7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2. Giải pháp về quản trị khoản phải thu
a. Các chính sách về tín dụng
-Chi nhánh xăng dầu Kon Tum cần dựa trên quy chế quản lý công nợ để xây dựng các tiêu chuẩn tín dụng nhằm phân loại đối tượng khách hàng, phân tích vị thế tín dụng của khách mua hàng. Để thực hiện được việc phân loại thì phải tổ chức khảo sát, đánh giá nhu cầu và khả năng thanh toán của khách hàng. Lập hệ thống tiêu chuẩn đánh giá khách hàng để có cơ sở phân nhóm khách hàng. Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá khách hàng tối thiểu phải có đầy đủ các thông tin sau:
+ Kỳ hạn thanh toán bình quân
+ Thời gian đã có quan hệ kinh tế với đơn vị
+ Sản lượng mua từng mặt hàng mỗi năm, mỗi quý. + Sản lượng tối đa, tối thiểu mỗi lần mua hàng. + Khả năng tài chính của khách hàng
Dựa trên hệ thống tiêu chuẩn đã được xác lập, bộ phận phụ trách bán hàng chịu trách nhiệm tìm hiểu tiếp cận thông tin về khách hàng, lập hồ sơ khách hàng đầy đủ các thông tin, có ý kiến đề xuất bằng văn bản với người phụ trách bộ phận bán hàng và kế toán đối với từng trường hợp khách hàng cụ thể để tham mưu lập hợp đồng theo nhóm khách hàng đã được phân công.
-Tổ chức đàm phán hợp đồng bán hàng trên cơ sở khuyến khích khách hàng trả tiền trước khi mua hàng để nhận được ưu đãi về giá. Áp dụng chính sách chiết khấu đối với những khoản nợ được thanh toán trước hay đúng hạn. Áp dụng các chính sách về thời gian bán nợ, chính sách thu tiền đối với từng đối tượng khách hàng khác nhau. Đối với nhóm khách hàng mua xăng dầu
85 85
sáng, đề xuất phân thành 3 nhóm, gồm có:
+ Nhóm khách hàng nhượng quyền thương mại: Áp dụng điều khoản tín dụng và chiết khấu giảm giá linh hoạt, với khoản thời gian trả chậm tiền mua hàng từ 0 – 5 ngày và chiết khấu giảm giá theo thời gian thanh toán.
+ Nhóm khách hàng tiêu dùng công nghiệp: Thời gian trả chậm tiền mua hàng trong khoản từ 0 - 20 ngày. Chỉ chấp nhận hình thức đảm bảo thanh toán bằng thư bảo lãnh thanh toán của ngân hàng.
+ Nhóm khách hàng mua lẻ tại cửa hàng: Thời gian chậm thanh toán là 0 ngày (hợp đồng mua hàng thanh toán tiền trước khi nhận hàng). Tuy nhiên, có thể áp dụng định mức nợ linh hoạt với một số khách hàng đặc biệt như các cơ quan nhà nước tại địa phương nhưng với thời gian chậm thanh toán không quá 20 ngày.
Đối với nhóm khách hàng mua các hàng hóa khác như dầu mỡ nhờn, khí gas, đề xuất phân thành 2 nhóm, gồm có:
+ Nhóm khách hàng mua buôn: Áp dụng điều khoản tín dụng linh hoạt, với khoản thời gian trả chậm tiền mua hàng từ 0 – 30 ngày, bắt buộc phải có đảm bảo thanh toán bằng bảo lãnh thanh toán của ngân hàng.
+ Nhóm khách hàng mua lẻ tại cửa hàng: Thời gian chậm thanh toán là 0 ngày (hợp đồng mua hàng thanh toán tiền trước khi nhận hàng).
b. Tổ chức quản lý theo dõi các khoản phải thu
-Lập bảng phân tích tuổi nợ của các khoản phải thu để theo dõi đánh giá công nợ phải thu, thực hiện các chính sách thu hồi nợ kịp thời để hạn chế phát sinh nợ quá hạn, khó đòi, nợ mất khả năng thanh toán. Kịp thời hoàn thiện các thủ tục pháp lý để trích dự phòng đối với các khoản công nợ dây dưa, quá hạn thanh toán, khó đòi đảm bảo an toàn tài chính.
