7. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
2.2.2. Công tác lập kế hoạch tại Công tyCổ phần dịch vụ & vận tải ô tô
tô số 6
Cơ cấu tổ chức tại Công ty ô tô 6 hiện nay về cơ bản có 2 cấp quản lý: cấp quản lý công ty và cấp xí nghiệp thành viên. Các xí nghiệp thành viên chịu sự chỉđạo chung của công ty, được giao quyền hạn quản lý phù hợp với chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của từng xí nghiệp. Theo phân cấp quản lý tài chính, xí nghiệp thay mặt công ty thực hiện chức năng quản lý, giám sát các hoạt động của các bộ phận trực thuộc xí nghiệp.
Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty chủ yếu là cung cấp dịch vụ
nên theo quy định của công ty, công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh mỗi năm một lần vào thời điểm đầu năm và định kỳ hàng quý các đơn vị báo cáo tình hình kinh doanh của đơn vị mình cho công ty.
a. Kế hoạch sản xuất kinh doanh ở cấp xí nghiệp thành viên
Vào cuối năm, các Xí nghiệp thành viên căn cứ vào tình hình thực tế, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm qua,… để xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch cho năm tới. Kế hoạch này do giám đốc các Xí nghiệp thành viên chịu trách nhiệm.
ØKế hoạch về doanh thu
Hàng năm, phòng kinh doanh của các đơn vị thành viên căn cứ vào kết quả tiêu thụ sản phẩm và cung cấp dịch vụ đã thực hiện năm trước, giá bán sản phẩm và cung cấp dịch vụ để tiến hành lập kế hoạch doanh thu gửi về
công ty xem xét và phê duyệt. Kế hoạch doanh thu thường được lập tăng 5% so với năm trước. Báo cáo về kế hoạch doanh thu do giám đốc của các đơn vị
thành viên tại các xí nghiệp chịu trách nhiệm.
Kế hoạch doanh thu kinh doanh cơ bản được minh họa qua 2 Xí nghiệp vận tải và dịch vụ tổng hợp và Trung tâm đào tạo lái xe ô tô & mô tô Liên Chiểu như sau:
Bảng 2.1: Kế hoạch doanh thu tại Xí nghiệp vận tải và dịch vụ tổng hợp năm 2013 Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Thực hiện 2012 Kế hoạch 2013 A. Tổng doanh thu ăn uống nhà hàng 2.034.857.990 2.235.465.090 1. Doanh thu đồăn tự chế 1.250.430.000 1.346.713.110 2. Doanh thu đồ uống tự chế 202.087.000 209.160.045 3. Doanh thu bán sẵn 582.340.990 679.591.935
B. Tổng doanh thu vận tải hàng hóa 10.557.684.565 11.378.349.512
1. Vận tải hàng hóa trong tỉnh thành 3.656.184.068 3.952.334.978 2. Vận tải hàng hóa ngoài tỉnh thành 6.901.500.497 7.426.014.535
C. Doanh thu cho thuê sân bãi 351.600.000 366.000.000
1. Doanh thu cho thuê bãi chứa hàng 300.000.000 300.000.000 2. Doanh thu cho thuê mặt bằng bán café 51.600.000 66.000.000
D. Doanh thu khác 81.250.439 100.344.292
TỔNG CỘNG 13.025.392.994 14.080.158.895
Bảng 2.2: Kế hoạch doanh thu tại Trung tâm đào tạo lái xe ô tô & mô tô Liên Chiểu năm 2013
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Thực hiện 2012 Kế hoạch 2013
A. Tổng doanh thu đào tạo lái xe 7.944.343.048 8.341.560.200
1. Đào tạo mô tô 881.527.429 925.603.800 2. Đào tạo ô tô 6.814.885.810 7.155.630.100 3. Hồ sơ tài liệu 247.929.810 260.326.300
B. Tổng doanh thu cho thuê xe ô tô 956.905.606 1.004.750.886
1. Thuê ô tô không người lái 652.333.682 684.950.366 2. Thuê ô tô có người lái 304.571.924 319.800.520
C. Doanh thu cho thuê sân bãi 86.400.000 86.400.000
1. Doanh thu cho thuê bãi chứa hàng 0 0 2. Doanh thu cho thuê mặt bằng 86.400.000 86.400.000
D. Doanh thu khác 190.876.538 200.420.365
TỔNG CỘNG 9.178.525.191 9.633.131.451
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty)
ØKế hoạch về chi phí
Vào thời điểm cuối năm, phòng kế toán các đơn vị lập kế hoạch chi phí phát sinh tại đơn vị mình như sau:
- Bộ phận đội xe:
+ Nhiên vật liệu, phụ tùng thay thế sửa chữa: căn cứ vào kế hoạch doanh thu, kế toán sẽ dự đoán được khối lượng công việc sẽ cung cấp cho từng loại hình dịch vụ (dựa vào doanh thu kế hoạch và giá cung cấp dịch vụ do giám
đốc xí nghiệp quy định) kết hợp vớiđịnh mức nhiên liệu đã có của xí nghiệp và giá đầu vào của nhiên liệu, phụ tùng đã được ký kết hợp đồng từ trước để
lập kế hoạch chi phí.
