7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân dẫn đến những hạn chế
a. Hạn chế
Tuy đã đạt được những thành công nhất định, kết quả sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao so với các đơn vị khác trong ngành cũng như vượt trội so với kết quả của toàn ngành, song trong quá trình quản trị vốn luân chuyển tại Petrolimex Kon Tum vẫn còn bộc lộ và tồn tại những nhược điểm cần phải khắc phục như sau:
-Công tác tính toán quản trị vốn bằng tiền chưa khoa học, còn mang tính cảm tính và ước lượng, đơn vị chưa lập dự toán vốn bằng tiền. Các biện pháp, phương thức quản trị lượng tiền mặt tồn tại các cửa hàng xăng dầu được xác lập dựa trên kinh nghiệm chứ chưa có sự phân tích cụ thể, luôn ở thế bị động dựa trên các báo cáo của đơn vị cơ sở và xác nhận của ngân hàng. Chưa có biện pháp hữu hiệu để quản trị lượng tiền tồn trữ trong giai đoạn bán hàng ở các cửa hàng trực thuộc trước các nguy cơ thất thoát khi hoạt động chiếm dụng hoặc trộm cướp đang ngày càng rõ nét trong giai đoạn hiện nay.
-Hàng tồn kho của đơn vị luôn chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng vốn luân chuyển. Tuy vậy giá trị tồn kho mặt hàng xăng dầu là lớn nhất thì lại không được phản ánh trên sổ sách tài chính kế toán mà chỉ phản ánh số liệu số lượng hàng tồn kho ở chỉ tiêu ngoại bảng. Theo mô hình quản trị tại đơn vị thì hoạt động quản trị hàng tồn kho được thực hiện ở bộ phận kinh doanh và chủ yếu là quản trị số lượng hàng hóa, không quan tâm nhiều đến giá trị hàng tồn kho. Do đó chi phí tồn kho hàng hóa cũng rất ít khi nhận được sự quan tâm
67 67
phân tích. Các báo cáo phân tích hàng tồn kho dựa trên số liệu báo cáo tài chính cũng vì thế mà không có nhiều giá trị sử dụng vì nếu sử dụng có thể dẫn tới quyết định quản trị sai lầm. Định mức hao hụt hàng hóa xăng dầu sáng trong các khâu nhập xuất tồn hàng hóa từ lâu không được khảo sát đánh giá lại mà vẫn đang áp dụng định mức hao hụt cũ trong gần 20 năm qua.
-Trong những năm qua công tác quản trị khoản phải thu mặc dù đã được đơn vị hết sức quan tâm và đạt được kết quả khả quan, nhưng thực tế trong quá trình hoạt động hàng ngày thì số liệu về khoản phải thu tại đơn vị thường ở mức cao, và cao hơn rất nhiều so với số liệu khoản phải thu thời điểm quyết toán lập báo cáo tài chính cuối năm. Các hợp đồng mua bán được ký kết thường có điều khoản khách hàng phải thanh toán vào các ngày cuối tháng, cuối quý và thanh toán dứt điểm nợ vào ngày cuối năm. Nghĩa là đơn vị cũng đang phải sử dụng một lượng vốn khá lớn để tài trợ cho khoản phải thu, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra bình thường và liên tục. Các báo cáo đánh giá hiệu quả quản trị khoản phải thu dựa trên số liệu cuối kỳ chỉ phản ánh được hiệu quả của hoạt động thu hồi công nợ của bộ phận quản lý công nợ chứ chưa phản ánh được rõ nét hiệu quả của hoạt động quản trị đối với khoản phải thu. Những ảnh hưởng tiêu cực của việc bị chiếm dụng và nguy cơ tiềm ẩn mất vốn từ các khoản phải thu tại đơn vị chưa được phân tích rõ ràng và cụ thể để có giải pháp giải quyết. Bên cạnh đó, đơn vị chưa có cách thức phương pháp khoa học để phân biệt được doanh thu bán hàng nợ và doanh thu bán hàng thanh toán tiền ngay. Với số lượng khách hàng lớn như hiện nay và thực tế có nhiều khách hàng thay đổi phương thức thanh toán, thay đổi các hạn mức tín dụng trong một kỳ (năm) thì việc thống kê thủ công là không phù hợp nên không cung cấp đủ số liệu thông tin để đánh giá chính xác công tác quản trị khoản phải thu.
68 68
tích, đánh giá những chi phí đã phát sinh dựa trên số liệu của kế toán tài chính, việc tổng hợp chi phí kinh doanh mới chỉ đơn thuần là phương pháp thống kê và so sánh, chưa đề cập sử dụng các phương pháp phân tích để dự toán một cách chi tiết, toàn diện về tình hình chi phí kinh doanh sẽ diễn ra trong tương lai, từ đó chưa có những thông tin tham mưu giúp cho Ban lãnh đạo đơn vị có những quyết định sử dụng vốn kịp thời đúng đắn, đem lại hiệu quả cao hơn cho đơn vị.
