6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
3.2.1. Hoàn thiện phân loại chi phí theo chức năng hoạt động
Căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị, việc phân loại chi phí thành biến phi - định phí - chi phí hỗn hợp là rất khó khăn. Tuy nhiên, có thể phân loại chi phí của doanh nghiệp theo chức năng hoạt động.
Theo mối quan hệ với phạm vi sản xuất, chi phí được phân làm 2 loại chính:
+ Chi phí sản xuất
+ Chi phí ngoài sản xuất
Việc phân chi phí theo chức năng hoạt đông giúp cho doanh nghiệp có thể xác định rõ vai trò, chức năng của từng khoản mục chi phí trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp.
- Là căn cứđể tính giá thành sản xuất và giá thành toàn bộ của sản phẩm và tập hợp chi phí theo từng hoạt động chức năng.
- Cung cấp thông tin có hệ thống để lập các báo cáo tài chính.
Chi phí sản xuất: Chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí liên quan đến việcchế tạo sản phẩm, dịch vụ trong một thời kì nhất định. Chi phí sản xuất bao gồm 3 khoản mục chi phí sau:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Khoản mục này bao gồm toàn bộ chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp trong từng quá trình sản xuất sản phẩm như chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ...
Tại công ty chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm: Đất sét và than
+ Chi phí nhân công trực tiếp
Khoản mục chi phí này bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương tính vào chi phí sản xuất như kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội...của công nhân trực tiếp thực hiện từng quá trình sản xuất.
Công ty trả lương cho nhân viên theo hai hình thức trả lương theo sản phẩm và trả lương theo thời gian. Công nhân làm việc tại các tổ lò nung, tổ lên gòong, tổ xuống gòong và tổ tạo hình được tính theo lương khoán sản phẩm. Công nhân nhận đất, tổ máy ủi và tổ xe nâng được tính theo thời gian.
Lương của bộ phận quản lý phân xưởng như: tổ trưởng, nhóm trưởng cũng được tính theo thời gian.
+ Chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất bao gồm tất cả các chi phí sản xuất cần thiết khác phát sinh trong phạm vi phân xưởng sản xuất ngoài hai mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp.
Chi phí sản xuất chung bao gồm: - Chi phí nhân viên phân xưởng
- Chi phí nguyên vật liệu dùng cho quản lý phân xưởng
- Chi phí công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất (Chổi xương, chổi đốt, găng tay, khẩu trang, giày, ủng, cuốc bàn, còi hú xám…)
- Chi phí khấu hao máy móc thiết bị, tài sản cố định khác dùng trong hoạt động sản xuất (Nhà máy, xe nâng, nhà phơi gạch mộc…)
- Chi phí dịch vụ thuê ngoài phục vụ sản xuất như: điện, nước, sửa chữa, bảo hiểm tài sản tại xưởng sản xuất.
Chi phí ngoài sản xuất
Để tổ chức quản lý và thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm, các doanh nghiệp còn phải thực hiện tiếp một số khoản chi phí phát sinh ngoài phạm vi sản xuất. Các khoản chi phí này được gọi là chi phí ngoài sản xuất. Chi phí ngoài sản xuất bao gồm:
+ Chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ.
Khoản mục chi phí bán hàng bao gồm:
- Chi phí lương và các khoản trích theo lương của lao động trực tiếp, gián tiếp hay quản lý trong hoạt động bán hàng, vận chuyển hàng hoá, tiêu
thụ. Bao gồm lương của phòng kinh doanh của công ty, cước vận chuyển hàng hóa, hoa hồng, chiết khấu cho đại lý tiêu thụ mạnh…
- Chi phí về nguyên vật liệu, nhiên liệu dùng trong việc bán hàng, vận chuyển hàng hoá tiêu thụ.
- Chi phí dịch vụ thuê ngoài liên quan đến bán hàng như chi phí quảng cáo, chi phí hội chợ, chi phí bảo trì, bảo hành, chi phí khuyến mãi...
- Chi phí khác bằng tiền trong hoạt động bán hàng.
