6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
1.4.2. Vận dụng mô hình ABC vào Việt Nam
ABC với những ưu việt của nó đã khẳng định việc áp dụng vào doanh nghiệp là một việc cần thiết. Cho dù hoạt động kinh doanh ở bất kỳ lĩnh vực nào, việc tính chi phí và phương pháp truyền thống cũng gây ra những khó khăn trong việc phân bổ các chi phí gián tiếp cũng như việc phục vụ cho công tác quản lý. Với việc sử dụng ABC, các nhà quản trị có thể đưa ra được các quyết định chính xác hơn, hợp lý hơn trong hoàn cảnh hiện tại của doanh nghiệp. Thực tế ở Việt Nam đây là phương pháp còn rất mới, chỉ có một số doanh nghiệp áp dụng phương pháp này, ví dụ Công ty Dệt May Gia Định, một số công ty khai thác than lớn. Đối với các doanh nghiệp nhỏ việc áp dụng các phương pháp này trở nên khó khăn. Các yếu tố cản trở việc thực hiện ABC ở các doanh nghiệp này như thiếu dữ liệu, thiếu nguồn lực kỹ thuật, tài chính và thiếu sự hỗ trợ đầy đủ của máy tính. Có lẽ khó khăn chủ yếu nhất đó là việc thu thập dữ liệu, tập trung vào việc xử lý các số liệu cần thiết theo một
cách thức chính xác với chi phí chấp nhận được. Những doanh nghiệp nhỏ rất kỹ lưỡng trong việc chọn và phân tích loại thông tin sử dụng để xác định chi phí gián tiếp, bởi việc thu thập những thông tin cần thiết theo phương pháp ABC rất tốn kém, trong khi những doanh nghiệp này thường bị ràng buộc về vấn đề tài chính. Do vậy việc tìm kiếm một phương pháp có thể cho phép những doanh nghiệp nhỏ thu thập những thông tin về chi phí sản phẩm một cách chính xác với chi phí thấp là một điều cần thiết. Do hạn chế như vậy nên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể áp dụng phương pháp này. Tuỳ theo từng điều kiện hoàn cảnh cụ thể để đưa ra quyết định có thực hiện phương pháp ABC hay không. Doanh nghiệp sẽ chỉ có ý định thay đổi việc sử dụng phương pháp truyền thống bằng việc sử dụng ABC khi có những yếu tố sau xuất hiện:
+ Khi các nhà quản lý không tin vào giá thành được xác định bởi hệ thống kế toán.
+ Phòng marketing không muốn sử dụng giá thành sản phẩm được báo cáo để xác định giá bán.
+ Sản phẩm sản xuất phức tạp được báo cáo là đem lại lợi nhuận rất cao. + Lợi nhuận sản phẩm biên khó xác định.
+ Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận giảm.
+ Khi nhà quản lý muốn cắt giảm các sản phẩm được kế toán báo cáo là mang lại lợi nhuận cao.
+ Một số sản phẩm được báo cáo là có lợi nhuận cận biên cao nhưng lại không được đối thủ cạnh tranh sản xuất.
+ Chi phí sản xuất chung tăng. + Chủng loại sản phẩm phong phú.
+ Những sản phẩm có sản lượng tiêu thụ lớn, được đối thủ cạnh tranh định giá quá thấp.
+ Hệ thống kế toán phải sử dụng rất nhiều thời gian để tính giá và quyết định đặt mức giá bán.
Như vậy phương pháp ABC mặc dù được xem xét là có tính ưu việt hơn hẳn phương pháp truyền thống trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh và tính chi phí chính xác, song không phải doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng được. Trong trường hợp nếu doanh nghiệp xét thấy cần thiết sử dụng phương pháp ABC để có thể nâng cao hoạt động kinh doanh của mình, doanh nghiệp cần xác định mô hình ABC làm cơ sở cho việc thực hiện trong điều kiện doanh nghiệp tại thời điểm hiện tại. Dưới đây là đề xuất về quy trình thực hiện mô hình ABC và công tác thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho quá trình thực hiện đó.
Quy trình thực hiện
Quy trình thực hiện gồm 3 giai đoạn: + Giai đoạn chuẩn bị.
+ Giai đoạn thực hiện.
