cty Viên Anh
Sinh 30,739,897 30,739,897 30,739,897 30,739,897 Lê Bảo Nguyên 162,063,944 162,063,944 162,063,944 162,063,944 Quốc Bảo Chu Lai 40,850,664 40,850,664 40,850,664 40,850,664 Trung Tâm 6 2,500,000,000 2,000,000,000 4,500,000,000 9,075,906,791 5,373,415,900 7,256,475,085 7,192,847,606 2,692,854,615 0 Công ty chấn hưng 1,500,000,000 2,000,000,000 3,500,000,000 6,284,707,271 4,258,808,400 5,330,984,085 5,212,531,586 1,712,531,586 Công ty phúc hưng 1,000,000,000 1,000,000,000 2,791,010,029 1,090,823,750 1,901,510,750 1,980,323,029 980,323,029
+ Tiến hành xuất xi măng cho khách hàng
Sau khi nhân viên bán hàng kiểm tra tình hình tồn kho hàng hóa và mức dư nợ của khách hàng, nếu khách hàng không đảm bảo các điều kiện để
nhận hàng, phòng tiêu thụ có trách nhiệm xem xét và thông báo cho khách hàng về các điều kiện để có thể nhận hàng. Nếu công ty có đủ lượng hàng tồn kho và trưởng phòng tiêu thụ hoặc phó giám đốc đã phê duyệt cho khách hàng tiếp tục mua hàng thì nhân viên bán hàng sẽ gửi “phiếu yêu cầu nhận xi măng” cho thủ kho và bộ phận kho hàng. Thủ kho căn cứ vào “phiếu yêu cầu nhận xi măng” để xuất xi măng ra cho khách hàng và tiến hành viết “phiếu giao hàng”. Phiếu giao hàng được lập thành 03 liên, liên 01 lưu tại kho để thủ
kho làm căn cứ lập phiếu xuất kho. Liên 02 giao cho lái xe của khách hàng, liên 03 chuyển lên phòng KT-TK-TC để sau này kế toán tiêu thụ tiến hành đối chiếu số liệu và ghi sổ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mẫu phiếu giao hàng của công ty đang sử dụng được trình bày ở hình 2.3.
PHIẾU GIAO HÀNG Ngày…..tháng…..năm
Căn cứ yêu cầu xuất hàng số:……..ngày…../…../201.. của………..
Xuất hàng cho:……….
Phiếu đăng ký nhận hàng số:………ngày……/…../201… Hóa đơn chứng từ kèm theo………
Họ và tên lái xe:………Biển số xe:……….
Nhận hàng tại kho:………
STT TÊN, QUY CÁCH, PHẨM
CHẤT HÀNG HÓA ĐVT Số lượng Số bao Ghi chú
Thủ kho ( ghi rõ họ tên) Người nhận hàng ( ghi rõ họ tên) Người lập phiếu ( ghi rõ họ tên) CÔNG TY CP XI MĂNG VICEM HẢI VÂN
Phòng tiêu thụ
Phiếu giao hàng này được lập cho mỗi xe chở hàng một phiếu. Sau khi tập hợp xong số phiếu giao hàng cho một khách hàng, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 03 liên, liên 01 lưu tại kho, liên 02 chuyển lên phòng tiêu thụ làm căn cứ lập hóa đơn bán hàng, liên 03 chuyển lên phòng KT-TK-TC để đối chiếu với các chứng từ có liên quan làm căn cứ ghi nhận doanh thu, giá vốn.
Mẫu phiếu xuất kho công ty đang sử dụng được trình bày ở hình 2.4.
Công ty cổ phần xi măng VICEM Hải Vân 65 Nguyễn Văn Cừ - Liên chiểu – Đà Nẵng
Mẫu số 02- VT QĐ số 15/2006/QĐ-BTC PHIẾU XUẤT KHO Số:……. Nợ TK: Ngày:….. Có TK: Họ và tên người nhận hàng: ... Địa chỉ:... Lý do xuất: ... Xuất tại kho: ... Số lượng STT Tên hàng Mã số ĐVT Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền Tổng số tiền viết bằng chữ:………
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận SX Thủ kho
Hình 2.4. Mẫu phiếu xuất kho
Sau khi lập phiếu xuất kho, thủ kho căn cứ vào liên 01 của phiếu xuất kho để ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho và lập “báo cáo tình hình xuất kho”.
Đơn vị: CTY CP XI MĂNG VICEM HẢI VÂN Địa chỉ: 65 Nguyễn Văn Cừ, Đà Nẵng Kho:……….. Mẫu số s12 –DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ:…………. Tờ số:………. Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư:………... Đơn vị tính:………... Mã số:……… Số hiệu chứng từ Số lượng Ký xác nhận của kế toán STT Ngày, tháng Nhập Xuất Diễn giải Ngày nhập xuất Nhập Xuất Tồn
Thẻ kho gồm có:…………..trang, đánh số từ trang 01 đến trang:………..