+ Chi phí nhân công: bao gồm 2 phần: phần lương ổn định được căn cứ
vào hệ số lương quy định và mức lương hưởng theo số chuyến xe tham gia thực hiện hoặc số học viên đào tạo.
. Với dịch vụ vận tải hàng hóa thì mỗi chuyến xe nhân viên tham gia thực hiện sẽ được hưởng 2% trên tổng doanh thu của hợp đồng đó. Như vậy, từ doanh thu kế hoạch đã được lập, kế toán sẽ xác định được chi phí nhân công tham gia.
. Số học viên đào tạo tại trung tâm lái xe cũng sẽ dự đoán được căn cứ
vào doanh thu kế hoạch của học phí thu về kết hợp với mức lương cụ thể giáo viên có được là 1.900.000 đồng/ 1 học viên.
+ Các chi phí sản xuất chung như điện, nước, điện thoại: dựa vào mức sử dụng kỳ trước kết hợp với % tăng giảm doanh thu của kỳ này để dự toán chi phí. Bởi vì chi phí này tại đội xe không biến đổi nhiều khi doanh thu thay
đổi nên kế hoạch doanh thu được lập tăng 5% thì các chi phí sản xuất chung sẽ được lập tăng tương ứng 2%.
- Bộ phận nhà hàng:
+ Nguyên vật liệu chế biến: tương tự chi phí nhiên liệu của đội xe, chi phí nguyên vật liệu chế biến được lập dựa vào kế hoạch doanh thu, định mức tiêu hao và giá mua nguyên liệu đã được ký hợp đồng với doanh nghiệp tư
nhân ngoài. Theo đó, hợp đồng quy định nếu giá thị trường tăng thì nhà cung cấp tăng không được quá 2% so với giá trước đó vì mặc dù giá nguyên vật liệu trên thị trường thường biến động tuy nhiên không nhiều. Vì vậy giá nguyên vật liệu kế hoạch sẽ được lập tăng 2% so với tháng cuối cùng của năm liền kề trước nó.
+ Chi phí nhân công: bao gồm lương theo hệ số quy định và lương năng suất làm việc, mức lương năng suất được xác định căn cứ bằng 8% doanh thu kế hoạch trong kỳ.
+ Các chi phí sản xuất như điện, nước, điện thoại: dựa vào mức sử dụng kỳ trước kết hợp với % tăng giảm doanh thu của kỳ này để dự toán chi phí,
các chi phí sản xuất phụ thuộc trực tiếp vào khối lượng dịch vụ cung cấp nên khi doanh thu tăng 5% thì chi phí điện nước cũng sẽ được lập tăng tương
ứng 5%.
- Khối văn phòng:
+ Chi phí lương:xác định dựa vào hệ số lương đã được quy định.
+ Các chi phí mua ngoài như điện, nước, tiếp khách được căn cứ vào thực tế phát sinh kỳ trước để tính cho kỳ này, trung bình sẽ tăng 3% so với số
thực tế phát sinh kỳ trước.
- Phòng đào tạo: là phòng chuyên quản lý học viên và làm việc, báo cáo với sở giao thông về vấn đề đào tạo lái xe ô tô và mô tô tại trung tâm. Các chi phí phát sinh tại phòng đào tạo bao gồm:
+ Chi phí lương: giống như khối văn phòng, lương của nhân viên phòng
đào tạo được xác định dựa vào hệ số lương đã quy định.
