7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC TÂY NGUYÊN
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty xăng dầu Bắc Tây Nguyên (nay là Công ty TNHH MTV xăng dầu Bắc Tây Nguyên) tiền thân là Công ty vâ ̣t tư Tổng hợp Gia Lai Kon Tum được thành lập theo quyết định số 150/VT-QĐ Ngày 14/2/1976 của Bộ Trưởng Bộ Vật tư nhằm đáp ứng điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường và phát huy thế mạnh về kinh doanh xăng dầu trên địa bàn Tây nguyên. Công ty có nhiệm vụ tổ chức tiếp nhận và cung ứng các loại vật tư kỹ thuật như: Xăng dầu các loại, dầu nhờn, mỡ máy các loại, thiết bị phụ tùng xe máy, săm lốp, bình điện ô tô, hóa chất vật liệu điện và dụng cụ cơ khí với chức năng, nhiệm vụ cụ thể.
Ngày 28-6-1993, Bộ trưởng Bộ Thương mại ký Quyết định số 723/TM- CCB chuyển Công ty Vật tư Tổng hợp Gia Lai - Kon Tum thành Công ty Xăng dầu Bắc Tây Nguyên.
Ngày 15/04/1994 Bộ Thương Mại có quyết định số 369/TM-TCCB, quyết định về việc thành lập lại doanh nghiệp nhà nước. Công ty đã tiến hành lại theo hình thức doanh nghiệp nhà nước. Trong đó, Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum là doanh nghiệp nhà nước hạch toán kế toán thuộc Công ty Xăng dầu Bắc Tây Nguyên, có trụ sở đặt tại Kon Tum.
Như vậy, từ năm 1993 đến nay, thay vì sản xuất và kinh doanh vật tư tổng hợp, Công ty trở thành doanh nghiệp nhà nước chuyên kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu. Đây là bước ngoặt cực kỳ quan trọng, mở ra một giai đoạn phát triển mới và trưởng thành về mọi mặt từ quản trị chuyên
ngành, đến việc đưa công nghệ thông tin vào quản lý; từ chăm lo xây dựng nguồn nhân lực, mở rộng thị trường trong nước, phát triển mạng lưới cửa hàng bán lẻ đến việc tái xuất xăng dầu sang Lào và Campuchia; giai đoạn này Công ty đã thể hiện xuất sắc vai trò chủ đạo của doanh nghiê ̣p nhà nước trên địa bàn Bắc Tây Nguyên. Đây cũng là giai đoạn Công ty đã dồn tất cả nguồn lực và trí tuệ đón nhận những khó khăn thách thức khi Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam tái cấu trúc và chuyển sang cơ chế thị trường.
Trải qua 40 năm xây dựng và phát triển, Công ty Xăng dầu Bắc Tây Nguyên đã có nhiều đóng góp vào sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ đất nước trên địa bàn hai tỉnh Gia Lai và tỉnh Kon Tum. Trong thời kỳ đổi mới, chuyển sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, Công ty luôn giữ vững vai trò chủ đạo, ổn định thị trường, mở rộng mạng lưới kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hàng hóa khác phục vụ cho phát triển sản xuất, công nông nghiệp, giao thông, thủy lợi và nhu cầu đời sống nhân dân.
