8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu:
1.3.2. Tổ chức chi phí thực hiện
Thông tin chi phí thực hiện (còn gọi là các thông tin quá khứ) là nguồn thông tin chi phí thu nhận được từ những sự kiện kinh tế đã phát sinh.
Tổ chức chi phí thực hiện nhằm cung cấp thông tin về chi phí thực hiện để đánh giá và kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp, truyền đạt thông tin để thúc đẩy hoạt động.
Để thu nhận, xử lý và phản ánh hệ thống thông tin thực hiện, KTQT chi phí vận dụng các phương pháp kế toán như phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản, phương pháp tổng hợp cân đối,...
a. Hệ thống chứng từ hạch toán chi phí
Khi các hoạt động phát sinh chi phí được thực hiện, tổ chức thu thập thông tin ban đầu được hiểu là việc xác định các loại chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ để theo dõi sự vận động của tài sản, nguồn vốn gắn liền với sự phát sinh chi phí. Như đã trình bày ở trên, chi phí là biểu hiện bằng tiền của các nguồn lực bị hao phí mà doanh nghiệp sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy, chi phí phát sinh luôn gắn liền với quá trình tiêu hao tài sản hoặc gia tăng các nguồn nợ phải trả. Xét theo nội dung kinh tế của chi phí tức là theo các nguồn lực bị hao phí là cơ sở để xác định các loại chứng từ phát sinh bao gồm: (1) Các chứng từ phản ánh chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, (2) Các chứng từ phản ánh chi phí nhân công, (3) Các chứng từ phản ánh chi phí TSCĐ, (4) Các chứng từ phản ánh chi phí dịch vụ mua
ngoài, (5) Các chứng từ phản ánh các chi phí bằng tiền khác, (6) Các chứng từ phản ánh kết quả sản xuất.
Để tăng cường công tác quản lý chi phí cũng như để cung cấp các thông tin đặc thù cho hệ thống kế toán quản trị chi phí, ngoài các nội dung có sẵn trên mẫu chứng từ, các doanh nghiệp có thể thiết kế bổ sung thêm các thông tin chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế. Ví dụ như đối tượng phát sinh chi phí,...
b. Thông tin chi phí sản xuất
Một trong những mục tiêu quan trọng của thông tin chi phí hỗ trợ cho quá trình sản xuất là quản lý chi tiết các chi phí phát sinh. Chi tiết các khoản chi phí cung cấp những thông tin kiểm soát quan trọng (chẳng hạn như những chênh lệch giữa chi phí định mức và chi phí thực tế) và những yêu cầu về thông tin này cũng thay đổi phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức sản xuất của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sản xuất thường đòi hỏi các thông tin về chi phí sản xuất theo hai dạng: HTTT chi phí sản xuất theo đơn đặt hàng (job costing system) và HTTT chi phí theo quá trình (process costing system).
-Hệ thống thông tin chi phí theo đơn đặt hàng
Hệ thống thông tin chi phí theo đơn hàng giúp theo dõi các chi phí về nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung cho từng đơn hàng hay nhóm sản phẩm và được áp dụng đối với các doanh nghiệp thực hiện từng đơn hàng riêng biệt theo yêu cầu của khách hàng. đối tượng chịu chi phí là đơn hàng. Đơn hàng có thể là một sản phẩm riêng biệt hoặc một số sản phẩm khác nhau. Các sản phẩm thực hiện có khi là sản phẩm duy nhất, không lặp lại. Tài khoản chi phí sẽ được mở và theo dõi theo từng đơn đặt hàng. Chi phí của từng đơn vị sản phẩm của từng công việc cá biệt được tính bằng cách chia tổng chi phí của đơn hàng cho số lượng sản phẩm của đơn hàng đó [5,276]. Mỗi đơn hàng sử dụng một tài khoản CP sản xuất kinh doanh dở dang. Như
vậy, tùy theo số lượng đơn hàng thực hiện để xác định có bao nhiêu tài khoản CP SXKD dở dang trong hệ thống kế toán. Tài khoản Thành phẩm gồm nhiều dòng chi phí chuyển đến từ các tài khoản CP SXKD dở dang của mỗi đơn hàng.