+ Các chi phí mua ngoài như điện, nước, chi phí tiếp khách được tính trung bình tăng 3% so với thực tế phát sinh kỳ trước.
Chịu trách nhiệm cho việc lập kế hoạch chi phí là giám đốc tại các đơn vị trực thuộc.
Sau đây là minh họa về kế hoạch chi phí tại Xí nghiệp vận tải và dịch vụ
Bảng 2.3: Kế hoạch chi phí tại Xí nghiệp vận tải và dịch vụ tổng hợp năm 2013
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Thực hiện 2012 Kế hoạch 2013 A. Chi phí kinh doanh 11.857.091.436 12.815.860.398 1. Kinh doanh nhà hàng 1.659758.626 1.807.274.570
- Nguyên vật liệu chế biến ăn uống 702.010.965 772.282.263 - Giá vốn hàng bán sẵn 386.750.200 424.651.720 - Tiền lương 330.455.698 355.900.787 - Các khoản trích theo lương 13.548.684 15.303.734 - Điện - Nước - Điện thoại 155.670.988 169.525.706 - Khấu hao TSCĐ 71.322.091 69.610.361 2. Kinh doanh vận tải 9.934.130.403 10.742.715.300 - Nhiên liệu 5.329.320.535 5.888.899.191 - Phụ tùng thay thế, sửa chữa 98.350.000 100.435.020 - Dầu nhờn, vật liệu phụ 97.607.215 99.949.788 - Săm lốp 1.036.057.350 1.140.699.142 - Sửa chữa thường xuyên 986.527.725 1.051.638.555 - Phí bảo hộ lao động 1.200.000 1.200.000 - Tiền lương 1.720.987.800 1.807.037.190 - Các khoản trích theo lương 74.002.475 79.871.044 - Điện - Nước - Điện thoại 92.045.760 97.568.506 - Khấu hao TSCĐ 408.250.979 391.920.940 - Phân bổ CCDC 89.780.564 83.495.925
3. Cho thuê sân bãi 185.551.427 186.744.179
- Điện - Nước - Điện thoại 25.450.997 27.385.273 - Lương nhân viên bảo vệ 76.800.000 80.640.000 - Khấu hao TSCĐ 83.300.430 78.718.906
4. Chi phí khác 77.650.980 79.126.349
B. Chi phí khối văn phòng 908.906.430 948.770.979
- Thuếđất 36.000.000 36.000.000
- Lương 497.314.926 518.699.468
- Các khoản trích theo lương 19.892.597 20.696.109 - Khấu hao TSCĐ 41.966.707 41.966.707 - Phân bổ CCDC 18.750.490 19.313.005 - Công tác phí 45.424.510 46.378.425 - Chi phí tiếp khách 43.006.790 47.393.483 - Chi phí mua ngoài 206.550.410 218.323.783
TỔNG CỘNG 12.765.997.866 13.764.631.376
Bảng 2.4: Kế hoạch chi phí tại Trung tâm đào tạo lái xe ô tô & mô tô Liên Chiểu năm 2013
Đơn vị tính: Đồng
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty)
Chỉ tiêu Thực hiện 2012 Kế hoạch 2013 A. Chi phí kinh doanh 7.401.683.934 7.582.180.486 1. Đào tạo lái xe 6.538.572.557 6.699.561.780 - Nhiên liệu 3.660.758.357 3.865.637.124 - Phụ tùng thay thế, sửa chữa 272.503.980 302.815.846 - Dầu nhờn, vật liệu phụ 123.053.096 121.834.749 - Săm lốp 687.921.291 603.439.729 - Sửa chữa thường xuyên 497.502.435 498.999.433 - Tiền lương 910.936.708 958.880.745 - Các khoản trích theo lương 24.590.632 25.092.482 - Điện - Nước - Điện thoại 52.343.875 51.317.524 - Khấu hao TSCĐ 213.918.320 190.998.500 - Phân bổ CCDC 95.043.863 80.545.646
2. Cho thuê xe ô tô 696.593.087 712.536.491
- Nhiên liệu 305.684.359 321.773.009 - Phụ tùng thay thế, sửa chữa 63.248.374 60.815.744 - Dầu nhờn, vật liệu phụ 42.162.736 41.828.111 - Săm lốp 64.339.572 65.726.399 - Sửa chữa thường xuyên 52.270.225 51.809.124 - Tiền lương 101.014.245 102.034.591 - Điện - Nước - Điện thoại 33.385.987 33.286.128 - Khấu hao TSCĐ 34.487.591 35.263.385
3. Cho thuê sân bãi 32.581.469 32.003.018
- Điện - Nước - Điện thoại 2.673.637 2.970.708 - Lương nhân viên bảo vệ 21.000.000 21.000.000 - Khấu hao TSCĐ 8.907.832 8.032.310
