Phần 4 Kết quả nghiên cứu
4.1. Thực trạng thực thi thủ tục hành chính của sở nông nghiệp & phát triển
4.1.3. Tổ chức thực thi thủ tục hành chính
Trên cơ sở các quy định của Bộ Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn, UBND tỉnh. Để thực hiện tốt cơng tác CCHC nói chung, cải cách thủ tục hành chính nói riêng, Sở Nơng nghiệp & Phát triển Nông thôn đã xây dựng và ban hành Kế hoạch cải cách hành chính hàng năm với các nhiệm vụ trọng tâm, cụ thể giao cho từng phòng, đơn vị thực hiện và yêu cầu các đơn vị trực thuộc xây dựng Kế hoạch cải cách hành chính của đơn vị phù hợp nhiệm vụ được giao. Đã chủ động Ban hành các văn bản đôn đốc các đơn vị thực hiện Kế hoạch cải cách hành
chính đảm bảo tiến độ và nội dung kế hoạch đã đề ra.
Nội dung cơ bản của kế hoạch cải cách hành chính hàng năm tập trung thực hiện cải cách hành chính trên các lĩnh vực:
Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật Cải cách thủ tục hành chính
Cải cách tổ chức bộ máy hành chính
Xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ công chức, viên chức Cải cách tài chính cơng
Hiện đại hố hành chính
Thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông
Hàng năm, nội dung trọng tâm cải cách thủ tục hành chính được đề ra trong kế hoạch của Sở là thường xuyên rà sốt, bổ sung trình cấp có thẩm quyền quyết định ban hành, công bố công khai thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết ở ba cấp tỉnh, huyện, xã. Tổ chức thực hiện có hiệu quả Quyết định số 2297/QĐ-UBND ngày 12/10/2015 của UBND tỉnh Sơn La về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Đề cao trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị trong thực hiện nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính theo Chỉ thị số 13/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
Thực hiện chỉ đạo của UBND tỉnh Sơn La, Sở Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn đã xây dựng và ban hành Quyết định số 368a/QĐ-SNN ngày 25/9/2014 về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008; Quyết định số339/QĐ-SNN ngày 10/11/2016 về sửa đổi, bổ sung và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 của Sở (trong đó có quy trình kiểm sốt hồ sơ; Quy trình tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết các thủ tục hành chính; Quy trình kiểm sốt văn bản đi - đến). Hàng năm tổ chức rà soát hệ thống và kịp thời đưa ra các hành động khắc phục những hoạt động không phù hợp của hệ thống.
Về tổ chức thực thi, quy trình và các bước thực thi thủ tục hành chính
Hiện nay, việc thực thi các thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Nơng nghiệp,
Sơ đồ 4.1. Quy trình tiếp nhận thực hiện TTHC thơng thường
Sơ đồ 4.2. Quy trình tiếp nhận thực hiện TTHC theo QĐ 2457
Nguồn: Văn phịng Sở Nơng nghiệp & PTNT Sơn La (2017)
Đối với tổ chức tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính thơng thường theo quy trình gồm có 7 bước như sau:
Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ qua hệ thống văn thư cơ quan, đăng ký vào sổcông văn đến.
Bước 2: Văn thư chuyển lãnh đạo Văn phòng nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo cơ quan phân cơng phịng chuyên môn nghiên cứu giải quyết.
Tiếp nhận hồ sơ Chuyển hồsơ Giải quyết hồ sơ Trả kết quả giải quyết hồsơ B1: DN nộp HS qua văn thư B2: Lãnh đạo VP nghiên cứu, phân công phịng chun mơn B3: Lãnh đạo phịng chun mơn phân công
chuyên viên B4: Chuyên viên phụ trách nghiên cứu, xử lý B5: Lãnh đạo phịng chun mơn thẩm định, chuyển lãnh đạo VP B6: Lãnh đạo VP thẩm định hình thức, pháp lý B7: Lãnh đạo cơ quan ký
Bước 3: Lãnh đạo phịng chun mơn phân cơng chun viên xử lý hồ sơ (có yêu cầu cụ thể về mặt thời gian hoàn thành).
Bước 4: Chuyên viên phụ trách nghiên cứu hồ sơ, phối hợp với các cơ quan có liên quan thẩm định nội dung theo quy định của pháp luật; dự thảo văn bản phê duyệt hoặc không phê duyệt, báo cáo lãnh đạo phịng chun mơn thẩm định.
Bước 5: Lãnh đạo phịng chun mơn thẩm định nội dung văn bản, chuyển lãnh đạo Văn phòng.
Bước 6: Lãnh đạo Văn phịng Sở thẩm định thể thức, tính pháp lý của văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký.
Bước 7: Lãnh đạo cơ quan ký duyệt và chuyển văn thư cơ quan lấy số, đóng dấu văn bản để trả kết quả giải quyết cho người dân, doanh nghiệp (cách thức này được kiểm sốt bằng Quy trình kiểm sốt văn bản đi-đến định theo hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008).
Các khoản phí, lệ phí thuộc các lĩnh vực không thực hiện theo cơ chế một cửa được thu tại bộ phận Văn thư cơ quan và được sử dụng theo quy định.
