7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.1. Giải pháp về quản trị vốn bằng tiền
a. Lập dự toán vốn bằng tiền
Trong quản trị vốn bằng tiền việc quan trọng đầu tiên mà các nhà quản trị doanh nghiệp phải quan tâm thực hiện đó là công tác lập dự toán vốn bằng tiền. Thông qua công tác lập dự toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp dự báo được nhu cầu chi tiêu và đầu tư sinh lợi từ vốn bằng tiền của đơn vị. Mặc dù tại Petrolimex Kon Tum nhu cầu dự trữ tiền mặt để chi tiêu hàng ngày là rất thấp, gần như không có vì lượng tiền bán hàng thu được trong ngày hoàn toàn đủ để đáp ứng các yêu cầu về thanh toán cho các nhà cung cấp khác. Tuy vậy, để tối ưu công tác quản trị nguồn vốn luân chuyển và có công cụ để kiểm soát lượng tiền mặt tồn quỹ và tiền gửi ngân hàng cũng
78 78
như cung cấp thêm thông tin quản trị vốn luân chuyển thì Petrolimex Kon Tum cần lập dự toán vốn bằng tiền. Với đặc điểm kinh doanh xăng dầu có sự biến động về sản lượng bán hàng, giá cả được điều chỉnh với biên động lớn và liên tục thì việc lập dự toán vốn bằng tiền trong dài hạn là công việc vô cùng phức tạp và hầu như không có nhiều giá trị sử dụng. Đối với Petrolimex Kon Tum có thể xây dựng dự toán vốn bằng tiền trong ngắn hạn, ví dụ dự toán vốn bằng tiền trong tuần, để có thể cung cấp thông tin cho công tác quản trị điều hành hoạt động kinh doanh trong ngắn hạn. Vì số lượng các nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ cho Petrolimex Kon Tum tương đối ít và có thể thống kê được nên có thể lập dự toán vốn bằng tiền giản đơn bao gồm 3 biểu: Dự toán lịch thu tiền (dòng tiền vào), dự toán dòng tiền ra và dự toán vốn bằng tiền. Dự toán lịch thu tiền phải căn cứ trên thông tin dự toán xác thực hoạt động bán hàng của các cửa hàng trực thuộc cũng như thông tin về quản trị khoản phải thu hàng ngày từ các khách hàng khác.
Giả sử doanh số bán hàng các ngày trong nhiều tuần là ổn định, dự kiến số tiền thu được ngay trong ngày chiếm 80% doanh thu, thu ngày hôm sau được 10% và đúng một tuần sau thu dứt điểm 10% còn lại, ta có dự toán lịch thu tiền các ngày trong tuần chi tiết tại Bảng 3.1.
Bảng 3.1. Dự toán lịch thu tiền (Tuần thứ …/tháng…)
Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Thứ 2 Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6 Thứ 7 Chủ nhật Doanh thu: 3 500 3 300 3 400 3 500 3 400 3 200 3 000 Thu trong ngày (80%) 2 800 2 640 2 720 2 800 2 720 2 560 2 400 Thu sau 1 ngày (10%) 300 350 330 340 350 340 320 Thu sau 1 tuần (10%) 350 330 340 350 340 320 300
79 79
Dự kiến trong tuần có hoạt động chi trả cho các nhà cung cấp hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nộp ngân sách các khoản thuế lệ phí và chi trả cho người lao động, ta có dự toán số tiền trả cho nhà cung cấp chi tiết tại Bảng 3.2.
