7. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
2.2.3. Hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm tại công ty
a. Ở cấp xí nghiệp thành viên
Việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tại các xí nghiệp thành viên được tiến hành một năm một lần, tuy nhiên định kỳ hàng quý trên cơ sở phân cấp quản lý các đơn vị trực thuộc phải lập báo cáo kế toán, cung cấp thông tin kinh tế tài chính về công ty. Cụ thể, các đơn vị lập báo cáo về doanh thu, chi phí và lợi nhuận thực tế phát sinh gửi về công ty và giám đốc đơn vị là người chịu trách nhiệm về việc này.
- Báo cáo tình hình doanh thu phát sinh trong kỳ
Hàng quý, các đơn vị lập tổng hợp và báo cáo doanh thu gửi về công ty. Phòng kế toán lập và giám đốc có trách nhiệm phê duyệt.
Báo cáo tình hình doanh thu thực hiện quý 4 năm 2013 của XN vận tải và dịch vụ tổng hợp và Trung tâm đào tạo lái xe được minh họa như sau:
Bảng 2.8: Báo cáo doanh thu thực hiện tại Xí nghiệp vận tải và dịch vụ tổng hợp quý 4 năm 2013
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Quýnày Lũy kế từ
đầu năm
A. Tổng doanh thu ăn uống nhà hàng 676.047.426 2.278.718.736
1. Doanh thu đồ ăn tự chế 431.334.097 1.400.720.325 2. Doanh thu đồ uống tự chế 69.700.989 237.091.011 3. Doanh thu bán sẵn 175.012.340 640.907.400
B. Tổng doanh thu vận tải hàng hóa 2.562.527.540 11.217.806.597
1. Vận tải hàng hóa trong tỉnh thành 961.977.670 3.742.905.879 2. Vận tải hàng hóa ngoài tỉnh thành 1.600.549.870 7.474.900.718
C. Doanh thu cho thuê sân bãi 87.900.000 351.600.000
1. Doanh thu cho thuê bãi chứa hàng 75.000.000 300.000.000 2. Doanh thu cho thuê mặt bằng bán café 12.900.000 51.600.000
D. Doanh thu khác 24.057.400 121.543.250
TỔNG CỘNG 3.350.532.366 13.969.668.583
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty)
Bảng 2.9: Báo cáo doanh thu thực hiện tại Trung tâm đào tạo lái xe ô tô & mô tô Liên Chiểu quý 4 năm 2013
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Quý này Lũy kế từ
đầu năm
A. Tổng doanh thu đào tạo lái xe 1.621.964.401 8.272.604.400
1. Đào tạo mô tô 200.412.500 903.020.000 2. Đào tạo ô tô 1.380.459.020 7.139.410.400 3. Hồ sơ tài liệu 41.092.881 230.174.000
B. Tổng doanh thu cho thuê xe ô tô 250.335.094 1.004.235.896
1. Thuê ô tô không người lái 180.695.331 698.765.340 2. Thuê ô tô có người lái 69.639.763 305.470.556
C. Doanh thu cho thuê sân bãi 21.600.000 86.400.000
1. Doanh thu cho thuê bãi chứa hàng 0 0 2. Doanh thu cho thuê mặt bằng 21.600.000 86.400.000
D. Doanh thu khác 24.057.400 174.672.727
- Báo cáo tình hình chi phí trong kỳ
Đối với các đơn vị trực thuộc công ty, một trong những biện pháp tốt nhất để gia tăng lợi nhuận là phải kiểm soát được các chi phí phát sinh tại đơn vị mình. Đây là một vấn đề quan trọng đối với nhà quản trị các đơn vị trực thuộc. Tại các đơn vị, chi phí phát sinh rất đa dạng nên để kiểm soát được chi phí đòi hỏi đơn vị phải xác định được nơi phát sinh chi phí, đó cũng là các trung tâm chi phí và các đối tượng chịu chi phí, đồng thời xác định được nguyên nhân dẫn đến sự biến động của chi phí gắn với trách nhiệm của các bộ
phận quản lý có liên quan.
Hàng quý, đối với các khoản chi phí phát sinh, phòng kế toán các đơn vị
sẽ tổng hợp, lập báo cáo về tình hình sử dụng nguyên nhiên liệu, tiền lương, chi phí sản xuất chung phát sinh tại bộ phận sản xuất và chi phí quản lý phát sinh tại khối văn phòng để gửi về công ty.
