7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiề n
và thu tiền
Báo cáo kế toán tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích tùy theo nhu cầu. Thông qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý; kiểm soát các dữ liệu xử lý và những thông tin liên quan đến phục vụ
phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động. [2]
Với mục đích này, trong chu trình bán hàng và thu tiền các báo cáo kế
toán được phân thành 3 loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình, thông tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành hoạt động.
- Bảng kê nghiệp vụ : là báo cáo liệt kê tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một kiểu nghiệp vụ nào đó trong suốt quá trình xử lý như 1 tuần, 1 tháng….
- Báo cáo kiểm soát: là báo cáo trong hệ thống xử lý bằng máy tính với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong một tập tin dữ liệu, để đảm bảo cho tất cả dữ liệu đều được cập nhật và xử lý đầy đủ. Tập tin ở đây được hiểu là nơi ghi chép, lưu trữ dữ liệu như sổ nhật ký, sổ chi tiết, sổ cái được ghi chép thủ công hoặc tập tin dữ liệu.
- Báo cáo đặc biệt : là báo cáo được lập theo một yêu cầu nào đó của người sử dụng thông tin ( thông tin quản trị hoặc thông tin tài chính). Thông thường các loại này bao gồm :
+ Báo cáo công nợ khách hàng : liệt kê tất cả những nghiệp vụ
bán hàng, thanh toán với từng người mua cũng như tổng số nợ phải thu. Báo cáo này có tác dụng : thứ nhất, dùng đểđối chiếu với người mua, phát hiện sai
sót hoặc gian lận của kế toán. Thứ hai, dùng để nhắc nợ người mua, khuyến khích người mua thanh toán sớm.
+ Báo cáo phân tích phải thu theo thời hạn nợ : là báo cáo phân tích khoản phải thu của từng người mua theo mốc thời gian quá hạn nợ (30 ngày, 60 ngày, 90 ngày…). Thông thường báo cáo này được lập hàng tháng với mục đích : thứ nhất, bộ phận tín dụng xem xét về uy tín thanh toán của người mua để có biện pháp đòi nợ hoặc có chính sách tín dụng thích hợp. Thứ
hai, nó là căn cứ phân tích xác định nợ phải thu khó đòi.
+ Báo cáo phân tích bán hàng : đây là báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, lãi gộp theo từng khách hàng, theo từng chủng loại hàng bán, theo người bán, theo địa điểm bán hàng. Báo cáo này có tác dụng cho ban quản lý kinh doanh đánh giá doanh thu, lợi nhuận theo từng mặt hàng, theo người bán, theo hiệu quả của khuyến mãi, quảng cáo…
Ngoài ra chu trình bán hàng và thu tiền còn cung cấp các loại báo cáo không liên quan đến tình hình tài chính như : doanh số bán hàng của nhân viên bán hàng, thời gian thực hiện một hoạt động xử lý đặt hàng (về thời gian trả lời khách hàng), thời gian giao hàng…
1.2.6. Kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền
a. Mục tiêu kiểm soát
Để ngăn ngừa những sai sót và gian lận trong chu trình bán hàng và thu tiền cần thiết lập các chính sách và thủ tục nhằm đạt được các mục tiêu kiểm soát cụ thể sau:
- Tất cả hàng hóa gửi đến khách hàng theo đúng thời gian, địa điểm, số
lượng và chất lượng đặt hàng và theo sự thỏa thuận giữa hai bên.
- Hóa đơn phải được lập chính xác và doanh thu phải được ghi nhận trong kỳ kế toán là thích hợp.
- Các khách hàng được phép mua chịu cần được xem xét kỹ về khả
năng tài chính và phải là người đáng tin cậy.
- Tất cả các hàng bán bị trả lại, các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại được phê duyệt và ghi chép chính xác.
- Tất cả những khoản thu tiền bán hàng được ghi lại kịp thời, chính xác và đầy đủ.
- Tất cả các khoản nợ phải thu khách hàng cần được phản ánh vào các tài khoản chi tiết về khách hàng.
- Tất cả các chứng từ, sổ kế toán ( các tập tin dữ liệu kế toán), hàng tồn kho và tiền đều được bảo quản an toàn.