4. Chi phí khác 133.936.821 138.079.197
B. Chi phí khối văn phòng 1.007.799.104 1.004.757.753
- Thuếđất 48.000.000 48.000.000
- Lương 667.400.039 672.782.298
- Các khoản trích theo lương 35.991.441 36.391.750 - Khấu hao TSCĐ 61.983.483 56.399.894 - Phân bổ CCDC 11.895.140 11.895.140 - Công tác phí 36.238.760 35.183.262 - Chi phí tiếp khách 94.250.485 96.667.164 - Chi phí mua ngoài 52.039.756 47.438.246
ØKế hoạch lợi nhuận
Căn cứ vào kế hoạch chi phí và kế hoạch doanh thu đã được lập, kế toán của các đơn vị thành viên lập kế hoạch lợi nhuận gửi về phòng tài chính kế
toán của công ty. Giám đốc các đơn vị này chịu trách nhiệm về số liệu trong kế hoạch.
Sau đây là minh họa kế hoạch lợi nhuận tại Xí nghiệp vận tải và dịch vụ
tổng hợp năm 2013và Trung tâm đào tạo lái xe ô tô & mô tô Liên Chiểu:
Bảng 2.5: Kế hoạch lợi nhuận tại Xí nghiệp vận tải và dịch vụ tổng hợp năm 2013 Đơn vị tính: Đồng Chỉ tiêu Th2012 ực hiện Dự kiến 2013 1. Tổng doanh thu 13.025.392.994 14.080.158.895 - Doanh thu ăn uống nhà hàng 2.034.857.990 2.235.465.090 - Doanh thu vận tải hàng hóa 10.557.684.565 11.378.349.512 - Doanh thu cho thuê sân bãi 351.600.000 366.000.000 - Doanh thu khác 81.250.439 100.344.292
2. Tổng chi phí kinh doanh 11.857.091.436 12.815.860.398
- Chi phí kinh doanh nhà hàng 1.659.758.626 1.807.274.570 - Chi phí kinh doanh vận tải hàng hóa 9.934.130.403 10.742.715.300 - Chi phí cho thuê sân bãi 185.551.427 186.744.179 - Chi phí khác 77.650.980 79.126.349
3. Lợi nhuận từng hoạt động kinh doanh 1.168.301.558 1.264.298.497
- Kinh doanh nhà hàng 375.099.364 428.190.521 - Kinh doanh vận tải hàng hóa 623.554.162 635.634.212 - Cho thuê sân bãi 166.048.573 179.255.821 - Lợi nhuận khác 3.599.459 21.217.944
4. Tổng chi phí quản lý, chi phí chung 908.906.430 948.770.979 5. Tổng lợi nhuận toàn xí nghiệp 259.395.128 315.527.518
Bảng 2.6: Kế hoạch lợi nhuận tại Trung tâm đào tạo lái xe ô tô & mô tô Liên Chiểu hợp năm 2013
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Thực hiện 2012 Dự kiến 2013
1. Tổng doanh thu 9.178.525.191 9.633.131.451
- Doanh thu đào tạo lái xe 7.944.343.048 8.341.560.200 - Doanh thu cho thuê xe ô tô 956.905.606 1.004.750.886 - Doanh thu cho thuê sân bãi 86.400.000 86.400.000 - Doanh thu khác 190.876.538 200.420.365
2. Tổng chi phí kinh doanh 7.401.683.934 7.582.180.486
- Chi phí đào tạo lái xe 6.538.572.557 6.699.561.780 - Chi phí cho thuê xe ô tô 696.593.087 712.536.491 - Chi phí cho thuê sân bãi 32.581.469 32.003.018 - Chi phí khác 133.936.821 138.079.197
3. Lợi nhuận từng hoạt động kinh doanh 1.776.841.257 2.050.950.965
- Đào tạo lái xe 1.405.770.490 1.641.998.420 - Cho thuê xe ô tô 260.312.518 292.214.395 - Cho thuê sân bãi 53.818.531 54.396.982 - Lợi nhuận khác 56.939.717 62.341.168
4. Tổng chi phí quản lý, chi phí chung 1.007.799.104 1.004.757.753 5. Tổng lợi nhuận toàn xí nghiệp 769.042.153 1.046.193.212
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty)
b. Kế hoạch chi phí quản lý ở cấp văn phòng công ty
Kế hoạch chi phí tại văn phòng công ty được lập cụ thể như sau:
+ Chi phí nhân viên: dựa vào hệ số lương, thời gian nâng bậc lương và mức lương theo quy định của nhà nước. Đối với chi phí đào tạo thì được đăng ký hàng năm luân phiên cho từng phòng ban.
