6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
1.2.4. Kiểm soát chi phí
Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những vận hội mới để phát triển nhưng đồng thời cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức. Hơn bao giờ hết để vượt qua
những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này đòi hỏi các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm, mà còn phải tìm các biện pháp tiết kiệm chi phí để tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp mình. Để thực hiện được điều này các nhà quản lý phải tìm cách hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm nhưng vẫn bảo đảm chất lượng sản phẩm. Do đó, công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất là một yêu cầu cấp thiết nhất là đối với doanh nghiệp sản xuất. Việc kiểm soát tốt chi phí sản xuất sẽ góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, khống chế các chi phí bất hợp lý. Qua đó tạo dựng cho doanh nghiệp một uy tín, hình ảnh tốt trên thương trường. Bên cạnh đó, các thủ tục và chất lượng của công tác kiểm soát chi phí sản xuất còn thể hiện quan điểm, thái độ, năng lực quản lý, điều hành của Ban giám đốc nhằm chống lãng phí trong sản xuất và thất thoát tài sản của doanh nghiệp.
a. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Tại các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng chủ yếu và lớn nhất. Do đó, những sai sót về chi phí nguyên vật liệu không những gây ảnh hưởng đến việc tính giá thành sản phẩm mà còn ảnh hưởng đến các khoản mục có liên quan khác. Trong quá trình sản xuất, việc quản lý chi phí nguyên vật liệu không chặt chẽ sẽ dẫn đến những sơ hở, từ đó phát sinh các gian lận gây thất thoát, tổn thất cho doanh nghiệp. Vì vậy, kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phải tuân theo một quá trình kiểm soát cụ thể được thể hiện như sau:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho từng sản phẩm phải được phê chuẩn, được phản ánh vào sổ sách đầy đủ, chính xác, được đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành...
qua các thủ tục kiểm soát như sau:
Khâu mua nguyên vật liệu
+ Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận xét duyệt và thực hiện mua nguyên vật liệu, bộ phận xuất nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu.
+ Ban hành các chính sách mua nguyên vật liệu như:
- Tăng cường giao dịch, tìm kiếm các nhà cung cấp mới, tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp với nhau thì công ty sẽ mua được hàng với giá rẻ hơn nhưng chất lượng vẫn được đảm bảo. Quá trình lựa chọn nhà cung cấp phải được kiểm soát chặt chẽ, tránh trường hợp thông đồng giữa bộ phận mua hàng và nhà cung cấp, gây thiệt hại cho đơn vị. Việc lựa chọn nhà cung cấp phải thỏa mãn 3 điều kiện sau:
- Không có mối quan hệ bất kỳ về lợi ích hay ràng buột nào giữa nhà cung cấp được chọn với bộ phận mua hàng.
- Giá chào bán do nhà cung cấp được chọn đưa ra phải là giá hợp lý nhất so với mọi nguồn cung cấp khác.
- Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền. Đối với nghiệp vụ mua hàng có giá trị lớn cần có sự phê duyệt của các nhà quản lý cấp cao. Khi cần thiết nên tiến hành các thủ tục đấu thầu và cạnh tranh công khai.
+ Thủ tục mua vật tư: Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan (Phòng kinh doanh, kho hoặc các cửa hàng) sẽ căn cứ trên nhu cầu để lập phiếu đề nghị mua hàng. Phiếu đề nghị có thể được lập bằng tay hoặc đánh máy tuy nhiên phải đầy đủ các nội dung chính như ngày đề nghị, số hiệu chứng từ, số lượng, quy cách mua... Phiếu này phải được phê duyệt thích hợp bởi bộ phận có thẩm quyền và chuyển cho bộ phận phụ trách mua hàng. Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp và lập Đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng phải được đánh số thứ tự trước
và bao gồm các nội dung như ngày đặt hàng, số lượng, giá cả, tên và địa chỉ nhà cung cấp... Các chứng từ như: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn tiền vận chuyển phải hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và được lưu tại phòng kế toán.