Bảng 3.2. Dự toán dòng tiền ra (Tuần …/tháng…)
Đơn vị: Triệu đồng Danh sách NCC Thứ 2 Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6 Thứ 7 Chủ nhật
Petrolimex Việt Nam 3 000 3 000 3 000 3 000 3 000 3 000
Các nhà cung cấp hàng hóa khác (DMN, Gas..) 1 000 Các nhà cung cấp dịch vụ điện, nước, dịch vụ khác 100 100 Nộp ngân sách 10 000
Chi trả lương và chi khác cho người lao động
500
Tổng dòng tiền ra 3 000 3 100 3 000 13 000 4 600 3 000
Trên cơ sở số liệu dự toán tại Bảng 3.1 và Bảng 3.2, với quy định tồn trữ tối đa hàng ngày là 100 triệu, ta có thể lập Dự toán vốn bằng tiền trong tuần, chi tiết tại Bảng 3.3.
Bảng 3.3. Dự toán vốn bằng tiền (Tuần thứ …/tháng…)
Đơn vị: Triệu đồng
Danh sách NCC Thứ
2 Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6 Thứ 7 Chủ
nhật
Tồn quỹ đầu ngày 100 450 670 1 060 (8450) (9640) (9420)
Tổng dòng tiền vào 3 450 3 320 3 390 3 490 3 410 3 220 3 020
Tổng dòng tiền ra 3 000 3 100 3 000 13000 4 600 3 000
Tồn trữ tiền tối đa 100 100 100 100 100 100 100
80 80
Xem xét số liệu dự toán vốn bằng tiền trình bày tại Bảng 3.3, ta thấy ngay từ thứ 2 thì số tiền tồn trữ cao hơn mức trữ tiền tối đa và đến ngày thứ 5 đã bắt đầu thiếu một lượng vốn bằng tiền khá lớn. Lúc này có hai cách thức để xử lý. Cách thứ nhất là dừng hoạt động thanh toán cho Petrolimex Việt Nam ngay từ ngày thứ 2 để dồn tiền đến thứ 5 nộp ngân sách nhà nước vì các khoản nộp ngân sách là không thể trì hoãn. Mặc dù trong giai đoạn 2012-2014 Petrolimex Kon Tum không lập dự toán vốn bằng tiền nhưng khoản nộp ngân sách là có thể dự tính được nên đây cũng là cách thức mà đơn vị vẫn áp dụng. Với cách thức quản trị này thì cuối ngày từ thứ 2 đến thứ 4 có một lượng vốn bằng tiền tồn trữ dư thừa rất lớn, gây ảnh hưởng không tích cực đến hiệu quả quản trị vốn tại đơn vị. Trong phạm vi luận văn này, tác giả đề xuất xử lý trường hợp nêu trên bằng cách thứ hai, đó là xem xét cân đối lập dự toán chuyển toàn bộ số vốn bằng tiền dư thừa hàng ngày cho Tập đoàn xăng dầu Việt Nam vào cuối ngày, chỉ để lại số dư thấp nhất. Đến ngày thứ 5 thì Petrolimex Kon Tum lập đề nghị Petrolimex Việt Nam chuyển trả lại số tiền 7700 triệu đồng để đáp ứng cho nhu cầu nộp ngân sách và cuối ngày không thanh toán cho Petrolimex. Cùng với số tiền thu được trong ngày thứ 5 là 3490 triệu đồng sẽ có số dư vốn bằng tiền đủ để bù đắp cho hoạt động thu chi ngày hôm sau. Khi đó dự toán vốn bằng tiền sẽ được lập lại, trong ngày thứ 5 dòng tiền vào tăng lên một khoản 7,7 tỷ đồng cùng với tiền thu được hàng ngày còn dòng tiền ra cân đối hết chuyển thanh toán tiền cho nhà cung cấp chính là Petrolimex Việt Nam. Để ngắn gọn tác giả không trình bày bảng dự toán dòng tiền vào, dòng tiền ra mà chỉ trình bày dự toán vốn bằng tiền được lập lại tại bảng 3.4.