-Trong giai đoạn vừa qua, vốn luân chuyển tại Petrolimex Kon Tum cơ bản đáp ứng được hoạt động sản xuất kinh doanh nên các hoạt động quản trị vốn luân chuyển chỉ xoay quanh việc quản trị vốn sở hữu hiện có mà chưa quan tâm đến hoạt động huy động vốn từ các ngân hàng và tổ chức tín dụng. Theo xu hướng sắp tới, để đủ nguồn vốn tài trợ cho hoạt động kinh doanh diễn ra thường xuyên liên tục thì đơn vị phải có các phương án, giải pháp huy động vốn từ bên ngoài thông qua việc vay vốn từ ngân hàng, tổ chức tín dụng.
-Một số hợp đồng mua bán xăng dầu chưa được thực hiện chặt chẽ, các điều khoản về thời hạn thanh toán, biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng thế chấp, bảo lãnh thanh toán đôi khi còn bị coi nhẹ. Hoạt động quản trị hàng tồn kho được giao hoàn toàn cho bộ phận kinh doanh nên thông tin quản trị vốn hàng tồn kho cho lãnh đạo còn thiếu. Công tác quản trị hàng tồn kho còn chưa chặt chẽ và khoa học.
-Đơn vị chưa ban hành một quy trình thanh toán đầy đủ thống nhất như thủ tục thanh toán, các giấy tờ cần có theo tiêu chuẩn kế toán, các cá nhân được phép đứng ra thanh toán. Hiện nay, công tác Tài chính kế toán mới chỉ dừng lại ở việc giao cho nhân viên đảm nhận công việc theo mảng nghiệp vụ. Công tác kế toán chỉ dừng lại đơn thuần ở việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các chuẩn mực kế toán hiện hành. Nhận thức về tầm quan trọng của công tác kế toán quản trị chưa thực sự đầy đủ nên đơn vị chưa xây dựng được bộ báo
69 69
cáo kế toán quản trị khoa học, dẫn đến thông tin cung cấp cho hoạt động quản trị vốn nói chung và vốn luân chuyển nói riêng còn hạn chế, chậm trễ.
b. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế
Trong giai đoạn vừa qua vì nguồn vốn luân chuyển tại đơn vị là dư thừa nên trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, áp lực từ việc phải quản trị tốt vốn luân chuyển để huy động đáp ứng hoạt động thường xuyên là không cao, dẫn tới công tác quản trị vốn luân chuyển chỉ dừng ở mức quản trị những rủi ro phát sinh đến khả năng bị mất vốn chứ chưa quan tâm nhiều đến việc nâng cao hiệu suất sử dụng vốn. Vì vậy ngay trong ban lãnh đạo và bộ phận tham mưu lĩnh vực tài chính kế toán tại đơn vị chưa có những sự đầu tư thích đáng hoạt động phục vụ công tác quản trị vốn luân chuyển. Bên cạnh đó, việc tổ chức thực hiện quản trị vốn luân chuyển còn chưa khoa học, số liệu các báo cáo chuẩn để phục vụ quản trị vốn luân chuyển chưa đầy đủ thông tin hoặc thông tin chưa chính xác.
Tập đoàn xăng dầu Việt Nam triển khai áp dụng thành công chương trình ERP-SAP trong toàn Tập đoàn từ năm 2012 là một thành tựu nổi bật trong việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý. Tuy nhiên, với việc ứng dụng ERP-SAP thì công tác quản trị hàng tồn kho – là bộ phận quan trọng, chiếm tỷ lệ khá lớn trong tổng vốn luân chuyển – do bộ phận kinh doanh phụ trách. Với đặc tính nghề nghiệp của mình thì cán bộ kinh doanh khó thực hiện tổ chức tốt việc quản trị hiệu quả khoản vốn này trong khi bộ phận làm công tác tài chính kế toán thì không có chức năng quản trị hàng tồn kho. Việc khai thác trao đổi thông tin quản trị giữa hai bộ phận trên còn chưa kịp thời.
70 70
TÓM TẮT CHƢƠNG 2
Trong Chương 2, căn cứ cơ sở lý thuyết về quản trị vốn luân chuyển đã đề cập ở Chương 1, đề tài tập trung nêu rõ thực trạng công tác quản trị vốn luân chuyển tại Chi nhánh xăng dầu Kon Tum giai đoạn 2012-2014. Thông qua đó tìm ra những ưu điểm, nhược điểm còn tồn tại, làm tiền đề cho việc đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị vốn luân chuyển tại đơn vị.
71 71
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VỐN LUÂN CHUYỂN TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU BẮC TÂY
NGUYÊN – CHI NHÁNH XĂNG DẦU KON TUM