Hiê ̣n nay Công ty có : 05 phòng trực thuô ̣c Ban giám đốc (Tổ chức - Hành chính, Kinh doanh, Kinh doanh Tổng hợp, Kế toán - Tài chính, Kỹ thuật - Xây dựng cơ bản), Chi nhánh Xăng dầu Kon tum tại tỉnh Kon Tum; Kho xăng dầu Bắc Tây Nguyên sức chứa 5600 m3 đáp ứng lưu lượng nhập - xuất qua kho hơn 100.000 m3/năm với hệ thống công nghệ nhập xuất hiện đại; Đội xe vận tải hơn 410 m3/chuyến/ngày ; 69 cửa hàng xăng dầu trực thuộc, 02 cửa hàng kinh doanh Gas - Dầu mỡ nhờn (DMN) - Sơn Petrolimex, cùng 97 doanh nghiệp với hơn 118 cơ sở kinh doanh xăng dầu với hình thức hợp đồng đại lý, nhượng quyền thương mại tạo thành hệ thống phân phối rộng khắp trên toàn địa bàn các huyện, thị xã, thành phố, đảm bảo thỏa mãn nhu cầu nhân dân và các dân tộc khu vực Bắc Tây Nguyên . Song song với phát triển kinh doanh nội địa, Công ty còn tổ chức bán hàng tái xuất xăng dầu, sản phẩm hóa dầu sang 2 nước bạn Lào, Campuchia đạt hiệu quả cao.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
a. Bộ máy tổ chức, quản lý
Bộ máy tổ chức, quản lý của công ty được xây dựng theo mô hình quản lý trực tuyến chức năng. Trong đó bộ máy quản lý ở Chi nhánh Kon Tum được tổ chức như một mô hình thu nhỏ của Công ty. Việc cơ cấu bộ máy như vậy nhằm phát huy được hiệu quả hoạt động kinh doanh. Luôn có sự cân đối giữa lao động trực tiếp và lao động gián tiếp, phân công đúng người đúng việc, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, công nhân viên, nâng cao trình độ quản lý của cán bộ quản lý điều hành.
Đứng đầu hệ thống điều hành là Ban giám đốc Công ty, chỉ đạo trực tiếp các phòng Kinh doanh - Tổng hợp, phòng Kinh doanh, phòng Kế toán - Tài chính, phòng Tổ chức - Hành chính, phòng Kỹ thuật - Xây dựng cơ bản. Trong đó, các phòng nghiệp vụ này có mối quan hệ qua lại, hỗ trợ nhau thực hiện nhiệm vụ được giao. Các phòng ban này đều chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, hỗ trợ cho các đơn vị là Chi nhánh Kon Tum, Khối cửa hàng, Kho xăng dầu và Đội xe. Ở Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum cũng được tổ chức tương tự và chịu trách nhiệm trên địa bàn Kon Tum.
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức
Ban Giám Đốc Chi nhánh
Phòng Kế toán Tài chính Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kinh doanh Tổ kỹ thuật Khối cửa hàng xăng dầu Kon Tum
b. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban trực thuộc
* Ban giám đốc
Bao gồm 01 giám đốc công ty, 01 phó giám đốc phụ trách kinh doanh và 01 phó giám đốc trực tiếp làm Giám đốc Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum (đơn vị hạch toán phụ thuộc công ty).
Ban giám đốc phụ trách chung, chịu trách nhiệm về việc quản lý điều hành các lĩnh vực hoạt động chung của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của Công ty đối với Nhà nước. Quyết định phương thức, quy mô kinh doanh các chính sách kinh doanh ở từng thời điểm cụ thể, cơ chế định giá, quy mô hình thức đầu tư.
*Phòng tổ chức hành chính
Chức năng:
Tham mưu giúp giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, văn thư lưu trữ và quản lý hành chính, phối hợp với phòng ban quản lý kỹ thuật về đào tạo bậc cho công nhân.Tham mưu cho Giám đốc về công tác khen thưởng, kỷ luật, thanh tra bảo vệ quân sự, an toàn vệ sinh lao động.
Nhiệm vụ:
Nghiên cứu, xây dựng các phương án, mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh và phân cấp quản lý để phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc phát huy quyền chủ động và tự chịu trách nhiệm trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nắm chắc diễn biến số lượng, chất lượng, cơ cấu lao động để đề xuất hoàn thiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xác định mô hình tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, bảo đảm hoạt động hiệu quả.
Tổ chức tốt công tác quản lý cán bộ để xây dựng và chỉ đạo các đơn vị thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ đúng theo quy định của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam và Nhà nước quy định.