Sau đây là minh họa Báo cáo chi phí phát sinh quý 4 tại XN vận tải và dịch vụ tổng hợp và Trung tâm đào tạo lái xe ô tô & mô tô Liên Chiểu:
Bảng 2.10: Báo cáo chi phí thực hiện tại Xí nghiệp vận tải và dịch vụ tổng hợp quý 4 năm 2013
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Quý này Lũy kế
từđầu năm A. Chi phí kinh doanh 3,180,709,644 12.724.454.733 1. Kinh doanh nhà hàng 631.823.339 1.841.531.446
- Nguyên vật liệu chế biến ăn uống 381.350.900 783.090.764 - Giá vốn hàng bán sẵn 107.678.090 441.234.540 - Tiền lương 85.760.081 361.076.458 - Các khoản trích theo lương 3.533.315 15.273.534 - Điện - Nước - Điện thoại 35.670.430 171.245.789 - Khấu hao TSCĐ 17.830.523 69.610.361 2. Kinh doanh vận tải 2.490.545.932 10.612.909.628 - Nhiên liệu 1.300.930.478 5.732.450.800 - Phụ tùng thay thế, sửa chữa 21.973.044 99.876.564 - Dầu nhờn, vật liệu phụ 25.703.450 102.304.564 - Săm lốp 271.490.786 1.126.785.342 - Sửa chữa thường xuyên 240.007.869 1.093.452.320 - Phí bảo hộ lao động 300.000 1.200.000 - Tiền lương 402.400.596 1.798.993.450 - Các khoản trích theo lương 18.108.027 86.351.686 - Điện - Nước - Điện thoại 94.300.457 99.764.231 - Khấu hao TSCĐ 93.980.235 391.920.940 - Phân bổ CCDC 21.350.990 79.809.732
3. Cho thuê sân bãi 42.899.466 189.812.318
- Điện - Nước - Điện thoại 6.209.456 30.453.412 - Lương nhân viên bảo vệ 20.160.000 80.640.000 - Khấu hao TSCĐ 16.530.010 78.718.906
4. Chi phí khác 15.440.907 80.201.340
B. Chi phí khối văn phòng 238.165.043 955.581.181
- Thuếđất 9.000.000 36.000.000
- Lương 132.405.669 519.604.506
- Các khoản trích theo lương 5.459.087 20.264.576 - Khấu hao TSCĐ 10.491.677 41.966.707 - Phân bổ CCDC 4.828.251 20.901.234 - Công tác phí 9.850.690 47.850.340 - Chi phí tiếp khách 14.508.769 45.980.578 - Chi phí mua ngoài 51.620.900 223.013.240
Bảng 2.11: Báo cáo chi phí thực hiện tại Trung tâm đào tạo lái xe ô tô & mô tô Liên Chiểu quý 4 năm 2013
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Quý này từLđầũy ku nếă m A. Chi phí kinh doanh 1.611.796.812 7.498.100.202 1. Đào tạo lái xe 1.398.576.470 6.623.014.340 - Nhiên liệu 790.561.200 3.789.840.318 - Phụ tùng thay thế, sửa chữa 81.506.275 303.605.220 - Dầu nhờn, vật liệu phụ 35.420.300 123.690.100 - Săm lốp 138.560.000 580.230.509 - Sửa chữa thường xuyên 40.230.089 498.560.700 - Tiền lương 229.580.632 980.450.660 - Các khoản trích theo lương 7.402.301 25.609.800 - Điện - Nước - Điện thoại 10.785.630 51.062.213 - Khấu hao TSCĐ 47.749.625 190.998.500 - Phân bổ CCDC 16.780.418 78.966.320
2. Cho thuê xe ô tô 168.116.803 701.230.449
- Nhiên liệu 74.500.890 312.400.980 - Phụ tùng thay thế, sửa chữa 19.245.900 60.998.740 - Dầu nhờn, vật liệu phụ 9.445.770 41.790.500 - Săm lốp 16.500.984 65.990.360 - Sửa chữa thường xuyên 12.478.920 50.300.120 - Tiền lương 22.603.010 105.190.300 - Điện - Nước - Điện thoại 5.698.740 29.987.503 - Khấu hao TSCĐ 7.642.589 34.571.946
3. Cho thuê sân bãi 7.662.850 32.090.324
- Điện - Nước - Điện thoại 660.450 3.058.014 - Lương nhân viên bảo vệ 5.250.000 21.000.000 - Khấu hao TSCĐ 1.752.400 8.032.310
4. Chi phí khác 37.440.689 141.765.089
B. Chi phí khối văn phòng 261.188.209 981.200.435
- Thuếđất 12.000.000 48.000.000
- Lương 178.540.230 642.580.991
- Các khoản trích theo lương 9.987.410 36.380.836 - Khấu hao TSCĐ 12.057.754 56.231.200 - Phân bổ CCDC 2.450.320 11.895.140 - Công tác phí 7.954.101 35.560.200 - Chi phí tiếp khách 26.897.140 97.250.668 - Chi phí mua ngoài 11.301.254 53.301.400
TỔNG CỘNG 1.872.985.021 8.479.300.637
- Báo cáo lợi nhuận thực hiện trong kỳ
Từ báo cáo về doanh thu và chi phí trong kỳ, đơn vị sẽ lập báo cáo lợi nhuận đạt được trong kỳđó.
