8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu:
3.3.2. Các giải pháp về lập dự toán chi phí
a. Giải pháp 1: Xây dựng thêm để hoàn thiện đầy đủ một hệ thống
định mức chi phí chính xác cho từng loại chi phí
Bước 1: Xây dựng định mức hao phí về lượng vật tư- kỹ thuật cho các yếu tố chi phí trực tiếp. (Chi tiết tại bảng 3.2, bảng 3.3)
Bảng 3.2. Định mức nguyên công
Tên sản phẩm, dịch vụ: ...
TT Tên nguyên công Đơn vị tính Định mức bậc yêu cầu Hệ số cấp Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Bảng 3.3. Định mức ấn phẩm, vật liệu dùng trong khai thác sản phẩm dịch vụ ...
TT Ký hiệu Tên ấn phẩm, vật liệu Qui cách Đơn vị tính Trị số mức 1 2 3 4 5 6
Bước 2: Xây dựng tiêu chuẩn quy định định mức giá cho các yếu tố chi phí phát sinh. Tuy đơn vị có hệ thống định mức chuyên ngành tương đối đầy đủ, nhưng còn một số khoản mục chi phí vẫn chưa chuẩn hóa về định mức như:
- Chi phí thường xuyên khác: Chi phí văn phòng phẩm nên khoán theo đầu người sẽ tiết kiệm và quản lý tốt hơn.
- Đặc biệt, đối với các chi phí gián tiếp như chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí QLDN, cần được xây dựng theo hai yếu tố là định mức định phí và định mức biến phí: Chi phí công cụ dụng cụ cho bán hàng, cho quản lý cần xác định chuẩn quy cách và định mức mua cho phù hợp với sử dụng như chi phí máy in, mua máy vi tính cá nhân,…
b. Giải pháp 2: Lập hệ thống dự toán chi phí theo hướng phục vụ quản trị chi phí.
Dự toán chi phí được lập tại Viễn thông Đắk Nông đều là dự toán tĩnh được lập cho từng quý, năm và trên cơ sở một mức hoạt động nhất định, nếu số lượng thay đổi sẽ không điều chỉnh được. Do đó, thông tin chưa đáp ứng được yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình biến động chi phí cũng như các quyết định của nhà quản trị. Chính vì vậy, khi lập dự toán cần phải xây dựng theo biến phí và định phí để đáp ứng các yêu cầu trên khi có sự biến động về sản lượng, doanh thu thì ta có thể điều chỉnh chi phí dự toán theo mức hoạt động để đánh giá tại nhiều mức độ hoạt động khác nhau.
Trước khi lập dự toán chi phí cần phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí. Qua đó, tác giả thiết lập được bảng mục phân loại các khoản chi phí tại Viễn thông Đắk Nông như sau:
Bảng 3.4. Phân loại dự toán chi phí theo cách ứng xử-năm 2015
Phân loại chi phí Đơn vị tính Số tiền Tỷ trọng
Biến phí
Theo sản lượng thuê bao Triệu đồng 21.427 12%
Theo doanh thu Triệu đồng 94.215 51%
Cộng Triệu đồng 115.643 63%
Định phí
Không kiểm soát được Triệu đồng 32.167 18%
Kiểm soát được Triệu đồng 35.747 19%
Cộng Triệu đồng 67.914 37%
Tổng chi phí Triệu đồng 183.557
(Nguồn: Viễn thông Đắk Nông)
Như vậy thông qua bảng dự toán về chi phí theo cách ứng xử ta có thể biết rõ được biến động của chi phí. Khi chi phí tăng lên so với dự toán thì sẽ
có sự so sánh, đối chiếu với khoản mục chi phí đó là định phí hay biến phí. Và biến phí thì sẽ được điều chỉnh lại dự toán theo mức biến động của số thuê bao thực hiện, doanh thu thực hiện.
c. Giải pháp 3: Xây dựng mối quan hệ thông tin trong việc thiết lập thông tin định mức, dự toán
Dự toán chi phí nên được chuẩn bị từ cấp bộ phận lên bởi dự toán chi phí do bộ phận xây dựng và trực tiếp liên quan đến hoạt động của bộ phận thường chính xác, có độ tin cậy cao do vậy có khả năng thực hiện được.
Tất cả các thông tin liên quan đến định mức tiêu hao vật tư, tình hình thực hiện định mức vật tư, định mức nhân công, kế hoạch dự trữ nguồn lực,... đều được thu vào bộ phận dự toán, được xử lý và thông tin tới các đối tượng có nhu cầu. Thông tin do bộ phận dự toán cung cấp làm cơ sở cho việc phân tích biến động chi phí, đưa ra những tư vấn cho quản trị các cấp trong việc ra quyết định kinh doanh.
Từ mối quan hệ giữa các bộ phận gắn kết, chặt chẽ càng tốt thì dự toán sẽ chính xác từ đó xác định biến phí theo thuê bao, theo doanh thu sẽ được phân tích kỹ hơn sản lượng thuê bao nào hay loại doanh thu nào tác động tới chi phí nào,…từ đó việc thiết lập dự toán tổng thể sẽ hiệu quả hơn.
Thông tin đầu vào Bộ phận chịu trách nhiệm Các mục tiêu của kỳ kế hoạch: -Chính sách bán hàng -Phát triển dịch vụ -Mục tiêu thị phần -Nhu cầu nhân lực
Phòng KHKD Phòng TCHC TTKD
Báo cáo thực hiện dự toán chi phí kỳ trước Phòng TCKT Các định mức chi phí đã được xây dựng Phòng TCKT Các nhân tố khách quan như: Chính sách thuế, Chính sách hỗ trợ của Nhà nước,… Phòng TCHC Phòng TCKT
Thông tin dự báo hoạt động SXKD kỳ này
-Mức tăng doanh thu -Giá cả thị trường -Năng lực cung cấp dịch vụ -Dự kiến vốn vay Phòng KHKD Phòng TCHC Phòng TCKT Phòng MDV TTKD
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ mối quan hệ thông tin thiết lập dự toán