6. Kết cấu của luận văn
3.2.5. Hoàn thiện công tác cung ứng, tiếp nhận và bảo quản VTTB
Quản lý công tác cung ứng, tiếp nhận và bảo quản VTTB càng có hiệu quả thì hiệu quả của dự án càng cao. Với vai trò nhƣ vậy nên yêu cầu quản lý công tác cung ứng, tiếp nhận và bảo quản VTTB càng phải đảm bảo. Cần tổ chức, triển khai thực hiện các bƣớc sau:
- Cử cán bộ chuyên trách theo dõi và đôn đốc nhà thầu cung cấp thực hiện các nghĩa vụ hợp đồng: cung cấp tài liệu phê duyệt, tài liệu cuối cùng, cung cấp tài liệu giao hàng, thực hiện giao hàng đúng tiến độ.
- Chuẩn bị tốt công tác kho bãi, phƣơng tiện, nhân lực… để sẵn sàng tiếp nhận VTTB.
- Chủ động trong khâu tiếp nhận, chuẩn bị sẵn sàng, phƣơng tiện để tiếp nhận ngay VTTB tại kho của nhà sản xuất và tại cảng, công tác kiểm tra, tiếp
nhận cũng phải thực hiện một cách cẩn thận, tỷ mỷ, tiến hành tổ hợp phần phụ kiện chuỗi cách điện, chuỗi cáp quang thành bộ ngay tại kho… nhằm phát hiện sớm những sai sót để chủ động, kịp thời xử lý.
- Công tác bảo quản VTTB phải khoa học, hợp lý, thuận tiện cho việc kiểm tra và xuất kho. Toàn bộ thiết bị đều đƣợc bảo quản trong kho kín, khô ráo.
- Công tác tiếp nhận hồ sơ giao hàng, tài liệu cuối cùng cũng đƣợc chú trọng để yêu cầu nhà thầu bổ sung các hồ sơ còn thiếu ngay tại thời điểm giao hàng nhằm sớm bàn giao đầy đủ cho đơn vị quản lý vận hành, đơn vị thí nghiệm... thuận tiện trong quá trình biên soạn quy trình vận hành và thí nghiệm hiệu chỉnh phục vụ nghiệm thu đóng điện.
- Công tác nhập kho và xuất kho đƣợc thực hiện đúng trình tự về công tác quản lý VTTB. Theo dõi tình hình biến động VTTB của các dự án bằng chƣơng trình FMIS, hàng tháng, hàng quí đều phải thực hiện đối chiếu số liệu giữa bộ phận vật tƣ với bộ phận kế toán để số liệu tồn kho giữa sổ sách thƣờng xuyên khớp với số liệu thực tế tại kho.