Ngày…..tháng……năm 201………
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
66 Báo cáo tình hình xuất kho tại phân xưởng II mà công ty đang sử dụng được trình bày ở bảng 2.4.
Bảng 2.4. Báo cáo tình hình xuất kho tại phân xưởng II của công ty
BÁO CÁO TÌNH HÌNH XUẤT KHO TẠI PHÂN XƯỞNG II
Ngày…9…..tháng…11….năm 2015 ĐVT: Tấn
Xuất bán Khuyến mãi Gửi kho
Tên NPP HV PCB 40 HV PCB 40 rời HV PCB 30 HT PCB40 BS PCB 40 HV PC40 HV PCB40 HV PCB40 rời HV PC40 PCB40 HT PCB40 BS PCB30 HV PCB40 HT BS PCB4 0 Tuyết sương 79,5 Minh Sâm 35 Giang hà Vương quốc 42 LT phương Lê Văn Sa 57 63.27 H.Vương 18 H.Hạnh 26 P.Thanh việt 10 V.Nhơn 29 TP Cường 102 267.5 Cộng 825
67
BÁO CÁO TÌNH HÌNH XUẤT KHO TẠI PHÂN XƯỞNG II (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Gia công PCB 30 tại thanh long PCB 40 thanh long Đá hòa phát Tên khách hàng
Hoàng thạch B.Sơn Tên khách Số lượng Tên khách Số lượng 1x2 129.8
VLXD Đà Nẵng 14 Nghệ giang 150 2x4 47.4 Thạch cao 12 4x6 54.6 Đại việt 37,5 Duy thịnh Duy thịnh 19 25,5 104.3 05x1 24.4 Bột đá 90 Đá hộc Tổng cộng 26 150 19 450.5
Khi phòng tiêu thụ nhận được phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, nhân viên bán hàng căn cứ vào số lượng xuất kho trên phiếu xuất kho và giá bán trong bảng giá của công ty để lập hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng được lập 03 liên, liên 01 lưu tại phòng tiêu thụ cùng với giấy yêu cầu nhận hàng, hợp đồng. Liên 02 gửi cho lái xe của khách hàng mang về. Liên 03 gửi sang cho phòng KT-TK-TC.
Phòng KT-TK-TC nhận được hóa đơn bán hàng từ phòng tiêu thụ, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho từ thủ kho gửi lên, kế toán tiêu thụ tiến hành
đối chiếu số lượng trên các phiếu giao hàng với phiếu xuất kho của từng khách hàng và lấy đơn giá xuất trên phiếu xuất kho để tiến hành ghi sổ chi tiết giá vốn cho khách hàng đó và kế toán tiêu thụđối chiếu số lượng bán trên hóa đơn bán hàng với số lượng thực xuất trên phiếu xuất kho và đơn giá bán trên hóa đơn để ghi sổ chi tiết doanh thu và chuyển hóa đơn bán hàng sang cho kế toán công nợđể ghi chép công nợ.
b. Thực trạng tổ chức thông tin trong hoạt động theo dõi công nợ và
thu tiền của công ty
Quy trình luân chuyển nghiệp vụ thu tiền tại công ty được trình bày ở
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ quy trình luân chuyển nghiệp vụ thu tiền tại công ty
(1) Thủ kho giao phiếu giao hàng, phiếu xuất kho cho kế toán tiêu thụ. (2) Sau khi lập hóa đơn bán hàng, phòng tiêu thụ giao hóa đơn bán hàng (liên 3) cho kế toán tiêu thụ.
(3) Kế toán tiêu thụ đối chiếu số lượng xuất trên các phiếu giao hàng với phiếu xuất kho, đối chiếu số lượng thực xuất trên phiếu xuất kho với số
lượng bán trên hóa đơn bán hàng làm cơ sở ghi nhận giá vốn và doanh thu bán hàng.
(4) Ghi nhận doanh thu và giá vốn vào sổ sách.
(5) Kế toán tiêu thụ chuyển hóa đơn bán hàng (liên 3) cho kế toán công nợ để kiểm tra và ghi nhận, theo dõi công nợ phải thu.
toán công nợđối chiếu, kiểm tra tình hình thu hồi công nợ, tiến hành cập nhật số liệu.
(7) Kế toán thanh toán ghi sổ các nghiệp vụ có liên quan.
- Quản lý công nợ khách hàng
Sau khi nhận được hóa đơn bán hàng từ kế toán tiêu thụ, kế toán công nợ tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải thu khách hàng. Theo quy định của công