81 81
Bảng 3.4. Dự toán vốn bằng tiền lập lại (Tuần thứ …/tháng…)
Đơn vị: Triệu đồng
Danh sách NCC Thứ 2 Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6 Thứ 7 Chủ nhật
Tồn quỹ đầu ngày 100 100 100 100 1 290 100 100
Tổng dòng tiền vào 3 450 3 320 3 390 11 190 3 410 3 220 3 020
Tổng dòng tiền ra 3 450 3 320 3 390 10 000 4 600 3 220 0
Tồn trữ tiền tối đa 100 100 100 100 100 100 100
Tồn quỹ cuối ngày 100 100 100 1 290 100 100 3 120
b. Các giải pháp nhằm giảm thiểu số tiền mặt tồn quỹ tại các cửa hàng
-Cùng với đà phát triển ứng dụng công nghệ thông tin ngày nay, Petrolimex Kon Tum cần nhanh chóng và quyết liệt triển khai các ứng dụng và phát triển mô hình thanh toán bằng thẻ tín dụng đối với khách hàng mua lẻ trực tiếp tại các cửa hàng bán xăng dầu. Hiện nay hệ thống chấp nhận thanh toán thẻ (POS) của các cửa hàng xăng dầu chỉ mới chấp nhận thanh toán bằng thẻ Plexicard do ngân hàng thương mại cổ phần xăng dầu Petrolimex (PGBank) phát hành mà chưa chấp nhận thanh toán các loại thẻ tín dụng khác. Do đó việc ứng dụng thanh toán tiền mua xăng dầu bằng thẻ chưa được phổ biến, tuyệt đại đa số khách hàng đến cửa hàng mua hàng đều thanh toán bằng tiền mặt, làm cho số tiền mặt phát sinh tại cửa hàng rất nhiều. Nếu hoạt động thanh toán bằng thẻ được triển khai đồng bộ và rộng rãi thì sẽ giảm được khá nhiều lượng tiền mặt phát sinh, hạn chế được các rủi ro trong hoạt động quản lý tiền mặt.
-Bộ phận tài chính kế toán của Petrolimex Kon Tum cần tăng cường hoạt động thanh toán các khoản chi phí, chi trả các khoản phải trả cho khách hàng bằng phương thức không dùng tiền mặt, hạn chế tối đa việc dùng tiền
82 82
mặt để thanh toán. Thực hiện thanh toán chi phí lương cho người lao động qua thẻ ngân hàng PGBank. Khi đó người lao động hàng ngày có thể trực tiếp rút tiền lương thông qua hệ thống POS trang bị tại cửa hàng, hoạt động này sẽ giảm thiểu được lượng tiền mặt tồn quỹ tại cửa hàng trong những ngày người lao động rút lương, nâng cao được hiệu quả công tác quản trị vốn bằng tiền.
c. Các giải pháp đảm bảo an toàn tiền mặt tồn quỹ trước nguy cơ chiếm dụng, trộm cắp, cướp giật
-Đơn vị cần nhanh chóng ban hành một quy trình, hướng dẫn về việc bảo quản tiền mặt tồn quỹ chi tiết từ khâu tiếp nhận tiền khách thanh toán, bảo quản trên tay cầm, bảo quản trong bao bì, tủ sắt, két sắt, vận chuyển trên đường đến ngân hàng và quy định số tiền tồn quỹ tối đa tại cửa hàng trong các thời điểm cụ thể.
+ Quy định về bảo quản tiền mặt tại cửa hàng: Khi công nhân bán hàng tại trụ bơm xăng dầu thì số tiền lẻ cầm trên tay không quá 2.000.000 đồng (Hai triệu đồng chẵn), chỉ cầm tiền mệnh giá nhỏ từ 100.000 đồng (một trăm ngàn đồng) trở xuống dùng để hoàn trả cho khách hàng mua lẻ. Toàn bộ số tiền thu được phải thường xuyên cất trong ngăn tủ có khóa. Tối thiểu 2 lần/ngày ca phụ phải nộp tiền cho ca chính, có sự giám sát của cửa hàng trưởng, sau đó ca chính cất giữ tiền trong két sắt an toàn. Quá trình giao nhận tiền phải có bảng kê, ký giao nhận. Khi có sự thay đổi ca trưởng thì phải thay đổi mật khẩu két sắt.
