6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
2.2.2. Thực trạng quyết định quản trị chi phí tại Công ty
Quyết định phương án sản xuất
Ban giám đốc tiến hành phân tích đánh giá dự toán đã được Phòng Kinh Doanh – Kế Toán – Vật Tư lập đảm bảo đúng yêu cầu đề ra và đã quyết định phương án sản xuất theo đề nghị của Phòng KD - KT - VT đã lập.
2.2.3. Tổ chức thực hiện chi phí
a. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Căn cứ theo dự toán, sản lượng dây chuyền có thể sản xuất, Công ty tiến hành tính toán nhu cầu từng loại vật tư theo thiết kế trên cơ sở giá cả hợp lý để tiến hành mua nguyên vật liệu chuẩn bị cho quá trình sản xuất.
Sau khi lập dự toán công ty tiến hành khai thác nguyên vật liệu: Đất sét
(Phụ lục 1).
b. Chi phí nhân công trực tiếp
Hiện nay, lực lượng lao động của Công ty bao gồm: Lao động hợp đồng không kỳ hạn, lao động hợp đồng ngắn hạn và công nhân thời vụ. Công ty áp dụng hình thức trả lương khoán theo khối lượng sản phẩm hoàn thành và theo thời gian.
- Trả lương theo thời gian: Căn cứ nhu cầu lao động và thoả thuận tiền lương thời gian với từng người lao động để thanh toán lương và tính chi phí. Ngoài ra, còn các khoản có tính chất lương khác phải trả cho công nhân như phụ cấp lương (tính theo lương thời gian), lương nghỉ việc (theo lương cơ bản), tiền ăn giữa ca của công nhân, ...
- Trả lương sản phẩm: Hàng tháng, công ty sẽ quyết toán tiền lương cho các bộ phận sản xuất dựa vào doanh thu bán hàng hoặc khối lượng tinh sản phẩm SX của từng đơn hàng (trên cơ sở sản phẩm hoàn thành đã nhập kho thành phẩm).
* Trả tiền lương khoán sản phẩm cho công nhân SX và các bộ phận: - Quyết toán tiền lương :
Doanh thu bán hàng x tỷ trọng lương khoán (%)
Hoặc:
Đơn giá khoán (1m3 tinh SP) x Khối lượng tinh SP SX nhập kho
c. Chi phí sản xuất chung
Các đội công nhân tự quản lý và kiểm soát các khoản chi phí sản xuất chung phát sinh tại các phân xưởng nhưng chi phí chung thực tế không vượt quá giá trị giao khoán.
2.2.4. Kiểm soát chi phí
a. Khái quát chung về công tác kiểm soát nội bộ tại công ty
Hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần tuy nhiên công ty không có một bộ phận chuyên trách về kiểm soát mà chỉ có ban kiểm soát. Vào mỗi quý, ban kiểm soát tiến hành kiểm soát chung về quá trình sản xuất và tình hình tài chính của công ty nhằm đảm bảo mọi hoạt động của công ty thực hiện đúng mục tiêu định hướng đề ra. Việc kiểm soát này chỉ mang tính chất kiểm tra tổng quát chứ không đi sâu vào các bộ phận, phòng ban. Do đó các bộ phận, phòng ban tự tiến hành kiểm tra lẫn nhau dựa theo quy định của công ty dựa trên các nguyên tắc phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm và ủy quyền
phê chuẩn..
Các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh đều được đánh số thứ tự và được xét duyệt bởi cấp có thẩm quyền, có đầy đủ chữ kí của các bên liên quan và được lập ngay sau khi nghiệp vụ phát sinh nhanh nhất có thể.
Các kho bãi, phân xưởng đều được trang bị các thiệt bị phòng cháy chữa cháy, khóa và đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp để đề phòng các sự cố hỏa hoạn và trộm cắp.
Tiền bạc và các tài liệu quan trọng.
b. Thực trạng về kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần Đất Quảng
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty
Kiểm soát vật chất
Là công ty sản xuất, với sản phẩm chủ yếu là gạch, do đó nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm sét và than. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ khá lớn trên tổng giá thành sản xuất. Việc kiểm soát nguyên vật liệu được công ty tổ chức, quản lý và thực hiện rất nghiêm ngặt, từ khâu mua hàng, nhập kho, xuất kho và đưa vào sử dụng đều được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ thông qua sự kiểm soát của các bộ phận chuyên trách trong công ty.