Ngày nay, khi mà hoạt động tiêu thụ ngày càng tăng về quy mô, mở rộng địa bàn, cạnh tranh ngày càng gay gắt thì chi phí bán hàng ngày càng gia tăng về giá trị, tỷ trọng trong chi phí của doanh nghiệp, điều này cũng là nguồn gốc gia tăng ảnh hưởng của chi phí bán hàng ytong các quyết định kinh doanh.
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp
Khoản mục chi phí này bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến công việc hành chính, quản trị trong phạm vu toàn doanh nghiệp. Ngoài ra, chi phí quản lý doanh nghiệp còn bao gồm cả những chi phí mà không thể ghi nhận và những khoản mục chi phí nói trên.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Chi phí lương và các khoản trích theo lương của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Bao gồm: Tiền lương của giám đốc, phó giám đốc, kế toán…
- Chi phí vật liệu, năng lượng, nhiên liệu dùng trong hành chính quản trị. - Chi phí công cụ, dụng cụ dùng trong công việc hành chính quản trị. Ví dụ: bàn ghế,…
- Chi phí khấu hao thiết bị, tài sản cố định dùng trong công việc hành chính quản trị. Ví dụ: khấu hao ôtô, khấu hao văn phòng công ty…
- Chi phí dịch vụ điện nước, điện thoại, bảo hiểm, phục vụ chung toàn doanh nghiệp.
- Các chi phí khác bằng tiền liên quan đến phục vụ quản lý toàn doanh nghiệp. Ví dụ: Chi phí tiếp khách…
3.2.2. Hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần Đất Quảng
a. Khái quát chung về kiểm soát tại công ty
Hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần tuy nhiên công ty không có một bộ phận chuyên trách về kiểm soát mà chỉ có Ban kiểm soát. Vào mỗi quý, Ban kiểm soát tiến hành kiểm soát chung về quá trình sản xuất và tình hình tài chính của công ty nhằm đảm bảo mọi hoạt động của công ty thực hiện đúng mục tiêu định hướng đề ra. Việc kiểm soát này chỉ mang tính chất kiểm tra tổng quát chứ không đi sâu vào các bộ phận, phòng ban.
Việc kiểm soát các phòng ban tại công ty chủ yếu được thực hiện dựa trên các nguyên tắc:
+ Phân công phân nhiệm: Mỗi phòng ban, bộ phận tại công ty đều được ban lãnh đạo phân chia nhiệm vụ, chức năng và quyền hạn trong công việc của mình. Mục đích của nó là không một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện toàn bộ nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối. Như vậy, các sai sót, gian lận sẽ dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn.
+ Bất kiêm nhiệm: Công việc tại mỗi bộ phận, phòng ban phải có sự tách biệt về trách nhiệm và mỗi cá nhân, bộ phận không được kiêm nhiệm nhiều công việc.
+ Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn: Việc phê duyệt các quyết định, chứng từ tại công ty được thực hiện theo sự ủy quyền của Hội đồng quản trị và Giám đốc tùy theo mức độ quan trọng. Các công việc mang tính chất quyết định các hoạt động kinh doanh, tài chính của công ty sẽ được sự xét duyệt của Giám đốc công ty. Các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất tại Nhà máy sẽ chịu sự xét duyệt của Giám đốc Nhà máy.Việc ủy quyền kiểm tra, phê duyệt tại công ty và Nhà máy được mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân
chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của toàn công ty. Điều này cũng làm giảm bớt khối lượng công việc cho Giám đốc và tạo điều kiện phát huy năng lực cho các nhân viên trong công ty.
Các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh đều được đánh số thứ tự và được xét duyệt bởi cấp có thẩm quyền, có đầy đủ chữ kí của các bên liên quan và được lập ngay sau khi nghiệp vụ phát sinh nhanh nhất có thể.
Việc sản xuất hàng năm được tiến hành thông qua kế hoạch sản xuất đã được lên sẵn tại Phòng kinh doanh.
Tại Nhà máy, giữa các phân xưởng và các tổ luôn có sự kiểm tra chéo lẫn nhau. Công tác sản xuất qua từng công đoạn được kiểm soát chặt chẽ thông qua các bảng báo cáo sản lượng hoàn thành.
