7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2. Phân tích thực trạng công tác quản trị vốn luân chuyển tạ
đoàn gây khó khăn cho hoạt động quản trị vốn tại đơn vị. Tuy nhiên Petrolimex Kon Tum đã có sự chủ động điều tiết quản trị vốn, giảm tối đa vốn luân chuyển ở khoản mục vốn bằng tiền và khoản phải thu để có thể bù đắp cho hoạt động đầu tư tài sản dài hạn. Chi tiết ta sẽ xem xét cụ thể ở phần phân tích kết cấu của vốn luân chuyển.
2.2.2. Phân tích thực trạng công tác quản trị vốn luân chuyển tại Petrolimex Kon Tum Petrolimex Kon Tum
a. Phân tích kết cấu chung của vốn luân chuyển
Bảng 2.3. Tình hình tăng giảm vốn luân chuyển qua các năm
Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ tiêu
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Số tiền Tỷ
Trọng Số tiền Tỷ
Trọng Số tiền Tỷ
Trọng
I. Vốn bằng tiền 7 501 23% 3 402 14% 943 7% II. Các khoản phải thu 14 831 47% 10 677 45% 2 539 20% III. Hàng tồn kho 9 145 29% 9 332 40% 7 556 59% IV. Vốn luân chuyển khác 260 1% 153 1% 1 765 14%
Tổng vốn luân chuyển 31 737 100% 23 564 100% 12 802 100%
(Nguồn: Báo cáo tài chính Petrolimex Kon Tum giai đoạn 2012- 2014)
47 47
có sự giảm sút rất nhanh. Năm 2012 tổng vốn luân chuyển là gần 32 tỷ đồng nhưng đến năm 2013 còn 23,5 tỷ đồng, đến năm 2014 vốn luân chuyển chỉ còn 12,8 tỷ đồng. Việc giảm sút vốn luân chuyển phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong điều kiện Petrolimex Kon Tum vẫn đạt được lợi nhuận, sản lượng bán hàng gia tăng thể hiện rất rõ hiệu quả của công tác quản trị vốn luân chuyển. Lợi nhuận năm 2014 sụt giảm nhiều như đã trình bày có nguyên nhân chủ yếu đến từ chủ trương điều tiết lợi nhuận của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam thông qua việc điều chỉnh tăng giá vốn hàng bán tại các công ty xăng dầu tuyến sau. Sự giảm sút về quy mô vốn luân chuyển của doanh nghiệp diễn tương đối đồng đều giữa các bộ phận, cụ thể như sau:
Thứ nhất là vốn bằng tiền: Qua ba năm vốn bằng tiền của doanh nghiệp có sự giảm mạnh. Năm 2012 vốn bằng tiền là 7,5 tỷ đồng chiếm tỷ trọng 23% trong tổng vốn luân chuyển, nhưng sang năm 2013 vốn bằng tiền đã giảm xuống còn 3,4 tỷ đồng, chiếm 14% trong tổng vốn luân chuyển và đến 2013 chỉ còn hơn 900 triệu đồng, chiếm 7% trong tổng vốn luân chuyển.
Thứ hai là các khoản phải thu: Số liệu về khoản phải thu của Petrolimex Kon Tum trong những năm qua cho ta thấy có mức giảm lớn. Năm 2012 phải thu là 14,8 tỷ đồng chiếm 47% trong tổng vốn luân chuyển, nhưng sang năm 2013 khoản phải thu đã giảm xuống còn 10,7 tỷ đồng giảm so với 2012 là 4,2 tỷ và chiếm 45% trong tổng vốn luân chuyển, đến năm 2014 khoản phải thu giảm mạnh chỉ còn 2,5 tỷ đồng, giảm so với 2013 là 8,2 tỷ đồng, chiếm 20% tổng vốn luân chuyển. Doanh thu tăng đều qua các năm nhưng các khoản phải thu có sự giảm sút lại càng thể hiện rõ hiệu quả của công tác quản trị vốn luân chuyển của đơn vị, chi phí sử dụng vốn giảm đáng kể.
