8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu:
1.3.3. Kiểm soát, đánh giá chi phí
Kế toán quản trị có nhiệm vụ thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh doanh từ trước, trong và sau quá trình hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Kiểm tra là quá trình so sánh kết quả thực hiện với dự toán được lập nhằm điều chỉnh dự toán và đánh giá việc thực hiện. Thông qua kết quả so sánh cho thấy sự khác nhau giữa thực hiện với dự toán đã lập, tìm ra các nguyên nhân ảnh hưởng để có thể điều chỉnh quá trình thực hiện cũng như đánh giá được kết quả, thành tích của từng cá nhân, bộ phận. Trên cơ sở đó, các nhà lãnh đạo mới có thể có các bộ phận hỗ trợ, cổ động đến các nhân viên, các bộ phận trong doanh nghiệp.
Việc kiểm tra, kiểm soát của kế toán quản trị được thực hiện thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ trong cơ cấu tổ chức hoạt động và các quy định quản lý nội bộ của doanh nghiệp. Và, hệ thống kiểm soát nội bộ được thực
hiện qua việc phân công, phân cấp quản lý cũng như trách nhiệm quản lý của từng bộ phận, từng tổ, đội, từng khâu của công việc.
- Các phương pháp để kiểm soát, đánh giá chi phí thực hiện + Phương pháp đánh giá dựa trên chi phí chênh lệch
Một trong những phương pháp được các nhà quản trị sử dụng để kiểm soát chi phí là phương pháp phân tích chi phí chênh lệch. Chi phí chênh lệch là những khoản chi phí khác biệt giữa phương án đề xuất (định mức và dự toán chi phí) so với hiện trạng (chi phí thực hiện). Những khoản mục chi phí không chịu tác động bởi phương án đề xuất không phải là chi phí chênh lệch và có thể bỏ qua. Thông tin về chi phí chênh lệch sẽ được nhà quản trị xem xét trên nhiều phương diện: (1) Tại khâu xây dựng định mức, xây dựng kế hoạch có thể không phù hợp thì cần điều chỉnh lại định mức. (2) Tại khâu thực hiện: kết hợp với các báo cáo chi phí theo trung tâm trách nhiệm để quy trách nhiệm cá nhân, tìm nguyên nhân tại chính nơi phát sinh chi phí. (3) Xác định trách nhiệm của các bộ phận: chi phí chênh lệch thuộc kiểm soát của trung tâm trách nhiệm nào.
Nhà quản trị luôn luôn quan tâm đến kiểm soát chi phí trước, trong và sau khi thực hiện chi phí. Trước khi thực hiện chi phí: xây dựng định mức chi phí tiêu hao và dự toán chi phí. Trong khi thực hiện chi phí: kiểm soát để chi phí thực hiện trong định mức. Sau khi thực hiện chi phí: phân tích sự biến động của chi phí để biết nguyên nhân tăng, giảm chi phí mà tìm biện pháp tiết kiệm cho kỳ sau. Việc kiểm soát sự biến động của chi phí được thực hiện thường xuyên trong kỳ.
Báo cáo phân tích biến động các khoản mục chi phí nhằm đánh giá chung mức chênh lệch giữa thực tế so với kế hoạch để làm rõ mức tiết kiệm hay vượt chi của từng khoản mục chi phí phát sinh. Khi tổ chức thiết lập thông tin về chi phí biến động cần căn cứ trên hai nội dung: khối lượng sản
xuất có hoàn thành nhiệm vụ được giao không? Chi phí sản xuất thực tế có vượt qua chi phí kế hoạch hay không? Sau đó tiến hành phân tích các biến động về lượng và biến động về giá.
Biến động chi phí = Chi phí thực tế - Chi phí kế hoạch
Biến động về lượng = (Lượng thực tế - lượng định mức) x Giá định mức
Trong đó biến động về lượng phản ánh mức tiêu hao vật chất và lượng thời gian hao phí để sản xuất ra một sản phẩm đã thay đổi như thế nào.
Biến động về giá = (Giá thực tế - Giá định mức) Lượng thực tế
Trong đó biến động về giá phản ánh mức tiêu hao vật chất và lượng thời gian hao phí để sản xuất ra một sản phẩm đã thay đổi như thế nào.
Phân tích biến động chi phí và tìm hiểu nguyên nhân ảnh hưởng của các nhân tố đến biến động chi phí sẽ giúp nhà quản trị có cái nhìn cụ thể và chính xác để từ đó có các quyết định đúng đắn và kịp thời để hạn chế rủi ro tao điều kiện tốt nhất cho doanh nghiệp kiểm soát chi phí.
+ Phương pháp kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm quản lý chi phí.
Một phương pháp khác cũng có thể xem xét tới là kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm quản lý chi phí. Trung tâm quản lý chi phí là nơi tập hợp chi phí và gắn với một đơn vị tính phí. Trong doanh nghiệp sản xuất, trung tâm quản lý chi phí có thể là một phòng ban, một dây chuyền sản xuất, một bộ phận cụ thể hoặc có thể là một nhân viên. Việc phân chia chi phí ra thành nhiều trung tâm quản lý chi phí sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn, qua đó cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, chỉ bộ phận nào mà nhà quản lý muốn tính và kiểm soát chi phí hoạt động của nó thì chúng ta mới nên thành lập trung tâm quản lý chi
phí. để có thể kiểm soát chi phí thông qua các trung tâm chi phí, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống mã số chi phí với hai loại mã chi phí sau:
++ Một mã riêng cho mỗi trung tâm quản lý chi phí dùng để xác định bất kỳ khoản chi phí nào phát sinh trong trung tâm đó.
++ Một mã riêng cho mỗi loại chi phí hay nhóm các chi phí dù cho chúng phát sinh bất kỳ nơi nào trong doanh nghiệp.
Bằng cách kết hợp mã số của các trung tâm quản lý chi phí và mã số của từng loại chi phí sẽ giúp doanh nghiệp có thể xác định đã chi hết bao nhiêu cho một khoản mục chi phí cụ thể nào đó tại một trung tâm chi phí bất kỳ và cứ như vậy có thể quản lý được chi phí trong toàn doanh nghiệp.