8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu:
1.3.1. Lập dự toán chi phí
Hệ thống thông tin dự toán chi phí là hệ thống thông tin chi phí hướng tới tương lai được cấu thành bởi hệ thống định mức chi phí và hệ thống dự toán chi phí. Hệ thống định mức chi phí gắn với từng đơn vị yếu tố chi phí và được sử dụng như một công cụ kiểm tra thông qua việc so sánh chúng với chi phí thực tế từ đó làm nổi rõ những vấn đề cần quan tâm. Hệ thống dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong bất kỳ tổ chức hoạt động nào bởi vì nó cung cấp thông tin có hệ thống về toàn bộ kế hoạch chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ tới; là cơ sở quan trọng để phân tích, so sánh với kết quả thực hiện, qua đó phát hiện ra nhân tố khác biệt để có biện pháp điều chỉnh kịp thời; Hệ thống dự toán chi phí kết hợp toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bằng kế hoạch của từng bộ phận khác nhau, nhờ vậy đảm bảo cho kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Hệ thống định mức chi phí và hệ thống dự toán chi phí có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong đó hệ thống định mức chi phí là một trong những cơ sở để dự tính chi phí trong tương lai đồng thời thông qua việc kiểm soát dự toán đánh giá định mức xây dựng đã phù hợp với thực tế chưa để có cơ sở xây dựng định mức mới hoàn chỉnh.
a. Hệ thống định mức chi phí
Trước hết phải hiểu định mức chi phí là gì? đó là chi phí đơn vị dự tính, được xây dựng để làm tiêu chuẩn cho từng yếu tố chi phí căn cứ trên giá tiêu chuẩn và mức sử dụng tiêu chuẩn về nguồn lực.
Quá trình xây dựng định mức chi phí là một công việc vừa đòi hỏi năng lực chuyên môn vừa đòi hỏi tính trách nhiệm cao của người xây dựng định mức. Trước hết phải xem xét một các nghiêm túc toàn bộ kết quả đã đạt được. Trên cơ sở đó kết hợp với những thay đổi về điều kiện kinh tế, về đặc điểm giữa cung và cầu, về kỹ thuật để điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp. Thực tế
cho thấy trách nhiệm xây dựng các định mức chi phí không chỉ thuộc về nhân viên kế toán quản trị mà cả những nhà kỹ thuật, nhà quản trị hiểu biết về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để cung cấp thông tin cần thiết về thiết kế kỹ thuật, giá, các chi phí chung,...
- Phương pháp xây dựng định mức chi phí
Phương pháp phân tích số liệu lịch sử dựa vào chi phí thực tế phát sinh kỳ trước, điều chỉnh các số dự tính kỳ này trên cơ sở những thay đổi của giá và sự thay đổi của công nghệ trong quá trình sản xuất. Phương pháp này tuy đơn giản, ít tốn kém nhưng độ chính xác của định mức không cao vì chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ về cách thức sản xuất cũng có thể làm cho chi phí lịch sử không phù hợp. Hơn nữa chỉ áp dụng được đối với các loại sản phẩm truyền thống.
Phương pháp phân tích nhiệm vụ tập trung vào xác định dòng chi phí để sản xuất sản phẩm. Phương pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật để xác định chính xác lượng nguyên vật liệu, nghiên cứu thời gian thao tác công việc để xác định lao động hao phí cần thiết để sản xuất từng loại sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng quản lý và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp. Phương pháp phân tích nhiệm vụ áp dụng hữu hiệu khi có sự thay đổi về quy trình công nghệ sản xuất hoặc phải xây dựng định mức chi phí cho các sản phẩm mới. Tuy nhiên chi phí để xây dựng định mức lại khá cao do trải qua nhiều công đoạn và phải có sự phối kết hợp của nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể vận dụng kết hợp cả hai phương pháp trên khi xây dựng định mức tuỳ theo các tình huống cụ thể.
b. Hệ thống dự toán chi phí
Dự toán chi phí là quá trình tính toán chi tiết chi phí cho kỳ tới, nhằm huy động và sử dụng tối đa nguồn lực theo các mục tiêu đã đề ra. Có hai dạng
dự toán là dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt. Dự toán tĩnh là dự toán chi phí cho một mức hoạt động dự kiến. Trên thực tế, mức hoạt động dự kiến hiếm khi trùng với mức hoạt động thực tế do vậy số liệu của dự toán tĩnh rất ít sử dụng cho công tác so sánh và kiểm soát chi phí mà chỉ sử dụng trong việc lập kế hoạch. Dự toán linh hoạt là dự toán chi phí cho nhiều mức hoạt động có thể xảy ra. Vì thế, dự toán linh hoạt rất hữu ích cho việc so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán ở các mức độ hoạt động nhằm kiểm soát các hoạt động xảy ra.
Hoạt động SXKD của doanh nghiệp gồm nhiều quá trình có liên quan mật thiết với nhau như quá trình thu mua, dự trữ, sản xuất và tiêu thụ. định kỳ doanh nghiệp tiến hành lập dự toán tổng quát bao gồm tập hợp các dự toán chi tiết cho tất cả các quá trình của hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Trong đó, một bộ phận dự toán quan trọng là Dự toán chi phí SXKD gồm có các loại: Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Dự toán chi phí nhân công trực tiếp, Dự toán chi phí sản xuất chung, Dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, Dự toán giá vốn hàng bán. Các dự toán này đều được lập trên cơ sở đáp ứng nhu cầu tiêu thụ và sản xuất trong kỳ.