Quy trình hạch toán chi phí theo đơn hàng: Gồm 6 bước như sau:
+ Bước 1: Xác định đối tượng chịu CP là các đơn hàng. Trường hợp có nhiều đơn hàng thực hiện song song, mỗi đơn hàng sử dụng một phiếu ghi chép riêng. Nội dung chính của phiếu ghi chép là liệt kê toàn bộ chi phí phát sinh cho việc thực hiện đơn hàng
+ Bước 2: Xác định các CP trực tiếp để thực hiện đơn hàng. Lưu ý việc phân loại chi phí là trực tiếp hay gián tiếp phải được thực hiện từ giai đoạn lập dự toán chi phí cho đơn hàng.
+ Bước 3: Xác định các CP gián tiếp để thực hiện đơn hàng và tập hợp chúng vào các tài khoản chờ phân bổ.
+ Bước 4: Xác định tiêu thức phân bổ CP. đây là yếu tố liên kết giữa CP gián tiếp và đối tượng chịu chi phí. Yếu tố này có thể là các yếu tố tài chính (CP NVL chính, CP nhân công trực tiếp) hoặc là các yếu tố phi tài chính (sản lượng sản phẩm sản xuất, số giờ công, số giờ máy,…)
+ Bước 5: Tính mức phân bổ chi phí gián tiếp và giá trị chi phí gián tiếp phân bổ cho đối tượng chịu chi phí. Có bao nhiêu tiêu thức phân bổ CP sẽ xác định bấy nhiêu mức phân bổ chi phí.
+ Bước 6: Tổng hợp toàn bộ CP trực tiếp và gián tiếp vào đối tượng chịu chi phí, hoàn thành việc tính chi phí cho đơn hàng.
Trong suốt quá trình thực hiện đơn hàng, các chi phí liên quan đến đơn hàng được ghi nhận theo ba loại chi phí qua các giai đoạn:
+ Chi phí NVL chính tập hợp các số liệu từ các phiếu xuất kho NVL có liên quan đến đơn hàng.
+ Chi phí lao động trực tiếp tập hợp từ các phiếu chấm công có liên quan đến đơn hàng.
+ Chi phí sản xuất chung là các chi phí gián tiếp được phân bổ cho đơn hàng.
- Hệ thống thông tin chi phí theo quá trình sản xuất
Hệ thống thông tin chi phí theo quá trình sản xuất áp dụng đối với các doanh nghiệp sản xuất có tính lặp đi lặp lại với số lượng sản phẩm giống nhau trong một quy trình sản xuất. Các tài khoản chi phí sẽ được mở cho từng dây chuyền công nghệ, phân xưởng và chi phí của một sản phẩm được xác định bằng cách phân bổ chi phí cho khối sản phẩm giống nhau. Mỗi bộ phận sản xuất sử dụng một tài khoản CP SXKD dở dang. Do vậy, số lượng tài khoản CP SXKD dở dang phụ thuộc vào số lượng bộ phận sản xuất (phân xưởng, dây chuyền công nghệ). Tài khoản Thành phẩm chỉ có một dòng chi phí duy nhất chuyển đến từ tài khoản CP SXKD dở dang của bộ phận cuối cùng [5, 283].
Quy trình thực hiện Báo cáo chi phí sản xuất: theo 4 bước sau:
+ Bước 1: Trước hết xác định đối tượng hạch toán chi phí là các sản phẩm do DN sản xuất. Sau đó, xác định dòng sản lượng thực tế (gồm cả sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở dang)
+ Bước 2: Từ dòng sản lượng thực tế, tính số lượng SP tương đương căn cứ vào mức độ hoàn thành của SPDD. Có hai phương pháp xác định số lượng SP tương đương là Phương pháp trung bình trọng và phương pháp nhập trước xuất trước.