+ Giai đoạn nâng cao cải thiện phương pháp. Giai đoạn chuẩn bị
Trong giai đoạn này doanh nghiệp cần phải xác định được nguồn lực hiện có (con người, công nghệ, các phương án hoạt động v v.) xem xét hoạt động của doanh nghiệp, từ đó tổ chức và phân bổ nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu cũng như cung cấp cơ chế quản lý phù hợp của doanh nghiệp. Cũng trong giai đoạn này cần thành lập một đội thực hiện ABC. Đội này có thể thực hiện nhiệm vụ của mình theo nhiều cách, phụ thuộc vào sự sẵn có của nguồn lực, thời gian và yêu cầu bảo đảm hoạt động hàng ngày. Để đảm bảo thực hiện ABC hiệu quả cơ cấu thích hợp nhất là đội gồm những người nắm giữ
các vị trí chủ chốt tại các bộ phận, có trình độ cao trong lĩnh vực chuyên môn và có sự cam kết đến kết quả cuối cùng của công việc. Trong trường hợp thiếu kinh nghiệm về ABC, đội cần được tư vấn bởi những chuyên gia trong quá trình thực hiện. Đội sẽ xem các yếu tố thành công cơ bản và xác định nhân tố nào doanh nghiệp cần quan tâm quản lý. Thông thường các nhân tố thành công bao gồm: các kế hoạch chiến lược, các nguồn lực, các cách thức quản lý, hỗ trợ chức năng từ dưới lên. Sau đó thu thập các thông tin trong hệ thống cũng như môi trường xung quanh tác động đến doanh nghiệp. Một việc cần thiết nữa là xây dựng các vấn đề kinh doanh chủ yếu (giới thiệu sản phẩm mới tốc độ xử lý các đơn đặt hàng…). Điều này sẽ quyết định đến việc xem xét quá trình nào cần ưu tiên để cải tiến hay loại bỏ.
Giai đoạn thực hiện
Trong giai đoạn này cần xem xét các đặc điểm cơ bản của doanh nghiệp và thu thập tài liệu chi tiết về cách thức doanh nghiệp vận hành, tức là phân tích quá trình hoạt động. Sau đây chúng tôi đưa ra 4 bước cơ bản quá trình vận dụng mô hình ABC vào doanh nghiệp.
- Phân tích quá trình sản xuất thành các hoạt động. - Xác định các trung tâm hoạt động.
- Xác định chi phí cho các trung tâm hoạt động và các hoạt động. - Phân bổ chi phí cho từng đối tượng tính phí.
Bước 1. Phân tích quá trình sản xuất thành các hoạt động
Quá trình thực hiện mô hình ABC bắt đầu bằng việc phân tích quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Qua đó, ta xác định được các hoạt động và quá trình chủ yếu trong một tổ chức cũng như các đặc tính của chúng như thời gian, chất lượng, tiến độ thực hiện và các đầu ra, các nguồn lực đầu vào cần thiết cho mỗi hoạt động hoặc quá trình. Qua đó ta cũng nhận diện được hoạt động nào làm gia tăng giá trị, hoạt động nào không tạo thêm giá trị. Việc phân
tích quá trình sản xuất thành các hoạt động là rất quan trọng, nó là bước cơ sở để KTQT xác định trung tâm hoạt động ở các bước tiếp theo.
Bước 2. Xác định các trung tâm hoạt động
Sau khi đã nhận diện được các hoạt động tiêu dùng nguồn lực, KTQT phải xác định các trung tâm hoạt động. Về lý thuyết, mỗi hoạt động đều có thể được coi là một trung tâm. Tuy nhiên, do quá trình sản xuất được phân tích thành rất nhiều hoạt động khác nhau, nên để giảm bớt khối lượng công việc kế toán, một trung tâm hoạt động sẽ có thể bao gồm một số hoạt động có cùng bản chất xét ở khía cạnh gây ra sự phát sinh chi phí. Chẳng hạn, trung tâm “hoạt động kiểm tra sản phẩm” có thể bao gồm các hoạt động cụ thể như: kiểm tra các thông số kỹ thuật, chạy thử, kiểm tra công tác đóng gói, bảo quản sản phẩm.
Bước 3. Xác định chi phí cho các trung tâm hoạt động và các hoạt
động
Dựa vào các tài khoản kế toán tài chính ta xác định được tổng chi phí của các nguồn lực như: khấu hao tài sản, chi phí vận chuyển, nhiên liệu tiếp đó chi phí sẽ được quy nạp cho các trung tâm hoạt động đã được xác định ở trên, chi phí từ trung tâm hoạt động lại được phân bổ đến từng hoạt động theo các tiêu thức phân bổ thích hợp.
