6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
4.2.1. Xây dựng nguyên tắc kiểm soát tiền trong doanh nghiệp
Tiền đƣợc coi nhƣ là mạch máu lƣu thông của doanh nghiệp, vì vậy đòi hỏi doanh nghiệp luôn phải có những nguyên tắc quản lý tài chính chặt chẽ vốn bằng tiền để tránh thất thoát, gian lận nhƣ sau:
- Đối với tiền mặt tồn quỹ tại doanh nghiệp: hạn chế tiền mặt tồn quỹ, chỉ giữ lại ở mức thấp nhất để đáp ứng những nhu cầu thanh toán mà không thể chi trả qua ngân hàng. Cần khuyến khích các hoạt động thanh toán, giao dịch qua ngân hàng.
- Đối với tiền là ngoại tệ, vàng bạc, đá quý thì chỉ cần mở sổ theo dõi chi tiết theo số lƣợng, trọng lƣợng, quy cách, phẩm chất và giá trị từng thứ, từng loại tƣơng tự nhƣ đối với hàng tồn kho. Việc quản lý ngoại tệ phải tuân thủ theo các quy định của nhà nƣớc trong từng thời kỳ. Trƣờng hợp tiền gửi ở ngân hàng thì cần theo dõi chi tiết tiền ở từng ngân hàng.
- Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý...do các tổ chức, cá nhân khác ký cƣợc, ký quỹ tại đơn vị thì trƣớc khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục
về cân, đo, đong đếm và giám định chất lƣợng, niêm phong có xác nhận của ngƣời ký cƣợc, ký quỹ và đƣợc hạch toán nhƣ các tài sản bằng tiền của đơn vị.
- Xây dựng những quy tắc rõ ràng về trách nhiệm, nghĩa vụ của các bộ phận, cá nhân có liên quan trong quá trình thanh toán, ví dụ: thiết lập quy trình cụ thể khi thu, chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng với quyền phê duyệt của các cấp quản lý để xác định trách nhiệm liên quan của cá nhân, bộ phận có liên quan khi thanh toán, nhằm đảm bảo việc thanh toán diễn ra thuận lợi, hợp lý trong nội bộ đơn vị hay giữa đơn vị với các tổ chức, cá nhân bên ngoài.
- Cần tuân thủ các yêu cầu quản lý nội bộ vốn bằng tiền và tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Chẳng hạn cá nhân nào có trách nhiệm đối với một tài sản thì không đƣợc giữ sổ sách kế toán đối với loại tài sản đó, kế toán thì không đƣợc kiêm nhiệm thủ quỹ, chứng từ kế toán không xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt...Tiền nhập vào hay xuất ra khỏi đơn vị phải có chứng từ hợp lệ, có đầy đủ chữ ký của ngƣời nhận, ngƣời giao và các bên có trách nhiệm liên quan. …
- Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc...Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán quỹ tiền mặt. Nếu có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết vƣớng mắc phát sinh.
- Cần tổ chức công tác kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất tiền mặt tồn quỹ. Đối với tiền gửi ngân hàng, định kỳ, đối chiếu số dƣ trên sổ sách của doanh nghiệp với số dƣ tại ngân hàng để kịp thời xử lý chênh lệch.
- Quản lý chặt chẽ các khoản tạm ứng tiền mặt, cần xác định rõ đối tƣợng tạm ứng, mức tạm ứng, mục đích tạm ứng và thời hạn thanh toán tạm ứng để thu hồi kịp thời.