Theo Phương pháp trung bình trọng, số lượng SPDD đầu kỳ xem như luôn hoàn thành và không cần quy đổi mà chỉ cần quy đổi số lượng SPDD cuối kỳ.
Theo phương pháp nhập trước xuất trước, giả thiết sản lượng sản phẩm sản xuất trước sẽ hoàn thành trước, do đó số lượng SP tương đương cần phải
quy đổi cho cả SPDD đầu kỳ và cuối kỳ
+ Bước 4: Phân bổ chi phí cho sản phẩm hoàn tất và sản phẩm dở dang cuối kỳ.
Đối với các chi phí ngoài sản xuất, phạm vi tập hợp chi phí sản xuất thường được xác định theo không gian phát sinh chi phí, đó là các bộ phận, phòng ban,... Do vậy, các tài khoản CP bán hàng, CP quản lý doanh nghiệp sẽ được mở cho các bộ phận để tập hợp chi phí.
Tổ chức hệ thống báo cáo chi phí thực hiện
Cung cấp thông tin về chi phí thực hiện cho nhà quản trị bộ phận và nhà quản trị cấp cao hơn là các loại báo cáo chi phí.
- Đối với hệ thống quản lý chi phí theo đơn hàng, báo cáo chi phí thực hiện là Phiếu ghi chép chi phí theo đơn hàng. Mỗi đơn hàng sẽ có một phiếu ghi chép riêng bao gồm mã đơn hàng, số đơn vị sản phẩm hoàn thành, thời gian bắt đầu, kết thúc. Nội dung của Phiếu ghi chép chi phí theo đơn hàng là liệt kê toàn bộ chi phí phát sinh theo chi phí NVL chính, CP NCTT, chi phí SXC cho việc thực hiện đơn hàng.
- Đối với hệ thống quản lý chi phí theo quá trình, báo cáo chi phí thực hiện là Báo cáo sản xuất theo phân xưởng. Báo cáo sản xuất theo phân xưởng là tóm tắt toàn bộ hoạt động liên quan đến tài khoản chi phí sản xuất dở dang của phân xưởng trong kỳ. Nội dung của báo cáo sản xuất theo phân xưởng gồm 2 phần: Phần 1 là thông tin về sản lượng sản phẩm nhằm xác định sản lượng tương đương theo khoản mục. Phần 2 là thông tin về chi phí.
- Bên cạnh báo cáo về các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, Báo cáo tổng hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp theo yếu tố và theo cách ứng xử của chi phí là cơ sở để phân tích cơ cấu chi phí tiêu thụ, đánh giá sự biến động của chi phí theo từng yếu tố và tác động của chúng đến kết quả kinh doanh. Ngoài ra báo cáo này còn là nguồn dữ liệu quan trọng để doanh nghiệp phân tích chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp theo
cách ứng xử của chi phí. đây là những thông tin quan trọng giúp cho việc xác định nguyên nhân làm tăng giảm chi phí, hỗ trợ tốt cho kiểm soát chi phí và đề ra các quyết định quản lý phù hợp.
- Để cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu, chi phí của từng bộ phận, từng hoạt động trong DN, kế toán quản trị chi phí thiết lập Báo cáo bộ phận. Thông tin chi phí trên báo cáo bộ phận được phân chia thành biến phí và định phí. để có được những đánh giá đúng đắn về hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, định phí trong Báo cáo bộ phận được sắp xếp thành định phí trực tiếp và định phí chung. Báo cáo bộ phận đặc biệt có ý nghĩa khi DN được tổ chức theo mô hình phân quyền, việc kiểm soát hoạt động thông qua các trung tâm trách nhiệm. Báo cáo bộ phận sẽ giúp các nhà quản lý bộ phận đánh giá được kết quả hoạt động của bộ phận mình quản lý.