Bước 4. Phân bổ chi phí cho từng đối tượng tính phí (sản phẩm, khách hàng)
Để lựa chọn một khía cạnh, nhân tố nào đó của hoạt động làm nguồn phát sinh chi phí cho từng hoạt động, làm cơ sở để tiến hành phân phối chi phí cho từng loại sản phẩm phải đồng thời cân nhắc hai nhân tố sau đây:
- Kế toán quản trị phải có dữ liệu phong phú về nguồn phát sinh chi phí định lựa chọn, chẳng hạn muốn chọn số lượng sản phẩm được kiểm tra là nguồn phát sinh chi phí của “hoạt động kiểm tra chất lượng sản phẩm” thì
KTQT phải có dữ liệu về số lượng sản phẩm, cơ cấu sản phẩm đã thực hiện kiểm tra trong kỳ.
- Nguồn phát sinh chi phí phải phản ánh được mức độ tiêu dùng các hoạt động của từng loại sản phẩm. Chẳng hạn, nếu sự vận động của chi phí phù hợp với số lượng sản phẩm được kiểm tra thì nguồn phát sinh chi phí có thể được xác định là số lượng sản phẩm.
Sau khi đã xác định được nguồn phát sinh chi phí, kết hợp với dữ liệu về mức độ tiêu dùng các hoạt động (thực chất là tiêu dùng nguồn phát sinh chi phí) của từng loại sản phẩm ta sẽ xác định được tỉ lệ phân bổ tương ứng cho từng loại sản phẩm. Chi phí đã được tập hợp ở các hoạt động sẽ được phân phối cho từng loại sản phẩm, dịch vụ theo tỉ lệ đã được xác định đó.
Giai đoạn nâng cao cải tiến phương pháp
Các hoạt động của doanh nghiệp luôn thay đổi theo từng hoàn cảnh khác nhau, với nhiều yếu tố tác động liên tục, do đó không thể áp dụng một mô hình cố định trong thời gian dài. Mô hình ABC đòi hỏi phải được thiết kế linh hoạt để có thể điều chỉnh thuận tiện theo từng yếu tố môi trường tác động. Sau khi xây dựng được mô hình ABC, các cấp lãnh đạo doanh nghiệp phải thường xuyên thẩm định lại chiến lược, cập nhập các nhân tố thành công cơ bản và các vấn đề kinh doanh chủ yếu theo các thay đổi của các đối tượng liên quan và môi trường kinh doanh. Trong giai đoạn này cần thực hiện các bước:
- Xem xét giữa các số liệu thực tế và kế hoạch để tìm ra các vấn đề còn bất hợp lý, từđó tìm cơ hội cải thiện.
- Sau khi tìm được các cơ hội cải thiện doanh nghiệp phải thiết lập danh sách các phương án cải thiện. Công việc này sẽ được thực hiện thông qua quan sát, tư duy, phân tích các mô hình hoạt động và dữ liệu hiện tại.
Doanh nghiệp cần phân tích các phương án và lập thứ tự ưu tiên các phương án theo mối quan hệ giữa lợi ích – chi phí.
- Thực hiện phương án cải thiện hiệu quả: Bước này đòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên có thể đáp ứng yêu cầu mới. Những nhân viên này phải được đào tạo về vận hành, quản lý và bảo trì quá trình mới một cách kịp thời để các nhân viên nhận thức được trách nhiệm của mình.
- Liên tục cập nhật các phần mềm ứng dụng ABC mới phù hợp với điều kiện doanh nghiệp. Mô hình ABC sẽ không thể hiện những ưu điểm của nó nếu không có những phần mềm ứng dụng phù hợp.
Ngoài việc xây dựng mô hình ABC phù hợp cần phải xây dựng phần mềm ứng dụng ABC. Bởi những thông tin của ABC không chỉ là những thông tin tài chính thông thường mà còn là những thông tin phi tài chính: thông tin chất lượng, thông tin số lượng, thông tin hoạt động… ABC đòi hỏi phải có lượng thông tin khổng lồ. Có như vậy mới thực hiện phương pháp ABC một cách hiệu quả. Vì vậy ABC sẽ không phát huy được tính ưu việt của nó nếu không có một phần mềm hiệu quả. Yêu cầu đối với phần mềm này là phải có khả năng phân tích sâu không chỉ dừng lại ở việc phân bổ chi phí, tức là thiết kế phần mềm phải tiếp cận với mạng lưới các đối tượng để tiến hành phân bổ chi phí nhiều chiều (sản phẩm, khách hàng, thị trường…). Bên cạnh đó phần mềm phải bao gồm hệ thống các báo cáo đầu ra tiêu chuẩn bao quát các thông tin cơ sở cùng các kết quả về đối tượng chi phí và các hoạt động. Những mẫu báo cáo này còn có thể sử dụng một cách linh hoạt tuỳ từng người sử dụng. Ngoài ra phần mền còn có các hoạt động hỗ trợ khác. Nên thiết kế mô hình ABC và phân tích hoạt động trước khi lựa chọn một phần mềm thích hợp. Hiện nay có một số phần mềm kế toán có thể áp dụng phương pháp ABC như Esoft Financials.