- Phương pháp xây dựng dự toán chi phí
Phương pháp thống kê kinh nghiệm sử dụng chi phí thực tế đã được tập hợp các kỳ trước đó, làm cơ sở để ước tính tổng dự toán chi phí cho kỳ hiện tại. Sử dụng phương pháp này cần đánh giá mức độ tương đồng của các hoạt động được so sánh để điều chỉnh các dự toán chi phí. Quá trình lập dự toán chi phí được tiến hành từ tổng thể đến chi tiết nên còn được gọi là phương pháp dự toán từ trên xuống. Ưu điểm của phương pháp này là thực hiện nhanh chóng nhưng thường ít chính xác hơn các phương pháp dự toán từ dưới lên.
Phương pháp tỷ lệ là phương pháp lập dự toán cho từng công việc, dựa trên các nguồn lực sử dụng và tỷ lệ phân bổ của các nguồn lực bị hao phí cho
công việc đó. Chẳng hạn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì tỷ lệ phân bổ là 100%. Tổng dự toán chi phí được thực hiện từ dự toán chi phí cho từng công việc cụ thể. Do vậy, phương pháp này còn được gọi là phương pháp lập dự toán từ dưới lên. Kết quả của phương pháp này thường chính xác và tin cậy.
Tuy nhiên, tác giả cho rằng cho dù thực hiện phương pháp nào thì việc lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh cũng bắt đầu từ việc tổng hợp thông tin thực hiện như tình hình thực hiện dự toán năm trước, các định mức tiêu chuẩn… kết hợp với các thông tin hiện hành như kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, giá cả các yếu tố đầu vào, diện tích mặt bằng thực hiện sản xuất, sự biến động cung - cầu của sản phẩm đầu ra trên thị trường… trên cơ sở đó sẽ lập nên một hệ thống bảng dự toán chi phí sản xuất kinh doanh hoàn chỉnh.
- Tổ chức hệ thống cơ sở dữ liệu để lập dự toán chi phí
Để tổ chức hệ thống thông tin dự toán chi phí, quá trình lập dự toán phải được thực hiện theo một quy trình nhất định bắt đầu từ việc thu thập thông tin đầu vào đến phân loại, sắp xếp và cuối cùng là tổng hợp theo từng chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý.
Việc thu thập thông tin đầu vào của các dự toán chi phí được hiểu là việc xác định hệ thống cơ sở dữ liệu sử dụng để lập dự toán chi phí của kỳ kế hoạch. Mục đích của việc thu thập thông tin đầu vào là hình thành bộ dữ liệu đầy đủ cho việc định hướng và dự báo các hoạt động SXKD của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch làm căn cứ cho việc lập dự toán. Thông tin này được cung cấp từ nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp như bộ phận kỹ thuật, bộ phận thị trường, bộ phận chiến lược kinh doanh,... Chất lượng công việc thu thập thông tin đầu vào sẽ quyết định tính sát thực và hữu ích của dự toán được lập.
+ Các mục tiêu của kỳ kế hoạch như: chính sách bán hàng, phát triển sản phẩm, mục tiêu thị phần, nhu cầu nhân lực,...
+ Báo cáo đánh giá thực hiện dự toán chi phí của kỳ trước
+ Các nhân tố khách quan như các chính sách thuế, hạn ngạch xuất nhập khẩu, tỷ giá hối đoái, các chính sách hỗ trợ của Nhà nước đối với doanh nghiệp
+ Thông tin dự báo hoạt động SXKD kỳ này như dự kiến mức tăng doanh thu, chi phí dành cho quảng cáo tiếp thị sẽ tăng bao nhiêu phần trăm, tỷ lệ dự trữ nguyên vật liệu, dự kiến vốn vay,...
Bộ phận dự toán là nơi nhận và xử lý các dữ liệu trên để thiết lập và cung cấp các thông tin về định mức, dự toán trong kỳ kế hoạch.
- Tổ chức lập hệ thống báo cáo dự toán chi phí
Theo định kỳ đã xác định, doanh nghiệp tiến hành lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh bao gồm tập hợp các dự toán chi tiết cho các giai đoạn từ mua hàng, sản xuất đến tiêu thụ. Trình tự lập dự toán chi phí ở các doanh nghiệp khác nhau có thể không hoàn toàn giống nhau nhưng để có những dự toán chi phí có cơ sở và có tính thống nhất cao, các dự toán nên được chuẩn bị từ cấp cơ sở lên bởi các lý do sau:
Một là: Các cấp quản lý của doanh nghiệp đều tham gia vào quá trình lập dự toán thì sẽ có trách nhiệm trong quá trình thực hiện.
Hai là: Dự toán chi phí do bộ phận xây dựng và trực tiếp liên quan đến hoạt động của bộ phận thường chính xác, có độ tin cậy cao do vậy có khả năng thực hiện được.
Ba là: Do được tham gia vào quá trình dự toán nên quản trị cấp bộ phận sẽ thực hiện kế hoạch chủ động hơn và khả năng hoàn thành kế hoạch sẽ cao hơn.
Hệ thống dự toán SXKD hàng năm của doanh nghiệp bao gồm những bản dự toán riêng biệt nhưng có quan hệ qua lại lẫn nhau. Các dự toán chi phí nằm trong tổng thể hệ thống đó. Các dự toán chi phí đều phụ thuộc vào dự toán tiêu thụ. Đây là căn cứ để định hướng về sản lượng sản xuất đồng thời là cơ sở dự kiến về chi phí bán hàng, chi phí QLDN trong kỳ kế hoạch.