86 86
Bảng 3.5. Bảng phân tích tuổi nợ các khoản phải thu
Đơn vị: triệu đồng, ngày
S T T Tên khách hàng Số dƣ đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dƣ cuối kỳ Định mức công nợ Vƣợt định mức Số nợ mất khả năng thanh toán Phát sinh tăng Phát sinh giảm Số ngày Số tiền Số ngày Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tổng cộng: I. Nhóm 1 1 KháchA 100 500 400 200 5 300 10 0 2 Khách B 200 10.000 9.950 250 3 200 0 50 … II. Nhóm 2 … III. Nhóm ..
Theo số liệu ví dụ minh họa tại Bảng 3.1, ta có thể thấy rõ khách hàng được phân theo nhóm để thuận tiện trong công tác theo dõi đánh giá. Trong đó khách hàng A có số nợ cuối kỳ là 200 triệu đồng, nằm dưới định mức nợ theo hợp đồng nên không có số dư nợ vượt hợp đồng còn khách hàng B có số dư nợ vượt hợp đồng 50 triệu đồng. Cả hai khách hàng đều chưa có số nợ mất khả năng thanh toán. Ta có thể đánh giá đối với khách hàng B thì bộ phận bán hàng của đơn vị trong kỳ đã làm không tốt nhiệm vụ, cụ thể là giải quyết bán hàng nợ vượt định mức hợp đồng cho khách. Còn đối với khách hàng A mặc dù có số nợ cuối kỳ không vượt định mức nhưng bộ phận thu hồi công nợ của đơn vị cũng chưa hoàn thành nhiệm vụ, cụ thể là để khách hàng chậm thanh
87 87
toán vượt ngày nợ cam kết. Lúc này thông tin theo dõi khoản phải thu phải được cập nhật lại đối với khách hàng A, toàn bộ số nợ 200 triệu cuối kỳ là nợ đã quá hạn thanh toán. Tất cả các bộ phận có liên quan theo dõi quản trị khoản phải thu của đơn vị sẽ triển khai các biện pháp để thu hồi nợ theo thông tin mới được thiết lập.
-Kết hợp chặt chẽ chính sách bán hàng gắn với việc thu hồi công nợ, trong đó: Đối với khách hàng thường xuyên thì việc điều hành bán hàng, định mức nợ phải bám sát điều khoản đã được ký kết trong hợp đồng; Đối với khách hàng không thường xuyên, khách hàng mới phát sinh thì tuyệt đối không nên bán hàng nợ với hình thức tín dụng khi chưa có sự đánh giá thẩm định kỹ năng lực tài chính của khách hàng. Nhóm khách hàng này nên đề nghị khách hàng áp dụng phương thức hợp đồng trả tiền trước khi nhận hàng. Tăng cường hình thức bán hàng có thế chấp tài sản hoặc bảo lãnh của các tổ chức tín dụng. Chỉ bán hàng theo hình thức tín chấp đối với những khách hàng mà Chi nhánh có khả năng kiểm soát được tình hình tài chính cũng như khả năng thanh toán của khách hàng.
-Thực hiện một cách nghiêm túc đúng theo các nguyên tắc quản lý công nợ. Ban hành quy chế quản lý công nợ bán hàng, áp dụng đến từng nhóm khách hàng và các cửa hàng trực thuộc. Ban hành và tổ chức thực hiện hướng dẫn các công việc cần thiết trong quá trình quản trị khoản phải thu. Chi tiết các công việc hành động cần làm trong quá trình quản trị thu hồi khoản phải thu cũng phải được phân biệt theo nhóm khách hàng do mỗi nhóm có các yếu tố liên quan đến quản trị khoản phải thu khác nhau. Mẫu các bước thu hồi khoản phải thu đối với các khách hàng mua xăng dầu sáng đề xuất tại Bảng 3.6 và Bảng 3.7.
88 88
Bảng 3.6. Các bước thu hồi khoản phải thu khách hàng nhóm 1
Thời gian Hành động cần thiết
Hàng ngày khi lập kế hoạch bán hàng.
Điện thoại cho khách hàng để nắm thông tin đăng ký mua hàng, thông báo số nợ hiện tại, nhắc nhở khách hàng đến hạn thanh toán.
Đã đến hạn trả nợ mà khách hàng chưa trả nợ.
Điện thoại đến khách hàng thông báo nợ đến hạn trả. Nắm thông tin phản hồi của khách về cam kết thanh toán, cập nhật thông tin cung cấp cho các bộ phận có liên quan.
Nợ quá hạn thanh toán trong vòng 05 ngày.
Hàng ngày gửi email, điện thoại đến khách hàng đề nghị thanh toán tiền mua hàng.
Nợ quá hạn thanh toán từ 06 đến 10 ngày.