Ban lãnh đạo công ty vẫn thường xuyên tiến hành kiểm tra đột xuất công tác sản xuất tại các phân xưởng. Điều này làm tăng tính tự giác cho các công nhân.
b. Hoàn thiện kiểm soát chi phí sản xuất
Kiểm soát chi phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp.
Đối với nhà quản lý thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Do đó, kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp.
Hoàn thiện môi trường kiểm soát tại Công ty
- Hoạt động của Công ty phụ thuộc vào Giám đốc đồng thời cũng là Chủ tịch HĐQT. Điều này gây bất lợi cho Công ty rất nhiều do đường lối kinh doanh bị phụ thuộc nhiều vào suy nghĩ chủ quan của Giám đốc. Do đó
để tạo môi trường kiểm soát tốt Công ty nên tách biệt chức danh Chủ tịch HĐQT và chức danh Giám đốc, điều này góp phần làm tăng sự kiểm soát của HĐQT đối với hoạt động SXKD của Công ty.
- Giao nhiệm vụ cho Phòng Kế Hoạch trong việc giám sát, kiếm tra, phân tích tình hình thực hiện chi phí sản xuất, kế hoạch sản xuất giữa dự toán và thực tế từ đó đề xuất các biện pháp tăng cường tiết kiệm, hạn chế lãng phí các nguồn lực trong sản xuất.
- Hàng năm, Ban Lãnh đạo Công ty nên thực hiện kế hoạch luân chuyển công việc trong nội bộ Phòng Ke toán, và nội bộ Phòng Kế hoạch. Việc luân chuyển nhiệm vụ trong nội bộ Phòng Ke toán và nội bộ Phòng Kế hoạch sẽ giúp tránh rập khuôn trong công việc theo thói quen, dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn kéo dài.Tạo sự kiểm soát lẫn nhau giữa các nhân viên trong nội bộ phòng, góp phần tăng khả năng phát hiện những sai sót trong việc xây dựng định mức chi phí cũng như trong việc tập hợp chi phí sản xuất.
- Nhằm hoàn thiện môi trường kiếm soát, Ban Lãnh đạo Công ty cần thiết lập các yếu tố để nhân viên trong Công ty luôn nâng cao ý thức tiết kiệm trong thực hiện sản xuất thông qua các bảng thông báo, sơ đồ, qui trình sản xuất phù hợp tại từng bộ phận sản xuất. Ví dụ: Có bảng hướng dẫn qui trình pha than, tỷ lệ pha than, cách pha than tại bộ phận pha than sẽ giúp hạn chế pha than thừa hoặc thiếu gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm gây tỷ lệ sản phẩm hỏng tăng cao. Tương tự đối với bộ phận đốt lò nên có bảng hướng dẫn qui trình đốt lò, đảm bảo nhiệt độ trong lò luôn đúng qui định tránh không được để tắt lò nung, tắt lò nung sẽ tốn rất nhiều chi phí đế nhóm lò....
- Xây dựng một bộ phận chuyên thực hiện chức năng kiểm tra về việc thực hiện các quy trình Công ty đã ban hành, đặc biệt là qui trình sản xuất. Xây dựng các kế hoạch kiểm tra định kỳ và đột xuất có như vậy mọi hoạt động của đơn vị, cá nhân trong Công ty mới tuân thủ các qui định của Công
ty và các qui định của Pháp luật.
Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất ở Công ty
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Để ngăn ngừa khả năng tăng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (gồm đất và than) do nhận thiếu nguyên vật liệu trong thực hiện sản xuất.
- Tại bộ phận kho: Khi xuất NVL (đất hoặc than) vận chuyển đến khi vực sản xuất cần mở sổ theo dõi số chuyến xe vận chuyển nguyên vật liệu và khối lượng vận chuyển của mỗi xe thông qua kiểm tra chiều dài, chiều rộng, và chiều cao của thùng xe vận chuyển nguyên vật liệu. Sổ này phải được người giao và người người vận chuyển nguyên vật liệu cùng ký tên xác nhận việc giao nhận khối lượng nguyên vật liệu.