+ Thủ tục giao nhận vật tư: Quá trình bắt đầu từ khi vật tư được nhận tại kho nhà cung cấp, vận chuyển đến kho Công ty và giao cho thủ kho ký nhận. Mọi thiếu hụt, tổn thất của nguyên vật liệu mua về đều do bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm hoàn toàn.
Khâu nhập và xuất nguyên vật liệu
+ Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu được nhập kho thì phải có ban kiểm nhận để kiểm tra số lượng và chất lượng của nguyên vật liệu dựa trên Đơn đặt hàng và Hợp đồng mua bán (nếu có). Việc kiểm kê phải diễn ra trước sự chứng kiến của thủ kho, bộ phận thu mua... và phải lập Phiếu nhập kho đầy đủ chữ ký của các bên. Nếu nguyên vật liệu không qua kho thì phải có hóa đơn mua hàng và biên bản giao nhận hàng. Các chứng từ liên quan đến việc nhập hàng phải được lưu trữ 1 liên tại phòng kế toán.
+ Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Khi nhận được Giấy yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu đã được ký duyệt bởi bộ phận có thẩm quyền (Kế toán trưởng, Giám đốc), thủ kho căn cứ vào các thông tin trên phiếu này để xuất hàng. Khi xuất hàng, thủ kho phải lập Phiếu xuất kho và ghi rõ số lượng thực xuất. Đây là chứng từ gốc để kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho sang chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Vì vậy, Phiếu xuất kho cần được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và nội dung phải bao gồm: Số hiệu chứng từ, ngày xuất, số lượng, đơn giá, bộ phận yêu cầu, người lập phiếu...
+ Tồn kho nguyên vật liệu: Thủ kho phải luôn theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu tồn kho, báo cáo tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu cho phòng kế hoạch vật tư. Căn cứ vào đó Phòng kế hoạch vật tư sẽ có kế hoạch đề nghị mua nguyên vật liệu dựa trên mức dự trữ tồn kho vật liệu theo mô
hình EOQ nhằm tiết kiệm chi phí lưu kho, cung ứng nguyên vật liệu để phục vụ kịp thời quá trình sản xuất. Do đó phải có sự độc lập giữa thủ kho với nhân viên giao, nhận hàng, kế toán kho hàng, người kiểm tra chất lượng (KCS) và người giao hàng hoặc người sản xuất.
Khâu sử dụng nguyên vật liệu
+ Vật tư khi đưa vào sử dụng phải được kiểm soát chặt chẽ bằng kế hoạch và lịch trình sản xuất. Kế hoạch và lịch trình sản xuất được xây dựng dựa trên ước toán về nhu cầu đối với sản phẩm của công ty cũng như dựa vào thực tế hàng tồn kho hiện có. Đảm bảo công ty sẽ sản xuất những hàng hóa đáp ứng nhu cầu của kế hoạch, tránh tình trạng ứ đọng hàng hóa hoặc khó tiêu thụ đối với một số hàng hóa cụ thể, đồng thời cũng đảm bảo việc chuẩn bịđầy đủ các yếu tố như nguyên vật liệu và số nhân công được yêu cầu trong kỳ. Đây cũng là giai đoạn dễ xảy ra gian lận nhất, vật liệu được xuất dùng không đúng định mức, mục đích, sử dụng không tiết kiệm hoặc bị thất thoát do mất cắp. Đây là những yếu tố làm tăng chi phí sản xuất.
+ Vấn đề bảo quản nguyên vật liệu cũng đáng được quan tâm, Ban quản lý công ty nên tiến hành kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất để xác định số lượng thực tế hàng tồn kho. Tránh trường hợp thủ kho lạm dụng quyền hạn sử dụng nguyên vật liệu sai mục đích.
Kiểm soát quá trình ghi chép
+ Gian lận thường xảy ra tại khâu này là nguyên vật liệu xuất ra không sử dụng hoặc sử dụng không hết vẫn được hạch toán. Do đó cần có sự quản lý chặt chẽ tại khâu hạch toán nguyên vật liệu. Để thực hiện quá trình ghi chép nguyên vật liệu, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh của mình. Tuy nhiên, kê khai thường xuyên là phương pháp giúp kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn.