Thứ ba là hàng tồn kho: Nhìn vào bảng số liệu ta thấy năm 2013 hàng tồn kho của doanh nghiệp là 9,1 tỷ đồng chiếm tỷ trọng 29% trong tổng vốn luân chuyển. Năm 2013 vốn tồn kho là 9,3 tỷ đồng tăng nhẹ so với 2012. Năm 2014
48 48
vốn tồn kho giảm xuống chỉ còn 7,5 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng 59% tổng vốn luân chuyển. Mặc dù có sự giảm tuyệt đối nhưng tỷ trọng vốn hàng tồn kho trong tổng vốn luân chuyển lại tăng mạnh qua 3 năm, từ 29% năm 2012 đến 2014 vốn hàng tồn kho chiếm đến 59% tổng vốn luân chuyển. Tỷ trọng hàng tồn kho tăng là do trong trong năm 2014 vốn bằng tiền và các khoản phải thu giảm mạnh hơn. Giá trị hàng tồn kho năm 2014 giảm so với năm 2013 cũng góp phần làm giảm chi phí sử dụng vốn. Nguyên nhân của sự biến động tăng giảm các khoản mục cũng như đánh giá tác động của nó đến hoạt động quản trị vốn luân chuyển được làm rõ tại điểm b. Thực trạng quản trị từng bộ phận của vốn luân chuyển tại Petrolimex Kon Tum.
Sau khi xem xét kết cấu vốn luân chuyển, ta có thể nhận thấy rằng vốn luân chuyển của Petrolimex Kon Tum tồn tại dưới dạng hàng tồn kho và khoản phải thu là chiếm tỷ trọng lớn nhất. Cụ thể giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp thường chiếm tỷ trọng lớn nhất dao động trong khoảng từ 40% đến 50%. Tiếp đến là khoản phải thu chiếm tỷ trọng giao động trong khoảng từ 35% đến 45%. Đứng ở vị trí thứ ba là vốn bằng tiền chiếm tỷ trọng từ 14% đến 15%. Còn vốn luân chuyển khác chiếm tỷ trọng không đáng kể. Như vậy trong quá trình quản trị vốn luân chuyển của đơn vị thì công tác quản trị hàng tồn kho, khoản phải thu và vốn bằng tiền phải luôn luôn được đặt lên vị trí hàng đầu, nó là nhân tố quan trọng quyết định đến phần lớn đến hiệu quả trong công tác quản trị vốn luân chuyển. Vì vậy đơn vị phải có những biện pháp khai thác và sử dụng hợp lý vốn luân chuyển nằm trong giá trị vốn tồn kho, các khoản phải thu và vốn bằng tiền của đơn vị nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra thường xuyên, liên tục với chi phí sử dụng vốn thấp nhất góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Petrolimex Kon Tum.
49 49
Hình 2.3. Kết cấu vốn luân chuyển giai đoạn 2012-2014
b. Thực trạng quản trị từng bộ phận của vốn luân chuyển tại Petrolimex Kon Tum
-Quản trị vốn bằng tiền
Đối với bất cứ doanh nghiệp nào, vốn bằng tiền là khoản quan trọng không thể thiếu, nó làm động lực cho sự phát triển năng động hiệu quả của doanh nghiệp. Do sự phức tạp và đa dạng của quản lý tiền mặt, Petrolimex Kon Tum phải luôn để ý và kiểm tra chặt chẽ theo từng ngày, từng ca bán hàng. Đối với Petrolimex Kon Tum do đặc thù là đơn vị kinh doanh thương mại thuần túy, và cũng là đơn vị kinh doanh mặt hàng tiêu dùng đặc biệt là xăng dầu. Do đó tiền mặt luôn hiện hữu tại tất cả các thời điểm, tại tất cả các đơn vị kinh doanh là các cửa hàng xăng dầu. Qua nghiên cứu, tìm hiểu tình hình thực tế của đơn vị trong thời gian vừa qua thì hoạt động quản trị vốn bằng tiền chủ yếu tập trung vào công tác đưa ra những biện pháp để luân chuyển một cách nhanh nhất tiền mặt thành tiền gửi ngân hàng và chuyển tiền gửi ngân hàng chi trả cho các nhà cung cấp hàng hóa. Công tác lập dự toán vốn bằng tiền chưa được thực hiện, hoạt động cân đối vốn bằng tiền chỉ dựa trên cảm tính và kinh nghiệm.