- Đảm bảo đối chiếu khớp số liệu giữa các bộ phận tham gia vào chu trình.
b. Biện pháp kiểm soát
Các biện pháp kiểm soát trong môi trường kế toán máy tập trung vào kiểm soát dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý thông tin, kiểm soát quá trình truy xuất thông tin đầu ra. Nó liên quan đến việc phân chia trách nhiệm,
ủy quyền thực hiện và thiết kế các thủ tục kiểm soát bao gồm hệ thống quy trình, quy định liên quan đến thực hiện nhiệm vụ, các thủ tục kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy trình, quy định đó. [5]
Các nghiệp vụ kinh tế diễn ra trong chu trình bán hàng và thu tiền thường phức tạp và tiềm ẩn nhiều sai sót, gian lận ảnh hưởng đến việc đạt
được các mục tiêu của chu trình. Những sai sót xảy ra trong chu trình này có thể do lỗi vô ý của nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý kho hàng, nhân viên giao hàng hoặc nhân viên kế toán. Tuy nhiên thực tế cũng có rất nhiều trường hợp có ý gian lận nhằm biển thủ tài sản doanh nghiệp và che dấu bằng
cách trì hoãn việc ghi sổ hoặc ghi khống, làm giả các chứng từ hoặc cố tình hạch toán sai… Có thể liệt kê một số trường hợp sai sót, gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền cũng như hậu quả của nó và biện pháp kiểm soát ở bảng sau:
Bảng 1.2. Các gian lận, sai sót thường gặp và biện pháp kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền
Quy trình/ hoạt động Rủi ro Biện pháp kiểm soát Khâu xử lý đơn hàng bán 1. Các đơn hàng không đầy đủ hoặc không chính xác 2. Chấp nhận đơn đặt hàng cho khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc không
đáng tin cậy 3. Sự hợp pháp của các đơn hàng. 4. Chấp nhận đơn đặt hàng đối với hàng hóa không có sẵn hoặc không thể sản xuất và cung ứng kịp thời theo tiến độ khách hàng yêu cầu. 5. Bán hàng không
đúng giá, tính toán sai chiết khấu.
- Kiểm tra nhập liệu
- Hệ thống thông tin kế toán phải cung cấp kịp thời, chính xác thông tin về tình hình công nợ của từng khách hàng cho bộ phận xử lý đơn hàng để thực hiện bước kiểm tra tín dụng.
- Cung cấp thông tin định kỳ cho việc đánh giá và xếp hạng uy tín khách hàng.
- Xây dựng hạn mức tín dụng cụ thể
cho từng khách hàng.
- Cung cấp thông tin phục vụ phân tích công nợ theo thời hạn nợ, kiểm soát chặt chẽ các khoản công nợ và công nợ quá hạn.
- Chữ ký trên các tài liệu giấy; chữ
ký số hóa và chứng nhận số hóa đối với thương mại điện tử.
Quy trình/
hoạt động Rủi ro Biện pháp kiểm soát
- hệ thống thông tin kế toán phải cung cấp kịp thời, chính xác số
lượng hàng tồn kho của từng loại hàng hóa, thành phẩm cho bộ phận xử lý đơn hàng để thực hiện bước kiểm tra hàng tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng.
- Ứng dụng phần mềm kế toán sẽ
cho phép tự động cập nhật đơn giá và tỉ lệ chiết khấu khi lập hóa đơn, giảm thiểu số sai sót do người lập hóa đơn nhớ sai đơn giá, tỉ lệ chiết khấu.
Khâu giao hàng
6. Hàng gửi đi nhưng không được ghi lại hoặc ghi lại không chính xác.
7. Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số
lượng, giao nhầm khách hàng, nhầm địa chỉ hoặc quên giao các hàng đặt lại
- Liên kết dữ liệu trong toàn bộ chu trình từ khâu chấp nhận đặt hàng, xuất kho, gửi hàng, lập hóa đơn và theo dõi công nợ.
- Liên kết dữ liệu trong toàn bộ chu trình, dữ liệu và thông tin phải đồng bộ, xuyên suốt quá tất cả các khâu, các bộ phận. Kiểm tra kỹ trước khi giao hàng cho khách.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương 1, luận văn đã trình bày những cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán cho chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp. Cụ
thể, ở chương này đã trình bày các khái niệm cơ bản liên quan đến việc tổ
chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền; Các quy trình cơ
bản trong chu trình bán hàng và thu tiền; Các vấn đề thuộc về tổ chức dữ liệu và mã hóa các đối tượng quản lý; Các vấn đề thuộc về kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp.
Trong chương 2, luận văn sẽ đi sâu nghiên cứu thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần xi măng VICEM Hải Vân. Trên cơ sở thực trạng nghiên cứu, luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần xi măng VICEM Hải Vân ở
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN XI MĂNG VICEM HẢI VÂN