7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản trị của Petrolimex KonTum
a. Sơ đồ tổ chức
Ghi chú:
Quan hệ chỉ đạo trực tuyến Quan hệ đối ứng tương tác Quan hệ chức năng phối hợp
Hình 2.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của Petrolimex Kon Tum
b. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
-Ban Giám đốc: Bao gồm Giám đốc và các Phó giám đốc, là bộ phận đứng đầu, lãnh đạo cao nhất, trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức điều hành mọi mặt hoạt động của đơn vị.
-Phòng Tổ chức Hành chính: Có trách nhiệm tham mưu giúp Ban giám đốc quản lý hồ sơ lao động, trực tiếp phân công lao động, cân đối và phân phối
Phòng Kinhdoanh Phòng Tài chính Kế toán CH số 01 BAN GIÁM ĐỐC Phòng Tổ chức Hành chính Phòng QLKThuật CH số 02 CH số 20 CH Gas DMN CH số 19 CH số 04 CH số … CH số …
39 39
bậc lương, giải quyết kịp thời, đúng chế độ chính sách về mọi quyền lợi cho mọi người lao động, đảm bảo công tác thanh tra, thi đua toàn đơn vị, phối hợp với các phòng nghiệp vụ khác triển khai công tác nghiệp vụ, quản lý các cửa hàng trực thuộc và chăm sóc khác hàng.
-Phòng Tài chính Kế toán: Chịu trách nhiệm tham mưu và tổ chức bộ máy tài chính kế toán toàn đơn vị, lập hệ thống sổ sách theo dõi tình hình tài chính, sử dụng vốn, kết quả hoạt động kinh doanh, quản lý và giám sát lĩnh vực tài chính tại các cửa hàng bán lẻ, phối hợp với các phòng nghiệp vụ khác triển khai công tác nghiệp vụ, quản lý các cửa hàng trực thuộc và chăm sóc khách hàng.
-Phòng Kinh doanh: Tham mưu cho Ban giám đốc quản lý tổ chức điều hành các hoạt động kinh doanh toàn đơn vị, xây dựng kế hoạch, lập cân đối cung cầu trong tuần, hàng tháng, quý cho toàn bộ nhập - xuất hàng hóa, giao dịch ký kết hợp đồng, theo dõi tình hình kinh doanh, kiểm tra các hoạt động kinh doanh, theo dõi nhập - xuất và bán hàng, phối hợp với các phòng nghiệp vụ khác triển khai công tác nghiệp vụ, quản lý các cửa hàng trực thuộc và chăm sóc khách hàng.
-Phòng Quản lý Kỹ thuật: Tham mưu cho Ban giám đốc quản lý tổ chức điều hành các hoạt động liên quan đến công tác quản lý kỹ thuật, xây dựng cơ bản toàn đơn vị, xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý tài sản trang thiết bị, công tác phòng chống cháy nổ, bảo vệ môi trường, phối hợp với các phòng nghiệp vụ khác triển khai công tác nghiệp vụ, quản lý các cửa hàng trực thuộc và chăm sóc khách hàng.
-Các cửa hàng trực thuộc: Chịu trách nhiệm tổ chức bán hàng, quản lý hàng hóa tồn kho và tài sản tại cửa hàng, lập các báo cáo định kỳ theo yêu cầu quản lý, phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ quản lý thị trường và chăm sóc khách hàng.
40 40
phòng nghiệp vụ trong đơn vị là rất quan trọng. Mặc dù chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng nghiệp vụ là khác nhau nhưng trong thực tế thì giữa các phòng nghiệp luôn có sự trao đổi qua lại cùng nhau tìm ra những giải pháp tối ưu, hướng đến kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Mối quan hệ qua lại này tạo điều kiện phát huy hết khả năng chuyên môn của các phòng nghiệp vụ và từng cá nhân.
Ngoài mối quan hệ giữa các phòng nghiệp vụ với nhau, thì mối quan hệ giữa các phòng nghiệp vụ với các cửa hàng trực thuộc Chi Nhánh cũng rất quan trọng. Cửa hàng gửi số liệu sổ sách hoá đơn chứng từ về các phòng ban của Chi Nhánh để tổng hợp và xác định kết quả và lập báo cáo kinh doanh. Chi Nhánh cũng thường xuyên cử cán bộ quản lý xuống cửa hàng để giám sát và hướng dẫn các cửa hàng lập sổ sách, báo cáo. Ngoài mối quan hệ trong nội bộ đơn vị thì mối quan hệ với khách hàng, các cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực kinh doanh là một điều tất nhiên và cần thiết.