0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 14000 16000
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Vốn bằng tiền Các khoản phải thu Giá trị hàng tồn kho Vốn luân chuyển khác
50 50
Tình hình vốn bằng tiền của Petrolimex Kon Tum trong giai đoạn 2012-2014 được thể hiện chi tiết tại Bảng 2.4.
Bảng 2.4. Tình hình tăng giảm vốn bằng tiền
Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ tiêu
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Số tiền Tỷ Trọng Số tiền Tỷ Trọng Số tiền Tỷ Trọng I. Tiền 7 500 100% 3401 100% 942 100% 1. Tiền mặt 36 0,5% 4 0,1% 174 18,5%
2. Tiền gửi ngân hàng 5 179 69,1% 1 104 32,5% 768 81,5% 3. Tiền đang chuyển 2 285 30,4% 2 293 67,4% 0
4. Đầu tư tài chính ngắn hạn 0 0 0
(Nguồn: Báo cáo tài chính Petrolimex Kon Tum giai đoạn 2012- 2014)
Công tác quản lý vốn bằng tiền được triển khai tại đơn vị nhằm làm giảm thiểu tối đa số tiền mặt tồn quỹ tại tất cả các thời điểm. Với hệ thống cửa hàng bán lẻ xăng dầu trải khắp tỉnh Kon Tum, khách hàng đến cửa hàng mua xăng dầu chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt trực tiếp cho công nhân bán hàng. Toàn bộ số tiền mặt sẽ được thu gom và nộp vào tài khoản ngân hàng ngay trong ngày. Tiền mặt tồn quỹ chỉ phát sinh tại khu vực văn phòng Chi nhánh để phục vụ hoạt động chi tiêu nhỏ lẻ hàng ngày. Hầu hết các hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp đều thực hiện qua hệ thống ngân hàng. Petrolimex Kon Tum ban hành nhiều quy định về quản lý tiền hàng tại cửa hàng, trong đó quy định chi tiết các cách thức quản lý tiền mặt thu được trong ca bán hàng, quản lý tiền trên đường đem nộp đến ngân hàng, bảo vệ tiền tại cửa hàng trong đêm và ngày nghỉ. Tuy nhiên những quy định này còn chưa được cụ thể rõ ràng cũng như chưa có tính hướng dẫn cho người lao động nắm vững để triển khai thực hiện.
51 51
cũng tập trung vào việc giảm thiểu số tiền gửi ngân hàng bằng cách đơn vị ký ủy quyền cho các ngân hàng chủ động lập chứng từ chuyển toàn bộ số dư cuối ngày về tài khoản của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam để thanh toán tiền mua hàng hóa xăng dầu. Năm 2012 tiền gửi ngân hàng là 5,1 tỷ đồng chiếm tỷ trọng 69,1% trong tổng tiền tồn, năm 2013 tiền gửi đã giảm xuống còn 1,1 tỷ đồng, chiếm 32,5% tổng tiền tồn và 2014 chỉ còn hơn 700 triệu đồng, chiếm 81,5% tổng vốn bằng tiền tại đơn vị. Điều này thể hiện hoạt động quản trị tiền gửi ngân hàng tại Petrolimex Kon Tum đang được tổ chức thực hiện rất hiệu quả.