Báo cáo kết quả kinh doanh quý 4 năm 2013 được thể hiện như sau:
Bảng 2.12: Báo cáo lợi nhuận thực hiện tại Xí nghiệp vận tải và dịch vụ tổng hợp quý 4 năm 2013
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Quý này Lũy kế
từđầu năm 1. Tổng doanh thu 3.350.532.366 13.969.668.583
- Doanh thu ăn uống nhà hàng 676.047.426 2.278.718.736 - Doanh thu vận tải hàng hóa 2.562.527.540 11.217.806.597 - Doanh thu cho thuê sân bãi 87.900.000 351.600.000 - Doanh thu khác 24.057.400 121.543.250
2. Tổng chi phí kinh doanh 3.180.709.644 12.724.454.733
- Chi phí kinh doanh nhà hàng 631.823.339 1.841.531.446 - Chi phí kinh doanh vận tải hàng hóa 2.490.545.932 10.612.909.628 - Chi phí cho thuê sân bãi 42.899.466 189.812.318 - Chi phí khác 15.440.907 80.201.340
3. Lợi nhuận từng hoạt động kinh doanh 169.822.722 1.245.213.850
- Kinh doanh nhà hàng 44.224.087 437.187.290 - Kinh doanh vận tải hàng hóa 71.981.608 604.896.969 - Cho thuê sân bãi 45.000.534 161.787.682 - Lợi nhuận khác 8.616.493 41.341.910
4. Tổng chi phí quản lý, chi phí chung 238.165.043 955.581.181 5. Tổng lợi nhuận toàn xí nghiệp -68.342.321 289.632.670
Bảng 2.13: Báo cáo lợi nhuận thực hiện tại Trung tâm đào tạo lái xe ô tô & mô tô Liên Chiểu quý 4 năm 2013
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Quý này Lũy kế
từđầu năm 1. Tổng doanh thu 1.917.956.895 9.537.913.023
- Doanh thu đào tạo lái xe 1.621.964.401 8.272.604.400 - Doanh thu cho thuê xe ô tô 250.335.094 1.004.235.896 - Doanh thu cho thuê sân bãi 21.600.000 86.400.000 - Doanh thu khác 24.057.400 174.672.727
2. Tổng chi phí kinh doanh 1.611.796.812 7.498.100.202
- Chi phí đào tạo lái xe 1.398.576.470 6.623.014.340 - Chi phí cho thuê xe ô tô 168.116.803 701.230.449 - Chi phí cho thuê sân bãi 7.662.850 32.090.324 - Chi phí khác 37.440.689 141.765.089
3. Lợi nhuận từng hoạt động kinh doanh 306.160.083 2.039.812.821
- Đào tạo lái xe 223.387.931 1.649.590.060 - Cho thuê xe ô tô 82.218.291 303.005.447 - Cho thuê sân bãi 13.937.150 54.309.676 - Lợi nhuận khác -13.383.289 32.907.638
4. Tổng chi phí quản lý, chi phí chung 261.188.209 981.200.435 5. Tổng lợi nhuận toàn xí nghiệp 44.971.874 1.058.612.386
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty)
b. Ở cấp văn phòng công ty
Để kiểm soát chi phí tại văn phòng, bộ phận kế toán tổng hợp chi phí phát sinh tại các phòng ban , qua đó đánh giá trách nhiệm của các trưởng bộ
phận trong việc kiểm soát chi phí.
Định kỳ, từ các báo cáo về doanh thu, chi phí, lợi nhuận kinh doanh mà các đơn vị trực thuộc gửi lên, bộ phận kế toán công ty sẽ tổng hợp lập báo cáo cho toàn công ty. Công tác báo cáo này mới chỉ dừng lại ở việc xác định chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch, chưa phân tích đánh giá thành quả của các trung tâm để xác định các nguyên nhân chủ quan và khách quan tác động
đến tình hình thực hiện định mức và kế hoạch.