Kiểm soát quá trình mua và xuất kho cho sản xuất
Lưu đồ 2.1: Kiểm soát quá trình mua và đưa vào sử dụng vật liệu sản xuất
Khái quát việc kiểm soát khâu mua và đưa vào sử dụng nguyên vật liệu tại công ty được thể hiện thông qua lưu đồ sau:
• Các kí hiệu được sử dụng: • Điểm bắt đầu hoặc kết thúc Các hoạt động được thực hiện bằng thủ công Quyết định Chứng từ, tài liệu Xử lý bằng máy
Lưu đồ 2.1: Kiểm soát quá trình mua và đưa vào sử dụng vật liệu sản xuất
Hàng về Phiếu yêu cầu Nguyên vật liệu Xét duyệt Kiểm tra chất lượng, số lượng Tiến hành sản xuất Kiểm tra chứng từ và báo cáo các sổ sách liên
quan Lựa chọn NCC Giấy đề nghị tạm ứng Mua hàng (1) Duyệt (3) (4) (5) Xét duyệt Kiểm tra và chi tiền (2) Không duyệt Duyệt (6) Trả lại NCC Kết thúc Không đạt (7) Đạt (9) (8) (10) download by : skknchat@gmail.com
(1) Định kỳ nửa năm một lần, căn cứ vào kế hoạch sản xuất năm đã phê duyệt, lượng nguyên vật liệu tồn kho và lượng dự trữ theo quy định, tình hình tài chính của công ty. Nhân viên phòng nghiệp vụ tại Nhà máy lập dự trù nguyên vật liệu sản xuất và cập nhập vào phiếu yêu cầu chuyển cho Giám đốc xét duyệt.
- Đối với trường hợp phát sinh đột xuất, bộ phận có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu phải lập phiếu yêu cầu chuyển cho phòng nghiệp vụ kiểm tra, đối chiếu định mức, thời gian sử dụng của vật liệu được đề xuất, xác nhận vào phiếu yêu cầu trình cho Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt.
(2) Giám đốc xét các phiếu yêu cầu xem có hợp lý không và tiến hành kí duyệt.
(3) Việc lựa chọn nhà cung cấp được căn cứ vào danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt bởi Giám đốc hoặc đã kí hợp đồng với công ty.
- Trường hợp cần bổ sung nhà cung cấp mới, Quản lý Nhà máy tham mưu với lãnh đạo của công ty các tiêu chí để lựa chọn. Các tiêu chí này được lãnh đạo hoặc được người ủy quyền đàm phán, thống nhất hợp đồng.
-Trường hợp Công ty tự khai thác sét từ mỏ, cán bộ được phân công liên hệ với đơn vị có chức năng thăm dò, khai thác.
(4) Sau khi chọn được nhà cung cấp, nhân viên Phòng nghiệp vụ tiến hành lập giấy đề nghị tạm ứng và trình Kế toán trưởng ký duyệt.
(5)+(6) Căn cứ vào chứng từ gốc, Kế toán trưởng tiến hành xét duyệt tạm ứng tiền hàng cho NCC và chuyển chứng từ cho kế toán tiền mặt để tiến hành chi tiền mua hàng.
(7) Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng đã được xét duyệt, kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu chi, Phiếu chi gồm 2 liên, liên 1 được giữ bởi kế toán tiền mặt, liên 2 chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra phiếu chi và tiến hành xuất tiền mua vật liệu. Việc mua vật liệu được ủy quyền cho Phó giám đốc công ty
về việc mua than và Phó quản đốc phân xưởng bán thành phẩm về việc mua đất sét.
(8)+(9) Khi hàng về, căn cứ theo hóa đơn GTGT, căn cứ vào các quy định và nội dung ký kết trong hợp đồng, bộ phận kiểm tra sản phẩm mua vào tại nhà máy sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm.
- Nếu hàng đạt yêu cầu về số lượng và chất lượng thì tiến hành nhập kho. Trường hợp nguyên liệu mua vào không đạt yêu cầu đã ký kết thì tiến hành xử lý theo hợp đồng đã ký kết hoặc gởi trả lại nhà cung cấp. Nhà cung cấp chịu trách nhiệm hoàn toàn về chất lượng sản phẩm. Sau khi kiểm tra chất lượng hàng về, nhân viên kiểm tra sẽ cập nhập kết quả vào phiếu kiểm tra, ký xác nhận vào biên bản giao nhận hàng.
(10) Phòng nghiệp vụ tại Nhà máy sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra và tập hợp các chứng từ liên quan đến việc nhập hàng bao gồm: hóa đơn GTGT, phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm, biên bản giao nhận hàng hóa, chuyển đến Phòng kế toán. Kế toán vật tư chịu trách nhiệm kiểm tra số liệu và tập hợp chứng từ của quá trình mua và nhập hàng, nhập dữ liệu vào máy, báo cáo vào các sổ sách liên quan, đối chiếu với các phần hành khác và lưu trữ chứng từ.