Căn cứ vào các quy định nhà nước, nghiên cứu xây dựng và cụthể hóa các tiêu chuẩn nghiệp vụ chức danh công chức, nghề công nhân để làm căn cứ và có kế hoạch tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng, bố trí, ký kết hợp đồng lao động, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân viên nhằm nâng cao kiến thức quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Xây dựng các định mức lao động, hoàn thiện tổchức lao động khoa học, xây dựng các nguyên tắc về cơ chế trả lương, phân phối tiền thưởng, thu nhập của người lao động toàn công ty. Lựa chọn các phương án xác định đơn giá tiền lương áp dụng cho các đơn vị trong toàn công ty phù hợp với đặc điểm, điều kiện của từng loại hình sản xuất kinh doanh, làm cơ sở cho việc giao kế hoạch tiền lương, thu nhập của các đơn vị và văn phòng Công ty. Tổ chức thực hiện kịp thời các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên trong toàn công ty như: nâng lương, nâng bậc, thi đua khen thưởng, kỷ luật, hưu trí, mất sức. Nghiên cứu, hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các đơn vị thực hiện tốt công tác an toàn và bảo hộ lao động. Theo dõi, nắm bắt kịp thời tình hình, diễn biến tư tưởng của cán bộ công nhân viên, đôn đốc và kiểm tra các đơn vị thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ kinh tế, tổ chức thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra để phát hiện kịp thời và ngăn chặn các vụ tiêu cực có thể xảy ra. Xem xét và giải quyết kịp thời các đơn khiếu nại của cán bộ công nhân viên trong công ty theo cấp quản lý. Tổ chức giám sát và theo dõi tình hình thực hiện và chấp hành quy chế của cơ quan.
Tổ chức triển khai tốt các quy định về công tác bảo vệ quân sự tại địa phương, xây dựng lực lượng tự vệ và lực lượng dự bị động viên.
Bảo quản và lưu trữ hồ sơ cán bộ công nhân viên, giữ gìn bí mật hồ sơ, tài liệu theo chế độ quy định của Nhà nước, quản lý về công văn giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu.
*Phòng kinh doanh
Chức năng:
Tham mưu, giúp giám đốc Công ty chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu và các dịch vụ khác (nếu có) đúng với quy định của pháp luật hiện hành và đạt hiệu quả cao trong kinh doanh.
Nhiệm vụ:
Xây dựng kế hoạch kinh doanh dài hạn, trung hạn, hàng năm và từng kỳ trong năm, sát với nhu cầu và điều kiện thực tế của thị trường, trình Giám đốc Công ty phê duyệt.
Xây dựng kế hoạch dự kiến hàng năm trình giám đốc công ty xem xét và hoàn chỉnh giao cho các đơn vị trực thuộc trong toàn công ty.
Nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin thị trường xác định nhu cầu của thị trường, từ đó mở rộng thị phần kinh doanh đạt hiệu quả nhất.
Thiết lập mối quan hệ với khách hàng, đảm bảo quyền lợi giữa người mua và người bán, soạn thảo hợp đồng mua bán với khách hàng, trình giám đốc Công ty ký, đồng thời tổ chức thực hiện đúng hợp đồng đã ký kết, khi hợp đồng hết hiệu lực tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng.
Căn cứ chỉ đạo về giá của Tập đoàn và tính cạnh tranh của thị trường, xây dựng giá bán cho từng khu vực, từng khách hàng và phải đảm bảo nguyên tắc bán được hàng và mang lợi nhuận cho Công ty.
Thực hiện tốt nhiệm vụ điều động hàng hóa từ kho đầu nguồn về kho trung tâm, các cửa hàng xăng dầu, Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum và trực tiếp đến khách hàng.
Phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ của Công ty thực hiện công tác kiểm kê định kỳ sáu tháng, một năm. Phân tích tình trạng thừa thiếu của hàng hóa và đưa ra các phương án xử lý trình lên lãnh đạo Công ty xem xét. Hướng
dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc Công ty. Lập báo cáo trong công tác kinh doanh theo quy định.
*Phòng Tài chính-Kế toán
Chức năng:
Tham mưu cho Giám đốc Công ty về toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp, lập hệ thống sổ sách theo dõi tình hình tài sản và sử dụng hợp lý tiền, vốn, vật tư, lao động. Giám sát và kiểm tra bằng đồng tiền về mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Nhiệm vụ:
Lập kế hoạch tài chính của Công ty trong năm theo quy định của Nhà nước, của Ngành.