Đối với thủ tục hành chính thực hiện theo Quyết định số2457/QĐ-UBND ngày 17/10/2016 của UBND tỉnh về quy trình tiếp nhận, giải quyết hồsơ thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Sở Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn tỉnh Sơn La (có 45 thủ tục hành chính được thực hiện theo cơ chế một cửa; trong đó
có các thủ tục của lĩnh vực Trồng trọt và bảo vệ thực vật, Chăn nuôi và thú y,
Quản lý chất lượng nông lâm sản và thủy sản).
Bộ phận một cửa thuộc Văn phòng hoặc Phòng Tổ chức hành chính các Chi cục, do một lãnh đạo Văn phịng (lãnh đạo Phịng Tổ chức hành chính) phụ trách và một số cơng chức được bố trí phù hợp với tình hình thực tế. Nhiệm vụ cụ thể của cơng chức làm việc tại bộ phận một cửa do Chánh Văn phịng (Phịng Tổ chức hành chính) phân cơng.
Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận một cửa: (1) Tiếp tổ chức, cơng dân khi có u cầu giải quyết thủ tục hành chính được quy định giải quyết theo cơ chế một cửa; (2) Các trường hợp yêu cầu giải quyết cơng việc nhưng khơng thuộc thẩm quyền thì các cơng chức tại bộ phận có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, cơng dân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết; (3) Hướng dẫn công dân và tổ chức về thủ tục, hồ sơ theo quy định, kiểm tra, cập nhật dữ liệu vào phần mềm
dịch vụ công và sổ theo dõi, viết phiếu tiếp nhận đối với các hồ sơ được thụ lý. Đối với các hồ sơ chưa hồn chỉnh thì hướng dẫn để tổ chức, cơng dân bổ sung hồn chỉnh theo quy định; (4) Công chức tiếp nhận hồsơ chuyển hồ sơ đã thụ lý cho lãnh đạo phụ trách bộ phận một cửa để kiểm tra, xác nhận; sau đó bàn giao cho các đơn vị chuyên môn giải quyết; (5) Theo đúng ngày hẹn trả kết quả ghi trên giấy biên nhận hồ sơ, công chức thụ lý hồ sơ có trách nhiệm trả kết quả, hướng dẫn tổ chức, cơng dân nộp phí, lệphí theo quy định (6) Trực tiếp liên hệ với các đơn vị chuyên môn liên quan để giải quyết công việc.
Tiếp nhận hồ sơ:
Cá nhân, tổ chức có giao dịch về thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn (trừ các thủ tục của lĩnh vực Bảo vệ thực vật, Chăn nuôi và thú y, Quản lý chất lượng nông lâm sản và thủy sản nộp trực tiếp tại Phịng Tổ chức hành chính (Bộ phận một cửa), các Chi cục: Chi cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật, Chi cục Chăn nuôi và thú y, Chi cục Quản lý chất lượng nông lâm sản và thủy sản);
Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồsơ theo quy định của pháp luật.
Trường hợp hồ sơ, thủ tục hành chính do cá nhân, tổ chức đề nghị giải quyết không thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nông nghiệp & Phát triển Nơng thơn thì cơng chức tiếp nhận hồsơ hướng dẫn cho cá nhân, tổ chức biết để đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Trường hợp hồsơ chưa đầy đủ, chưa đảm bảo theo quy định thì cơng chức tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn cụ thể một lần để tổ chức, cá nhân tiếp tục bổ sung, hồn thiện.
Cơng chức tiếp nhận hồsơ nhập thơng tin vào sổ theo dõi, đồng thời nhập dữ liệu vào phần mềm theo dõi hồ sơ theo mẫu quy định tại Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ởđịa phương.
Chuyển hồ sơ:
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp pháp, đầy đủ của hồ sơ theo quy định của từng lĩnh vực, từng loại thủ tục hành chính, cơng chức Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả lập phiếu giao nhận quyết hồ sơ,đồng thời chuyển dữ liệu trên phần mềm một cửa điện tử đến phịng chun mơn theo mẫu quy định tại Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg, đồng thời báo cáo lãnh đạo Văn phịng Sở được phân cơng phụ trách xác nhận hồ sơ; Sau đó chuyển hồ sơ và phiếu kiểm soát giải quyết hồ sơ (theo mẫu) cho phịng chun mơn có liên quan giải quyết.
Q trình giải quyết hồ sơ được chuyển theo hồsơ trực tiếp và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Giải quyết hồ sơ:
Sau khi tiếp nhận hồ sơ phịng chun mơn có trách nhiệm giải quyết như sau:
Trường hợp quy định không phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Công chức thẩm định báo cáo lãnh đạo phịng trình lãnh đạo Sở phê duyệt (theo phân cấp quản lý) và chuyển kết quả giải quyết hồsơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả kết quả cho tổ chức và công dân.
Trường hợp nếu phải thẩm tra, xác minh hồ sơ theo quy định thì cơng chức phịng chun mơn báo cáo lãnh đạo phịng chun mơn, đề xuất phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện.
Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh đủ điều kiện giải quyết: Công chức phịng chun mơn thẩm định, báo cáo lãnh đạo phòng xem xét phê duyệt trước khi trình lãnh đạo Sở phê duyệt và chuyển kết quả giải quyết hồsơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh chưa đủ (hoặc không đủ) điều kiện giải quyết: Công chức phịng chun mơn thẩm định, báo cáo lãnh đạo phịng xem xét và trình lãnh đạo Sởban hành văn bản trả lời cho tổ chức, công dân biết và nêu rõ lý do không giải quyết hoặc cần tiếp tục bổ sung, hồn thiện hồsơ.
Thơng báo được nhập vào mục trả kết quả trong Sổ theo dõi hồ sơ, thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồsơ theo quy định.
Các hồ sơ vượt quá thời gian giải quyết theo quy định của pháp luật: Phịng chun mơn trực tiếp giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quảvà văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả.
Trả kết quả giải quyết hồ sơ:
Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tiếp nhận hồsơ giải quyết xong của phịng chun mơn vào Sổ theo dõi hồsơ và thực hiện như sau:
Các hồsơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồsơ cho cá nhân, tổ chức và thu phí, lệ phí (nếu có); trường hợp cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có) và cước phí được thực hiện qua dịch vụbưu chính.
Đối với hồ sơ khơng đủ điều kiện xem xét giải quyết (hoặc hồ sơ không giải quyết) thì cơng chức có trách nhiệm phối hợp với cơng chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo của Sở, do lãnh đạo sở ký.
Đối với hồ sơ vượt quá thời gian giải quyết theo quy định của pháp luật: Thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan, tổ chức về việc quá hạn giải quyết cho cá nhân, tổ chức.
Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả, cơng chức có trách nhiệm liên hệ để cá nhân, tổ chức đến nhận kết quả (hoặc chuyển trả qua dịch vụbưu chính).
Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Về thu phí, lệ phí:
Các khoản phí, lệ phí thuộc các lĩnh vực giải quyết theo cơ chế một cửa được thu tại bộ phận một cửa; bộ phận một cửa có trách nhiệm nộp ngân sách nhà nước, trích sử dụng theo quy định.
Trách nhiệm và mối quan hệ của các đơn vị, với bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Thủ trưởng các đơn vị chun mơn có trách nhiệm phân cơng cơng chức vào sổ theo dõi, cập nhật vào phần mềm, xem xét, giải quyết hồ sơ đã được ký xác nhận do bộ phận một cửa chuyển đến theo đúng quy định; định kỳ 2 lần trong ngày truy cập phần mềm dịch vụ công để theo dõi việc giao, nhận, giải quyết hồsơ.
Chịu trách nhiệm chỉ đạo xem xét hồ sơ, giải quyết hồ sơ bảo đảm thời gian quy định. Việc sử dụng thời gian giải quyết hồ sơ được quy định cụ
thể theo từng thủ tục hành chính theo sự thống nhất giữa các cơ quan, đơn vị, được niêm yết công khai tại bộ phận một cửa (trừ các thủ tục thực hiện trong ngày).
Không nhận và giải quyết trực tiếp những hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, chỉ được tiếp nhận hồ sơ do bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển đến và có chữ ký phê duyệt của lãnh đạo văn phịng.
Chịu trách nhiệm về chun mơn và thời hạn giải quyết các thủ tục hành chính trước lãnh đạo cơ quan.
Hồsơ liên quan đến nhiều cơ quan, đơn vị chun mơn thì thủtrưởng cơ quan, đơn vị chun mơn chịu trách nhiệm chính phải phối hợp với các cơ quan, đơn vịchuyên môn khác để cùng giải quyết.
Nếu hồ sơ không giải quyết được, hoặc cần phải xem xét lại thì phịng chun mơn phải có văn bản nêu rõ lý do trả lại và hướng dẫn hoàn thiện gửi về bộ phận một cửa để trả lời tổ chức và công dân (chỉ được hướng dẫn duy nhất một lần).
Tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở bố trí 01 cơng chức kiêm nhiệm, trực thường xuyên trong giờ hành chính. Cơng chức trực tiếp làm việc tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quảcó trình độ đại học, đã được tập huấn về nghiệp vụ và cách giao tiếp với tổ chức, cá nhân trong quá trình giải quyết cơng việc, có phẩm chất, đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm. Được hưởng chếđộ hỗ trợ theo quy định của UBND tỉnh Sơn Lalà 400.000đ/người/tháng.
Hệ thống cơ sở vật chất của Bộ phận tiếp nhận & trả kết quả:
Diện tích phịng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở là 30m2. Trong tổng diện tích làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả dành khoảng 50% diện tích để bốtrí nơi ngồi chờ cho cá nhân, tổ chức đến giao dịch.
Trang thiết bị làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở: Máy photocopy, hệ thống mạng Internet, máy vi tính và lưu điện, máy in, máy quét (Scanner). Tủ đựng tài liệu, điện thoại bàn, bàn và ghế làm việc, biển tên, chức danh, quạt và điều hòa nhiệt độ, ghế ngồi chờ, hịm thư góp ý, bảng niêm yết quy chế, hướng dẫn cho công dân.