Kiểm soát quá trình xuất kho vật liệu sản xuất
Việc kiểm soát khâu xuất kho vật liệu được thể hiện thông qua lưu đồ sau
Lưu đồ 2.2. Kiểm soát quá trình xuất kho vật liệu sản xuất
(1)+(2) Để đáp ứng nhu cầu sản xuất, theo quy định của công ty, vào ngày đầu tiên mỗi tháng bộ phận có nhu cầu sử dụng vật liệu tại Phân xưởng
Bắt đầu
Đề nghị xuất NVL
Duyệt xuất
Lệnh xuất
Phiếu xuất kho
Xuất kho Thẻ kho
Kiểm tra chứng từ và báo cáo vào sổ
sách liên quan Kết thúc (1) (2) Không đạt Đạt (3) (4) (5) (6) (7)
bán thành phẩm sẽ lập giấy đề nghị xuất vật liệu, chuyển giao cho cán bộ phụ trách phân xưởng.
- Cán bộ phụ trách phân xưởng tiến hành xem xét tình hình vật liệu sản xuất hiện có tại phân xưởng và ký duyệt rồi trình lên Giám đốc nhà máy ký duyệt lần cuối.
(3) Giám đốc tiến hành ký duyệt và lập lệnh xuất kho
(4)+ (5)+ (6) Khi nhận được lệnh xuất kho, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho gồm 3 liên, liên 1 phòng kế toán giữ làm căn cứ để ghi sổ kế toán, liên 2 giao cho người nhận vật liệu, liên 3 thủ kho giữ đồng thời ghi thẻ kho theo số liệu đề nghị.
- Phòng nghiệp vụ tại Nhà máy sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra và tập hợp các chứng từ liên quan đến việc xuất vật liệu bao gồm: phiếu yêu cầu, phiếu xuất kho chuyển đến Phòng kế toán.
(7) Kế toán vật tư chịu trách nhiệm kiểm tra số liệu và tập hợp chứng từ của quá trình xuất vật liệu, nhập dữ liệu vào máy, in bảng kế phiếu xuất, báo cáo vào các sổ sách liên quan, đối chiếu với các phần hành khác và lưu trữ chứng từ.
Kiểm soát quá trình sử dụng vật liệu sản xuất
Việc kiểm soát khâu sử dụng vật liệu được thể hiện thông qua lưu đồ
sau:
Lưu đồ 2.3. Kiểm soát quá trình sử dụng vật liệu sản xuất
(1)+(2)+(3) Tại phân xưởng bán thành phẩm, khi nhận vật liệu về quản đốc phân xưởng sẽ tiến hành kiểm tra lại. Căn cứ kế hoạch sản xuất, số nguyên liệu tồn kho và định mức nguyên liệu đã phân bổ cho từng sản phẩm, quản đốc sẽ tiến hành xác định số lượng vật liệu cần đưa vào sử dụng đồng thời ghi vào biên bản xác nhận để sau này làm cơ sở để kiểm tra, đánh giá việc sử dụng nguyên liệu, sau đó chuyển nguyên vật liệu cho tổ trưởng tổ tạo hình.
(4) Tổ trưởng tổ tạo hình sẽ nhận mức nguyên vật liệu tương ứng với số lượng sản phẩm cần hoàn thành của tổ.
(5)+(6)+(7) Sau khi hoàn thành sản phẩm, tổ trưởng sẽ kiểm tra và lập biên Kiểm tra, xác nhận Bắt đầu Tiến hành sản xuất Hoàn thành sản phẩm Nhận NVL và kiểm tra lại Biên bản xác nhận Định mức NVL (1) (3) (7) (2) Kết thúc Biên bảng thống kê SLSP hoàn thành (4) (5) (6)
bảng thống kê sản lượng sản phẩm hoàn thành, ký xác nhận, chuyển quản đốc ký xác nhận lần cuối rồi chuyển giao cho nhân viên quản lý công đoạn kế tiếp.
Về phần kiểm soát thiệt hại trong quá trình sản xuất, công ty đề ra các định mức hao hụt cho phép qua từng công đoạn, cụ thể là:
+ Tại phân xưởng bán thành phẩm, định mức hao hụt cho tổ lên goong là 0,5%, tổ phơi sấy là 2,5% tính trên tổng sản phẩm hoàn thành của giai đoạn trước đó.
+ Phân xưởng thành phẩm có định mức hao hụt chung là 0,1%.