Sắp xếp gặp trực tiếp nhắc nhở khách hàng, đề nghị khách hàng cam kết thanh toán bằng văn bản.
Nợ quá hạn thanh toán từ 11 đến 20 ngày.
Gửi email cùng với công văn khuyến cáo sẽ sử dụng các biện pháp đảm đảm nợ như thư bảo lãnh thanh toán hoặc hợp đồng thế chấp tài sản.
Nợ quá hạn thanh toán trên 20 ngày.
Gửi email cùng với công văn cho khách hàng và bên thứ ba thông báo về việc sử dụng các biện pháp đảm bảo nợ.
Nợ quá hạn thanh toán trên 45 ngày.
Chính thức làm việc với ngân hàng để sử dụng chứng thư bảo lãnh thanh toán hoặc thực hiện các biện pháp sử dụng tài sản thế chấp cầm cố khác.
Nợ quá hạn thanh toán trên 90 ngày.
Liệt kê vào nợ khó đòi, trích lập dự phòng công nợ phải thu khó đòi và áp dụng các công cụ pháp luật.
89 89
Bảng 3.7. Các bước thu hồi khoản phải thu khách hàng nhóm 2
Thời gian Hành động cần thiết
Trước 01 ngày đến hạn trả nợ.
Gửi email thông báo cho khách hàng biết về thời hạn thanh toán.
Đến hạn trả nợ mà khách chưa trả nợ.
Điện thoại đến khách hàng thông báo nợ đến hạn trả. Nắm thông tin phản hồi của khách về cam kết thanh toán, cập nhật thông tin cung cấp cho các bộ phận có liên quan để phối hợp thu hồi nợ.
Nợ quá hạn thanh toán trong vòng 15 ngày.
Hàng ngày gửi email, điện thoại đến khách hàng đề nghị thanh toán tiền mua hàng.
Quá hạn thanh toán trên 15 ngày.
Sắp xếp gặp trực tiếp nhắc nhở khách hàng, đề nghị khách hàng có cam kết thời điểm thanh toán bằng văn bản.
Quá hạn thanh toán trên 30 ngày.
Gửi email cùng với công văn khuyến cáo sẽ sử dụng các biện pháp đảm đảm nợ như thư bảo lãnh thanh toán hoặc hợp đồng thế chấp tài sản.
Quá hạn thanh toán trên 60 ngày.
Gửi email cùng với công văn cho khách hàng và bên thứ ba thông báo về việc sử dụng các biện pháp đảm bảo nợ.
Quá hạn thanh toán trên 75 ngày.
Chính thức làm việc với ngân hàng để sử dụng chứng thư bảo lãnh thanh toán hoặc thực hiện các biện pháp sử dụng tài sản thế chấp cầm cố khác để thu hồi nợ.
Sau 90 ngày
Liệt kê vào nợ khó đòi, trích lập dự phòng công nợ phải thu khó đòi và áp dụng các công cụ pháp luật để đòi nợ.
90 90
-Siết chặt công tác quản lý công nợ khách hàng, kiểm soát công nợ theo đúng hợp đồng kinh tế, rà soát các tài sản thế chấp, ký cược, bảo lãnh đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật, cân đối phù hợp giữa giá trị thế chấp, ký cược với định mức công nợ tránh các rủi ro có thể xảy ra. Tập trung rà soát định kỳ hàng tháng, quý toàn bộ số dư công nợ bán hàng theo từng đối tượng nợ, đối chiếu với các điều khoản hợp đồng đã ký để đôn đốc thu hồi triệt để các khoản nợ quá hạn, dây dưa khó đòi.
-Áp dụng và thực hiện nghiêm túc việc quản trị hạn mức công nợ khách hàng trên hệ thống phần mềm ERP-SAP, đồng thời tăng cường công tác khai thác vận hành và kiểm soát dữ liệu trên hệ thống SAP và EGas để phục vụ tốt nhất cho công tác quản trị công nợ tại đơn vị.
-Đối với việc quản lý công nợ tại cửa hàng: Thực hiện nghiêm túc quy chế quản lý cửa hàng, tăng cường công tác kiểm tra đột xuất tình hình quản lý công nợ - tiền hàng tại cửa hàng. Nghiêm cấm các cửa hàng trưởng tự ý bán hàng cho khách nợ không có hợp đồng, có hình thức xử lý nghiêm đối với các cửa hàng trưởng không thực hiện đúng quy chế quản lý cửa hàng về công tác quản lý công nợ, công tác thu nộp tiền hàng.