Thu thập và xử lý thông tin
Để thực hiện các bước trên một công việc vô cùng quan trọng có ảnh hưởng quyết định tới việc áp dụng phương pháp ABC có đạt hiệu quả mong
muốn, đó chính là công tác thu thập và xử lý thông tin một cách chính xác. Chỉ khi thông tin về tất cả các hoạt động, nguồn lực đã biết thì mới xây dựng, thiết kế ABC và mạng lưới xác định chi phí hiệu quả. Đây là công việc rất cần thiết để có thể đạt được sự chính xác của các chi phí sản phẩm cuối cùng. Một phần quan trọng của dữ liệu yêu cầu là những tỷ lệ cần thiết trong mỗi giai đoạn của một hệ thống ABC. Mỗi hoạt động sử dụng một phần của từng nhóm chi phí. Tương tự như vậy mỗi sản phẩm sẽ sử dụng đến một phần của mỗi hoạt động, mỗi tỷ lệ thường thể hiện cho một phần của tổng thể chi phí hay hoạt động.
Có 3 phương pháp với mức độ chính xác về dữ liệu có thể được sử dụng trong việc ước lượng các tỷ lệ cần thu thập theo thứ tự là: ước đoán, đánh giá hệ thống và thu thập dữ liệu thực tế.
Ước đoán
Trong trường hợp khi không thể có được những số liệu thực tế hoặc việc thu thập số liệu khá tốn kém thì có thể ước đoán để tính ra các tỷ lệ. Phương pháp này không gây tốn kém nhưng chỉ áp dụng với những khoản mục chi phí thấp, không ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt động của hoạt động. Ví dụ: chi phí xử lý đơn đặt hàng, chi phí gửi hóa đơn…Việc ước đoán có thể được hợp tác thực hiện bởi bộ phận quản lý, bộ phận tài chính và những nhân viên điều hành có liên hệ trực tiếp đến trung tâm tính chi phí. Nhóm này có thể đưa ra được những ước đoán về tỷ lệ chi phí phân bổ trong cả hai giai đoạn của phương pháp ABC. Mức độ chính xác dựa vào sự kết hợp của những người trong nhóm và những kiến thức của họ về trung tâm chi phí.
Đánh giá hệ thống
Một phương pháp khoa học hơn để thu được những tỉ lệ này cho việc tính toán chi phí là việc sử dụng kỹ thuật hệ thống như áp dụng quá trình phân tích thứ bậc (AHP- Analytic Hierarchical Process) (Saaty, 1982; Golden,
Wasil, và Harker, 1989). AHP là một công cụ thích hợp nhằm đưa những ý kiến cá nhân chủ quan thành những thông tin thể hiện khách quan hơn về các tỉ lệ. Ví dụ, giả sử doanh nghiệp cần phân bổ chi phí xăng dầu giữa ba hoạt động chạy máy, giao hàng và bảo trì. Thông qua việc đặt câu hỏi cho những bộ phận tiêu thụ nguồn lực này và yêu cầu họ đánh giá về tỉ lệ phần trăm chi phí xăng dầu trong một thời đoạn nhất định, AHP có thể đưa ra được phần trăm của chi phí này và phân bổ chúng đến từng hoạt động thích hợp.
AHP cũng có thể được sử dụng trong giai đoạn hai đó là phân bổ chi phí từ các hoạt động đến từng sản phẩm. Trong bước này, điều quan trọng là phải xác định được một tiêu thức phân bổ chi phí thích hợp để đạt được mức độ chính xác mong muốn. Có thể sử dụng các phương pháp sau để đánh giá một cách hiệu quả:
+ Quan sát và phỏng vấn: Với phương pháp này bộ phận phân tích sẽ