+Các chi phí cố định như khấu hao, các loại thuế, lãi vay dài hạn thì kế
hoạch được lập căn cứ vào định mức đã có. Chi sửa chữa văn phòng do phòng ban tự đề xuất, lập bảng kế hoạch chi tiết sửa chữa xin tổng giám đốc phê duyệt. Các chi phí khác như hội nghị tiếp khách, công tác phí được tính tăng từ 3% so với thực tế phát sinh năm trước.
Trưởng các phòng ban tự lập chi phí phát sinh tại bộ phận mình, sau đó chuyển về phòng kế toán lập Báo cáo tổng hợp kế hoạch chi phí toàn công ty, trình ban lãnh đạo duyệt.
Sau đây là minh họa báo cáo kế hoạch tổng hợp chi phí toàn văn phòng công ty năm 2013:
Bảng 2.7: Kế hoạch tổng chi phí toàn văn phòng công ty năm 2013
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Ban lãnh đạo P. Tài chính - Kế toán P. Tổ chức - Hành chính P. Kinh tế - Kỹ thuật TỔNG CỘNG TOÀN VĂN PHÒNG A. Chi phí nhân viên 424.343.351 332.624.766 282.011.813 272.038.978 1.311.018.908 - Lương 407.630.500 317.939.000 271.034.900 261.802.500 1.258.406.900 -Các khoản trích theo lương 16.712.851 12.685.766 10.976.913 10.236.478 50.612.008 -Chi phí đào tạo, tuyển dụng 2.000.000 2.000.000 B. Chi phí quản lý 171.116.757 38.049.379 28.618.374 18.856.780 256.641.290 -Chi phí khấu hao 15.737.491 19.757.840 9.807.934 10.056.790 55.360.055 - Công tác phí 25.945.700 5.590.500 0 4.500.000 36.036.200 - Chi phí hội nghị tiếp khách 19.090.000 8.100.000 0 0 27.190.000 - Văn phòng phẩm, nước uống VP 1.209.320 1.609.740 932.040 1.298.700 5.049.800 - Chi phí sửa chữa văn phòng 0 0 15.000.000 0 15.000.000 - Chi phí hành chính khác 3.078.300 2.991.299 2.878.400 3.001.290 11.949.289 - Các loại thuế 94.205.000 94.205.000 - Điện thoại, điện nước, Internet, báo chí 11.850.946 11.850.946 - Lãi vay 901.240.536 901.240.536 TỔNG CỘNG 595.460.108 370.674.145 310.630.187 290.895.758 2.574.956.680
Tại văn phòng công ty không thực hiện kinh doanh nên không có doanh thu, chỉ phát sinh chi phí quản lý. Định kỳ, hàng năm từ các kế hoạch chi phí, doanh thu, lợi nhuận mà các xí nghiệp thành viên gửi lên, phòng kế toán công ty sẽ tổng hợp và bổ sung thêm chi phí hoạt động tại văn phòng để hình thành nên kế hoạch chi phí, doanh thu và lợi nhuận cho toàn công ty trong kỳ đến. Tổng giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm về kế hoạch này.