Lập sổ sách chứng từ kế toán, tổ chức kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị cơ sở, quản lý chặt chẽ các nguồn vốn lưu động và cố định theo kế hoạch được duyệt, tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thực hiện công tác hạch toán trong toàn Công ty, phản ánh kết quả kinh doanh, tình hình sử dụng vật tư, tài sản, tiền vốn của Công ty. Đề xuất phương án tối ưu, bảo đảm sử dụng vốn kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, xây dựng mức chi phí tối thiểu cho từng loại hình kinh doanh, tính toán và trích nộp đúng, đủ các khoản thu nộp, các quỹ để lại công ty. Xác định, phản ánh chính xác, kịp thời, chính xác kết quả kiểm kê tài sản từng kỳ, đề xuất các biện pháp xử lý các khoản thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất, các tài sản phải thanh lý theo đúng chế độ, chính sách. Thường xuyên tổ chức kiểm tra nghiệp vụ và nhắc nhở các đơn vị thực hiện công tác quản lý tài chính theo đúng quy định của Nhà nước.
Tổng hợp, báo cáo kết quả hoạt động tài chính theo quy định của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam.
*Phòng Kỹ thuật và Xây dựng cơ bản
Chức năng:
Tham mưu cho Giám đốc về quản lý, điều hành toàn bộ công tác quản lý kỹ thuật, kiểm tra xử lý phẩm chất hàng hóa, phòng chống cháy nổ, xây dựng và tổ chức chỉ đạo thực hiện các chương trình đầu tư, nâng cấp, hiện đại hóa các thiết bị, máy móc phục vụ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh. Phối hợp phòng Tài chính - Kế toán để kiểm tra, xét duyệt các luận chứng kinh tế kỹ thuật, quyết toán xây dựng công trình.
Nhiệm vụ:
Quản lý toàn bộ các trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty về số lượng, giá trị, chủng loại, chế độ hoạt động, quá trình khai thác, các kế hoạch sửa chữa, thay thế, đầu tư mới công nghệ kỹ thuật.
Quản lý các định mức, các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật theo phân cấp của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, tổ chức thực hiện, kiểm tra việc áp dụng các tiêu chuẩn quy định kỹ thuật của Nhà nước, của Ngành và Công ty ban hành.
Quản lý công tác kỹ thuật ở trạm tiếp nhận và vận chuyển, kho trung tâm, các cửa hàng xăng dầu, đầu tư cải tiến các trang thiết bị kỹ thuật phòng cháy chữa cháy, ô nhiễm môi trường.
Xây dựng và ban hành định mức tiêu hao nhiên liệu, định mức hao hụt xăng dầu tại kho, các cửa hàng xăng dầu, phương tiện vận tải trên cơ sở định mức của ngành và thực tế ở đơn vị, quản lý tốt công tác chất lượng hàng hóa.
Xây dựng kế hoạch đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật, xây dựng cơ bản, cải tạo, sửa chữa cơ sở vật chất. Xây dựng mạng lưới kinh doanh ngắn hạn, dài hạn cho chiến lược phát triển của Công ty phù hợp với yêu cầu chiến lược phát triển của Ngành.
Tổng hợp, báo cáo kết quả quản lý kỹ thuật, đầu tư, xây dựng cơ bản theo quy định của Tập đoàn.
Tổ chức quản lý và sử dung có hiệu quả các phương tiện vận tải chuyên dùng, tài sản được giao, đảm bảo an toàn tuyệt đối về người, hàng hóa và phương tiện. Tổ chức vận chuyển xăng dầu từ đầu nguồn về theo kế hoạch vận chuyển của Công ty.
*Kho Xăng dầu
Là đơn vị có chứng năng tiếp nhận, dự trữ, bảo quản và tổ chức cấp phát theo phiếu xuất kho của Công ty cho khách hàng đúng số lượng, đảm bảo chất lượng. Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản và lao động hiện có.
*Khối cửa hàng xăng dầu
Hoạt động chủ yếu là trực tiếp tổ chức kinh doanh xăng dầu, dầu mỡ nhờn và các sản phẩm hóa dầu phục vụ cho các yêu cầu của người tiêu dùng có số lượng nhỏ lẻ trên địa bàn theo cơ chế điều động hàng hóa của Công ty. Khối cửa hàng xăng dầu là đơn vị hạch toán báo sổ.
*Chi nhánh Xăng dầu Kon Tum
Chức năng:
Thay mặt Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam và Công ty Xăng dầu Bắc Tây Nguyên chịu trách nhiệm tổ chức kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu phục vụ nhu cầu phát triển kinh tế, an ninh quốc phòng và nhu cầu tiêu