+ Hệ thống kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Quy định các sổ sách chi tiết mở ra cho từng loại vật liệu, ghi chép cả về số lượng lẫn chất lượng. Hệ thống này bảo đảm một sựđối chiếu kiểm tra lẫn nhau giúp cho việc quản lý vật liệu được chặt chẽ. Hệ thống kế toán tổng hợp: phải có các sổ sách để theo dõi vật tư, phân loại vật tư... theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
b. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Tiền lương và các khoản trích theo lương là một khoản chi phí lớn trong hầu hết các doanh nghiệp hoặc các tổ chức. Tiền lương là một lĩnh vực có thể xảy ra các hình thức gian lận của nhân viên làm cho một lượng tiền lớn của công ty bị sử dụng kém hiệu quả hoặc bị thất thoát. Do đó, việc đưa ra các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công là rất cần thiết. Từ những sai sót, gian lận dễ xảy ra để kiểm soát chi phí nhân công một cách hữu hiệu cần tăng cường kiểm soát thông qua các thủ tục kiểm soát sau:
Khâu tuyển dụng
+ Việc tuyển chọn nhân viên do bộ phận nhân sự kết hợp với bộ phận chuyên môn có nhu cầu tuyển dụng chịu trách nhiệm. Tất cả các trường hợp tuyển chọn đều phải qua sự phê duyệt của Ban lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền trong công ty.
+ Để phòng nhân sự có thể tuyển chọn đúng người đúng việc thì Ban quản lý cần có các tiêu chí tuyển lao động, thiết lập một chính sách thật rõ ràng và phải duy trì một hệ thống số nhân sựđược cập nhật liên tục.
+ Nhân viên được tuyển dụng sẽ ký hợp đồng lao động với công ty, được tham gia các khóa huấn luyện đào tạo tay nghề...
Khâu kiểm soát thời gian làm việc của công nhân
+ Theo dõi thời gian lao động, khối lượng công việc hoàn thành. Việc ghi chép, phản ánh kịp thời chính xác về số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất của từng lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban
trong doanh nghiệp có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý chi phí tiền lương. + Thiết lập hệ thống tổ chức chấm công, bấm giờ, theo dõi thời gian đến và về của nhân viên hoặc kiểm nhận sản phẩm của từng công nhân hoàn thành theo từng ca, từng ngày có thường xuyên, chặt chẽ hay không.
+ Cần tổ chức, phân chia các tổ lao động thành từng nhóm nhỏ, có trưởng nhóm chịu trách nhiệm quan tâm, kiểm tra, đốc thúc các thành viên trong nhóm làm việc nhằm tránh trường hợp công nhân đến phân xưởng nhưng không làm việc bên cạnh đó cũng nâng cao năng suất sản xuất cho doanh nghiệp.
Khâu tính lương và chi trả lương
+ Căn cứ vào các chứng từ theo dõi quá trình làm việc như Bảng chấm công, Bảng nghiệm thu khối lượng sản phẩm hoàn thành... được gởi từ bộ phận quản lý, kế toán tiền lương tiến hành kiểm tra và tính lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ cho từng lao động, từng bộ phận rồi lập Bảng thanh toán lương, làm căn cứ thanh toán lương cho người lao động.
+ Tuân thủ đầy đủ các chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn) đúng chế độ kế toán hiện hành và đều phải được phê duyệt bởi Ban quản lý nhằm ngăn ngừa trường hợp tăng chi phí lương không hợp lý.
+ Quá trình ghi chép: Trên cơ sở Bảng thanh toán lương và các chứng từ gốc kèm theo, kế toán tiến hành ghi sổ. Đồng thời, kế toán phải viết các phiếu chi hoặc séc và trình cho người có thẩm quyền xét duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ.