Cuối tháng, phòng kế toán sẽ tiến hành lên Nhà máy để kiểm kê lượng hàng tồn kho, đánh giá lại, đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán. Nếu phát hiện có sai phạm sẽ tìm hiểu nguyên nhân và quy trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân có liên quan. Bên cạnh đó cũng tìm giải pháp tích cực hơn để tránh việc sử dụng lãng phí, và sử dụng nguyên liệu không đúng mục đích.
Kiểm soát quá trình ghi chép sổ sách kế toán
Việc kiểm soát trình tự ghi chép sổ sách kế toán về chi phí NVLTT thể hiện thông qua lưu đồ sau:
Lưu đồ 2.4. Kiểm soát quá trình ghi chép sổ sách kế toán
Chứng từ ghi sổ Phiếu yêu cầu Hóa đơn GTGT Phiếu đề nghị xuất NVL Phiếu XK Sổ cái TK 621 Sổđăng ký chứng từ ghi sổ
Quá trình mua và nhập kho nguyên vật liệu
Định kỳ nửa năm một lần, căn cứ vào kế hoạch sản xuất và lượng nguyên vật liệu tồn kho nhân viên phòng nghiệp vụ hoặc bộ phận có nhu cầu sử dụng lập phiếu yêu cầu (Phụ lục 2).
Khi hàng về, nếu chuyển thẳng cho sản xuất, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán vật tư tiến hành phản ánh vào chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, nếu hàng về nhập kho thì thủ kho lập phiếu nhập kho (gồm 2 liên) rồi chuyển cho kế toán vật tư vô sổ(Phụ lục 3).
Căn cứ vào số lượng hàng hóa trên hóa đơn, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra lại số lượng và tiến hành nhập kho, lập phiếu nhập kho (Phụ lục 3).
Kiểm soát quá trình xuất nguyên vật liệu
Đầu tháng, bộ phận có nhu cầu về nguyên vật liệu sẽ cập nhật vào phiếu đề nghị xuất kho, phiếu này thường do tổ trưởng tổ sản xuất lập (Phụ lục 4).
Khi phiếu đề nghị xuất kho đã được Giám đốc phê duyệt, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho (Phụ lục 5).
Căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan đến quá trình nhập xuất vật liệu, kế toán sẽ tiến hành tổng hợp vào chứng từ ghi sổ vào ngày 15 và ngày 30 hàng tháng (Phụ lục 6).
Từ chứng từ ghi sổ, kế toán phản ánh vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
(Phụ lục 7).
Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Kiểm soát khâu tuyển dụng
Lưu đồ 2.5. Kiểm soát quá trình tuyển dụng
(1) Khi có nhu cầu tuyển dụng công nhân cho quá trình sản xuất, Phòng hành chính nhân sự tại công ty sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự. (2) Hồ sơ của các nhân viên được tuyển dụng sẽ được xét duyệt bởi Giám đốc và nhân viên có thẩm quyền tại phòng hành chính nhân sự.
(3)+(4) Nhân viên được tuyển dụng sẽ kí hợp đồng với công ty, hợp đồng gồm ba bản, một bản lưu tại Phòng hành chính nhân sự tại công ty, một bản lưu tại Phòng nhân sự ở Nhà máy, một bản lưu tại Phòng kế toán để làm căn cứ tính lương.
Công ty áp dụng hình thức đào tạo tại chỗ cho công nhân, tạo điều kiện cho công nhân vừa làm vừa học hỏi kinh nghiệm từ những người đi trước.
Tại Nhà máy có ba phân xưởng, đứng đầu mỗi phân xưởng là quản đốc.
Phòng HC nhân sự Giám đốc Kiểm tra và lưu trữ Bắt đầu Tuyển dụng lao động Hợp đồng lao động Hồ sơ nhân viên (1) (3) (2) Kết thúc (4) Xét duyệt Không đạt Đạt
Số lượng công nhân tại mỗi phân xưởng được chia thành từng tổ tùy theo các công đoạn sản xuất. Mỗi tổ sẽ chia thành nhiều nhóm và chịu sự quản lý, đốc thúc của các nhóm trưởng.
Kiểm soát khâu theo dõi lao động
Khái quát quá trình kiểm soát chi phí nhân công được thể hiện qua lưu
đồ sau:
Lưu đồ 2.6. Kiểm soát khâu theo dõi lao động
Bắt đầu Giám sát, chấm công Bảng chấm công Kiểm tra xác nhận B.bảng thống kê SLSP hoàn thành Bảng tính lương (1) (2) (3) (4) (5) Kiểm tra, lập bảng tính lương Kết thúc Bảng tổng hợp tiền lương
Báo cáo vào sổ
sách liên quan (6) (7) Bảng thanh toán lương Kiểm tra, lập bảng tổng hợp tiền lương