Năm 2012 tiền đang chuyển là 2,2 tỷ đồng chiếm tỷ trọng 30,4% trong tổng tiền tồn, năm 2013 tiền đang chuyển vẫn giữ mức 2,3 tỷ đồng, chiếm 67,4% tổng tiền tồn và đến 2014 thì không có số dư tiền đang chuyển. Nội dung khoản mục tiền đang chuyển thực chất là số lượng tiền mặt tồn tại các cửa hàng trực thuộc thời điểm kiểm kê 00h ngày 01/01 hàng năm mà các cửa hàng chưa kịp nộp (hoặc không nộp được do ngân hàng không làm việc). Trong năm 2014 khoản mục tiền đang chuyển không có vì năm này đơn vị chủ động tổ chức hoạt động kiểm kê trong ngày 31/12/2014. Toàn bộ số tiền mặt tồn quỹ tại cửa hàng sau khi kiểm kê đã được nộp vào ngân hàng ngay trong ngày.
Hiệu quả của công tác quản trị vốn bằng tiền tại đơn vị trong giai đoạn 2012-2014 thể hiện rất rõ nét khi phân tích đánh giá vòng quay vốn bằng tiền. Theo đó số vòng quay vốn bằng tiền ở đơn vị là rất cao và có sự gia tăng lớn qua các năm, chi tiết tại Bảng 2.5.
Bảng 2.5. Chỉ tiêu đánh giá vốn bằng tiền
Chỉ tiêu Đơn vị Năm2012 Năm2013 Năm2014 Vòng quay vốn bằng tiền Vòng 162 227 585 Như vậy ta có thể thấy rằng để hiểu rõ ràng về tình hình quản trị tiền mặt của doanh nghiệp trong những năm qua thì việc xem xét về lượng tồn trữ tiền mặt thực tế so với lượng tiền mặt tồn trữ theo phương án tối ưu theo phương
52 52
pháp Baumol là không phù hợp, vì đơn vị hoàn toàn không có nhu cầu dự trữ tiền mặt, số tiền mặt phát sinh thu được từ hoạt động bán lẻ xăng dầu hàng ngày hoàn toàn có để đảm bảo việc chi trả cho các nhà cung cấp khác ngoài Tập đoàn xăng dầu Việt Nam. Công tác quản trị tiền mặt chủ yếu tập trung vào các giải pháp ở hai khâu trọng yếu, thứ nhất là bảo đảm an toàn đối với số tiền mặt phát sinh tại các cửa hàng, hạn chế tối đa rủi ro bị chiếm dụng hoặc trộm cướp; thứ hai là đẩy nhanh nhất tốc độ chuyển tiền gửi thanh toán cho nhà cung cấp hàng hóa chính là Tập đoàn xăng dầu Việt Nam.
-Quản trị các khoản phải thu
Khoản phải thu là một bộ phận rất quan trọng và cơ bản trong kết cấu vốn luân chuyển, do vậy phân tích thực trạng quản trị khoản phải thu sẽ giúp chúng ta có cái nhìn rõ ràng và cụ thể hơn về tình hình quản trị khoản phải thu của đơn vị. Từ đó nắm bắt được những nguyên nhân tồn tại trong công tác quản trị khoản phải thu để đưa ra những giải pháp để hoàn thiện công tác quản trị khoản phải thu làm tăng hiệu quả trong công tác quản trị vốn luân chuyển nói riêng và hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị nói chung.