+ Quy định về quản lý tiền trên đường đi nộp vào ngân hàng: Khi đi nộp tiền thì cửa hàng trưởng phải bố trí tối thiểu 02 nhân viên cùng đi. Nếu đi nộp tiền bằng xe máy thì tiền phải để trong cốp xe, tuyệt đối không để trong túi treo trên xe. Hỗ trợ chi phí xăng xe đi lại để người lao động có thể chủ động sử dụng các phương tiện cá nhân như xe ô tô riêng phục vụ hoạt động vận chuyển tiền từ cửa hàng đến ngân hàng an toàn. Thường xuyên nắm bắt thông
83 83
tin về tình hình an ninh chính trị tại địa bàn, tránh bị kẻ gian theo dõi, thay đổi lộ trình đi nộp tiền, không mặc trang phục BHLĐ khi đi nộp tiền.
+ Quy định về bảo vệ tiền trong đêm, trong dịp nghỉ Lễ, Tết dài ngày: Giảm thiểu số tiền tồn tại các cửa hàng trong đêm bằng cách tổ chức nộp tiền nhiều lần trong buổi chiều vào ngân hàng. Phân công nhiệm vụ trực bảo vệ và bảo quản tiền hàng trong đêm, gia cố két sắt an toàn, giao cho từng ca một thùng đựng tiền riêng và bàn giao tiền qua đêm phải lập biên bản giao nhận giữa hai bên có sự chứng kiến xác nhận của những người có trách nhiệm trong cửa hàng, bố trí trực đêm tại mỗi cửa hàng ít nhất phải có từ 02 lao động trở lên. Trong các ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định, cửa hàng phải tăng cường công tác bảo vệ, bảo quản tiền tồn quỹ qua đêm, nhân viên phải cất giữ tiền tại két sắt ở cửa hàng tuyệt đối không được mang tiền về nhà riêng. Trường hợp bàn giao ca có tiền tồn quỹ thì việc bàn giao tiền phải được ghi chép tại sổ giao ca nội bộ, các chứng từ giao, nhận tiền, bảng kê tiền kèm theo và ký biên bản giao nhận tiền giữa hai bên. Vào các ngày nghỉ, lễ Tết, ngày ngân hàng không làm việc, nếu số tiền tồn qũy vượt quá quy định, Chi nhánh phải có kế hoạch bố trí phương tiện thu tiền tại các cửa hàng. Đề xuất vận dụng phương pháp dự toán vốn bằng tiền tổng thể để lập dự toán vốn bằng tiền cho từng cửa hàng trực thuộc, trong đó số tiền tồn quỹ tối đa trong đêm tại từng cửa hàng được xác định dựa trên sản lượng hàng hóa bán thu tiền mặt trong khoản thời gian các ngân hàng dừng làm việc (Từ 17h đến 21h hàng ngày).
-Đơn vị cần phải nhanh chóng đàm phán ký kết hợp đồng với các đối tác ngân hàng thương mại trên địa bàn để ngân hàng tổ chức việc thu tiền trực tiếp tại tất cả các cửa hàng xăng dầu hàng ngày, hạn chế việc vận chuyển tiền mặt trên đường thiếu biện pháp bảo vệ. Tổ chức lại công tác trực bảo vệ và thuê vệ sỹ chuyên nghiệp phối hợp cùng lực lượng lao động của đơn vị bảo vệ khu vực bán hàng 24h/24h, không để tình trạng các cửa hàng không có người
84 84
bảo vệ trong đêm khuya. Tăng cường các phương tiện công cụ hỗ trợ công tác bảo vệ như trang bị hệ thống camera theo dõi, lắp các thiết bị báo động chống trộm đột nhập ở những khu vực trọng yếu.