- Tại bộ phận sản xuất: Khi nhận nguyên vật liệu phục vụ sản xuất cần mở sổ theo dõi số chuyến xe vận chuyển nguyên vật liệu (đất, than) đến, đồng thời kiểm tra khối lượng vận chuyển của mỗi xe thông qua kiểm tra chiều dài, chiều rộng, và chiều cao của thùng xe vận chuyển nguyên vật liệu, sổ này phải được người vận chuyển nguyên vật liệu và người nhận cùng ký tên xác nhận việc giao nhận khối lượng nguyên vật liệu. Sau khi kiểm tra đã nhận đủ lượng nguyên vật liệu theo yêu cầu người đề nghị mới ký vào phiếu xuất kho. Định kỳ hàng tháng nên có sự đối chiếu giữa sổ giao nhận nguyên vật liệu tại bộ phận kho và sổ giao nhận nguyên vật liệu tại bộ phận sản xuất để phát hiện những sai sót thừa hoặc thiếu trong giao nhận nguyên vật liệu (đất, than).
Kho nguyên vật liệu phải có kế hoạch phân phát nguyên liệu phù hợp với số lượng kế hoạch được giao cho từng bộ phận. Giữa xưởng và kho phải đối chiếu số lượng thực nhận - thực giao theo từng ngày và đối chiếu với chương trình xuất kho vật liệu. Tuy nhiên, việc đối chiếu kiểm tra tốn rất nhiều thời gian vì nhân lực ít nhưng số lượng cần kiểm tra lại quá nhiều. Vì
thế, để không tốn thêm nhân lực, thì người lãnh vật liệu phải có sổ sách và phương pháp theo dõi chặt chẽ. Đây là vị trí then chốt và là cầu nối quyết định việc thực hiện đúng định mức vật liệu giữa kho và xưởng nên người được chọn phải là người ưu tú, năng nổ để có thể biết rõ tất cả các loại vật liệu cũng nhưtình trạng của nó.
Thỉnh thoảng kho nguyên liệu giao vật liệu nhầm lẫn giữa các phân xưởng gây thoát vật liệu, vì vậy phải làm phiếu và đưa cho người có trách nhiệm ký nhận, kiểm tra.
Quản lý chặt chẽ trong qui trình sản xuất, sử dụng vật liệu: Hiện tại công ty đã có ban kiểm soát, tuy nhiên ban kiểm soát chưa đi sâu vào từng phòng ban, bộ phận cụ thể vì vậy chưa theo dõi chặt chẽ quá trình sử dung NVL, theo em công ty nên tách ra một nhóm người từ ban kiểm soát để đi sâu kiểm tra bất ngờ và chính xác việc sử dụng vật liệu có đúng định mức, đúng hiệu quả hay chưa. Mặt khác, sẽ ngăn chặn được tình trạng hủy hoại bất hợp thức nguyên vật liệu. Đây là việc làm mang tính kiểm tra, ngăn chặn và bắt buộc các thành viên phải tuân thủ. Vì nếu bị bắt gặp sử dụng vật liệu sai mục đích hoặc tiêu hủy vật liệu thừa thì người vi phạm sẽ bị đưa ra hội đồng kỷ luật để xử lý tùy theo mức độ vi phạm. Chỉ có những biện pháp thật mạnh mới có thể ngăn chặn được những vi phạm và hạn chế những tư tưởng sẽ vi phạm về sau.
Liên tục nhắc nhở công nhân tiết kiệm vật liệu khi sản xuất và khuyến khích họ phát huy khả năng sáng tạo để cải tiến qui trình sản xuất nhằm tiết kiệm chi phí.
Chi phí nhân công trực tiếp
-Để đảm bảo tính chính xác trong việc chấm công, bảng chấm công nên được chấm hằng ngày và dán công khai tại mỗi bộ phận sản xuất. Việc công khai bảng chấm công tạo sự kiểm soát lẫn nhau giữa các cá nhân trong cùng bộ phận, hạn chế nhầm lẫn dẫn đến chấm công sai. Cuối tháng các cá nhân
đồng ý về tính chính xác của bảng chấm công, ký tên trên bảng chấm công.