+ Thanh toán tiền lương: Thủ quỹ nhận Phiếu chi đã được xét duyệt sẽ đối chiếu với số tiền trên Bảng thanh toán lương, kiểm tra và tiến hành chi tiền. Các Phiếu chi và séc phải được đánh số thứ tự cho mỗi chu kỳ thanh toán, đồng thời ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán.
+ Người phát lương sẽ thực hiện công việc thanh toán tiền lương cho công nhân theo bảng lương, thực hiện độc lập với bộ phận tính lương. Nhân viên sau khi nhận lương phải ký xác nhận tránh trường hợp nhầm lẫn trong quá trình phát lương.
+ Ban quản lý có thể thiết lập ra một hồ sơ tài khoản hạch toán và các thủ tục phân bổ chi phí nhân công để quản lý việc ghi chép sai về tiền lương. Cụ thể phải thống nhất một cách hợp lý giữa hệ thống các bảng tính lương, bảng tổng hợp chi phí tiền lương, sổ nhật ký tiền lương, sổ cái...
c. Kiểm soát chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là chi phí phát sinh trong phạm vi phân xưởng, tổ, đội,... phục vụ cho quá trình sản xuất và quản lý sản xuất như: Tiền lương và các khoản phải trả cho nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho quản lý phân xưởng, khấu hao tài sản cố định phục vụ cho phân xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác...
Vì đây là khoản chi phí đa dạng nên rất dễ xảy ra gian lận, vì vậy để quản lý tốt chi phí sản xuất chung, ngoài việc tuân thủ các chuẩn mực và quy định của chế độ kế toán hiện hành các nhà quản lý cần tăng cường kiểm soát thông qua các thủ tục kiểm soát sau:
Khâu mua sắm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cốđịnh
+ Khi có nhu cầu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định thì các phòng ban có nhu cầu sẽ cập nhật vào phiếu yêu cầu rồi chuyển cho bộ phận có thẩm quyền xét duyệt (Trình tự mua tương tự khâu mua nguyên vật liệu trực tiếp).
+ Đối với việc mua tài sản cố định có giá trị lớn, phải tổ chức đấu thầu, phải tuân thủ các tiêu chuẩn chung về bàn giao tài sản, nghiệm thu tài sản và chi trả tiền.
Khâu xuất dùng và đưa vào sử dụng
+ Khi xuất vật liệu, công cụ dụng cụ cho các phân xưởng phải được thực hiện theo đúng trình tự quy định (Quy định tương tự xuất kho nguyên vật liệu trực tiếp).
+ Công cụ dụng cụ xuất dùng phân bổ nhiều lần phải có chứng từ phân bổ cụ thể, chính xác.
+ Tăng cường theo dõi quá trình sử dụng tài sản cố định để dễ dàng kiểm soát được chi phí khấu hao tài sản cố định.
Khâu kiểm soát chi phí nhân công sản xuất chung
(Quy trình thực hiện tương tự kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp)
Khâu kiểm soát khấu hao và thanh lý tài sản cố định
+ Căn cứ vào Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định kế toán chi phí tiến hành hạch toán, ghi sổ và phân bổ chính xác cho đúng đối tượng chịu chi phí.
+ Doanh nghiệp cần xây dựng các quy định liên quan đến việc thanh lý tài sản. Mọi trường hợp thanh lý, nhượng bán tài sản cố định đều phải có sự đồng ý của các bộ phận có liên quan, phải thành lập hội đồng thanh lý theo quy định.
+ Xây dựng chế độ kiểm kê định kỳ tài sản cố định nhằm kiểm tra, phát hiện các tài sản để ngoài sổ sách hoặc bị thiếu hụt, mất mát.
+ Xây dựng kế hoạch kiểm tra, sữa chữa tài sản cố định định kỳ.
Kiểm soát chi phí bằng tiền khác và chi phí dịch vụ mua ngoài
+ Các khoản chi bằng tiền khác phải hợp lý và hợp pháp, có chứng từ