Sau đây là Báo cáo chi phí tại văn phòng công ty và Báo cáo tổng hợp tình hình kinh doanh năm 2013 của toàn công ty.
Bảng 2.14: Báo cáo chi phí tại văn phòng công ty năm 2013 Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Ban lãnh đạo P. Tài chính - Kế toán P. Tổ chức - Hành chính P. Kinh tế - Kỹ thuật TỔNG CỘNG TOÀN VĂN PHÒNG A. Chi phí nhân viên 424.343.351 339.838.584 282.011.813 272.038.978 1.318.232.725
- Lương 407.630.500 324.876.030 271.034.900 261.802.500 1.265.343.930 - Các khoản trích theo lương 16.712.851 12.962.554 10.976.913 10.236.478 50.888.795 - Chi phí đào tạo, tuyển dụng 2.000.000 2.000.000
B. Chi phí quản lý 180.957.042 39.140.186 31.777.184 19.137.550 271.011.962 - Chi phí khấu hao 15.737.491 19.757.840 9.807.934 10.056.790 55.360.055 - Công tác phí 30.009.874 7.485.958 0 4.102.365 41.598.197 - Chi phí hội nghị tiếp khách 22.369.740 7.689.500 0 0 30.059.240 - Văn phòng phẩm, nước uống VP 1.456.874 1.326.890 819.564 1.409.875 5.013.203 - Chi phí sửa chữa văn phòng 0 0 18.498.812 0 18.498.812 - Chi phí hành chính khác 3.479.500 2.879.998 2.650.874 3.568.520 12.578.892 - Các loại thuế 94.205.000 94.205.000
- Điện thoại, điện nước, Internet, báo chí 13.698.563 13.698.563
- Lãi vay 901.240.536 901.240.536
TỔNG CỘNG 605.300.393 378.978.770 313.788.997 291.176.528 2.598.388.786
- Báo cáo tổng hợp doanh thu phát sinh trong kỳ:
Bảng 2.15: Báo cáo tổng hợp doanh thu tại công ty năm 2013
Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu XN TMXD & DV vận tải XN đại lý vận tải &TM DV tổng hợp XN vận tải & DV tổng hợp CN DV tổng hợp &KD vận tải số 2
Trung tâm đào tạo lái xe ô tô và mô tô LC TỔNG CỘNG TOÀN CÔNG TY A. Tổng doanh thu vận tải hàng hóa 15.847.787.089 5.962.143.070 11,217,806,597 6.508.534.252 0 39.536.271.008 1. Vận tải hàng hóa trong tỉnh thành 5.972.344.009 2.101.237.400 3.742.905.879 5.510.925.022 17.327.412.310 2. Vận tải hàng hóa ngoài tỉnh thành 9.875.443.080 3.860.905.670 7.474.900.718 997.609.230 22.208.858.698 B. Tổng doanh thu ăn uống nhà hàng 0 0 2.278.718.736 0 0 2.278.718.736 1. Doanh thu đồ ăn tự chế 1.400.720.325 1.400.720.325 2. Doanh thu đồ uống tự chế 237.091.011 237.091.011 3. Doanh thu bán sẵn 640.907.400 640.907.400
1. Đào tạo mô tô 903,020,000 903.020.000
2. Đào tạo ô tô 7.139.410.400 7.139.410.400
3. Hồ sơ tài liệu 230.174.000 230.174.000
D. Doanh thu cho thuê xe ô tô 361.330.579 533.990.582 0 560.999.545 1.004.235.896 2.460.556.602
1. Thuê ô tô không người lái 361.330.579 199.893.450 340.900.765 698.765.340 1.600.890.134 2. Thuê ô tô có người lái 334.097.132 220.098.780 305.470.556 859.666.468
E. Doanh thu cho thuê sân bãi 0 570.000.000 351.600.000 60.000.000 86.400.000 1.068.000.000
1. Doanh thu cho thuê bãi
chứa hàng 570.000.000 300.000.000 870.000.000
2. Doanh thu cho thuê mặt bằng 51.600.000 60.000.000 86.400.000 198.000.000
F. Doanh thu khác 211.341.560 121.543.250 57.340.000 174.672.727 564.897.537 TỔNG THEO TỪNG XN 16.209.117.668 7.277.475.212 13.969.668.583 7.186.873.797 9.537.913.023 54.181.048.283
- Báo cáo tổng hợp chi phí trong kỳ:
Bảng 2.16: Báo cáo tổng hợp chi phí tại công ty năm 2013
Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu XN TMXD & DV vận tải XN đại lý vận tải & TM DV tổng hợp XN vận tải & DV tổng hợp CN DV tổng hợp &KD vận tải số 2
Trung tâm đào tạo lái xe ô tô và mô tô LC
Văn phòng công ty TỔNG CỘNG TOÀN CÔNG TY A. Chi phí kinh doanh 14.298.328.440 6.042.205.513 12.724.454.733 5.882.382.719 7.498.100.202 0 46.445.471.607 1. Kinh doanh vận tải 14.043.450.900 5.212.330.531 10.612.909.628 5.510.003.400 35.378.694.459 2. Kinh doanh nhà hàng 1.841.531.446 1.841.531.446 3. Đào tạo lái xe 6.623.014.340 6.623.014.340 4. Cho thuê xe ô tô 254.877.540 388.678.222 320.027.655 701.230.449 1.664.813.866
5. Cho thuê sân
bãi 218.100.230 189.812.318 31.350.424 32.090.324 471.353.296 6. Chi phí khác 223.096.530 80.201.340 21.001.240 141.765.089 466.064.199 B. Chi phí văn phòng 985.663.212 541.211.769 955.581.181 414.255.980 981.200.435 2.598.388.786 6.476.301.362 TỔNG THEO TỪNG XN 15.283.991.652 6.583.417.282 13.680.035.913 6.296.638.699 8.479.300.637 2.598.388.786 52.921.772.969
- Báo cáo tổng hợp kết quả kinh doanh:
Bảng 2.17: Báo cáo tổng hợp lợi nhuận tại công ty năm 2013
Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu XN TMXD & DV vận tải XN đại lý vận tải & TM DV tổng hợp XN vận tải & DV tổng hợp CN DV tổng hợp &KD vận tải số 2
Trung tâm đào tạo lái xe ô tô và mô tô LC TỔNG CỘNG TOÀN XÍ NGHIỆP 1. Tổng doanh thu 16.209.117.668 7.277.475.212 13.969.668.583 7.186.873.797 9.537.913.023 54.181.048.283 - Doanh thu ăn uống nhà hàng 2.278.718.736 2.278.718.736 - Doanh thu vận tải hàng hóa 15.847.787.089 5.962.143.070 11.217.806.597 6.508.534.252 39.536.271.008 - Doanh thu đào tạo lái
xe 8.272.604.400 8.272.604.400
- Doanh thu cho thuê
xe ô tô 361.330.579 533.990.582 560.999.545 1.004.235.896 2.460.556.602 - Doanh thu cho thuê
sân bãi 570.000.000 351.600.000 60.000.000 86.400.000 1.068.000.000 - Doanh thu khác 211.341.560 121.543.250 57.340.000 174.672.727 564.897.537
2. Tổng chi phí kinh
doanh 14.298.328.440 6.042.205.513 12.724.454.733 5.882.382.719 7.498.100.202 46.445.471.607
- Chi phí kinh doanh
nhà hàng 1.841.531.446 1.841.531.446
- Chi phí kinh doanh
vận tải hàng hóa 14.043.450.900 5.212.330.531 10.612.909.628 5.510.003.400 35.378.694.459 - Chi phí đào tạo lái xe 6.623.014.340 6.623.014.340 - Chi phí cho thuê xe ô
218.100.230 189.812.318 31.350.424 32.090324 471.353.296 - Chi phí khác 223.096.530 80.201.340 21.001.240 141.765.089 466.064.199 3. Lợi nhuận từng hoạt động kinh doanh 1.910.789.228 1.235.269.699 1.245.213.850 1.304.491.078 2.039.812.821 7.735.576.676 - Kinh doanh nhà hàng 437.187.290 437.187.290 - Kinh doanh vận tải hàng hóa 1.804.336.189 749.812.539 604.896.969 998.530.852 4.157.576.549 - Đào tạo lái xe 1.649.590.060 1.649.590.060
- Cho thuê xe ô tô 106.453.039 145.312.360 240.971.890 303.005.447 795.742.736 - Cho thuê sân bãi 351.899.770 161.787.682 28.649.576 54.309.676 596.646.704 - Lợi nhuận khác -11.754.970 41.341.910 36.338.760 32.907.638 98.833.338 4. Tổng chi phí quản lý, chi phí chung 985.663.212 541.211.769 955.581.181 414.255.980 981.200.435 3.877.912.577 5. Tổng lợi nhuận theo từng XN 925.126.016 694.057.930 289.632.670 890.235.098 1.058.612.386 3.857.664.100 6. Tổng chi phí văn phòng Công ty 2.598.388.786 7. Tổng lợi nhuận toàn Công ty 1.259.275.314