Bảng 2.6. Tình hình biến động các khoản phải thu
Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ tiêu
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Số tiền Tỷ TrọngSố tiền Tỷ Trọng Số tiền Tỷ Trọng 1.Phải thu khách hàng 9 110 61,4% 5 638 52,8% 2 265 89,2% 2.Trả trước người bán 90 0,6% 90 0,8% 90 3,5% 3.Phải thu nội bộ ngắn hạn 5 514 37,2% 4 715 44,2% 0
4.Phải thu khác 117 0,8% 234 2,2% 184 7,2%
Tổng phải thu 14831 100% 10 677 100%2 539 100%
53 53
Như đã trình bày, các khoản phải thu chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng vốn luân chuyển của đơn vị (chi tiết tại Hình 2.3). Số liệu tại Bảng 2.6 cho thấy khoản phải thu khách hàng chiếm phần lớn trong tổng các khoản phải thu. Năm 2012 phải thu khách hàng là 9,1 tỷ chiếm 28,7% trong tổng vốn luân chuyển và chiếm 61,4% trong tổng các khoản phải thu. Năm 2013 là 5,6 tỷ chiếm 23,9% trong tổng vốn luân chuyển và chiếm 52,8% trong tổng các khoản phải thu trong năm. Năm 2014 còn lại 2,2 tỷ đồng chiếm tỷ trọng là 17,9% trong tổng vốn luân chuyển và 89,2% trong tổng các khoản phải thu của doanh nghiệp. Khoản phải thu khách hàng giảm nhanh qua các năm. Năm 2013 giảm so với năm 2012 là 3,5 tỷ đồng, tương ứng với tỷ lệ giảm là 38,1%, năm 2014 giảm so với 2013 là 3,4 tỷ đồng tương ứng với tỷ lệ giảm là 60,7%. Điều này thể hiện sự hoạt động có hiệu quả của bộ phận quản lý thu hồi công nợ tại Petrolimex Kon Tum trong 3 năm vừa qua. Đặc biệt trong năm 2014, với doanh số bán hàng trong năm (bao gồm doanh thu, thuế GTGT, Phí bảo vệ môi trường) đến hơn 1 447 tỷ đồng nhưng các khoản phải thu khách hàng cuối năm chỉ ở mức 2,2 tỷ đồng, tương đương với doanh số bán hàng trong nửa ngày. Khoản phải thu giảm đáng kể trong năm 2014 chủ yếu đến từ biện pháp thay đổi hạn mức và điều khoản tín dụng của các hợp đồng đại lý nhượng quyền thương mại. Theo đó hầu hết các hợp đồng đại lý nhượng quyền thương mại năm 2014 được chuyển đổi hình thức tín dụng cho nợ có thế chấp tài sản hoặc bảo lãnh thanh toán của ngân hàng sang phương thức thanh toán tiền trước khi nhận hàng, đi kèm với đó khách hàng đại lý nhượng quyền sẽ được mua hàng với giá ưu đãi hơn. Chủ trương thay đổi hạn mức tín dụng đối với nhóm khách hàng đại lý nhượng quyền thương mại đã thể hiện tính đúng đắn hiệu quả.
Để làm rõ hơn chi tiết công tác quản trị các khoản phải thu khách hàng, ta xem xét trong kết cấu báo cáo các khoản phải thu khách hàng của Petrolimex Kon Tum được chia thành hai khoản riêng, đó là phải thu khách hàng và phải
54 54
thu cửa hàng trực thuộc. Phải thu khách hàng bao gồm các khoản tiền hàng mà các khách hàng của Petrolimex, bao gồm các đại lý xăng dầu nhượng quyền thương mại, các khách hàng mua buôn và những khách hàng khác chưa thanh toán. Những khách hàng này được giao hàng thẳng từ kho đầu nguồn đến nơi khách mua hàng, không thông qua hệ thống kho bể của các cửa hàng bán lẻ và được quản lý theo dõi tại khu vực văn phòng Petrolimex Kon Tum. Phải thu cửa hàng trực thuộc là khoản tiền mà các cửa hàng đã bán hàng cho khách trực tiếp tại cửa hàng chưa thu được tiền. Những khoản phải thu ở các cửa hàng trực thuộc được thực hiện thông qua các hợp đồng ký kết trực tiếp giữa Giám đốc Petrolimex Kon Tum với khách hàng và giao cho các cửa hàng trực thuộc quản lý theo dõi, xuất hàng, thu nợ. Do đó tính chất và công tác quản trị hai khoản phải thu này được thực hiện với các quy trình và quy chế khác nhau. Dựa trên